Специфика деловой коммуникации

слово сказано, его пленником  становится тот, кто произнес его (Древняя  мудрость); "Я написал длинное  письмо, потому что у меня не было времени, чтобы написать короткое" (Блез Паскаль).

Значение телефонного  общения трудно переоценить, так  как это самый простой способ установления контакта; телексы, телетайпы, факсы лишь дополняют его. Умение деловых людей вести телефонную коммуникацию влияет на их личный авторитет  и на реноме фирмы, организации, которую  они представляют.

Большинство специалистов в  деловом мире не имеют специальной  подготовки для ведения телефонных бесед и переговоров, зачастую не имеют ее и секретари приемных, хотя отвечать на телефонные звонки является их первоочередной обязанностью. В  последнее время за рубежом широко практикуются внутрифирменные краткосрочные  курсы по овладению основами работы с оргтехникой, где особое внимание уделяется телефонам. Владение беседой  по телефону рассматривается как  неотъемлемая часть образования "белых  воротничков" новой формации. Подсчитано, что каждый разговор по телефону длится в среднем от 3 до 5 минут. Следовательно, в общей сложности, например, руководитель теряет в день на телефонное общение около 2-2,5 часа, а иногда - от 3 до 4,5 часа. Телефонные звонки нарушают нормальный режим работы, разбивают рабочий день на короткие отрезки времени средней продолжительностью 10-30 минут (а порой 5-10 минут), что не позволяет сосредоточиться на проблемах и иногда провоцирует стресс. Около 60 % разговоров по служебному телефону приходится на первую половину дня. В этой связи требуется не только умение вести короткий разговор, но и мгновенно перестраиваться, мобильно реагируя на разных партнеров и разные темы.

Поведение во время разговора: Следует, сняв трубку, представиться. Говорить в трубку, произносить слова четко. Узнать, если у собеседника время на разговор (если нет, спросить позволения перезвонить, уточнив когда.

Настроиться на положительный  тон. Стараться прямо не возражать  собеседнику, слушать его не перебивая. Избегать монотонности, периодически меняя темы и интонацию разговора. В речи избегать жаргонизмов и примитивизма. Эффективно использовать паузу. Если собеседник чего-то не понимает, надо терпеливо пояснить сказанное. А в конце разговора уточнить его (разговора).

Кроме того, нельзя превращать беседу в допрос, задавать вопросы  типа "С кем я разговариваю?" или "Что вам нужно?". Надо следить  за своей дикцией, не зажимать микрофон рукой, когда передаете что-то из разговора тем, кто находится  рядом - ваши комментарии может услышать партнер, разговаривающий с вами по телефону. В случае высказывания жалобы или рекламации не говорить партнеру, что это не ваша ошибка, что вы этим не занимаетесь и что  вам это неинтересно!

Как сознательно владеть голосом, чтобы произвести хорошее впечатление  и убедить собеседника?

Говорить надо медленно, спокойно, достаточно громко и внятно. Чем меньше времени в вашем распоряжении, тем меньше вы можете себе позволить углубляться в разъяснения того, что ваш собеседник не понял с первого раза; выделять голосом особо значимые слова, меняйте интонацию; сознательно менять силу голоса, не говорить монотонно; употреблять короткие предложения, в которых формулируйте только одну мысль; периодически делать паузы, давая возможность собеседнику "переварить" сказанное вами; говорить голосом зрелого человека, не манерничать; говорить по телефону, сидеть прямо, не напрягаясь, держаться спокойнее, сосредоточеннее; улыбаться во время разговора, тогда голос делается более приятным.

Деловое совещание

Одним из организующих моментов делового совещания является правильно  составленная повестка совещания. Это, как правило, письменный документ, рассылаемый  заранее участникам и содержащий следующую информацию:

тема совещания;

цель совещания;

перечень обсуждаемых  вопросов;

время начала и окончания  совещания;

место, где оно будет  проходить;

фамилии и должности докладчиков, выступающих по основной информации людей и ответственных за подготовку вопросов;

время, отведенное на каждый вопрос;

место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.

