Создание СУБД Access для музыкального магазина

Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы  или запроса. Каждое поле расположено  на отдельной строке, с левой стороны  от которой отображается надпись  к данному полю.

В окне базы данных выбираем вкладку Таблицы.

Выбираем таблицу, на основе которой необходимо создать форму.

Нажимаем кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов и выбираем элемент Автоформа (рисунок 7).

В базе данных лучше всего было создать формы  для отображения 

произведений, их стиля, типа носителя, исполнителя и.т.д.

 

 

Рисунок 7 - Форма Произведения

 

• Создание  формы с помощью мастера

В окне базы данных выбираем вкладку Формы.

Нажимаем кнопку Создать.

В диалоговом окне Новая форма выбираем нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна (рисунок 8).

 

 

Рисунок 8 - Создание формы

Выбираем имя таблицы, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.

Нажимаем кнопку OK.

Изменить  созданную форму можно в режиме конструктора.

• Создание формы или отчета на основе записей, отобранных с помощью фильтра

Выводим на экран записи, отобранные с помощью фильтра, и нажимаем кнопку раскрытия списка, расположенную рядом с кнопкой Новый объект на панели инструментов.

Для автоматического  создания стандартной формы или  отчета с помощью мастера выбираем команду Автоформа или Автоотчет (рисунок 9).

Для того чтобы указать тип создаваемой  формы или отчета, выбираем пункт Форма или Отчет, а затем выбираем в списке мастера или режим.

 

 

Рисунок 9 - Автоформа, Автоотчет

 

Источником  записей для нового объекта служат таблица или запрос, в которых был создан фильтр. Объект наследует этот фильтр.

Завершаем разработку макета или внесем другие необходимые изменения в форму или отчет, а затем сохраним их.

В новой  форме или отчете будет применен порядок сортировки, указанный в  базовой таблице или запросе.

Последующее изменение фильтра в таблице  или запросе не влияет на форму  или отчет, созданные с помощью  ранее заданного фильтра.

• Создание запроса

Часто запросы  в Microsoft Access создаются автоматически, и пользователю не приходится самостоятельно их создавать.

Для создания запроса, являющегося основой формы  или отчета, используем мастер форм или мастер отчетов. Они служат для создания форм и отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

Чтобы упростить  создание запросов, которые можно  выполнить независимо, либо использовать как базовые для нескольких форм или отчетов, воспользуемся мастерами запросов. Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастера можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки можно переключиться в режим конструктора.

Для создания запросов на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту  или фильтра для поля, сохраним фильтр как запрос.

Запросы позволяют выбирать данные из одной  или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса  является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы. Основным назначением запросов является отбор данных по критериям поиска.

В базе данных музыкальные записи созданы запросы:

1. Произведения за период (мы задаем интересующий нас год или

временной промежуток, в результате получаем результирующую таблицу, на которой видны нужные записи) (рисунок 10).

2. Поиск повторений (здесь видны повторяющийся записи в

таблице произведения) (рисунок 11).

3. Альбом перекрестный запрос (здесь выводятся данные в

компактном  формате, подобно формату электронной таблицы) (рисунок 12).

 

 

Рисунок 10 - Запрос «Произведения за период»

 

 

Рисунок 11 - Запрос «Поиск повторений», режим SQL

 

 

Рисунок 12 - Перекрестный запрос - конструктор

 

• Создание отчета

Пользователь  имеет возможность разработать  отчет самостоятельно или создать  отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет  всю рутинную работу и позволяет  быстро разработать отчет. После  вызова мастера выводятся диалоговые окна с приглашением ввести необходимые  данные, и отчет создается на основании ответов пользователя (рисунок 13). Мастер окажется полезным даже для опытных пользователей, так как позволяет быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После этого можно переключиться в режим конструктора и внести изменения в стандартный макет.

 

 

Рисунок 13 - Создание отчета

 

Мастер  окажется полезным даже для опытных  пользователей, так как позволяет  быстро разработать макет, служащий основой создаваемого отчета. После  этого можно переключиться в  режим конструктора и внести изменения  в стандартный макет.

• Создание отчета с помощью мастера

В окне базы данных выбираем вкладку Отчеты.

Нажимаем кнопку Создать.

В диалоговом окне Новый отчет выбираем нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

Выбираем имя таблицы или запроса, содержащих данные, по которым строится отчет (рисунок 14,15).

Microsoft Access по умолчанию использует эту  таблицу или запрос как базовый  источник данных для отчета. Однако  мастер позволяет изменить источник  данных, а также выбрать поля  из других таблиц или запросов.

Нажимаем кнопку OK.

 

 

Рисунок 14 - Произведения по альбому

 

 

Рисунок 15 - Отчет «Стили»

• Печать отчета

Перед тем  как открывать отчет в первый раз, рекомендуется проверить ориентацию страницы, размеры полей и другие параметры страницы.

Открываем отчет в режиме конструктора, режиме предварительного просмотра (рисунок 16).

 

Рисунок 16 - Предварительный просмотр отчёта

 

Выбираем в меню Файл команду Печать.

Указываем требуемые значения параметров в диалоговом окне Печать.

В группе Принтер выбираем принтер.

В группе Печатать выбираем печать всего отчета или определенного диапазона страниц.

В группе Копии указываем число печатающихся копий и, при необходимости, печать с раскладкой по копиям.

Нажимаем кнопку OK.

Для вывода отчета на печать без открытия диалогового  окна нажимаем кнопку Печать на панели инструментов.

Выводы и рекомендации

 

 

В проделанной  работе опробованы и использованы основные методы и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

В ходе работы создано 5 таблиц (альбом, исполнитель, носители,

произведения, стили), 5 форм (альбом, произведения, произведения 1, произведения 2, исполнитель), 3 запроса (поиск повторений для произведений, произведения за период, альбом перекрестный), 3 отчета (исполнитель, произведения, стили).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Библиографический список.

 

 

1. Малыхина, М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование [Текст] / М.П. Малыхина. – СПб.: БХВ – Петербург, 2004. – 512с.

2. Леонтьев, Ю. М. Microsoft Office 2000: Краткий курс [Текст] / Ю.М. Леонтьев.  – СПб.: Питер, 2001. – 288с.

3. Бакаревич, Ю.Б. Самоучитель Microsoft Access 2000 [Текст] / Бакаревич, Ю.Б., Пушкина, Н.В.  – СПб.: БХВ – Петербург, 2001. – 468 с.

4. Бойко, В.В. Проектирование баз данных информационных систем [Текст] / В.В Бойко, В.М. Савинков. – М.: Финансы и статистика, 2000. – 364с.

5. Симонович, С.В. Информатика. Базовый курс [Текст] / С.В. Симонович.  – СПб.: Петербург, 2000. – 640с.

6. Тархов, С.В. Технология работы в интегрированном офисном пакете: Лабораторный практикум по дисциплине «Информатика» [Текст] / С.В. Тархов. – Уфа, 2004. – 315с.

7. Кирия, В.Г. Информатика. Учебное пособие [Текст] / В.Г. Кирия. – Иркутск, 2000. – 382с.

8. Семенов, А.С. Access 2003. Практическая разработка баз данных [Текст] / А.С. Семенов – СПб.: Петербург, 2005. – 503с.

9. Диго, С.М. Access [Текст] / С.М. Диго – М.: Проспект, 2005. – 270с.

10. Ломтадзе, В.В. Информатика. Учебное пособие [Текст] / В.В. Ломтадзе, Л.П. Шишкина – Иркутск, 2004. – 116с.