Совершенствование управления погрузочно-разгрузочными и складскими операциями

Наряду с аналитической  работой по результатам различных  складских операций, необходим регулярный контроль за выполнением каждой операции в отдельности.

Возникает вопрос: «Можно ли отрегулировать все процессы на складе и только контролировать их выполнение?»  Ответ однозначный: «Нет», так как  бизнес-среда динамична и подвержена постоянным изменениям, соответственно, принятые, либо установленные в недавнем прошлом правила ведения складского хозяйства - устаревают. Поэтому одним  из самых эффективных способов своевременного реагирования должна стать – аналитическая  работа по результатам складских  операций, с учётом специфических  и вновь сложившихся обстоятельств.

Перечислим 9 принципов аналитико  — синтетической работы складского хозяйства, гарантирующие её стабильность.

1. Принцип строгой материальной ответственности. /Все участники, участвующие в организации и осуществлении погрузочно-разгрузочных и складских операций несет полную материальную ответственность./

2. Принцип организации и контроля. /Любая деятельность должна быть организована и проконтролирована лицом( группой лиц), обязанности которых, определены рамками их должностных инструкций./

3. Принцип единовластия. /Организация и контроль, должны быть сосредоточены в руках одного сотрудника — заведующего складом, начальника склада, либо менеджера складского учёта./

4. Принцип строгого выполнения задач по формированию учёта в реальном времени и составлению отчетности в установленные сроки.

5. Принцип планирования складской деятельности. /Своевременная осведомлённость о планируемых поступлениях и отгрузках, как предварительный этап в подготовке ТМЦ( Товарно Материальные Ценности)

- к отгрузке;

- высвобождению полезных  площадей при поступлении ТМЦ4(4    Товарно Материальные Ценности)./

6. Принцип строго определенного  метода движения ТМЦ4(4    Товарно Материальные Ценности) на складе. /Определяется в зависимости  от рода деятельности компании  и влияющих факторов. Например: торговля-склад;  магазин самообслуживания сетевой  компании; тип торгующей организации  — склад-магазин; перемещение  ТМЦ из зоны склада в торговую  зону — выставление товара  по регламенту расстановки товара  предоставленному отделом мерчендайзинга  с учётом готовящихся акций.

7. Принцип соблюдения правил  проведения погрузочно-разгрузочных  работ и его складирования.

8. Принцип планового, проведения  инвентаризаций. /Цель проведения  — анализ результатаов труда.  Выявление расхождениий в количестве  и качестве товара и установление  причиноследственных связей их  образования./

Проведение полной инвентаризации может привести к полной остановке  работы склада, и, соответственно, прекращению  отгрузки товаров заказчикам либо его  приёмке. Поэтому, в большинстве  случаев, инвентаризация производится "на лету", без остановки склада.

Избирательный пересчет товара на складе во время рабочего цикла  позволяет сократить или полностью  избежать перерыва в работе.

Системой предусмотрены  следующие типы инвентаризации:

- инвентаризация конкретной  ячейки или группы ячеек по  требованию оператора или с  заданной периодичностью;

- инвентаризация всех  ячеек, в которых находится  определенная товарная позиция;

- инвентаризация произвольной  области склада (проводится по  ячейкам данной области);

- инвентаризация пустых  ячеек (проводится визуальный  контроль ячеек на отсутствие  в них какого-либо товара);

- контроль состава грузов.

При проведении инвентаризации ячейки, в которых проводится пересчет товара, могут блокироваться. После  проведения инвентаризации блокировка снимается, и ячейки становятся доступными для складских операций.

Для сопоставления потерянного  и найденного товара используется акт  сверки инвентаризации. Подтвержденные недостачи могут быть списаны  с остатков склада.

Как выяснилось, комплексная  инвентаризация требует приостановки входящих и выходящих операций товаропотока. Эффективная в плане результативности, но трудоёмкая, эта операция требует  пересмотра и совершенствования  её в плане организации и осуществления.

Выделив минусы и плюсы, определим  группу товара при работе с которой  допускается наименьшее количество ошибок, например - по числу выхода готовой  продукции со склада (таблица 1)).

 

Таблица 1.

Продукты|Качество выходов  за месяц|Коэффициент коррекции|Скорректированное  количество выходов|Замечание|

