Особенности управленческой информации

Введение

Постоянно возрастающий интерес  к аналитическим технологиям, рассматриваемым в контексте систем управления, обусловлен, прежде всего, тем, что важнейшей составной частью любого процесса управления являются действия по сбору и анализу информации, содержание которых составляет оценка текущей ситуации и прогноз ее развития.

Под ситуацией в данном случае понимается совокупность характеристик  объекта управления и среды его  функционирования в некоторый момент времени. Оценка ситуации подразумевает  вычисление значений этих количественных и качественных характеристик (как  правило, с их объединением и обобщением)и их критеральное соотнесение с требованиями.

Главным назначением автоматизированных информационных технологий является автоматизированное решение задач поддержки принятия управленческих решений. К таким  задачам относятся:

• оценка текущего и прогнозируемого состояния объекта управления и (или) среды его функционирования;
• обнаружение и исследование скрытых закономерностей, факторов, тенденций и взаимосвязей;
• обобщение информации как агрегация и интеграция сведений различного характера;
• формирование альтернативных решений и выбор «оптимального» в соответствии с заданным критерием, а также результатами анализа сценариев развития ситуаций;
• моделирование процесса эволюции состояния объекта в нестационарной неоднородной среде и т.д.

Цель реферата – проанализировать способы, средства, программные комплексы, нормы и правила применения информационных технологий формирования сведений о среде управления.

С этой целью рассмотрим следующие задачи:

• проанализировать понятие управленческой информации, ее свойства, требования, операции;
• показать методику применения информационных технологий формирования сведений о среде управления;
• сделать на основе проанализированного материала выводы.

При выполнении работы использована учебная литература информационным технологиям управления, по управлению организацией, а так же статьи из периодических изданий за последние  годы и Интернет ресурсы.

1. Особенности управленческой информации
1. Управленческая информация: свойства, требования, операции

Информационные ресурсы  являются в настоящее время одними из наиболее дорогостоящих и важных для успешного функционирования организации. Под информацией понимается «отражение в сознании человека характеристик окружающего мира, зафиксированное впоследствии на материальных и иных носителях», осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами. Управленческая информация представляет собой совокупность сведений  о состоянии управляющей  и управляемой подсистем организации, о ее внутренней и внешних средах. Само управление  в известном смысле может быть определено как процесс восприятия, преобразования и передачи информации. Информация, работа с ней пронизывает весь управленческий цикл и является его смыслом.

Информация обладает двумя  свойствами, делающими ее незаменимой  в процессе управления: способностью отображать события, процессы, явления;  возможностью преобразовываться, обрабатываться, храниться, многократно использоваться, обеспечивая тем самым возможность  получения о прошлом, настоящем  и будущем.

Требования к управленческой информации:

• объективность (отражение объективных закономерностей посредством представления их в виде документа);
• надежность (с определенной степенью риска, так как обеспечивает уверенность в качестве полученных сведений и возможности их использования в широком спектре проблем);
• достоверность (с определенной вероятностью, так как чем точнее информация отражает реальное состояние объекта, т.е. чем ближе она к реальным процессам и характеристикам изучаемого объекта, тем выше качество управленческой работы);
• полнота (информация должна дать комплексное видение, что обеспечивает рациональность ее использования);
• логичность (в информационном сообщении должны быть причина, следствие и связь между ними если связь отсутствует, то сообщение может утерять свою логичность);
• доступность (краткость, наглядность, выразительность);
• оптимальность;
• оперативность;
• своевременность ( с момента сбора информации до ее получения, обработки и использования проходит определенный промежуток времени, в течение которого информация стареет, теряет актуальность и, в конце концов, вообще не может быть использована, поэтому необходимо определение оптимальной периодичности сбора информации с учетом динамики изменений внешней и внутренней среды организации);
• соответствие информации полномочиям и компетенции субъекта управления;
• возможность многократного использования;
• соответствие информации диапазону управления субъекта;
• релевантность (необходимость, достаточность по объему) и т.д.

Перечисленные требования  на практике совместить весьма проблематично, так как полнота информации и ее достоверность требуют определенного периода времени, что противоречит требованию своевременности. В свою очередь, критерий достаточности может противоречить требованию своевременности, поскольку этот критерий весьма субъективен и может меняться по мере углубления в рассмотрение проблемы и изучение альтернатив возможного выхода из создавшегося положения.

Источники информации условно  можно разделить на две большие  группы: внешние и внутренние.

Внешняя информация может быть получена различными путями:

• во-первых, информация, являющаяся результатом деятельности других организаций  и зафиксированная в монографиях, статьях в журналах и сборниках, докладах на семинарах и совещаниях;
• во-вторых, сведения, которые получены в ходе деловых встречи переговоров, проводимых сотрудниками функциональных подразделений фирмы (снабжение, сбыт, маркетинг, технология), о состоянии дел у партнеров и конкурентов, а кроме того, полученные от третьих лиц – покупателей, сотрудников государственных и частых кредитных, страховых, инвестиционных организаций;
• в-третьих, официальные публикации законодательных актов, инструкций, отчетов крупнейших банков и акционерных обществ о состоянии баланса, размерах прибыли и т.п.
• в-четвертых, сведения их интернета и долговременной памяти собственной компьютерно-информационной системы;
• в-пятых, коммерческий шпионаж, т.е. скрытый сбор сведений об инновационном, маркетинговом, финансовом потенциале конкурента, объекта инвестирования или кредитования, которые не могут быть получены их других источников.

