Система учета и контроля запасами на ОАО «Кондитерский концерн Бабаевский»

1.Материальный запас. Необходимость создания материальных запасов

Материальные запасы – это находящаяся на разных стадиях производства и обращения продукция производственно–технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс производственного или личного потребления.

Необходимость создания материальных запасов:

Перечислим основные мотивы, которыми руководствуются предприниматели, создавая материальные запасы.

Возможность колебания спроса (непредсказуемое снижение интенсивности выходного материального потока). Спрос на товар подвержен колебаниям, которые не всегда можно точно предугадать. Поэтому, если не иметь достаточного страхового запаса, не исключена ситуация, когда платежеспособный спрос не будет удовлетворен, т.е. предприниматель рискует остаться без товара на прилавках и отпустить клиента с деньгами и без покупки.

Сезонные колебания спроса некоторых видов товаров. В основном это касается продукции сельского хозяйства. Например, урожай картофеля в России убирается в начале осени. Потоки же этого корнеплода идут по товаропроводящим цепям круглый год. Следовательно, где-то должен накапливаться запас.

Скидки за покупку крупной партии товаров также могут стать причиной создания запасов (некоторые наши соотечественники хранят дома сравнительно большие запасы продовольствия именно по этой причине).

Спекуляция. Цена на некоторые товары может резко возрасти. Предприятие, сумевшее предвидеть этот рост, создает запас с целью получения прибыли за счет изменения рыночной цены.

Снижение издержек, связанных с размещением и доставкой заказа. Процесс оформления и доставки каждого нового заказа сопровождается рядом издержек:

издержки административного характера, связанные с поиском поставщика, проведением переговоров с ним, командировками, междугородными переговорами и т.п.;

издержки на транспортировку заказа.

Снизить эти затраты можно сократив количество заказов, что равносильно увеличению объема заказываемой партии и, соответственно, повышению размера запаса.

2.Управление материальными запасами
   

Оперативное управление материальными запасами исходит из особенностей их потребления.

Выделяются три типа запасов: во-первых, сырье, материалы, полуфабрикаты и пр., образующие исходный момент производственного процесса; во-вторых, запасы незавершенного производства между технологическими операциями; в-третьих, запасы готовой продукции. В первом случае запасы предназначены для смягчения негативных последствий неравномерных поставок; во втором — неритмичности производственных процессов в различных подразделениях; в третьем — для покрытия неожиданного увеличения рыночного спроса. Их наличие обеспечивает гибкость материально-технического обеспечения, производства и сбыта.

Поскольку расходование запасов задано технологией, объектом управления является скорость поступления соответствующих ресурсов. В связи с этим на основе сведений, характеризующих остаточную величину запаса принимаются решения об объеме и времени заказа или закупке образующих его элементов.
Потребность в них может, с одной стороны, определяться технологическими процессами на данном или смежных предприятиях (например, в комплектующих изделиях), быть зависимой от них. Но, с другой стороны она может формироваться и случайно, то есть быть независимой.

В условиях зависимой потребности состав и величина заказа стабильны и задаются интенсивностью использования запаса, которую легко прогнозировать. Это позволяет всегда иметь в резерве только то, что необходимо.

В условиях независимой потребности система управления запасами ориентируется либо на поддержание их фиксированного количества (как только оно упадет ниже обусловленного минимума, запас начнет пополняться), либо на поступление элементов запаса в определенное время в объеме, зависящем от их фактического остатка.

Существует несколько методов управления производственными запасами, позволяющих оптимизировать их величину и необходимые для ее поддержания затраты.

MRP обеспечивает снижение издержек путем уменьшения запасов готовой продукции за счет оптимизации объемов производства (на основе исследований и прогнозирования спроса), последовательности операций и размеров партий продукции.

MAP предполагает минимизацию вложений в запасы, исходя из определения оптимальной величины партий сырья и материальных ресурсов, с учетом постоянно меняющегося потока заказов.

Канбан — система оперативного планирования и управления заказами и материальными потоками между отдельными операциями с целью производить и поставлять доброкачественные и бездефектные детали и полуфабрикаты на сборку или дальнейшую обработку именно тогда, когда они нужны потребителям. При этом, размеры их производства на каждой предшествующей операции определяется потребностями следующего производственного участка.

Возобновление производства происходит путем заказа с помощью специальных карточек только тогда, когда запас деталей на последующей операции исчерпывается Это позволяет минимизировать складской запас, являющийся в традиционной системе залогом гибкости производства.

Условиями нормального функционирования системы являются: стабильность производственной программы предприятия; незначительные отклонения в загрузке оборудования; исключение образования запасов и незавершенного производства по финансовым причинам или для более гибкого приспособления к рынку (гибкость производства требует большого разнообразия деталей и, следовательно, больших запасов). В отличие от предыдущих Канбан «вытягивающая», а не «подталкивающая» система.

«Точно в срок» — система планирования и управления материально-техническим снабжением, предусматривающая полную его синхронизацию с производственными процессами. В рамках этой системы сырье, полуфабрикаты и комплектующие подаются (часто с других предприятий данной фирмы или фирм-смежников) небольшими партиями непосредственно в нужные точки производственного процесса, минуя склад, а готовая продукция сразу же отгружается.

Система основывается на предыдущей, которая по отношению к ней является информационной, и позволяет эффективно регулировать производство, снизить запасы и затраты времени на 90%, труда на 10—30%, косвенные расходы — на 50—60%; повысить качество на 75—90%.