Продукт 1|250|1.30|325.00|Упаковка, как у Продукта 3|

Продукт 2|1002|1.00|1002.00||

Продукт 3|852|1.30|1107.60|Упаковка, как у Продукта 1|

Продукт 4|501|1.00|501.00||

Продукт 5|1121|1.00|1121.00||

Продукт 6|3321|1.00|3321.00||

Продукт 7|222|1.00|222.00||

Продукт 8|105|1.00|105.00||

Продукт 9|111|1.00|111.00||

Продукт 10|212|1.80|381.60|Очень  часто выходит поштучно, а не коробами|

Продукт 11|1222|1.00|1222.00||

Продукт 12|2211|1.00|2211.00||

Продукт 13|1592|1.00|1592.00||

Продукт 14|423|1.50|634.50|Дорогой  продукт|

Продукт 15|1762|1.00|1762.00||

Однако - количество выходов  не является единственным критерием. Вероятность  ошибок зависит от множества других факторов - одинаковые упаковки, поштучный  выход, относительно высокая цена. Поэтому  количество выходов приходится корректировать с помощью коэффициента в интервале 1-2 либо интервале меньшем единицы. При этом важно, чтобы коэффициент  определялся методом экспертной оценки, например кладовщика. Для определения  коэффициента важно также использовать результаты предшествующих инвентаризаций и учитывать специфику конкретного  склада. На основании скорректированного количества выходов можно провести упрощенный АВС - анализ (таблица 2), расклассифицировав продукцию, относительно её выхода, используем данные Таблицы 1.

 

Таблица 2.

№|Продукты|Скорректированное  количество выходов|Класс|

1|Продукт 6|3321.00|А|

2|Продукт 12|2211.00|А|

3|Продукт 15|1762.00|А|

4|Продукт 13|1592.00|А|

5|Продукт 11|1222.00|А|

6|Продукт 5|1121.00|А|

7|Продукт 3|1107.60|А|

8|Продукт 2|1002.00|А|

9| Продукт 14|634.50|В|

10| Продукт 4|501.00|В|

11| Продукт 10|381.60|В|

12| Продукт 1|325.00|В|

13| Продукт 7|222.00|В|

14|Продукт 9|111.00|С|

15|Продукт 8|105.00|С|

 

Первые 50% продуктов отнесем  к группе А, следующие 30% к группе В и остальные 20% - к группе С.

Группа А подвержена большему количеству ошибок, поэтому её мы будем  пересчитывать каждый месяц.

Группу В - раз в два  месяца и группу.

Группу С - раз в три  месяца.

В итоге: полная инвентаризация склада будет проходить один раз  в три месяца.

АВС - классификация позволяет  оптимально усовершенствовать не только методику гибкого подхода проведения инвентаризаций, но и размещение товара на складе с учётом особенностей хранения, как то — требования к поддержанию  температурного режима, габариты товара, объемные и весовые характеристики.

9. Принцип регламентированного посещения склада. /Применение пропускного режима в качестве применения норм контроля сохранности ТМЦ4(4   Товарно Материальные Ценности).(  Консультант консалтинговой компании Iteam Ксения Кочнева http://www.iteam.ru/publications/logistics/section_75/article_3375/)/(    http://www.axelot.ru/products/mans/wms3/© AXELOT 1998-2010

   При любом использовании  материалов сайта ссылка на  сайт обязательна.)

Учёт перечисленных выше принципов организует и совершенствует управление погрузочно — разгрузочные и складские операции и сделает  работу склада оптимальной и результативной.

 

 

 

3. Логистика и персонал: стандартные решения и критерии  мотивации

 

В своей статье, опубликованной в журнале «Современный склад», №3, 2007, Николай Лобанов, ведущий специалист ООО «Логика роста», поднимает  вопрос качества обслуживания клиента, соответственно вопрос качества обслуживания напрямую зависит от подобранного персонала.

Требованием времени в  настоящее время стала сборка заказов на территории склада, функционал которого включает в себя не только хранение, но и формирование заказа к отгрузке по заявке клиента или, его ещё называют подбор товара «конвейерной сборкой».

Специалисты считают, что  сокращение затрат на 1% эквивалентно минимум 10% увеличения продаж (Джон Штрайбфедер, «Эффективное управление запасами»).

В статье автор приводит пример оптимизации складских операций по снижению потерь, порчи, предотвращение хищений ТМЦ, путём чёткой организации  операционного цикла и мотивации  всех участников, занятых в этом процессе.

Общие параметры компании «Х» в течение месяца:

ТО(  Товарооборот) РЦ(  Распределительный центр) около - $1 млн,

ФОТ(  Фонд Оплаты Труда) РЦ - $60 тыс.,

ТЗ( Товарный запас) - $3 млн

Внутрискладской брак - $40 тыс.,

Недостача (в т. ч. воровство) - $15 тыс.,

Утилизация товара - $30 тыс.

РЦ - 15 000 м2 тип «А-», «В+»

Проанализируем причины, повлекшие за собой потери.

1) Нарушение принципов логистики, а именно - выполнение одним исполнителем нескольких операций одновременно.

2) Отсутствие зоны приёмки товара. Приходящий товар размещается сразу в зоне хранения на свободных местах или где придётся.