Внутренняя информация – это информация о результатах (положительных и отрицательных) предыдущих решений, являющаяся следствием обратной связи – отчетов ниже стоящих работников и организаций, поступающих в процессе контроля: бухгалтерская и статистическая отчетность, внутренний аудит и т.п. Важную роль играют способы фиксирования информации. Наиболее распространенными являются различного рода документы: приказы, инструкции, служебные записки, т.е. материальные объекты, закрепляющие информацию в письменной форме.

Операции с управленческой информацией:

• бор;
• производство (исследования, изобретения, разработки);
• аналитико-синтетическая переработка (описание, классификация, предметизация, аннотирование, реферирование);
• кодировка (раскодировка);
• хранение (материальный носитель);
• преобразование;
• передача (обязательные элементы данного процесса: отправитель, сообщение, канал, получатель);
• сортировка (классификация по заданным признакам);
• синтез (объединение различных информационных блоков для получения полного сообщения);
• размножение;
• использование (в виде, необходимом для осуществления управленческих операций);
• оценка (зависит от потребностей в ней);
• контроль за эффективностью использования;
• уничтожение (устаревание информации)

2. Особенности применения информационных технологий при формировании сведений о среде управления

1. Информационные системы как классификаторы сведений о среде управления

Вся разнородная и разновидная  информация должна быть упорядочена  по определенным классификационным  принципам для того, чтобы облегчить  ее использование в управленческой деятельности. Упорядоченность информации предполагает создание в организации информационной системы, которая позволит удовлетворить потребности пользователей любого уровня путем обращение к банку данных или поиску и выдачи информации, обеспечивая достоверность информации и защиту ее от постороннего вмешательства.

Информационные системы, собирая и накапливая информацию, позволяют улучшать качество всех функций  менеджмента за счет полноты накоплений информации и быстрого доступа к  данным. При этом системы обеспечивают поиск и аналитическую обработку  нужны сведений, формируют опорные  решения и подсказки, а также  предоставляют консультации по различным  областям знаний.

Информационные системы  могут быть построены:

• По функциональному принципу, который предусматривает сбор и обработку информации каждым функциональным подразделением, исходя из существующих форм документов и своих потребностей; результатом такого подхода зачастую является невозможность использования первичной информации, поскольку она охватывает разный круг объектов, составлена на разных методических основах, а придание ей формы, пригодной для использования, требует дополнительного времени, что в условиях эволюционного развития организации будет резко снижать ценность информации;
• По системному принципу, который предусматривает сбор и обработку информации под определенный круг вопросов (рубрику) по единой системе, что устраняет дублирование,  присущее функциональному принципу, и значительно повышает качество информации.

Любые информационные системы  должны:

• повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет оперативного сбора, передачи и обработки информации;
• обеспечивать своевременность принятия решений по управлению организацией в условиях рыночной экономики;
• добиваться роста эффективности управления за счет своевременного представления необходимой информации руководителям всех уровней из единого информационного фонда;
• согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;
• за счет информированности управленческого персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь и т.д.

Возможны несколько вариантов  классификации информационных систем

Первая классификация предложена Н.Н. Треневым. Она основывается на том основании, что информационные системы обеспечивают автоматизацию учета многочисленных внутриорганизационных потоков, что оборачивается автоматическим сбором и накоплением сведений о текущем состоянии организации.

База данных обеспечивает накопление информации. При этом информация может классифицироваться по признакам, что обеспечивает быстрый поиск  и подборку требуемых данных. Например, при занесении в базу данных специалисты  организации могут классифицироваться по признакам:

• пола;
• зарплаты;
• выполняемых функций;
• функций, которые они могут выполнять;
• полномочий;
• ответственности;
• возраста;
• семейного положения;
• наличия детей;

Если накопление информации происходит в автоматическом режиме, то база данных переходит в систему  автоматического учета внутриорганизационных  потоков. Преимущества автоматического  учета внутриорганизационных потоков:

- накопление и автоматическая  обработка информации;

- владение оперативной  информацией;

- повышение качества принимаемых  решений;

- получение новых знаний;

- обеспечение прозрачности  текущего состояния  организации,  что затрудняет хищения;

- оперативная ориентация  организации на производство  востребованных и завершенных  товаров и услуг;

- введение внутренних  цен для взаиморасчетов между  подразделениями.

На базе информации о текущем  состоянии организации может  производиться оптимизация ее деятельности. При этом система автоматического  учета потоков переходит в  систему поддержки формирования решений. Система поддержки формирования решений обеспечивает аналитическую  обработку информации и формирование опорных решений.

Экспертная система при  помощи вопросов, задаваемых пользователю, раскладывает сложную картину реальности на простейшие описания (аспекты проблемы). По каждому аспекту проблемы пользователю предлагается вариант или набор  вариантов решения. Затем при  помощи правил композиции простейшие решения объединяются в решение  интригующее.

Накопление и структуризация знаний приводят к переходу экспертных систем в новое качество – базы знаний. В этом случае пользователь может получать консультации по предметной области и не только повышать качество принимаемых решений, но и приобретать  новые знания.

Вторая классификация основывается на том основании, что информационные системы обслуживают информационные потребности разных уровней управления. При этом необходимо иметь в виду, что системы одного уровня могут быть ориентированы на обеспечение информационных потребностей разных функциональных областей (производство, финансы, маркетинг, управление персоналом).