Access. Сортировка и фильтрация данных в таблице

      Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Мы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню (рис. 1.) соответствующую команду.

Рис. 1. Контекстное меню в режиме таблицы

      Таким образом можно упорядочить  записи по любому столбцу таблицы. Ограничения существуют только  на тип данных, которые можно  упорядочивать — нельзя сортировать значения полей типа MEMO, гиперссылки или объекты OLE.

 

2.2. Фильтрация данных

       В Microsoft Access предусмотрено четыре способа отбора записей с помощью фильтров: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, поле Фильтр для (Filter For) и расширенный фильтр.

       Фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр и поле Фильтр для (Filter For) являются очень простыми способами отбора записей, причем самым простым является фильтр по выделенному фрагменту — он позволяет найти все записи, содержащие определенное значение в выбранном поле. Обычный фильтр используется для отбора записей по значениям нескольких полей. Поле Фильтр для (Filter For) используется, если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение или выражение, результат которого будет применяться в качестве условия отбора. Для создания сложных фильтров следует использовать окно расширенного фильтра.

       Набор записей, которые были отобраны  в процессе фильтрации, называется результирующим набором.

       Чтобы использовать фильтр по  выделенному фрагменту, необходимо:

      1. В поле объекта в режиме  Таблицы найти значение, которое  должны содержать записи, включаемые в результирующий набор при применении фильтра.

       2. Выделить это значение и нажать  кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet).

       На рис. 2. показан результирующий  набор, полученный применением фильтра  по выделенному к таблице "Заказы" (Orders) демонстрационной базы данных "Борей" (Northwind). Чтобы получить такой результат:

      1. Откройте таблицу "Заказы" в  режиме Таблицы.

      2. Выделите в столбце "Клиент" какое-нибудь значение, например Ernst Handel.

      3. Нажмите кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов.

Рис. 2. Результирующий набор записей после применения фильтра по выделенному

       Чтобы отменить фильтр, необходимо нажать на кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) или воспользоваться одноименной командой контекстного меню.                                  

       Access запоминает последний применяемый фильтр, поэтому если теперь нажать на кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов, вновь будут отобраны те же записи.

      Кнопки Применение фильтра (Apply Filter) и Удалить фильтр (Remove Filter) являются по сути одной кнопкой, состояние (нажата, отжата) и подпись которой меняются в зависимости от того, установлен или нет фильтр для таблицы. Еще одним признаком, по которому можно узнать, что в таблице отображаются отфильтрованные записи, является слово ФЛТР (FLTR) в строке состояния окна приложения.

     Для того чтобы установить фильтр по выделенному фрагменту, можно воспользоваться также командой контекстного меню Фильтр по выделенному (Filter by Selection) или выбрать из меню Записи (Records) команду Фильтр, Фильтр по выделенному (Filter, Filter by Selection).

      Похожей возможностью фильтрации записей обладает поле Фильтр для (Filter For). Его можно использовать в том случае, когда не удается быстро найти образец отбора в столбце таблицы.

       Чтобы использовать возможности поля Фильтр для (Filter For), необходимо:

      1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.

       2. Щелкнуть правой кнопкой мыши на поле, для которого нужно указать условие отбора, а затем ввести значение условия отбора в поле Фильтр для (Filter For) в контекстном меню (рис. 3).

Рис. 3. Поле Фильтр для в контекстном меню

      Чтобы применить фильтр и закрыть контекстное меню, нужно нажать клавишу <Enter>, а чтобы применить фильтр и оставить контекстное меню открытым — клавишу <Таb>. При этом можно вводить в поле Фильтр для (Filter For) новые значения и по нажатии клавиши <Таb> обновлять содержимое выборки.                                                                                                                      

       В поле Фильтр для (Filter For) можно указывать не только конкретные значения, но и выражения, требующие вычислений.

       Чтобы применить обычный фильтр, необходимо:

Открыть таблицу в режиме Таблицы (например, откройте таблицу "Заказы" (Orders)).