Такой подход к выполнению операций в складской деятельности чреват очевидными потерями. Кладовщик-приёмщик на время загрузки либо разгрузки  т/с( Транспортное средство) становится грузчиком, потому, что обусловленная  текучесть кадрового состава  в коллективе грузчиков не даёт возможности  последним читать и знать маркировку товара. В результате падает качество приёмки ТМЦ и товар с браком от поставщика либо перевозчика попадает в зону хранения и ложится тяжким бременем на весь коллектив кладовщиков. Следует предположить, что при  обнаружении уже складского брака  в момент отгрузки, ревизии товара, кладовщик, чтобы избежать ответственности  и не нести наказания, попытается его скрыть, пропустить внутрь по сети или отправить клиенту и зарекомендовать  себя, как недобросовестного партнёра

Чтобы предупредить и искоренить подобные ситуации, отделом Логистических  операций был разработан комплекс мер.

Работа склада была разделена  на процессы, процессы - на операции, операции - на действия.

Склад поделили на зоны, соответственно выделили необходимую площадь под  зону приёмки.

Коллектив разделили на отделы по соответствующим зонам. Появились  отделы приёмки, комплектации, хранения, отгрузки, учёта и контроля.

Распределили функционал. В отделах появились кладовщики, приёмщики, комплектовщики, аттестованные  водители автопогрузчиков и другие специалисты. Кроме того, грузчиков  распределили по зонам: одних поставили  на приёмку, других - на отгрузку.

Каждый сотрудник стал оцениваться по объективным показателям  выполняемой операции. Из этих объективных  показателей создали сбалансированную систему мотивации с индивидуальной ответственностью. Мотивация была направлена на достижение результата, а не на уклонение  от наказания.

Люди получили возможность  хорошо зарабатывать.

Некоторых пришлось уволить. Любители выпить и нечистые на руку работники не вписались в команду, и коллектив их «выдавил» сам.

Работа на складе наладилась в частности и потому, что первичный  учёт возвели во главу угла и ввели  индивидуальную материальную ответственность. За каждую операцию стал отвечать конкретный работник. Кроме того, воцарению  порядка способствовало и создание отдела приёмки, выделение отдельной  зоны приёмки и подбор в этот отдел  сотрудников, умеющих работать с  бумагами и компьютером. В грузчики стали набирать людей, умеющих читать этикетки, а водителями погрузчика брали работников с правами и  квалификацией.

Были разработаны новые  инструкции с учётом функциональных обязанностей каждого сотрудника. В  инструкциях даны четкие определения  складской терминологии, определён  чёткий порядок работы со страховой  компанией, ассортимент всего товара расклассифицирован по наименованию.

Перед отделом приёмки  была поставлена задача – чётко  контролировать весь входящий товаропоток. Процедуру приёмки расписали  на стадии:

Приёмщик осматривает  фуру на предмет внешних повреждений, пломбы, соответствия товаросопроводительным документам. Всё фотографирует. Водитель фуры находится рядом.

Водитель машины снимает  пломбу и открывает фуру. Приёмщик осматривает товар, фотографирует  и даёт команду грузчикам на выгрузку.

Грузчики выгружают товар, сортируя его по названиям на поддоны. Если упаковка нарушена, то товар откладывается  в сторону на отдельный поддон. Все повреждения товара приёмщик фиксирует с помощью цифрового  фотоаппарата.

Водитель погрузчика вывозит  паллеты с товаром в зону приёмки, выставляя их рядами со свободным  подходом.

Когда весь товар выгружен из т/с( Транспортное средство) в зону приёмки, приёмщик начинает его пересчёт с частичным вскрытием коробов.

Грузчики, закончив работу с  этой фурой, после 10-минутного перерыва начинают разгрузку следующего т/с.

Приёмщик принимает товар, фиксируя в товаросопроводительных документах все отклонения от норм. Водитель ставит на документах свою подпись.

Если повреждения превышают  норму по страховому договору, то приёмщик вызывает страхового агента и оформляет  соответствующие акты. Поначалу агент  почти дневал и ночевал на складе: так много брака шло на склад.

Принятый товар по команде  приёмщика маркировщик отмечает стикерами(    Этикетка, наклейка. Изготавливается из самоклеящейся  плёнки. Стикер предназначен для наклеивания  на различные поверхности, будь то дерево, металл, стекло.) и вместе с полной информацией о товаре упаковывает  с помощью скотча и стретч-плёнки(    Упаковочный материал, обладающий способностью обратимо растягиваться с удлинением до 300% и выше, имеющий по сравнению  с обычными пленочными материалами  повышенную прочность, стойкость к  раздиру, проколу, удару, продавливанию. Уникальным свойством стретч-пленки является липкость слоев по отношению  друг к другу.).

Приёмщик заносит данные о приходе товара в электронную  форму приходной накладной и  распечатывает три акта: акт о  приёмке, о расхождениях по качеству и количеству, акт о браке. Автоматически  в ПК фиксируются все исполнители.

Весь оформленный пакет  первичных документов (акты, товаросопроводительные документы поставщика) приёмщик сдаёт  товароведу отдела учёта и в бухгалтерию. Этот момент завершающий - приёмка товара закончена. Материальная ответственность  за товар ложится на лицо принявшее  товар, т.е. приёмщика.