Когда участники совещания  информированы заранее о предмете обсуждения, тогда они могут не только предварительно ознакомиться с  материалами, но и продумать конструктивные предложения по решению проблем. В тех случаях, когда люди не информированы, на совещаниях высказывают мнения, точки зрения, что провоцирует  дискуссию и не способствует принятию эффективного решения. Целесообразно  проводить деловые совещания  в определенный день недели (за исключением  внеплановых, экстренных заседаний), желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.

Длительность совещания  не должна превышать полутора-двух часов.

Руководителю делового совещания  важно:

начать его вовремя;

сообщить о регламенте;

согласовать правила работы, уточнить повестку дня;

назначить ответственного за регламент и протокол;

предупредить о "снятии" выступлений не по существу вопроса, например эмоциональные оценки людей  и событий, мнения вместо конструктивных предложений, сообщение по поводу... и т. п.;

если используется критика, то требовать ее конструктивности: называть конкретные факты и их причины, не переходить на личность, а высказываться  по поводу действий и ошибок, предлагать пути решения проблемы, устранения просчета, недостатка;

жестко вести совещание  по пути к намеченным целям, для этого  обеспечить отдачу от каждого участника  и придать конструктивный характер обсуждению в целом;

регулировать направленность и деловитость выступлений, для  этого следует не допускать затягивания  выступлений, стимулируя конкретность, наличие содержательного анализа, реальных предложений, решений, идей;

соблюдать корректность дискуссии;

использовать разнообразные  приемы для активизации внимания участников совещания;

подводя итоги совещания, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

завершить точно в назначенное  время.

Пресс-конференция

Пресс-конференция - это встреча  официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной  власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т. п.) с представителями  прессы, телевидения, радио с целью  информирования общественности по актуальным вопросам. Это общепринятое и эффективное  средство предоставления прессе такой  информации, которая работает на паблисити  фирмы, организации, личности и на поддержание  необходимого уровня паблик рилейшнз. Пресс-конференцию никогда не следует собирать только для того, чтобы обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также эффективным средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий. Таким образом, цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

Для того чтобы чувствовать  себя увереннее на пресс-конференции, не только проинформируйте прессу о  готовящейся конференции, но и сами вступите в контакт с журналистами, постарайтесь познакомиться с ним  поближе, станьте ценным для репортера "источником" сведений. Как бы вы ни были заняты, для представителей прессы всегда держите дверь открытой, будьте доступны, дайте им знать, что  вы готовы для контакта по их просьбе, старайтесь знакомиться с ними в  неформальной обстановке, если такая  возможность представляется; поощряйте их задавать вам вопросы, выражать любые жалобы, которые у них есть или о которых они слышали, а также высказывать их мнения по важным для вас вопросам; многие вопросы журналистов могут показаться вам примитивными, ибо только некоторые из них разбираются в вопросах бизнеса, постарайтесь это не демонстрировать, не отмахивайтесь от таких вопросов, чтобы не оказаться в неприятной ситуации; используйте благоприятный случай познакомить журналиста с вашей компанией, производимыми ею товарами и услугами; но не забывайте - никакой конфиденциальности.

Ответы готовьте разные, как  можно откровеннее и полнее. Они  могут носить предварительный характер, гипотетический, подготовьте объяснение, с чем это связано; ответ "Не для записи" используйте как  можно реже, в тех случаях, когда  вы хотите обсудить ситуацию, не высказываясь по существу дела публично; когда речь идет о конфиденциальной информации, то еще одним вариантом ответа может быть заявление, что в настоящее время у вас нет данных, чтобы ответить на вопрос, но что вы в самое ближайшее время свяжетесь с репортером, задавшим этот вопрос, и ответите на него, такие ситуации нужно предвидеть и заранее к ним готовиться и, если обещаете ответить позже - это нужно потом обязательно выполнить; нежелательно при ответах на вопросы использовать фразы типа "без комментариев", постарайтесь иметь ответ на любой случай; продумайте все термины и их адекватную интерпретацию, не используйте в ответах жаргонные, арготические слова и выражения, так как на пресс-конференции это недопустимо; и, наконец, разыграйте потенциальную пресс-конференцию в ролях, с участием в ней ваших юридических и технических экспертов, которым поручите отследить ваше сообщение и ответы на вопросы с профессиональной и коммуникативной точек зрения. Такие репетиции придадут вам уверенность.

