Специальные события

 

Содержание

Введение                                                                                                      3

1. Понятие специального события                                                      4

2. Подготовка специального события                                                 7

3. Организация приемов и конференций                                             9

Заключение                                                                                                  14

Библиографический список                                                                        15

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

   Сегодня на жизнедеятельность  людей оказывают свое воздействие  усилия специалистов по связям  с общественностью. В их арсенале  имеется большое количество разнообразных  технологий, среди которых далеко  не последнее место занимает  организация специальных событий.  В эпоху телевидения, глобальных  телекоммуникаций, интернет, общественное  мнение формируется в значительной  степени под воздействием того, что люди читают в центральной,  местной, специальной прессе.

    Пресса служит  для организации, во-первых, каналом  широкого информирования общественности  самой организации, а во-вторых, источником информации, необходимым  для принятия решений. Это обуславливает  необходимость наличия в структуре  любой организации пресс-службы. Следовательно, чтобы умело воздействовать  на общественное мнение, используя  средства массовой информации, необходимо  четко знать, в чем состоят  функции и задачи пресс-службы, каковы направления ее деятельности. Это подтверждает актуальность  рассматриваемой темы.

   Целью данной контрольной  работы является теоретическое  изучение организации специальных  событий.  Для достижения поставленной  цели необходимо выполнить ряд  задач:

- дать понятие специального  события

- изучить этапы подготовки  специального события

- рассмотреть  организацию  приемов и  конференций

Методологической базой  послужили труды: Алешина  И.В., Бортник  Е.М., Горкина М.Б.

 

 

 

1. Понятие специального события

     Специальные события (special events) - это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, eё деятельности и продуктам. Специально организованное событие позволяет усилить действие всех инструментов PR, достичь эффекта за счет их комплексного применения.

   Действие специальных событий усиливается за счёт оттенка сенсационности, оригинальности, присущего их содержательной и организационной составляющим. Известный пример – празднование продажи пятидесятимиллиардного гамбургера Макдоналдс в 1984 году. В тот день, когда число проданных гамбургеров приблизилось к заветной цифре, на сцену крупного Нью–Йоркского отеля был вывезен аппарат для гриля под музыку из рекламных роликов Макдоналдс, на котором президент американского отделения корпорации лично приготовил пятидесятимиллиардный гамбургер для одного из братьев – основателей компании. На празднике присутствовали представители всех СМИ. Многие журналисты представили репортажи о местных отделениях ресторанной сети.

  Специально созданное событие повлекло за собой цепь мини-событий и сообщений, например, о том, сколько мяса, жареной картошки, кетчупа и т.п. понадобилось для приготовления и продажи гамбургеров с начала существования фирмы. По подсчётам специалистов, около 120 представителей СМИ во всём мире сообщили новости о Макдоналдс, получив около 300 000 000 откликов. Видимо, такой эффект положительно сказался на объеме реализации продукции, поскольку Макдоналдс через четыре года повторил процедуру, празднуя открытие десятитысячного ресторана.

  В России празднование Дня города и организация ряда мероприятий в его рамках также может служить примером специального события.

  Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ. Именно в этом состоит предназначение пресс-службы, как говорилось выше. Поэтому пресс-служба играет важную роль при подготовке и проведении специального события.

   Так, важно подготовить необходимые условия для работы журналистов: стулья, розетки для аппаратуры, средства связи – иногда пресс-офисы с телефоном, факсом, компьютером, напитки и закуски. Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретным СМИ, общественным мнением и потому освещение события может получить негативный оттенок.

    К тому же журналист может быть абсолютно не знаком с организацией, проводящей конференцию, прием, день открытых дверей и т.д., с тематическим профилем и составом участников и при этом должен быстро подготовить материал в печать, передать сообщение по телефону. Поэтому сотрудникам пресс-службы следует заранее подготовить и вручить журналистам медиа-кит, содержащий:

1) бэкграундер, или общую  информацию об организации (точное  название, профиль деятельности, Интернет-адрес,  краткая история, структура, список  должностных лиц, фотографии фасада  и прочее)

2) программу специального  события

3) список участников с  их краткой характеристикой

4) тезисы наиболее важных  и интересных докладов

5) текст пресс-релиза.

   Кроме этого, пресс-службой обеспечивается присутствие фотографа - на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр. Необходимо сделать извещение-приглашение в СМИ как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Журналиста следует не только пригласить заранее и встретить, но и ориентировать его, сопровождать, показывая, где развиваются наиболее интересные события.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Подготовка специального события

    Задача организации специального события – привлечение внимания и интереса общественности к организаторам и переключение на PR – обращение. Все факторы, включая выбор места, времени, определение бюджета и списка приглашённых, должны способствовать решению данной задачи. Специально организованное событие предполагает значительные затраты времени на планирование и подготовку.

   Успешное спецсобытие требует подготовки более серьезной, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными. Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования её со всеми заинтересованными сторонами. Цель нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия. Это помогает избежать разнонаправленности действий и достичь принципиальной скоординированности усилий. Цель может быть конкретизирована перечнем задач. Например, целью "круглого стола" может быть поиск путей решения социально - значимых проблем. Эта цель предполагает решение задач: пригласить представителей заинтересованных сторон, построить схему обсуждения проблемы, обеспечить информирование общественности о ходе и результатах дискуссии.

