Розроблення проекту проведення презентації

підрахувати можливі витрати  на проведення святкової інтерактивної  програми;

скласти розгорнутий план;

розробити всі елементи рекламної  кампанії у вигляді святкової  інтерактивної програми;

перевірити можливу ефективність обраної мети, ідеї, елементів рекламної  кампанії;

при необхідності уточнити, змінити елементи акції;

організувати роботу фірми  під час рекламної кампанії;

підвести підсумки підготовки.

Виконання цих етапів організації  і підготовки в чому залежить від  використання технології і ресурсів.

Обов'язково повинна також  бути тісний зв'язок реклами з товаром, маркетингом, психологією і багатьом іншим.

Вміле дотримання термінів публікації, правильне визначення груп потенційних покупців, видань або  передач дозволяють добитися здійснення поставлених цілей в мінімально короткі терміни. Але за однієї умови: якісному рекламному матеріалі-тексті, ролику і т. п.

Також, слід пам'ятати про  те, що в основі гарною святкової  інтерактивної програми як акції  соціального партнерства завжди лежить гарна ідея – стрижень, на якому повинна будуватися вся рекламна кампанія. Неодмінно слід перевірити аргументи – якщо вони непереконливі, вони не переконають нікого. Потрібно пам'ятати про те, що якщо подається під час святкової інтерактивної акції товар вже відомий, то треба розповідати про його достоїнства і якостей, необхідних покупцеві; і якщо товар невідомий, потрібно познайомити з ним покупця. Обов'язково слід узгодити якість товару з якістю реклами – недбало реалізовувана акція змушує думати про недостатню якість товару; і не забувати про те, що в рекламі потрібно використовувати позитивні емоції. Необхідно створити свій стиль, тоді поступово буде накопичуватися загальна кількість людей, знайомих з образом товару і пам'ятати про те, що форми і методи реклами "зав'язані" на певну аудиторію.

Успішна рекламна кампанія – це поєднання вдалого торгового (рекламного звернення і правильного вибору засобів масової інформації.

Дієвим засобом для  сценариста і режисера служить поетичне слово, що має сильний вплив на глядачів; особливо якщо вірші точно  підібрані. Але навіть непоетичний виступ цікавої людини, почесного гостя, учасника тих або інших подій-обов'язкова складова частина будь-якого сценарію масового дійства. Для того щоб воно було конкретним і яскравим, необхідна попередня робота з виступаючим, щоб сказане їм точно увійшло в тканину сюжету.

 

 

2. ПІДГОТВКА І ПРОВЕДЕННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЇ

 

2.1. Аналіз аудіторії

 

Успіх презентації в дуже великій мірі залежить від того, наскільки точно ви зможете уявити собі, що і в якій послідовності  буде відбуватися під час її проведення, хто буде слухати вас, що ви будете відповідати опонентам або слухачам, що станете їм показувати і як хочете виглядати перед ними. Основним моментом у підготовці презентації – це аналіз (і по можливості регулювання) складу аудиторії, присутньої на ній. Аудиторія - це ще один базовий елемент презентації і так як саме для неї мова і призначена, саме аналізу аудиторії необхідно приділити особливу значення. В обов'язковому порядку потрібно знати характеристики майбутньої аудиторії і використовувати наявні дані в підготовці презентації і виступі на ній. Один з головних моментів – це визначення розміру аудиторії. Створення маленьких груп найбільш зручні для бурхливого обговорення і переконання. У групі з кількістю людей більше 12, нормальне обговорення стає неможливим. Насамперед визначальним моментом в визначення розміру аудиторії - ціль, що ви хочете отримати по закінченню виступу: чи це просто інформування, будь економічно вигідну пропозицію або навчальний призначення. Залежність розміру аудиторії від цілей пряма: чим менше цілі припускають активне залучення аудиторії в презентації, тим більше може бути розмір аудиторії і тим менше значення може додаватися "якості" людей, які прийшли на презентацію.

Важливо знати деякі питання, на які бажано знати відповіді  перед презентацією, вони допоможуть вибрати найкращий шлях для підготовки і проведення ефективної презентації.

Чи буде аудиторія в  основній своїй масі дружня, байдужа  або противна вашої точки зору?