Пресс-конференцию рекомендуется  проводить в специальном помещении: в комнате для встреч, заседаний, совещаний, но не в чьем-либо офисе  или в большом актовом зале, где все будут смотреть в спину  друг другу либо разбредутся по всему  огромному помещению, что создаст  неудобства для коммуникации. Для  выступающих должны быть подготовлены карточки с их именами и фамилиями, написанными так, чтобы можно было прочесть с самого дальнего ряда в зале. Все члены ПР-команды, если такая есть, должны иметь значки со своими именами для более эффективной коммуникации с ними. Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию в течение не более 60 минут. Ее длительность должна быть объявлена заранее - чтобы журналисты знали, сколько у них будет времени для вопросов и как долго они будут заняты. Незадолго до завершения конференции следует дать знать аудитории об этом, например, объявив, что следующий вопрос будет последним.

Деловая дискуссия

Деловая дискуссия - это обмен  мнениями по вопросу в соответствии с более или менее определенными  правилами процедуры и с участием всех или отдельных ее участников. Почти каждое предприятие или  фирма обсуждают деловые вопросы  на заседаниях групп или комиссий. Многие деловые собрания и совещания  также проводятся в виде дискуссий. При массовой дискуссии все участники, за исключением председателя, находятся  в равном положении. Специально подготовленные докладчики не назначаются, в то же время все присутствуют не только в качестве слушателей. Специальный  вопрос обсуждается в определенном порядке, обычно в соответствии со строгим  регламентом и под председательством  должностного лица.

Групповая дискуссия отличается тем, что специально подготовленная группа обсуждает вопрос, дискутирует  перед аудиторией. Целью такой  дискуссии является представление  возможных решений проблемы, обсуждений противоположных точек зрения по спорным вопросам, презентация новой  информации. Как правило, такого рода дискуссии спора не разрешают  и не склоняют аудиторию к какому-либо единообразию действий. В групповой  дискуссии в качестве оппонентов могут участвовать от трех до восьми-десяти человек, не считая ведущего. Основное коммуникативное средство - диалог, который каждый раз ведут только два участника. Число участников групповой дискуссии может меняться в ту или другую сторону в зависимости от запаса времени, сложности и актуальности проблемы и наличия компетентных специалистов, которые могут участвовать в обсуждении.

Приглашенные для дискуссии  специалисты сидят полукругом, лицом  к аудитории, а ведущий - в центре. Такая организация пространственной среды позволяет каждому участнику  групповой дискуссии видеть и  слышать друг друга как можно  лучше.

Очень важно, чтобы участники  дискуссии были хорошо подготовлены, имели при себе статистические данные, необходимые материалы. Большое  значение имеет также их манера говорения, культура речевой коммуникации, а  также стиль ее демонстрации: непринужденно, в оживленной манере, точно формулируя вопросы и лаконично комментируя  ответы или краткие замечания. Целесообразно, чтобы участники называли друг друга  по имени и отчеству. Аудитория, наблюдающая  дискуссию, должна быть постоянно в  центре внимания выступающих, с нею необходимо поддерживать не только невербальный, но и вербальный контакт. Ведущий дискуссию регулирует ее ход, все процедуры, представляет тему и выступающих, следит за регламентом, руководит обменом мнений, произносит заключительное слово.

Деловой спор как вид коммуникации широко применяется при обсуждении разногласий, в ситуации отсутствия единого мнения по обсуждаемому вопросу. В литературе по коммуникации нет  единого понимания термина "спор", однако большинство специалистов квалифицируют  его как процедуру, в которой  один доказывает, что какая-то мысль  верна, а другой - что она ошибочна. В. И. Курбатов в книге "Стратегия  делового успеха", считает, что особенностью спора является не доказательство истинности собственного тезиса, а словесное  состязание, при котором каждый отстаивает свою точку зрения по тому или иному  спорному вопросу. На практике зачастую споры ведутся в неупорядоченных, неорганизованных формах, а также  при несоблюдении общепринятых правил и принципов. Спору как разновидности  деловой коммуникации присущи следующие  характеристики: