Создания базы данных магазин «Канцелярские товары»

Рис. 9. Запрос на выборку

Запрос  с использованием диалогового окна для ввода условия

Если в запрос, в Условие отбора, ввести выражение в квадратных скобках типа [Введите…], то это позволяет выбрать из таблицы не все данные, а лишь те, которые удовлетворяют определенным критериям. На Рис. 10 представлен запрос параметра, предлагающий ввести название Цвета. Введенный цвет: Красный.

Рис. 10. Запрос с использованием диалогового окна

Вычисляемый запрос

• Для начала создаем простой запрос на выборку, используя такие поля, как: Название товара (таблица Виды папок), Количество и Цена (таблица Товар), и Цена (таблица Товары).
• Открываем запрос в режиме Конструктор.
• Создаем вычисляемое поле. Для этого в пустом столбце нажимаем сочетание клавиш «Ctrl» и «F2». На экране появится построитель выражения, в котором необходимо записать формулу, по которой будет происходить вычисление (Рис. 11).

Рис. 11. Построитель выражений

• В результате в зоне свойств запроса появится новый столбец, в котором «Выражение1» следует заменить на «Сумма» (Рис.12)

Рис.12. Конструктор запроса

• Сохраняем запрос под именем Вычисляемый запрос(Рис.13)

Рис.13. Запрос вычисляемый

Запрос  с постоянно заданным условием

• Создаем запрос на выборку, выбирая  следующие поля: Код товара, Наименование товара, Название цвета, Формат, Количество и Цена из таблиц Товары, Виды папок, Цвета папок и Формат.
• В режиме Конструктор в области свойств для столбца Количество строке Условие отбора вводим условие «>"10" And <"50"» (Рис. 14).

Рис. 14. Конструктор запроса

• Сохраняем запрос под именем «Запрос с постоянно заданным условием» (Рис. 15).

Рис. 15. Запрос с постоянным условием

Создание  визуальных форм

Формы - объект Access, обеспечивающий красивое и наглядное представление данных. Формы позволяют пользователям вводить данные в таблицы базы данных без непосредственного доступа к самим таблицам. Также они позволяют выводить результаты работы запросов не в виде скупых результирующих таблиц, а в виде красивых форм [4, c.112]. Для того чтобы приукрасить форму и расположить ее поля более удобным образом, можно воспользоваться конструктором форм, который позволяет передвигать и масштабировать элементы формы и настраивать любые другие параметры формы.

Для создания формы «Товары» выделяем одноименную таблицу и затем на вкладке Создание в разделе Формы выбираем пункт Форма. В результате получаем форму, представленную на Рис.16.

Рис.16. Форма «Товары»

При желании можно изменить цвет и стиль созданной формы. Также  возможно размещение дополнительных элементов  управления, например кнопок. Для этого  переключаем форму в режим  Конструктора и помещаем на свободном  месте элемент управления «Кнопка» (Рис. 17)

Рис. 17. Кнопочная форма в режиме «Конструктор»

Рис. 18. Форма «Товары» в режиме «Форма»

Аналогичным образом создаются  формы для оставшихся таблиц.

Создание  печатных форм (отчетов)

По своим свойствам  и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для  вывода данных, причем для вывода не на экран, а на принтер. В связи  с этим отчеты отличаются тем, что  в них приняты специальные  меры для группирования выводимых  данных и для вывода специальных  элементов оформления, характерных  для печатных документов (верхний  и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета) [5, c.97].

Для создания отчета воспользуемся  Мастером отчетов. В меню нажмем кнопку Создать, в открывшемся окне выберем Мастер отчетов при этом открывалось первое окно Создание отчетов, где предлагается выбрать для отчета поле. Выберем интересующие нас поля и нажмем кнопку Далее.

В следующем  окне предлагаемой мастером процедуры создания отчета требуется Добавить уровни группировки. Выберем интересующую нас группировку и нажмем кнопку Далее.

Следующее окно, предлагает задать сортировку данных. Откажемся  от сортировки и нажмем кнопку Далее.

 В четвертом окне мастер  отчетов предлагает выбрать макет  для создаваемого отчета. Следующие  два окна служат для выбора  стиля отображаемого отчета и  задания его имени. Выберем  стиль и зададим имя отчета. В пятом окне после выбора  стиля нажмем кнопку Далее, в шестом окне – Готово. В результате получим запрос, показанный на Рис. 19

Рис. 19. Отчет

Аналогичным образом оформляем  остальные отчеты.