   Цели и задачи спецсобытия определяют круг участников и их роли, состав приглашенных. Далее разрабатывается детальная программа и сценарий, расписанный по минутам. Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать - их следует оставить только для публики. "8

   Специально организованные события могут быть самыми разнообразными по видам, поводам и форме проведении. В качестве особых событий могут быть представлены различные годовщины и юбилеи, выставки, аукционы, благотворительные вечера и тематически вечеринки, игры, спортивные мероприятия и конкурсы, показы мод, ярмарки и распродажи.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Организация приемов и конференций

    Прием - это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей, сопровождающееся угощением. Прием проводится: а) по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации, б) по случаю посещения организации известного и почетного гостя, делегации фирмы-партнера, в) в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе. Целью проведения приема может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде.

   Приемы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными, местами участников) и без рассадки, формальные и неформальные.

Дневные приёмы - это "бокал  шампанского", "бокал вина", "завтрак". "Бокал шампанского" начинается обычно в 12 часов и длится около часа. Поводом для такого приема может служить годовщина  фирмы, отъезд представителя фирмы-партнера, пребывание делегации фирмы-партнера в гостях у фирмы-хозяина, открытие выставки: Напитки и закуски разносят официанты; прием проходит стоя. Это  наиболее простая форма приема, аналогичный  тип - "бокал вина". Форма одежды - повседневная.

  "Завтрак" может проводиться с 8 до 12 часов и продолжаться полтора-два часа. Отличается от обеда меньшим количеством блюд. Устраивается по случаю визита интересных и известных лиц, прибытия и отъезда гостей, годовщины подписания крупных соглашений, юбилейных дат, в порядке поддержания регулярных контактов с представителями прессы или других организаций. Форма одежды - повседневная. В процессе подготовки приема обычно планируется тема для обсуждения, порядок выступающих. Ход приема направляется ведущим или ведущими. Обычно это люди, хорошо знающие предмет обсуждения, а также заинтересованные в активном участии всех приглашенных и в результатах обмена мнениями.

   Вечерние приёмы считаются более торжественными, к ним относятся "коктейль", "фуршет", "обед", "обед-буфет", "чай", "ужин". "Коктейль" начинается между 17-ю и 18-ю часами и длится около двух часов. Официанты разносят напитки и холодные закуски, иногда горячие блюда. Приём "фуршет" проводится в те же часы. Но здесь гости сами подходят к накрытым столам, набирают закуски и отходят, давая возможность подойти другим. "Коктейль" и "фуршет" проходят стоя, что обеспечивает свободу перемещения и контактов присутствующих. После приема возможен показ фильма или небольшой концерт. Торжественность приёма может быть подчеркнута указанием торжественной формы одежды в приглашении.

"Обед" - наиболее торжественная  форма приема. Начинается в период  с 17-19 часов. Длится 2-3 чaсa и  более. Гости сначала находятся  за столом в течение часа, затем  они переходят в другое, менее  официальное помещение, или часть  зала для беседы, куда и подаётся  чай, кофе. Форма одежды - торжественная.  Обед нередко проводится "с  рассадкой" - каждый участник узнает  о номере своего места за  столом из приглашения.

"Обед-буфет" предполагает  свободную рассадку участников  за столами по 4-6 человек. Гости  набирают закуски с одного  большого стола и садятся за  один из небольших столов. Меню - как на "фуршете". Такой приём  организуется после концерта, просмотра  фильма, в перерыве между заседаниями  конференции. "Обед-буфет" менее  официален, чем "обед".

"Чай" устраивается  между 16-ю и 18-ю часами, как  правило, для женщин. "Ужин" с рассадкой отличается от "обеда"  только более поздним временем  проведения.

   Подготовка приема включает следующие этапы: постановка цели приема, выбор формы приема, определение состава участников, составление сценария приема, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом (если она предусмотрена), составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей, подготовка тостов и речей.

   Неформальные приемы проводятся в ситуациях, когда гостей "не ждали" заранее, чаще в небольших фирмах и экспромтом в неформальной обстановке. Это способствует решению нестандартных проблем, способности взглянуть на проблему иначе. К такому приему следует быть в принципе готовым.

   Конференция - организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распространения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами. Конференции могут включать презентации, круглые столы, приемы. Участие в конференции представителей организации дает организации возможность продвижения своих продуктов, технологий, идей. Конференции могут быть внутренними - т.е. для собственных занятых компании, или внешними - ориентированными на внешнюю аудиторию. Конференция может быть научной, практической, политической или синтезировать два и более аспектов. Назначение, тематическая направленность и название конференции обычно определяют характер проведения и содержание обсуждаемых проблем.

   Ядром конференции являются выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. Это могут быть достаточно известные ученые, топ-менеджеры ведущих в отрасли компаний, известные руководители госаппарата. Кроме того, с докладами выступают и другие участники - менее известные, но имеющие материалы, интересные для собравшихся. На общем заседании слушаются и обсуждаются доклады общего интереса, которые делают наиболее авторитетные участники и гости. Для охвата более узких интересов отдельных групп организуются секции, где слушают и обсуждают выступления участники, объединенные общими интересами. Компаниям следует поощрять активное участие своих специалистов в профессиональных конференциях, поскольку это способствует профессиональному развитию сотрудников, формированию кругозора и новых связей в отрасли.