Система DocsVision

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Декабря 2012 в 00:18, реферат

Краткое описание

Система DocsVision — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами.
Деятельность любого предприятия сопряжена с обработкой большого количества разнообразных документов. Документы являются основным носителем деловой информации. Они необходимы практически на каждом рабочем месте и на каждом этапе работ. Достоверность, защищенность, и скорость доступа к документам – критически важные факторы деятельности предприятия.

Вложенные файлы: 1 файл

Реферат по DocVision.doc

— 197.50 Кб (Скачать файл)

Возможные сценарии по учету и обработке электронных документов с помощью приложения «Делопроизводство» представлены на рисунке  

 

 

 

3. Место DocsVision в информационной системе предприятия

В настоящее время  в корпоративных информационных системах успешно реализуются задачи, связанные с выполнением множества трудоемких операций по обработке хорошо структурированной информации в различных областях: финансовый учет, расчеты с поставщиками и покупателями, складской учет и т. д. То есть традиционно такие системы являются в своей основе функционально- и учетно-ориентированными. Это, безусловно, необходимо и важно, но не охватывает двух существенных аспектов реальной деятельности предприятий: работы со слабоструктурированной информацией и процессного характера деятельности.

При этом значительная (по некоторым оценкам — до 80%) часть информации, используемой в деятельности предприятий, является слабоструктурированной или неструктурированной. Основные носители такого типа информации — разнообразные текстовые, табличные и графические документы.

Важно также, что основными  объектами управления на предприятии  становятся не отдельные функции, а  взаимосвязанные бизнес-процессы. На этом акцентируют внимание современные  методики менеджмента, такие, как управление качеством и процессное управление.

Области управления документами  и бизнес-процессами тесно связаны  как с традиционными функционально-учетными системами, так и между собой, поскольку документы, наряду со структурированными данными, активно участвуют в бизнес-процессах предприятия, являются их движущей силой.

Система DocsVision ориентирована на работу с документами и бизнес-процессами предприятия, а также содержит механизмы интеграции с другими информационными системами. Таким образом, DocsVision дополняет и связывает традиционные компоненты корпоративных информационных систем, делая их более адекватными реальным потребностям деятельности предприятий.

 

 

Рис.1. Место DocsVision в корпоративной информационной системе

Даже в рамках отдельных функциональных задач, таких как закупки, производство и другие, возникает потребность обработки документов и выполнения связанных операций, образующих бизнес-процесс. Кроме того, многие документы и бизнес-процессы являются сквозными, затрагивающими различные функциональные задачи: например, выполнение заявки клиента в позаказном производстве, включающее функции продажи, закупки, производства, работу склада и бухгалтерии.

Традиционные компоненты хорошо интегрированных корпоративных  информационных систем интегрированы между собой по справочным и учетным данным, но обработка связанных с задачами документов и объединение всех операций в единый управляемый бизнес-процесс остается, как правило, за рамками таких систем. DocsVision восполняет этот пробел, предоставляя средства управления документами и бизнес-процессами, а также механизмы интеграции ИТ-систем.

Для объектов различных  систем могут быть установлены ссылочные  связи на соответствующие им документы, находящиеся в хранилище документов DocsVision. За счет этого пользователи могут получить оперативный доступ к необходимым документам и функциям работы с ними при выполнении учетных операций.

На стыке учетных  задач с бизнес-процессами могут  выполняться как ручные операции, так и шаги автоматической обработки с использованием механизма шлюзов. Механизм шлюзов, реализованный в подсистеме управления бизнес-процессами DocsVision, позволяет отслеживать изменения объектов других систем, передавать данные в соответствующий бизнес-процесс, а также модифицировать из бизнес-процесса объекты в этих системах.

Использование DocsVision позволяет, кроме реализации обособленных задач по работе с документами, теснее интегрировать компоненты информационной системы, связать функционально-учетные системы с обработкой документов и придать им динамику процессного управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Система DocsVision может использоваться для решения широкого круга задач, связанных с обработкой документов и выполнением бизнес-процессов на предприятии. Поскольку система является не узкоспециализированным приложением, а включает платформу для создания решений определенного класса, сценарии и предметные области её использования в конкретных организациях могут быть весьма разнообразны. Ниже приведен далеко не исчерпывающий список сценариев возможного использования DocsVision.

Общее делопроизводство:

  • Регистрация входящей в организацию корреспонденции, направление на рассмотрение должностным лицам и контроль её прохождения.
  • Формирование заданий по исполнению входящих документов и контроль по всей цепочке исполнения, включая делегирование, подчиненные и связанные задания.
  • Регистрация и учет исходящей корреспонденции, формирование двусторонних связей с входящей корреспонденцией.
  • Работа с внутренними служебными записками, формирование связей «в ответ на», назначение заданий и контроль их исполнения.
  • Процессы подготовки приказов руководства и решений коллегиальных органов на основании рапортов (служебных записок, протоколов совещаний), включая этапы создания, согласования, утверждения, публикации, подтверждения об ознакомлении и контроля исполнения.
  • Управление нормативной документацией, включая коллективную подготовку, согласование, утверждение, ввод в действие, публикацию, подтверждение об ознакомлении, пересмотр, актуализацию, отмену.
  • Оформление командировок, включая подачу и визирование заявки, издание приказа, выпуск необходимых документов, заказ билетов и бронирование гостиницы, регистрацию отчета по завершении командировки.
  • Ведение архива нормативной и организационно-распорядительной документации с контролем прав доступа и управлением жизненным циклом документации.