Создание  главной кнопочной формы

Главная кнопочная форма  является наиболее удобным способом навигации по базе данных. Кнопочная  форма  является  законченным  приложением  в ACCESS [6]. Создается кнопочная форма следующим образом:

• Открываем базу данных.
• Открываем вкладку Работа с БД и выбираем пункт Диспетчер кнопочных форм. Если выводится запрос на подтверждение создания кнопочной формы, нажмите кнопку Да.
• Нажимаем кнопку Создать. Введем имя новой кнопочной формы – Формы - и нажмем кнопку OK. Имя новой кнопочной формы добавляется в поле Страницы кнопочной формы.
• Выбираем имя новой кнопочной формы и нажимаем кнопку Изменить, затем нажимаем кнопку Создать.
• В поле Текст вводим текст для первой кнопки кнопочной формы, а затем выбираем для нее команду в поле Команда. Например, вводим текст Авторы, а затем выбираем в поле Команда команду Открыть форму для изменения. Аналогично создаем остальные кнопки для страницы Формы.
• Таким же способом создаем страницы кнопочной формы Запросы, Отчеты, а также элемент управления БД – выход из приложения.
• Закончив создание кнопочной формы, нажмите кнопку Закрыть.

Главная кнопочная форма представлена на Рис. 20

Рис. 20. Главная кнопочная форма

Описание  процесса работы с БД

При запуске базы данных Магазин «Канцелярские товары» в среде MS Access автоматически загружается главное окно приложения. Главное окно состоит из нескольких вспомогательных форм, группирующих элементы управления БД по назначению.

Для возможности хранения данных используется 6 таблиц: «Товары», «Вмды папок», «Цвета папок», «Формат», «Поставщик», «Производитель». Ввод данных и просмотр возможен с использованием визуальных форм. Для вызова на экран соответствующей формы необходимо в главном окне активировать закладку «Работа с формами» и выбрать интересующую форму.

Поиск записей и получение  справочной информации из БД реализован в виде различных запросов. Для  их вызова необходимо в главном окне переключиться на закладку «Работа  с запросами» и щелкнуть по кнопке с интересующим условием поиска.

Вывод на печать найденной  информации осуществляется с использованием отчетов, которые строятся на основе одноименных запросов.

Для выхода из приложения необходимо переключиться на закладку «Главная кнопочная форма» и выбрать соответствующую  команду «Выйти из программы».

Заключение

В деловой или личной сфере  часто приходится работать с данными  из разных источников, каждый из которых  связан с определённым видом деятельности. Для координации всех этих данных необходимы определённые знания и организационные  навыки. Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. Создаваемые формы, запросы и отчёты позволяют быстро и эффективно обновлять данные, получать ответы на вопросы, осуществлять поиск нужных данных, анализировать данные, печатать отчёты, диаграммы и пр.

Разработанная база данных «Канцелярские товары» позволяет быстро и эффективно работать с данным данной предметной области. Удобный интерфейс программы, с одной стороны, позволяет легко ориентироваться в программе, не требуя от пользователя каких-либо специальных навыков работы с электронно-вычислительными машинами, с другой стороны предоставляет пользователю оперативную информацию о стоимости товара, виде, количестве и т.д. Как уже было отмечено выше, данная БД является учебной и не охватывает всю бизнес-логику. Однако является прототипом, демонстрирующим работу в данной отрасли. Данная БД может быть расширена для автоматизации нерассмотренных в рамках данной курсовой работы концепций в предметной области «Канцелярские товары».

Список  литературы

1.  Азарченков А.А, Зимин С.Н. – «Информатика. Проектирование и разработка баз данных: методические указания к выполнению курсовой работы для студентов очной формы обучения». – Брянск: БГТУ, 2011 - 68с.
2. Акишкин А.М., Федорова Г.В. – «Основы программирования на персональных ЭВМ». М.: Экономическое образование, 1996. – 27с.
3. Вейскас Д. – «Эффективная работа с Microsoft Access 2». С.- Петербург: «Питер Пресс», 1996. – 856с.
4. Майкл Маккелви – «Access без проблем» \ Под редакцией О. Рякина. М.: Восточная Книжная Компания,  1997. – 576с.
5. Н. Николь, Р. Альбрехт. – «Access. Для профессионалов». М.: ЭКОМ., 1995. – 304с.
6. Острейковский В.А - «Информатика»,  Высшая школа, 2001. – 300с.
7. Симонович С.В.  - «Вы купили компьютер»,  Москва, 2000. – 105с.
8. Симонович С.В. - «Информатика», базовый курс, 2-е издание, учебник для ВУЗов, издательский дом «Питер», 2003. – 250с.