Нажать кнопку Изменить фильтр (Filter by Form) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet). Появится форма фильтр (Filter by form) — специальное окно для изменения фильтра (рис. 4.).

Форма содержит линейку полей таблицы. В любое из этих полей можно ввести или выбрать из списка значение, которое и будет являться условием отбора. Если условия ввести в несколько полей, они будут объединяться с помощью логического оператора. И для того чтобы объединить условия по отбору, нужно раскрыть другую вкладку формы, щелкнув по ярлычку или в нижней части формы.

Рис. 4. Окно изменения фильтра

Выберите, например, значение Ernst Handel из списка в поле Клиент (Customer) и дату 1.01.98 в поле Дата размещения. Добавьте значок > перед датой. При этих условиях Access будет отбирать все заказы для Ernst Handel, размещенные после 1 января 1998 года.

Щелкните мышью по ярлычку или и раскройте вторую вкладку.

Выберите из списка в поле Клиент (Customer) значение. Alfreds Futterkiste, а в поле Дата размещения снова введите значение > 1.01.98. Теперь будут отбираться заказы двух клиентов: Ernst Handel и Alfreds Futterkiste, размещенные после 1 января 1998 года.

Нажмите кнопку Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов. Результирующий набор записей показан на рис. 5.

Рис. 5. Результирующий набор записей после применения обычного фильтра

      При вводе условий отбора в поля формы можно использовать любые выражения, которые возможны в Access.

Условия отбора записей, которые вводятся в поля формы фильтр (Filter by Form), можно сохранить в базе данных в виде запроса.

Расширенный фильтр используется в том случае, если требуется задать сложные критерии отбора и сортировки записей. Чтобы создать расширенный фильтр для открытой таблицы, необходимо выполнить команду Записи, Фильтр, Расширенный фильтр (Records, Filter, Advanced Filter/Sort). При этом появляется окно расширенного фильтра, которое очень напоминает окно Конструктора запроса. На рис. 6. представлено окно расширенного фильтра для таблицы "Заказы" (Orders). Чтобы создать такой фильтр, необходимо выполнить следующие действия:

Открыть в режиме Таблицы таблицу "Заказы" (Orders).

Выделить в поле Сотрудник значение "Воронова, Дарья" и нажать кнопку Фильтр по выделенному (Filter by Selection) на панели инструментов, отфильтровав таким образом заказы, обработанные конкретным сотрудником.

Выполнить команду Записи, Фильтр, Расширенный фильтр (Records, Filter, Advanced Filter/Sort).

Перенести в бланк фильтра два поля: Дата Размещения (OrderedDate) и Название Получателя (ShipName).

Для поля Дата Размещения (OrderedDate) указать критерий выборки Between #01.03.98# And 131.06. 981, означающий, что отбираться будут только заказы, поступившие во втором квартале 1998 года.

Определить порядок сортировки записей таким образом, что сначала будут сортироваться заказы по дате размещения, а в пределах одной даты — по наименованиям клиентов (в алфавитном порядке).

Рис. 6. Окно расширенного фильтра

Отобранные с помощью фильтра данные можно копировать, экспортировать и рассылать. Копирование данных из выборки осуществляется так же, как копирование данных в таблице.

Заключение

 

   

     

 

1.    Итак, устройства ввода служат, для передачи информации от человека к основным устройствам компьютера. Сканер – устройство ввода информации с бумажного или другого немашинного носителя. Сканер используется для ввода текста, графических изображений.  В нём яркость (или цветовой оттенок) каждой точки документа преобразуется в цифровой код, при этом формируется точечный графический образ страницы. В ручных сканерах перемещение чувствительного элемента по странице документа осуществляется неравномерно и с перекосом, что приводит к ухудшению качества получаемого графического образа. Гораздо более высокое качество и скорость ввода достигаются в настольных сканерах.

      Сканируемое изображение  освещается светом (чёрно-белым или  тремя цветами: красным, зелёным  и синим). Отражённый свет проецируется  на движущуюся линейку фотоэлементов, которая последовательно считывает  изображение и преобразует его  в цифровой код.

