Следует различать
текущие и представительские
приемы, нацеленные на решение
разных задач.
1. Текущий прием осуществляется
на регулярной основе в рамках
повседневной деятельности компании.
Работа с посетителями, клиентами
во время приема ведется как
руководством компании, так и
специалистами внутренних подразделений.
Прием происходит в специальном помещении
офиса или в отдельном уголке для приема,
изолированном от посторонних лиц, оборудованном
мебелью и столиками для переговоров;
во время знакомства с рекламными материалами
можно подать кофе. Руководство и персонал,
участвующий в текущем приеме, должны
четко представлять, с кем, когда, в течение
какого времени состоится встреча гостей.
Во время текущего приема необходимо обеспечить
спокойную, с соблюдением корпоративных
традиций и фирменного стиля атмосферу
переговоров.
2. Представительский прием —
организационная форма PR-общения
сотрудников компании с гостями,
носящая эпизодический характер,
по случаю знаменательных событий,
юбилейных дат, годовщин основания
компании или ее создания. Представительские
приемы сопровождаются встречей
высоких гостей, делегаций компаний-партнеров.
Присутствующие на приеме гости
должны быть представлены друг
другу хозяином банкета (способ
представления зависит от формы
приема, уровня и количества приглашенных).
Представление гостей может происходить
разными способами: персональным
объявлением прибывающих в ходе
приема или путем вручения
каждому гостю карточки с его
именем, должностью, званием. Можно
использовать специальную «книгу
записей», в которой все желающие
могут оставить краткие пожелания,
замечания или просто автограф.
Обычно PR-специалисты практикуют следующие
формы приемов: дневные, вечерние, формальные,
неформальные, прием с рассадкой
за столом и без нее. Дневные приемы:
«Бокал шампанского»/«Бокал вина» и
«Завтрак».
- Прием «Бокал шампанского» или «Бокал вина» начинается обычно в 12:00 и длится до 13:00. На приеме подаются, как правило, только шампанское, вино и соки, возможно, орешки, маленькие бутерброды и пирожные, во время приема не садятся. Форма одежды — повседневный костюм или платье. Данный прием отличают несложная подготовка и небольшие затраты времени, поводом могут служить годовщина компании, проводы представителя компании-партнера, открытие выставки, показ моделей, образцов.
- «Завтрак» может проводиться между 12:00 и 15:00. Средняя продолжительность — 1–1,5 ч, из них от 45 до 60 мин проводятся за столом, а от 15 мин до получаса — за кофе. «Завтрак» отличается от обеда меньшим количеством блюд, подаются одно-два блюда холодной закуски, одно горячее блюдо. Форма одежды обычно повседневная. Устраивается по случаю визита интересных и нужных людей, подписания важных контрактов или поддержания полезных связей с партнерами и представителями прессы. Ходом приема руководят ведущий или группа ведущих, хорошо осведомленных в предмете обсуждения или подписания и заинтересованных в результатах обмена мнениями.
Вечерние приемы считаются более
торжественными. К ним относятся:
«Коктейль», «А-ля фуршет», «Обед», «Обед-буфет»,
«Ужин», «Чай», «Кофе».
- Прием «Коктейль» начинается около 17:00 и длится около 2 ч (на приглашении принято указывать время начала и окончания приема). Если сотрудники какой-либо компании прибывают на прием не вместе, то по этикету младшие сотрудники должны оказаться на месте раньше, чем их руководство. Уходить с приема следует в обратном порядке: сначала уезжает руководство, а затем, в соответствии с рангами, остальные сотрудники. В течение приема официанты разносят стоящим гостям бокалы с коктейлями. Форма одежды — повседневный костюм или платье.
- Прием «А-ля фуршет», как и «Коктейль», проводится в промежутке между 17:00 и 20:00 и длится 2 ч. «Коктейль» и «А-ля фуршет» проходят стоя, что позволяет принять большое количество гостей и обеспечивает свободу перемещения с целью максимально возможного установления деловых контактов. После приема возможен показ художественного или рекламного фильма в зависимости от преследуемых целей. Форма одежды — повседневный костюм или платье (торжественность вечернего приема может быть подчеркнута указанием в приглашении формы одежды). Рекламные фильмы — мощное PR-средство, позволяющее бесплатно распространять информацию, необходимую для компании. При их подготовке нужно тщательно продумать сценарий фильма; цель, которую преследует демонстрация фильма; продолжительность; материальное обеспечение (удобны при выезде на выставку, участии в международных симпозиумах, для показов на приемах, презентациях).
