Програмные средства офисного назначения

Существует несколько типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный, создание таблицы.

Наиболее распространенным является запрос на выборку. При его выполнении создается множество записей, в которых содержатся указанные данные, например, определенные поля из одной или нескольких таблиц. При этом отображаемую в запросе информацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей. Однако следует отметить, что указанный набор записей создается временно, только во время выполнения запроса, и не хранится в БД, в отличие от содержимого таблиц. [3, c. 421]

Чтобы создать новый запрос, необходимо нажать кнопку Запросы в окне БД Образование и после этого выбрать режим создания запроса: с использованием конструктора или мастера. Также для создания запроса можно воспользоваться кнопкой «Создать», после чего выбрать режим создания нового запроса. [5]

Ключ – это значение полей в структуре записи файла: первичными (ПК), которые идентифицируют экземпляр записи, и вторичными (ВК), которые выполняют роль поисковых или группировочных признаков (по значению вторичного ключа можно найти несколько записей).

Создавая форму в БД, обычно преследуется одна из не скольких целей.

• Отображение и изменение данных;
• Ввод данных;
• Печать;
• Сообщения.             Формы в Access являются главным средством разработки пользовательского интерфейса. В зависимости от того, с какой целью создается форма, разработчик определяет параметры ее внешнего вида.

Форма предоставляет  возможности для:

·  ввода и просмотра информации базы данных

·  изменения данных

·  печати

·  создания сообщений.  [5]          Способы создания форм:

·  Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

·  Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

·  Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме одновременно отображаются данные для одной записи)

·  Автоформа: ленточная (все поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

·  Автоформа: табличная (отображение записей осуществляется в режиме таблица)

·  Автоформа: сводная таблица

·  Автоформа: сводная диаграмма

·  Диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

·  Сводная таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме сводной таблицы Excel) [5]

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава  II. Практическая часть

Для создания таблицы  в Excel необходимо открыть Меню «Пуск» и выбрать в списке программ программу  Microsoft Office Excel. Для того чтобы именовать ячейку нужно кликнуть мышкой 2 раза в нужную ячейку и начать вводить текст.  Для того чтобы производить расчеты в ячейках необходимо ввести интересующую вас формулу после знака «=», по окончании нажать «Enter».   

ВЕДОМОСТЬ НАЧИСЛЕНИЯ ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ
Таб. №	ФИО	Оклад	Премия	Аванс	Под нал.	К выдаче
1	Абалина Елена  Александровна	7000	1050	3500	966	3584
2	Азаров Николай  Валерьевич	8500	1275	4250	1173	4352
3	Богатов Сергей Игоревич	10500	1575	5250	1449	5376
4	Воронков Евгений  Борисович	11300	1695	5650	1559,4	5785,6
5	Ганичева Елена  Афанасьевна	9000	1350	4500	1242	4608
6	Горшененко  Глеб Игоревич	15000	2250	7500	2070	7680
7	Зайцев Дмитрий  Юрьевич	10000	1500	5000	1380	5120
8	Мамлина Наталья  Витальевна	17000	2550	8500	2346	8704
9	Ниткина Елена  Борисовна	28000	4200	14000	3864	14336
10	Румянцева Ирина  Владимировна	8000	1200	4000	1104	4096
Итого:		124300	18645	62150	17153,4	63641,6

 

Создать новую базу данных можно при запуске программы Access на экране автоматически откроется окно, в котором нужно выбрать команду (Файл/Создать) или щелкнуть по кнопке «Создать» на панели инструментов «Стандартная»;            Указать имя файла, в котором будет храниться БД. Файл будет записываться в каталог, на который была настроена программа (Сервис/Параметры, закладка «Общие»). Расширение файла будет задаваться автоматически - .mdb. На экране откроется окно базы данных.          После того, как БД была создана, создается таблица, которая будет служить хранилищем данных. В данной работе я создаю таблицу в режиме конструктора. Запуск конструктора осуществляется следующим образом:

1) В окне базы данных  устанавливается объект «Таблицы»;

2) Выбрать команду «Создание таблицы в режиме конструктора» или нажать кнопку «Создать», затем команду «Конструктор». На экране появится окно конструктора.

Окно конструктора состоит  из двух частей:

• в верхней части задаются основные характеристики полей: имя, тип, описание;
• в нижней части определяются свойства полей.

