Характеристика информационной системы и информационных технологий управления в малых предприятиях торговли

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задание 1. Характеристика информационной системы и информационных технологий управления в малых предприятиях торговли

 

Основой финансово-хозяйственной  деятельности любого предприятия является наличие финансовых ресурсов, формирование, управление и грамотное использование материальных и денежных средств для осуществления его деятельности.

Для автоматизации и  информационной поддержки работы предприятий  различных сфер, чья финансовая и  хозяйственная деятельность нередко  значительно отличается друг от друга, разрабатываются программные пакеты, ориентированные на работу в определенной сфере экономики или бизнеса. Среди таких программных пакетов особо выделяются системы для автоматизации малого бизнеса. Такие системы, как правило, предназначены для ведения учета по одному или нескольким направлениям финансово-хозяйственной деятельности предприятия (бухгалтерский учет, сбыт, склады, учет кадров, и т. д.).

Относительная простота и универсальность программных  комплексов для малого бизнеса позволяют  значительно сократить цикл внедрения таких систем — клиент может самостоятельно устанавливать систему на персональном компьютере и создавать локальные сети.

Наиболее известными и популярными локальными системами для малого бизнеса являются программные продукты таких производителей, как: «1С», «Интеллект-Сервис» («БЭСТ-4»), ДИЦ («Турбо-Бухгалтер»), «Инфософт», «Информатик» («Инфо-Бухгалтер»), ИТЦ «ФРЕГАТ» и др. [11].

«Финансы без проблем» — программа фирмы Hackers Design, один из первых бухгалтерских пакетов, нашедших широкое применение. Начальная версия программы, вышедшая в 1991 г., работала под MS-DOS и предусматривала автоматизированный учет хозяйственных операций с составлением важнейших форм отчетности, а также некоторые элементы анализа хозяйственной деятельности. Программа была простой в освоении, удобной и пользовалась популярностью у бухгалтеров малых предприятий, учет хозяйственной деятельности которых был связан с применением ограниченного количества бухгалтерских счетов и стандартного набора типовых проводок.

Программный комплекс «БЭСТ-4» компании «Интеллект-Сервис» представляет собой полнофункциональную, многопользовательскую систему оперативного и бухгалтерского учета. Система предназначена для автоматизации деятельности бухгалтерии, начиная с формирования первичной документации и заканчивая составлением Главной книги и необходимых форм финансовой отчетности. Программа может использоваться в локальном и сетевом вариантах.

Программа представляет собой набор программных модулей, каждый из которых может функционировать как независимо, так и в составе комплекса. При всех условиях настройки необходимо наличие модулей настройки и ведения Главной книги, так как с их помощью осуществляется привязка программы к техническим средствам и настройка счетов.

Структурно система «БЭСТ-4» состоит из следующих подсистем (модулей).

«АРМ главного бухгалтера»  — центральное и связующее звено в программном комплексе. В этом модуле настраивается план счетов, который используется в других модулях подсистемы, автоматически регистрируются все хозяйственные операции, создаются сводные отчеты по предприятию в целом.

«Расчетные и валютные счета». Подсистема представляет собой программный модуль, предназначенный для операций с банком, который объединяет в себе процедуры ведения расчетного, валютного и специальных счетов в банках. В функции подсистемы входит подготовка и печать банковских документов, ведение реестра документов, зарегистрированных по выпискам банка, экспорт документов в системы «клиент—банк». Подсистема позволяет вести неограниченное количество расчетных банковских счетов!

«Касса. Подотчетные лица». Программный модуль, предназначенный для учета кассовых операций: подготовки и печати приходных и расходных кассовых ордеров, формирования Кассовой книги. Исходными данными для подсистемы является «Справочник сотрудников предприятия», в который внесена фамилия кассира.

«Учет заработной платы». Подсистема позволяет полностью автоматизировать расчет заработной платы для предприятия, использующего различные виды оплаты труда сотрудников.

«Основные средства и  нематериальные активы». Подсистема предназначена для учета основных средств и нематериальных активов.

«Управление закупками». С помощью этой подсистемы осуществляется учет производственных запасов.

«Склад товаров и  готовой продукции». Подсистема позволяет вести учет товаров и готовой продукции.

«Управление продажами». Подсистема обеспечивает ведение учета заказов по предприятию, степени их выполнения, расчетов с клиентами.

Пакет «1С: Предприятие» [11, 12, 21]. В настоящее время на российском рынке программных пакетов автоматизации экономической деятельности единоличным лидером является компания 1С со своим программным комплексом «1С: Предприятие».

Этот программный комплекс представляет собой систему отдельных программ для автоматизации различных областей экономической деятельности. В ту или иную программу, входящую в «1С: Предприятие», включаются функции и возможности, отвечающие назначению этой программы.

Характерными особенностями  системы «1С: Предприятие» являются:

• ведение синтетического, аналитического, количественного и многовалютного учета в соответствии со спецификой бизнеса;

• полная настраиваемость  и адаптируемость системы;

• получение комплекса  бухгалтерских документов;

• возможность автоматической печати выходных документов.

Программы, входящие в  пакет «1С: Предприятие», условно  подразделяются на составляющие Технологической  платформы и Конфигурации.

Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов (система управления базами данных, интер- претатор встроенного языка, Конфигуратор и др.), не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета, используемой на данном предприятии.

Конфигурации — это непосредственно прикладные программные решения, ориентированные на автоматизацию отдельных сфер деятельности. Каждая конфигурация полностью соответствует принятому законодательству.

К настоящему моменту  разработано и используется огромные количество различных конфигураций, наиболее известные из которых: «Бухгалтерский учет (типовая конфигурация)», «Бухгалтерский учет (бюджетная организация)», «Торговля+Склад», «Зарплата+Кадры», «Сельскохозяйственное предприятие», «Воинская часть», «Финансовое планирование», «Деньги» и др.

