Текстовый редактор Word для Windows

 

Содержание:

 

Введение                                                                                                                               3

1. MS Office Word                                                                                                                5

Заключение                                                                                                                         14

Список литературы                                                                                                            16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Работа со служебными документами является неотъемлемой частью деятельности любого предприятия. В сфере экономики и управления актуальной является автоматизированная обработка больших объемов текстовых данных, так как хозяйственная деятельность регламентируется множеством нормативно-правовых документов, что подразумевает создание договоров, отчетов и др. В связи с резким ростом объема компьютерного делопроизводства, самостоятельное значение приобретают средства организации документооборота и компьютерный анализ электронных документов.

Любой документ обладает структурой (формальной и  содержательной), и от того, каким  образом и насколько точно  эта структура отражена в компьютерном представлении, зависит функциональность и эффективность его использования.

В деятельности управленца и экономиста текстовые  редакторы используются не только для подготовки текста, его редактирования и форматирования, но и для информационного поиска и анализа данных. Имея дело с большими массивами текстовой информации, пользователь, соблюдая  принципы оперативности, полноты и достоверности информации, целесообразности всех операций с документами, может:

• анализировать и обрабатывать данные;
• осуществлять информационный поиск по интересующему вопросу;
• осуществлять аналитический поиск, включающий сопоставление формализуемых характеристик текстов.

Следовательно, основной задачей автоматизированных информационных систем является обработка, поиск и упорядочение информации за счет использования совокупности средств и методов сбора, обработки, передачи и хранения информации. Такие системы предназначены для автоматизации экономических и управленческих задач. Текстовый процессор MS Word,  не являясь собственно информационной системой, предоставляет удобные средства поиска, ввода информации, автозамены и модификации данных, создания макросов, разработки таблиц и форм, а также организации вычислений в них.

Текстовый редактор Word является одним из самых распространенных текстовых редакторов. Это обусловливается в первую очередь его многочисленными преимуществами, к которым в первую очередь относятся широкие функциональные возможности.

Тяжело обнаружить такую задачу при роботе с текстами, которую нельзя было бы решить средствами Word.

Текстовый редактор Word для Windows (дальше просто Word) входит в группу программ Microsoft Office. Кроме текстового редактора, эта группа включает электронную таблицу Excel и систему управления базой данных Access, то есть основные программы, которые могут использоваться для формирования документооборота в учреждениях. Широкому использованию Word способствуют также встроенные в него способы преобразования файлов, созданных иными текстовыми редакторами, в файлы формата Word и наоборот.

 

 

 

 

1.MS Office Word 

Microsoft Word — мощная программа обработки текстовых документов, имеющая сотни функций, и являющаяся одной из ведущих систем обработки текстовых документов. Word был первым текстовым процессором, совмещавшим себе широкий спектр мощнейших средств редактирования, форматирования и публикации документов с интерфейсом, который новичок мог освоить за считанные минуты. За последние 20 лет Word приобрел новый интерфейс, новые средства автоматизации, новые функции, помогающие пользователю создавать любые документы быстро и просто.

Любой текстовый  процессор позволяет хранить  текстовую информацию в документе  и распечатывать ее на бумаге, однако Word может делать гораздо больше этого. На протяжении последних лет компьютерные сети и мощность вычислительных систем постоянно росли; определение понятия «документ» расширялось, и совершенствовался вместе с ним. В настоящее Время Word представляет собой полнофункциональную программу редактирования текстовой и графической информации, создания Web-страниц и обработки документов.

При помощи Word можно создавать практически любые документы и публиковать в электронном виде или в виде печатных копий. Основные возможности Word можно разделить на несколько категорий:

• Редактирование текста

Текст может  быть введен в документ посредством  набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в документ определенные текстовые фрагменты или даже целые файлы. Word предоставляет множество функций, позволяющих выполнять корректорскую правку, редактирование и изменение текстовой информации наиболее удобным способом. Так, функция автотекста позволяет вставлять в документы, часто используемые фразы при наборе лишь нескольких первых букв этих. Функция автокоррекции автоматически исправляет наиболее распространенные опечатки, орфографические и грамматические ошибки, освобождая пользователя от необходимости заниматься их исправлением.

• Форматирование текста

Word позволяет устанавливать межстрочный интервал, характер выравнивания и размер отступов, выбирать гарнитуру и размер шрифта, а также его начертание. Пользователь может определять стили, включающие в себя несколько параметров форматирования, и применять все эти параметры одновременно или использовать темы для оформления Web-страниц в едином ключе при настраиваемых стилях, графике и фоновых рисунках. Текстовая информация может быть представлена в виде таблиц, в документах могут быть определены колонтитулы, простые и концевые сноски, подписи или текстовые рамки к рисункам и таблицам.

• Графика

В Word имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и других простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых рисунков. Word позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством других приложений Windows, а программа Word Photo Editor может быть использована для просмотра и изменения цифровых фотографий и электронных изображений других типов.

• Верстка

Word предоставляет всевозможные функции верстки, позволяющие размещать текстовую и графическую информацию на странице для подготовки практически любой полиграфической продукции, от указателей и бюллетеней до книг и журналов. Например, можно форматировать текст в виде нескольких колонок, дополнять его графикой, задавать обтекание текста вокруг врезок и иллюстраций, определять чередующиеся верхние и нижние колонтитулы (различные для четных и нечетных страниц), создавать предметный указатель, оглавление и перекрестные ссылки. Совместно с Word поставляется несколько предопределенных шаблонов для создания различных видов печатной продукции, которые нетрудно изменить (или создать новые) для соответствия каким-либо конкретным задачам.