- Прием «Обед» — это самый почетный и торжественный вид приема. Начинается он, как правило, между 17:00 и 19:00. Длится 2–3 ч и более. Гости находятся за обеденным столом в течение часа, затем переходят в другое, менее официальное, помещение, куда подаются фрукты, чай, кофе. Обед проводится с рассаживанием гостей. Форма одежды — парадная.
- Прием типа «Обед-буфет» (или шведский стол) предполагает свободное рассаживание участников за маленькими столиками по четыре-шесть человек, на диванах, в креслах. Данный прием начинается между 19:00 и 20:00. Гости набирают закуски, выставленные на одном большом столе, и садятся за свободный столик. Такой прием организуется обычно в паузах между конференциями. «Обед-буфет» менее официален, чем «Обед». Форма одежды — парадная.
- Прием «Ужин» начинается в 21:00 и позднее. «Ужин» с рассаживанием гостей отличается от обеда более поздним проведением и тем, что на ужин обычно не подают суп. Может быть дан лицом, пригласившим своих партнеров в театр или на какое-либо иное вечернее мероприятие. Форма одежды указывается в приглашении.
- Прием «Чай» организуется между 17:00 и 20:00 и длится 1–1,5 ч. Накрываются один или несколько столов, подаются кондитерские изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и небольшое количество сандвичей с икрой, рыбой и сыром. Форма одежды — повседневный костюм или платье.
- Прием «Кофе» сходен с приемом «Чай». Он не начинается позже чем в 19:00. На этом приеме иногда подают горячие закуски или салат, соки, минеральную воду.2
Заключение
PR-мероприятия
являются наиболее универсальным и доступным
посредником между организацией и общественностью.
Эффективные
взаимоотношения организации или
фирмы со СМИ предполагают налаживание
двусторонней информационной связи.
Для налаживания
связи необходимо предоставление журналистам
определенной информации о компании
или фирме в формате специальных
мероприятий для СМИ.
Грамотно
организованное мероприятие для
СМИ способствует формированию (приращению)
паблицитного капитала базисного субъекта
PR, неправильная организация мероприятия
влечет за собой отсутствие паблисити,
позитивного отношения общественности
и появление «упущенных возможностей»,
что позволяет считать гипотезу курсовой
работы доказанной.
Список использованной литературы
- Разумовская А.Л.: PRO движение. Технологии эффективного продвижения услуг, Санкт-Петербург,2009 г.,с.211-212
- Душкина М.: PR и продвижение в маркетинге: коммуникации и воздействие, технологии и психология.Санкт-Петербург,2010 г.,с.124-152
- http://www.evartist.narod.ru/text19/143.html, дата обращения:10.11.12.
- http://lib.rus.ec/b/144795/read, дата обращения: 10.11.12.
Помещение в котором желательно (возможно)
проведение мероприятия |
Помещение организации
Выставочный центр / конференц-центр
Помещение в гостинице
На открытом воздухе
Другое |
| |
да |
нет |
Возможность использования помещения
в назначенный день |
|
|
Возможность проведения «генеральной репетиции» |
|
|
| |
хорошо |
плохо |
Качество помещения и то, насколько
оно соответствует тому имиджу, который
вам необходимо создать и поддержать |
|
|
Наличие (или возможность разместить):
подиума для презентации
и для выступающих;
места для:
столов и стульев;
стола регистрации;
гардероба;
обеденных столов, столов для
фуршета;
проведения переговоров
в узком кругу |
|
|
Наличие и близость мест для парковки |
|
|
Наличие аудиовизуального оборудования |
|
|
Технический сервис (поддержка работы
оборудования и технический персонал) |
|
|
Наличие телекоммуникаций (телефоны, Интернет,
компьютеры, факс) |
|
|
Отопление, кондиционирование воздуха |
|
|
Обеспечение охраны помещения и посетителей |
|
|
Возможность размещения гостей в ночное
время (гостиница) |
|
|
Страхование |
|
|
Проведение других мероприятий конкурентами
в то же время в том же помещении |
|
|
Специальные скидки на аренду помещения
в период низкой интенсивности мероприятий |
|
|
Услуги по поддержанию чистоты в помещении |
|
|
Прил.№1 .Общие требования к помещению.
Памятка.
Прил. № 2. План регистрационного
помещения.
1 Разумовская
А.Л.: PRO движение. Технологии эффективного
продвижения услуг, Санкт-Петербург,2009
г,с.211-212
2 Душкина М.: PR
и продвижение в маркетинге: коммуникации
и воздействие, технологии и психология.Санкт-Петербург,2010
г.,с.124-152