Создание запроса с помощью SQL

Мастер подстановок –  это не специальный тип данных. Это объект, настройкой которого можно  автоматизировать ввод данных в поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать их из раскрывающегося  списка.

Объекты базы данных:

Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу наборщика, снижает его утомление и предотвращает появление печатных ошибок.

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи с этим отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов.

Страницы. Это специальные объекты баз данных, реализованных в последних версиях СУБД  Microsoft Access (начиная с Access 2000). Правда, более коректно их называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данной, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа. Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере. Эта база данных не обязательно должна быть базой данных Microsoft Access. Страницы доступа, созданные средствами Microsoft Access, посволяют работать также с базами данных Microsoft SQL Server.

Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования. В СУБД Microsoft Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с базой. Модули создаются средствами внешнего языка программирования, в данном случае языка Visual Basic for Applications. Это одно из средств, с помощью которых разработчик базы может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфическое требование заказчика, повысить быстродействие системы управления, а также уровень ее защищенности.

2.Практическая часть

2.1. Описание предметной  области

Необходимо построить  базу данных, содержащую информацию о  автомобилях. В такой базе данных нужно найти список владельцев по части номера, цвету и марке.

Информационное обеспечение  такого приложения пользователя включает:

-       Марка авто

-        Год выпуска

-      Цвет

-        Рег.номер

-        ФИО владельца

-        Адрес  владельца

2.2. Разработка структуры  базы данных

Методически правильно начинать работу с карандашом и листом бумаги в руках, не используя компьютер. На данном этапе он просто не нужен. Неоптимальные решения и прямые ошибки, заложенные на этапе проектирования, впоследствии очень трудно устраняются, поэтому этот этап является основополагающим. На этом этапе мы создаем:

·        Список исходных данных;

·        Список выходных данных, которые необходимы для управления структурой предприятия;

·        Список выходных данных, которые не являются необходимыми для заказчика, но которые  он должен предоставить в другие организации (в вышестоящие структуры, в органы статистического учета, прочие административные и контролирующие организации).

Выяснив основную часть данных, которые заказчик потребляет или  поставляет, можно приступать к созданию структуры базы, то есть структуры  ее основных таблиц.

1. Работа начинается с  составления генерального списка  полей – он может насчитывать  десятки и даже сотни позиций.

2. В соответствии с  типом данных, размещаемых в каждом  поле, определяют наиболее подходящий  тип для каждого поля.

3. Далее распределяют  поля генерального списка по базовым таблицам «Владелец», «Марки», «Автомобиль», «Цвета».(рис.1, рис2, рис.3, рис.4)

Рисунок 1. Таблица «Владелец»

Рисунок 2. Таблица «Марки»

Рисунок 3. Таблица «Автомобиль»

Рисунок 4. Таблица «Цвета»

4. В каждой из таблиц  намечают ключевое поле. В качестве  такого выбирают поле, данные  в котором повторяться не могут.  Для таблицы данных о Владельцах таким поле может служить код_владельца. Для таблицы, в которой содержаться Марки,  - код_марки. Если в таблице вообще нет ни каких полей, которые можно было бы использовать, как ключевые, всегда можно ввести дополнительное поле типа Счетчик – оно не может содержать повторяющихся данных по определению.

5. Далее определяются связи между таблицами(рис. 5). Такой чертеж называется схемой данных. Существует несколько типов возможных связей между таблицами. Наиболее распространенными являются связи «один ко многим» и «один к одному». Связь между таблицами организуется на основе общего поля, причем в одной из таблиц оно обязательно должно быть ключевым, то есть на стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения. Значения на стороне «многие» могут повторяться.

 

Рисунок 5. «Схема данных»

2.3 Создание форм

Самый легки способ создания формы с помощью Мастера форм. Выберите  Другие формы / Мастер форм. На экране появится окно диалога «Создание  форм», в котором необходимо выбрать  метод построения формы и исходный объект для построения формы. В качестве такого объекта могут быть выбраны  таблица или запрос. Допустим в  качестве исходной таблицы мы выбрали  Запрос 5 ( рис. 6 ), далее выбираем поля для формы. После нажатия кнопки Далее, переходим к следующему диалоговому  окну (рис. 7 ).  На следующих шагах  Мастер форм предлагает выбрать форму  представления отчета (в столбец, ленточную, табличную или выровненную) и стиль оформления. Стили представляют собой набор различных фоновых рисунков с соответствующим подбором шрифтов и форм полей (рис 8. ). На последнем шаге можно изменить предлагаемое Мастером название формы на свое собственное и на  этом завершить процесс создания формы нажав кнопку Готово. Если по каким-либо причинам форма вас не удовлетворяет, нажмите кнопку Конструктор, и вы перейдете в режим конструктора форм, в котором получите в свое распоряжение все средства для создания полноценной формы.