• Обработка данных и средства автоматизации

Функция слияния  позволяет извлекать информацию из файла базы данных и создавать на основе этой информации письма или почтовые наклейки. Используя этот же основной принцип, можно включать содержимое любого из полей базы данных в любое место документа и при печати автоматически обновлять содержащуюся в этих полях информацию. Для автоматизации тех или иных процедур также могут быть использованы макросы, благодаря чему определенный набор задач может быть выполнен посредством нажатия всего нескольких кнопок. Кроме того, имеется возможность, создавать программы на языке Microsoft Visual Basic for Applications, которые могут выполняться автоматически при запуске Word.

• Web-публикации

Расширенный набор  средств Word 2003 для публикации документов в Web позволяет определять формат документов, предназначенных для такой публикации, в точном соответствии с замыслом пользователя. Word может быть использован для создания Web-страниц, включающих формы, таблицы, электронные таблицы Microsoft Excel, графику, аудио- и видеоклипы, звуки, анимацию и прочие компоненты. Новый редактор сценариев позволяет создавать и включать в Web-страницы HTML-сценарии. Доступ к ресурсам Web может быть осуществлен непосредственно из Word, и любой документ может быть дополнен гипертекстовыми ссылками.

• Коллективная работа

Во многих организациях работа над документами ведется целыми коллективами. В состав Word входят ряд функций, направленных на облегчение процесса управления коллективной обработкой документов. В документы Word могут быть включены текстовые и речевые комментарии; Word позволяет синхронизировать различные версии и варианты документов и направлять документы группе рецензентов по маршруту. Кроме того, имеется возможность вставлять комментарии рецензентов в Web-страницы и планировать конференции средствами Microsoft NetMeeting.

• Интеграция

Word поддерживает разработанный Microsoft механизм связывания и внедрения объектов OLE, что обеспечивает возможность разделения данных и функций с любыми программами, для которых реализована поддержка OLE. Являясь частью Microsoft Office, Word может использовать данные совместно с Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Access и Microsoft Outlook, а также с Microsoft Internet Explorer. Вот несколько примеров такого использования:

1. Переход к Web-странице внутри документа Word (для выполнения этой операции в качестве Web-браузера запускается Internet Explorer).
2. Просмотр создаваемых в Word Web-страниц с использованием Internet Explorer.
3. Вставка таблиц Excel в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Excel.
4. Вставка полей Access в документы Word и их автоматическое обновление при изменении данных в Access.
5. Использование адресов, хранящихся в базе данных Access, для создания бланков писем в Word.
6. Использование тем форматирования Web-страниц в формах Access.
7. Использование единых словарей для проверки орфографии в Word, Excel, PowerPoint, Outlook и Access, благодаря чему слова, добавленные в единый пользовательский словарь, становятся доступными всем приложениям Office.
8. Передача документов по электронной почте непосредственно из Word на основе определенного в Outlook почтового профиля.
9. Вставка слайдов или наборов слайдов PowerPoint в документы Word.

• Настройка параметров

Параметры Word могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Например, имеется возможность выполнять следующие настройки:

1. Создавать, изменять или удалять меню, команды меню, панели инструментов и кнопки панелей инструментов.
2. Скрывать, перемещать и организовывать панели инструментов.
3. Создавать или изменять горячие клавиши для любой операции Word.
4. Создавать или изменять шаблоны, на основе которых создается новые документы.
5. Выбирать и изменять язык для проверки орфографии и грамматики в Word.
6. Изменять язык интерфейса Word.
7. Выбирать в качестве единиц измерения Word дюймы, сантиметры, пункты или пики.
8. Добавлять новые шрифты.

• Автоматизация

И, наконец, Word располагает богатейшим набором средств автоматизации создания документов. Выше уже были упомянуты функции автозамены и автотекста, однако это еще далеко не все. Функция автоформата позволяет выполнять форматирование текста по мере набора, например, автоматически создавать маркированные и нумерованные списки или заменять Web-адреса действующими гипертекстовыми ссылками. Адаптивные меню и панели инструментов перемещают наиболее часто используемые команды в более доступные места, что облегчает доступ к ним. А мастера упрощают процедуру создания писем, бюллетеней, Web-страниц и прочих типов документов.

В Word 2002 компания Microsoft реализовала десятки новых функций. Некоторые из них направлены на облегчение работы администраторов вычислительных сетей, которые должны контролировать работу большого количества пользователей Word, однако большая часть новых функций призвана улучшить условия работы индивидуальных пользователей.

• Установка

Ряд нововведений, реализованных в функции установки Word, облегчает работу индивидуальных пользователей:

1. Функции автоматизации установки Intelligent Install. Office 2003 автоматически определяет оптимальный характер установки на основании состава уже установленного и используемого программного обеспечения.
2. Установка по необходимости. Word не устанавливает каждый отдельно взятый шаблон, тему или другой файл, — вместо этого Word устанавливает лишь некоторые файлы и предлагает установить тот или иной компонент, когда в нем возникает необходимость. Эта возможность позволяет получить значительную экономию дискового пространства.
3. Мастер профилей Office. Эта новая программа сохраняет пользовательские настройки и позволяет создавать или восстанавливать их по мере необходимости. Такая возможность особенно полезна при переходе на другой компьютер в сети или переносе Word на портативный компьютера.
• Самодиагностика и восстановление