Чи цікавлять їх теми, через які ви хочете переконати їх взяти участь у конкретному дії?

Який у аудиторії рівень розуміння, освіченість?

Наскільки вони інформовані  про ті теми, з якими ви збираєтеся їх ознайомити?

Чи знають вони особисто організаторів і провідних?

Чи поважають вони їх?

Визначивши склад слухачів, можна сміливо приступати до планування виступу. Якщо ви не зробите вашу презентацію  доступною для розуміння, можливо, аудиторія не відреагує на неї  потрібним для вас, і ви втратите потенційний вигідний контракт або  інвестора, так як слухачі можуть просто не зрозуміти або проігнорувати важливі пункти вашого виступу. Також невід'ємним елементами в процесі підготовки презентації, крім основного виступу, є чітке визначення місця, термінів і часу її проведення, вибір приміщення, завчасна розсилка запрошень, розробка схеми освітлення майбутньої події в ЗМІ. Обов'язково повинно бути розплановано початок презентації, її основна частина і завершальний етап, складений сценарій, підготовлено технічне забезпечення. У процесі підготовки не можна забувати про виготовленні інформаційно-рекламних матеріалів, які будуть розповсюджуватися під час презентації. Виграшним для що презентує боку буде підготовка культурно-розважальної програми або банкету для учасників презентації після її закінчення.

 

 

2.2. Створення комфортної обстановки

 

Рішення про місце проведення презентації, повинно бути прийнято на самих ранніх етапах її планування, і деякі міркування не мають нічого спільного з вмістом і механізмом проведення як такими. Влаштовувати захід потрібно в тому місці, до якого буде зручно добиратися всіх (або хоча б більшої частини) його учасникам і гостям. Вибір місця проведення повинен врахувати тип запланованого заходу і склад його учасників і гостей (наприклад – менеджери різних рівнів, керівники компаній, технічний персонал, преса і т.п.). Тут ключову роль мають відігравати почуття міри і смаку, узгоджені з вашими фінансовими можливостями (навіть якщо вони необмежені). Вибір між залами, один з яких трохи замалий, а інший завеликий, краще зробити на користь першого (зрозуміло, якщо це не створить дискомфорту): неприємно проводити презентацію в напівпорожньому залі, навпаки, картина залу, "набитого до відмови", бадьорить. Час проведення презентації слід призначати з урахуванням робочого графіка і повсякденному зайнятості запрошених. Занадто рано або занадто пізніше час може негативно позначитися на результатах заходи. Для нашої презентації часом проведення обрано 17-00, що за опитуваннями деяких з клієнтів є оптимальним для них. Таким чином, щоб забезпечити присутність всіх запрошених, потрібно постаратися знайти найбільш оптимальний варіант місця та часу проведення презентації. Розміщувати слухачів потрібно таким чином, щоб виключити можливість будь-яких дій за спиною. Двері, в які входять спізнилі, вікна, за якими що-то відбувається, можуть стати частиною презентації, і невідомо ще, яка частина здасться цікавіше глядачам. Якщо вибране приміщення розташовується в будівлі зі складною конфігурацією, слід передбачити яскраві акуратні покажчики і стрілки, які допоможуть вашим гостям легко знайти дорогу в гардероб, зал, буфет. Оформити зал слід в корпоративних кольорах. Ви можете скласти якусь композицію з квітів, яка теж повинна підтримувати або кольору заходу, або кольору свята, який ви організуєте. Потрібно пам'ятати, що кольору програмують певну реакцію людини: червоний збуджує, зелений заспокоює і т. д. Можна оформити зал з використанням кольорів, повітряних кульок і композицій з них. Логотип теж може стати елементом візуального оформлення заходи. Організатори повинні пишатися ним, а учасники – часто натикатися на нього поглядом. Нехай логотип буде на всіх друкованих матеріалах, беджах учасників, на сувенірах і т. п. Гарна ідея – баннер позаду президії. Всі бачили в газетах фотографії великих чиновників, бізнесменів, які виступають на різних заходах. При цьому відразу можна зрозуміти, де була зроблена ця фотографія. Просто тому, що на задньому плані є присутній якийсь логотип. Компанія-організатор, запрошуюча важливих гостей, заздалегідь подумала про те, як підготувати президія так, щоб газети і журнали фактично безкоштовно рекламували якусь майданчик або захід. Ось як це можна зробити. Обов'язково провести перевірку освітлення залу, щоб вона відповідала потребам презентації. Не варто зупиняти свій вибір на залі, в якому говорять здаються силуетами на тлі яскравого світла (наприклад, з вікна). Це заважає глядачам бачити їх особи. Звернути увагу потрібно на клімат у вибраному залі: важко переконувати або вчити людей, якщо їм жарко, жарко, або холодно. Якщо трапилося так, що за будь-яких обставин не виходить вплинути на клімат, слід подбати про охолоджуючих напоях, провітрювання приміщення, гарячих чай та кава у перервах. При використанні якого-небудь презентаційного устаткування, що вимагає електроживлення, заздалегідь з'ясовується можливість підключення і продумування, як побудувати електричні кабелі, щоб присутні про них не спіткнулися. Процес підготовки і проведення презентації важливий і складний. Спочатку слід скласти список учасників презентації – окремих осіб і різних організацій, потім надіслати їм запрошення. Якщо автори проекту мають особливу зацікавленість у присутності окремих осіб, то за день до заходу можна повторно запросити їх по телефону або по електронній пошті.