Рисунок 6 «Создание форм»

Рисунок  7 « форма представления отчета»

Рисунок 8  « Стили»

2.4 Создание запроса с помощью SQL

Язык SQL (Structured Query Language - язык структурированных запросов) в настоящее время является фактически стандартным языком доступа к реляционным базам данных. Для создания запроса с помощью SQL необходимо знать следующие понятия:

Инструкция SELECT

По этой инструкции СУБД возвращает данные из базы данных в  виде набора записей. Синтаксис

SELECT [предикат] [таблица].[поле] [AS псевдоним] 

FROM (выражение)

Элемент	Описание
предикат	Один из следующих  предикатов отбора: ALL, DISTINCT, DISTINCTROW или TOP. Предикаты используются для ограничения числа возвращаемых записей. Если они отсутствуют, по умолчанию используется предикат ALL.
*	Указывает, что  выбраны все поля заданной таблицы  или таблиц.
таблица	Имя таблицы, из которой должны быть отобраны записи.
поле	Имена полей, из которых должны быть отобраны данные. Если включить несколько полей, они  будут извлекаться в указанном  порядке.
псевдоним	Имена, которые  станут заголовками столбцов вместо исходных названий столбцов в таблице.
выражение	Имена одной или  нескольких таблиц, которые содержат отбираемые данные.

 

Предложение FROM

Указывает таблицы или  запросы, которые содержат поля, перечисленные  в инструкции SELECT. Чтобы узнать, какие записи будут отобраны при выполнении запроса на создание таблицы, сначала просмотрите результаты инструкции SELECT, использующей те же условия отбора.

Синтаксис

SELECT список Полей

FROM выражение

Операция INNER JOIN

Объединяет записи из двух таблиц, если связующие поля этих таблиц содержат одинаковые значения.

Синтаксис

Таблица1 INNER JOIN Таблица2 ON Таблица1.Поле1 = Таблица2.Поле2

Конструкция INNER JOIN используется в предложении FROM.

       На примере  «автомобилей» попробуем создать  следующий запрос:

SELECT Владелец.ФИО, Автомобиль.рег_номер,  Цвета.цвет, Владелец.адрес, Марки.марка

FROM ((Владелец INNER JOIN Автомобиль ON Владелец.код_владельца  = Автомобиль.код_владельца) INNER JOIN Марки  ON Автомобиль.код_марки = Марки.код_марки) INNER JOIN Цвета ON Автомобиль.код_цвета  = Цвета.код_цвета; (Рис.9)

Рисунок 9 «Создание запроса»

2.5 Создание отчетов

Отчеты, как и формы, являются главными элементами интерфейса баз  данных. Они позволяют выводить на печать информацию о содержимом базы в удобном для пользователя виде. Большая часть отчетов создается  на этапе проектирования офисного приложения.. Во многом формирование отчетов совпадает  с процессом создания экранных форм. Нам нужно найти список владельцев по части номера, цвету и марке.

В качестве исходных данных выберем запрос 5. На следующем шаге Мастер отчетов предлагает осуществить группировку данных (рис. 10). На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий. После чего Мастер отчетов предлагает ввести сортировку. Допускается сортировка записей в возрастающем или убывающем порядке, включающая до четырех полей (рис.11). На следующих шагах предлагаются выбрать макет отображения отчета и ориентацию листа бумаги, а также определить стиль заголовка и подножий. Задайте наименование отчета и нажмите кнопку Готово (рис. 12).

Рисунок 10 «Группировка данных»

Рисунок 11 «Сортировка записей  в возрастающем или убывающем  порядке»

Рисунок 12 «Отчет»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В проделанной работе были опробованы и использованы основные метода и объекты системы управления базами данных Microsoft Access.

Так как интеграция информационных систем во все сферы жизни увеличивается  с каждым днем, то актуально становится разработка подобных баз данных. При  этом разработчик должен учитывать  то, что наиболее простые БД могут  быть подвержены избыточности, но при  этом нельзя и увлекаться делением БД на много составных таблиц. Также  современные средства дружественного интерфейса позволяют разработать  интуитивно понятные приложения, что  является одним из основных требований заказчика. При создании БД необходимо принять во внимание область, для  которой разрабатывается база данных. Например, при формировании БД для магазина, разработчик должен ориентировать её в первую очередь на продажу.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

1.     Диго С.  М. Проектирование и использование  баз данных. - М.: Финансы и статистика, 1995. – 208 с.: ил.

2.     Диго С.  М. Создание баз данных в  среде СУБД Access. М.: МЭСИ, 2000. - 105 с.: ил.

3.     Буч Г. Объектно-ориентированное  проектирование с примерами применения. М., Радио и связь, 1992.

4.     Горев А., Ахаян  Р, Макашарипов С. Эффективная  работа с СУБД. СПб.; Питер, 1997., - 700 с.

5.     Грабер М.  Введение в SQL. Пер. с англ. - М.: "ЛОРИ", 1996.

6.     Грабер М.  SQL. Справочное руководство. "ЛОРИ", Москва, 1997 Вескес Дж., Гандерлоу М., Чипмен М. Access и SQL Server. Руководство разработчика. Пер. с англ. - М.: "ЛОРИ", 1997. - 362 с.

7.     Дейт К.  Дж. Введение в системы баз  данных, 6-е изд.: Пер. с англ.. - К.; СПб.:Издательский дом "Вильямс", 2000

8.     Диго С.  М. Проектирование баз данных. - М.: Финансы и статистика, 1988.

9.     Мишенин А.  И. Теория экономических информационных  систем. - М.: Финансы и статистика, 1999. – 240 с.: ил.

10. Хансен Г., Хансен Дж. Базы данных. Разработка и управление. - Издательство Бином -704 с.