Имя для каждого из полей таблицы выбирается произвольно, но таким образом, чтобы отразить содержательную сторону информации, которая будет храниться в данном поле. Далее выбирается тип данных:

№	Тип данных	Описание
1	Текстовый	Алфавитно-цифровые символы
2	Поле МЕМО	Алфавитно-цифровые символы
3	Числовой	Числовые значения
4	Дата/Время	Дата и время
5	Денежный	Денежные значения
6	Счетчик	Автоматически увеличивающиеся номера
7	Логический	Логические значения Да/Нет или  Истина/Ложь
8	Поле объекта OLE	Рисунки, диаграммы, звук, видео
9	Гиперссылка	Связь с ресурсом Internet
10	Мастер подстановок	Отображает данные, подставляемые  из другой таблицы

 

Для определения первичного ключа необходимо выделить поле, которое  предполагается использовать в качестве первичного ключа и нажать кнопку на панели инструментов или дать команду Правка/Ключевое поле.    Для сохранения таблицы задать команду Файл/Сохранить или нажать  кнопку в панели инструментов. Задать таблице оригинальное имя. Если ключевое поле не было задано, то Access предложит сделать это автоматически.  

Сотрудники
Фамилия	Имя	Отчество	Дата  рождения	Адрес	Телефон
Абалина	Елена	Александровна	02.09.1991	ул. Ген. Горбатова  д. 11 кв. 56	42 - 08 - 05
Азаров	Николай	Валерьевич	14.07.1990	ул. 3-ая Петразоводская д. 5 кв. 4	44 - 89 - 58
Богатов	Сергей	Игоревич	30.11.1990	ул. Минская  д. 112 кв. 13	25 - 62 - 53
Воронков	Евгений	Борисович	07.10.1990	ул. Куконковых д. 100 кв. 38	43 - 30 - 18
Ганичева	Елена	Афанасьевна	21.08.1988	ул. Зеленая  д. 36 кв. 68	41 - 30 - 27
Горшененко	Глеб	Игоревич	04.07.1991	ул. Фридриха Энгельса д. 57 кв. 49	30 - 37 - 01
Зайцев	Дмитрий	Юрьевич	09.06.1991	ул. Громобоя д. 60 кв 97	37 - 58 - 59
Мамлина	Наталья	Витальевна	15.06.1977	ул. Демьяна  Бедного д.79 кв. 34	26 - 91 - 72
Ниткина	Елена	Борисовна	28.12.1974	Шахтинский  проезд д. 91 кв. 3	28 - 95 - 70
Румянцева	Ирина	Владимировна	16.02.1991	ул. Красных  зорь д. 1 кв. 333	41 - 42 - 17

Форма создается с помощью  мастера форм. Мастер форм упрощает процесс форматирования данных, он запрашивает информацию о типе формы, а затем создает ее автоматически. Необходимо выбрать в окне базы данных раздел «Формы» и нажать на кнопку «Создать». На экране откроется диалоговое окно «Новая форма». Выбрать команду «Мастер форм». В нижнем левом углу окна, из раскрывающегося списка, выбрать название таблицы, на базе которого будет создаваться форма. Выбрать поля. Кнопка осуществляет выбор текущего поля, - всех полей. Кнопки и удалять, соответственно одно или все поля. Закончив выбор полей, нажать кнопку . Установить внешний вид формы: «Табличный» Нажать кнопку . Выбрать для оформления формы стиль: «стандартный». Нажать кнопку . При следующем запуске мастера, заданный стиль будет установлен по умолчанию. Задать заголовок для формы. По умолчанию, в поле заголовка формы записывается имя таблицы (или запроса) на основе которой строилась форма. Можно согласиться или заменить заголовок на оригинальный. Это последнее диалоговое окно мастера (приложение № 1).    Создание запроса:

1. Выбрать раздел «Запросы».
2. Щелкните по кнопке «Создать». Откроется диалоговое окно «Новый запрос», представляющее пять способов построения запроса. При выборе первой опции будет отображено окно конструктора запросов.
3. Выберите команду «Конструктор».
4. В диалоговом окне «Добавление таблицы» отображаются все таблицы и запросы. Указать таблицы, на основе которых будет создан запрос, и нажмите на кнопку «Добавить».

Новый запрос также можно  создать с помощью панели инструментов, кнопка «Новый запрос» или команды Вставка|Запрос главного меню.

Последовательность создания отчета:

1. в окне базы данных выбрать раздел «Отчет»;
2. нажать кнопку «Создать»;
3. в диалоговом окне «Новый отчет» выбрать подходящий способ создания отчета;
4. нажать кнопку “Ok”.

Имя - Елена
Фамилия	Имя	Отчество	Дата  рождения
Абалина	Елена	Александровна	02.09.1991
Ганичева	Елена	Афанасьевна	21.08.1988
Ниткина	Елена	Борисовна	28.12.1974

Отчет создается  с помощью мастера. Необходимо сначала  запустить мастер для создания отчета. Откроется диалоговое око «Создание  отчетов». Из раскрывающегося списка «Таблицы и запросы» указать таблицу (или запрос) на базе которого будет построен отчет. Выбрать поля, данные из которых необходимо показать в отчете. Следующее окно позволяет выбрать поля для группировки.  На следующем этапе происходит формирование макета и ориентации отчета. Далее выбирается стиль оформления отчета. Далее задается имя отчета и выбирается включение одного из двух режимов: просмотр отчета или изменение структуры отчета (приложение № 2).