Подобная архитектура («двухуровневая») позволяет использовать программный пакет «1С: Предприятие» для решения широчайшего спектра задач в сфере автоматизации деятельности предприятий. Специфические алгоритмы, характерные для той или иной конфигурации, описываются в системе с помощью программной компоненты Конфигуратор. Для описания алгоритмов функционирования прикладных задач на стадии разработки и проверки конфигурации используется встроенный язык системы «1С: Предприятие». Этот язык представляет собой предметно-ориентированный язык программирования, специально разработанный с учетом возможностей его применения не только профессиональными программистами. Операторы могут быть написаны как русским (кириллица), так и английским (латиница) алфавитом. Данный язык, хоть и не является в полной мере объектно-ориентированным языком программирования, тем не менее обладает рядом характерных для них возможностей. Так, правила доступа к атрибутам и методам специализированных типов данных (документам, справочникам и т. п.) подобны свойствам и методам объектов, используемых в других объектно-ориентированных языках.

Однако специализированные типы данных не могут определяться средствами самого языка, а задаются в визуальном режиме конфигуратора. С помощью этого языка программирования пользователь может как изменять существующие конфигурации для использования в конкретной организации, так и создавать новые.

Рассмотрим возможности  пакета «1С: Предприятие» на примере типовой конфигурации «Бухгалтерский учет», которая предоставляет широкие возможности для автоматизированного ведения бухгалтерского учета в небольших организациях и фирмах. Программа может поддерживать любые системы и методологии учета, использоваться на предприятиях различных типов деятельности.

После запуска программы  на экране появляется окно программы. Первый элемент окна — строка заголовка, в которой, помимо имени активной программы, находится кнопка выхода, а также кнопка сворачивания и развертывания окна. Ниже строки заголовка расположено главное меню, включающее следующие пункты: «Операции», «Действия», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». Далее в окне можно увидеть панель инструментов с кнопками наиболее часто встречающихся команд: Печать, Поиск строки, Вставка, Копирование, Удаление, Вызов калькулятора и т. д. Следующий элемент окна программы — рабочее поле, в которое вводятся все основные бухгалтерские документы. В нижней части окна расположена информационная строка, содержащая сведения о текущем состоянии программы.

Типовая конфигурация «Бухгалтерский учет» включает в себя следующие  основные элементы:

План счетов — список счетов бухгалтерского учета, на которых  группируются сведения об имуществе  и обязательствах организации. План счетов определяет структуру бухгалтерского учета организации.

План счетов типовой  конфигурации соответствует Плану  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности предприятий, утвержденному приказом Минфина России от 31 октября 2000 года № 94н.

План счетов можно  открыть, выбрав пункт «План счетов» из меню «Операции»;

Справочники. Нормативная  и справочная информация, которая используется при работе с программой хранится в справочниках. Для доступа к справочникам используются пункты меню «Справочники» главного меню программы.

Ввод в справочники информации, как правило, производится пользователем в процессе работы с программой. Вместе с тем некоторые справочники поставляются уже заполненными необходимой информацией. Например, справочник «Налоги и отчисления» уже содержит перечень основных налогов и ставки этих налогов.

Справочники могут вызываться автоматически или нажатием клавиши F4 при вводе и редактировании документов; вводе элементов справочников; задании параметров отчетов; в других случаях, когда требуется указать какое-либо значение путем его выбора из существующего справочника. Большинство справочников позволяет в процессе выбора ввести в справочник новый элемент;

Документы. Информация о  совершаемых организацией хозяйственных  операциях вводится с помощью  документов. Для ввода новых документов используются пункты меню Документы  главного меню программы. Группа первичных документов содержит:

• регламентные документы  — документы, которые заполняются 1 раз в месяц и предназначаются для начисления амортизации и формирования соответствующих проводок за отчетный период. Примером может служить документ «Начисление амортизации»;

• документы общего назначения — документы, подлежащие учету, но не формирующие бухгалтерских проводок. «Счет» предназначен для выписки  счетов на оплату. «Доверенность» предназначена для выписки доверенностей на получение товарно-материальных ценностей;

• платежные документы  по расчетному счету — это «Платежное поручение», «Платежное требование». Документы предназначены для осуществления платежей с одного расчетного счета на другой. «Выписка банка» отражает операции по движению денежных средств на расчетном счете;

• документы по учету  материалов — предназначены для  учета материалов, поступивших в организацию. Примером может служить документ «Поступление материалов»;

• документы по расчету  с персоналом по оплате труда —  предназначены для автоматического расчета и начисления заработной платы сотрудникам. Например, документ «Начисление заработной платы»; • документы по учету кассовых операций — предназначены для учета операций по поступлению в кассу наличных денежных средств и учета выдачи денежных средств из кассы.

Программа «1С» позволяет  формировать стандартные, регламентированные и произвольные отчетные документы.

Стандартные отчетные документы входят в состав типовой настройки и предназначаются для использования в различных организациях и для любых разделов учета. Отражают итоги в различных разрезах для любых счетов и т. д. Список отчетов по «Журналу операций» выводится командами Отчетность/Отчетность по Журналу операций. К ним относятся: «Оборотно-сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Обороты счета», «Журнал-ордер», «Ведомость по счету», «Сводные проводки», «Анализ счета по датам», «Карточка счета», «Отчет по журналу операций».

Регламентированные отчетные документы предназначаются для передачи различным контролирующим органам. Состав и содержание этих отчетов определяется различными государственными органами.

Произвольные отчетные документы формируются в дополнение к стандартным при выборе в пункте меню Отчетность/Произвольные отчеты. Выполнить отчет и, установив курсор на пункт Сформировать, щелкнуть по кнопке.