       Сканеры характеризуются  разрешающейся способностью в  единицах dpi (dot per inch – количество точек на дюйм), различием цвета (цветные, полутоновые, чёрно-белые), максимальным форматом сканируемого документа. Разрешающая способность сканеров составляет 600 dpi и выше, т.е. на полоске изображения длиной 1 дюйм сканер может распознать 600 и более точек. Оптическое разрешение сканера определяет размер самых мелких деталей, которые сканер может передать без искажений.

       Графическая информация  имеет большие объёмы. Поэтому  для коммутирования с компьютером необходимо отдавать предпочтение быстрым интерфейсам. Наиболее распространённый интерфейс для сканеров -- интерфейс SCSI или USB.

       Важной характеристикой  сканера является количество  и качество программного обеспечения сканера, которое должно обеспечивать определённый сервис: предварительный просмотр сканируемого изображения с выбором необходимой части, простейшие операции с изображением (поворот, инверсия), автоматическую и ручную коррекцию цветопередачи и контраста, режима копира. Сканер может вводить изображение, в том числе изображение текста, однако не может непосредственно использоваться как текст, введённый, например, с клавиатуры. Для распознавания текстов используются специальные программы OCR (Optical Character Recognition) оптического распознавания текста.  

2.     Средства современных СУБД настолько разнообразны, что способны удовлетворить потребности самого широкого круга пользователей — от профессионала в области разработки систем БД различных типа и назначения до пользователя, не обладающего достаточным уровнем компьютерной грамотности. В первую очередь, это относится к СУБД, созданным для класса ПК. Эти СУБД характеризуются не только своим количеством, но и функциональным разнообразием: от простых файловых систем до функционально полных СУБД, в основном реляционного типа. Многие из коммерческих СУБД поддерживают многопользовательскую работу и работу в сетях ЭВМ, как локальных, так и глобальных.

       Интенсивное расширение компьютерной информационных технологий ставит перед дальнейшим развитием СУБД целый ряд новых требований, во многом связанных с вопросами стандартизации. Это относится не только к СУБД, но и к ПС других типов. В отношении же СУБД, это прежде всего относится к стандартизации эталонной модели управления данными, предусматривающей четкую классификацию основных вопросов стандартизации СУБД в зависимости от функциональных особенностей и уровня описания данных на разных стадиях проектирования. Можно предполагать, что последующее развитие СУБД будет ориентироваться на рекомендации международных стандартов относительно языков БД и средств доступа к удаленным БД, а также интерфейсов с системами программирования. Новые интересные аспекты БД-технологии появляются на основе объектно-ориентированной технологии программирования и обработки информации.

В данной работе были рассмотрены вопросы сортировки и фильтрации данных в таблице на примере СУБД Access.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

 

 

 

1.   Степанов А.Н. «Информатика» : Учебник  для вузов. 4-е изд. – СПб.: П

      Питер, 2005г.                                     

3. Гультяев А.К. «Самое главное…: Сканирование». – СПб.: Питер,2004 г.
4. Дейт К. «Введение в системы баз данных». - М.: Наука, 1980 г.
5. Диго С.М. «Проектирование баз данных»: Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2001г.
6. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. «Эффективная работа с СУБД». - СПб.: Питер, 2002 г.
7. Вейскас Дж. «Эффективная работа Microsoft Office Access 2003». – СПб.: Питер, 2005г.
8. Сенов А. «Access 2003. Практическая разработка баз данных». Учебный курс. – СПб.: Питер, 2005г.
9. Харитонова И., Вольман Н. «Программирование в Access 2002»: учебный курс. – СПб.: Питер, 2002.
10. Когаловский М.Р. «Энциклопедия технологий баз данных». – М.: Финансы и статистика, 2002г.
11. Информатика и информационные технологии. Учебное пособие/   И.Г.                         Лесничая, И.В. Миссинг, Ю.Д. Романова, В.И. Шестаков. 2-е изд. –                   М.: Изд-во Эксмо, 2006 г.