Процессы обслуживания запросов клиентов:

  • Управление процессом выполнения заявки на обслуживание, включая регистрацию, назначение исполнителей, производство работ, формирование необходимых документов, контроль исполнения этапов по срокам и качеству. Такими запросами могут быть:
  • В телекоммуникациях — запрос на подключение или изменение параметров услуги;
    • В электроэнергетике — запрос на подключение или выделение дополнительной мощности;
    • В сертифицирующих и лицензирующих органах — запрос на выдачу сертификата, лицензии, разрешения.
    • В ремонте и обслуживании сложной техники и оборудования — запрос на производство регламентных или ремонтных работ.
    • В позаказном производстве — запрос на производство продукции по стандартным циклам.
    • В поставках сложных комплектов продукции и оборудования — запрос на поставку, подразумевающий закупки под заказ, комплектование, предпродажную подготовку, доставку, монтаж и пусконаладку, оформление разрешений.
  • Работа с претензиями заказчиков (жалобами и обращениями граждан), включая регистрацию, направление на рассмотрение, назначение и контроль исполнения поручений, уведомление заявителя об итогах.

Продажи, закупки, договорная деятельность:

  • Процесс прохождения сделки продажи и контролем этапов, от регистрации потенциальной возможности, далее по стандартным этапам цикла продажи, с формированием всех сопутствующих документов, до заключения договора.
  • Подготовка и согласование договоров продажи и закупки, включая формирование проекта по шаблону, визирование, сбор замечаний, формирование протокола разногласий, выпуск консолидированной версии, согласование и подписание, с контролем этапов по срокам, результатам, текущему исполнителю.
  • Процесс сопровождения договора, включая контроль исполнения обязательств по этапам договора.
  • Ведение архива договоров и исполнения обязательств по ним с возможностью поиска, сортировки, фильтрации по различным атрибутам договора.

Процессы и информация жизненного цикла промышленных изделий:

  • Процессы выпуска и обновления конструкторской документации, включая первичное согласование, утверждение и ввод в действие, а также управление изменениями: инициирование, рассмотрение, внесение изменений и ввод их в действие с одновременным аннулированием устаревших версий.
  • Процессы технологической подготовки производства, включая выпуск и обновление технологической документации, маршрутных карт, нормативов времени и расхода материалов и т. д.
  • Процессы производства экземпляров изделий, включая управление последовательностью выполнения работ, контроль прохождения этапов производства и контроля, предоставление доступа к необходимой конструкторской и технологической документации и фиксацию информации о качестве изделий.
  • Процессы выпуска и обновления документации по эксплуатации и обслуживанию изделий, а также фиксации информации о проведенных в процессе эксплуатации регламентных и ремонтных работах.
  • Ведение архивов конструкторской, технологической, производственной и эксплуатационной документации с контролем прав доступа, истории версий и изменений и управлением жизненным циклом документации.

Финансово-кредитная и страховая деятельность:

  • Процесс разработки нового продукта (услуги) и вывод его на рынок, включая контроль этапов работ и формирование необходимой документации.
  • Процесс заключения договора страхования, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора и оформление полиса.
  • Процесс рассмотрения страхового случая, включая формирование пакета документов, получение необходимых согласований и выплату возмещения.
  • Процесс выдачи кредита, включая регистрацию заявки, формирование необходимого пакета документов, рассмотрение соответствующими инстанциями, заключение договора.
  • Хранение документов по выданным кредитам, документации кредитных историй заемщиков.

Управление ИТ-услугами:

  • Процесс выполнения заявок на обслуживание информационной системы (служба HelpDesk, ServiceDesk), включая регистрацию обращений пользователей, инцидентов, проблем, известных ошибок, классификация запросов и назначение исполнителей, организацию доступа к необходимой документации (соглашение об уровне обслуживания, техническая документация) контроль этапов выполнения работ по срокам и результатам.
  • Процесс управления изменениями в информационной системе: регистрация запросов на изменение, классификация, согласование, принятие и исполнение решений по запросам с контролем этапов.

Этими примерами возможных  сценариев использования DocsVision не ограничивается сфера его применения в деятельности конкретных предприятий. Они дают представление о классе задач, которые могут решаться с помощью  DocsVision. Поскольку этот тип систем является относительно новым в корпоративной ИТ-инфраструктуре, многие предприятия найдут новые, актуальные именно для них варианты использования DocsVision.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы




Информация о работе Система DocsVision