Использование той или иной системы управления материальными запасами в значительной степени определяется затратами на закупку их элементов, оформление сделок, хранение, величиной ущерба, вызванного отсутствием запасов.

36

3. Контроль за состоянием материальных запасов

Управление запасами, наряду с нормированием, предусматривает организацию контроля за их фактическим состоянием.

Контроль за состоянием запасов - это изучение и регулирование уровня запасов продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия оперативных мер к ликвидации отклонений.

Необходимость контроля за состоянием запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами запаса. Контроль за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей материальных ресурсов, инвентаризаций или по мере необходимости.

На практике применяются различные методы контроля. При первом методе период, через который предприятие направляет заказ поставщику, не меняется (система с фиксированной периодичностью заказа). Сущность второго метода заключается в том, что как только запас какого либо товара достигнет заранее определенного минимального значения, этот товар заказывается. При этом размер заказываемой партии все время один и тот же (система с фиксированным размером заказа).

Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа. Контроль состояния запасов по этой системе осуществляется через равные промежутки времени посредством проведения инвентаризации остатков. По результатам проверки составляется заказ на поставку новой партии товара.

Размер заказываемой партии товара определяется разностью предусмотренного нормой максимального товарного запаса и фактического запаса. Поскольку для исполнения заказа, требуется определенный период времени, то величина заказываемой партии увеличивается на размер ожидаемого расхода за этот период. Размер заказываемой партии (Р) определяется по следующей формуле:

P = Змакс - ( Зф - З t ) ,

где

Змакс - предусмотренный нормой максимальный запас;

Зф - фактический запас на момент проверки;

Зt - запас, который будет израсходован к течение размещения и выполнения заказа.

Поскольку заказ осуществляется через равные промежутки времени, то величина заказываемой партии в разных периодах также будет различна. Естественно, применять эту систему можно тогда, когда, есть возможность заказывать партии, различные по величине (например, в случае применения контейнерной доставки заказываемого товара эта система неприменима). Кроме того, систему не применяют, если доставка или размещение заказа обходится дорого. Например, если спрос за прошедший период был незначителен, то заказ также будет незначителен, что допустимо лишь при условии несущественности расходов, связанных с выполнением заказа.

Особенностью описываемой системы является также и то, что она допускает возникновение дефицита. Если спрос резко усилится, то запас закончится до наступления срока подачи заказа. Это означает, что система применима, когда возможные потери от дефицита для предприятия также несущественны.

Система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа применяется в следующих случаях:

- условия поставки позволяют получать заказы различными по величине партиями;

- расходы по размещению заказа и доставка сравнительно невелика;

- потери от возможного дефицита сравнительно невелики.

Система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером, заказа означает, что пополнение запаса является величиной постоянной. Интервалы времени, через которые производится размещение заказа, в этом случае могут быть разные.

Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа. После размещения заказа запас продолжает уменьшаться, так как заказанный товар привозят не сразу, а через какой - то промежуток времени t. Величина запаса в точке заказа выбирается такой, чтобы в нормальной, рабочей ситуации за время t запас не опустился ниже страхового. Если же спрос непредвиденно увеличится, или же будет нарушен срок поставки, то начнет работать страховой запас. Коммерческая служба предприятия в этом случае должна принять меры, обеспечивающие дополнительную поставку. Cистема контроля предусматривает защиту предприятия от образования дефицита.

На практике система контроля за состоянием запаса с фиксированным количеством заказа применяется преимущественно в следующих случаях:

- большие потери в результате отсутствия запаса;

- высокие издержки по хранению запасов;

- высокая стоимость заказываемого товара;

- высокая степень неопределенности спроса;

- наличие скидки с цены в зависимости от заказываемого количества.

Система с фиксированным размером заказа предполагает непрерывный учет остатков для определения точки заказа. При наличии широкой номенклатуры материалов (или ассортимента для торгового предприятия) необходимым условием применения системы является использование технологии автоматизированной идентификации штриховых кодов.

4. Методы контроля продукции, хранящейся на складе

1.  Отслеживание местонахождения хранящейся продукции:

по поддономесту;

по поддономесту, содержащему 2 поддона «один на другом»;

по местонахождению короба (в случае комплектации заказов по коробам);

по местонахождению единицы  наименования продукции (в случае поштучной комплектации);

по складированию «массой»;

в нескольких отдельных складских помещениях.

2.  Отслеживание состояния хранящейся продукции:

по дате производства;

по дате начала срока реализации;

по дате окончания срока реализации (по сроку годности, в том числе с учетом доставки в отдаленные районы; по допуску к реализации);

по категории опасной продукции.

3. Отслеживание всех перемещений хранящейся продукции:

по внутреннему номеру поставки или сроку годности для каждой коробки;

по «истории» движения (перемещения) всех поддонов и коробок, когда-либо находившихся на определенном месте в ячейке. Отслеживание «истории» хранящейся продукции проводится по различным параметрам:

номеру места хранения;

товарному коду;

номеру поддона;

номеру входящего документа.

Процедуры отслеживания определяются индивидуально для каждого потребителя.

Складская компьютерная система обмена данными должна работать круглосуточно для всех партнеров и потребителей.

5. Учет материальных запасов. Основные принципы учета продукции на складе

Учет материальных запасов (то есть материалов, тары, товаров, основных средств, готовой продукции и др.), находящихся на хранении в складах (кладовых) организации и подразделений, ведется на карточках складского учета по каждому наименованию, сорту, артикулу, марке, размеру и другим отличительным признакам материальных ценностей (сортовой учет).