 

 

 

2.3. Розробка і вибір алгоритму проведення презентації

 

Не слід забувати про розміщення інформації в ЗМІ, особливо в тому випадку, якщо авторська група прагне залучити до свого проекту увагу  громадськості.

Важливо, щоб представники преси були запрошені на презентацію. Пресі вручається окремий пакет  інформаційних матеріалів про проект, у т. ч. відеоматеріали, якщо такі є. Все це може істотно сприяти просуванню проекту, збільшити кількість потенційних  партнерів і спонсорів.

Бажано завчасно подбати  про складання і розміщення афіш і рекламних листків, на яких можуть бути зображені фрагменти відеоряду, що відображають зміст проекту, фотоматеріали. При розробці афіш і рекламних  листків потрібно пам'ятати про  символі проекту і його колірній гамі.

Все це додасть проектного циклу цілісність, зовнішню виразність, викличе інтерес до майбутньої презентації  і сформує позитивне ставлення  до неї.

Перед презентацією слід ще раз переконатися в тому, що вибране  приміщення зручно і для авторської групи, і для гостей, а також  відповідає типу презентації.

Сценарій презентації – докладний (майже поминутное) розклад дій всіх учасників заході, як виступаючих, так і слухачів, на основі якого організатори презентації готують і проводять її. У сценарії вказується стилістка презентації, завдання і ролі учасників, технічне оснащення презентації, порядок виступів, а також дії технічного персоналу. Сценарій презентаційних заходів складається детально. У кожній частині заходу описується послідовність подій, виступів учасників. Сценарій презентації пише відповідальний (ведучий), що займає високу посаду в адміністрації компанії і володіє ораторським мистецтвом і навичками міжнародного етикету, або використовуються послуги спеціально займаються в цій сфері організацій. Як правило, сценарій презентації будується в наступному порядку:

ведучий представляє керівників компанії і важливих гостей;

показуються рекламні фільми тривалістю 7-12 хв із сюжетами, що відображають ідею презентації (інноваційність, суспільна  значущість, актуальність і оригінальність об'єкта презентації);

провідний надає слово  керівникам компанії для коротких повідомлень  на 2-3 хв з демонстрацією зразків, макета нових видів продукції, технологій;

відводиться час на питання  присутніх і відповіді на них  керівників компанії та провідних фахівців;

провідний надає слово  для гостям виступи з побажаннями, коментарями, привітаннями, пропозиціями і конструктивними зауваженнями; передбачається вручення пам'ятних  сувенірів, альбомів, значків, адрес;

заключна частина передбачає проведення бенкету, фуршету, неформальний обмін інформацією, контакти та інші форми ділового PR-спілкування. Основне  завдання сценарію – показати послідовні організовані дії всіх учасників презентації протягом його проведення. Стилістика ділового заходу визначається завданнями: презентація проводиться в суворій, стильною і діловій обстановці.

 

 

2.4. Технічне обладнання презентації

 

Включення в сценарій презентації  відеоматеріалів (схеми, графіки, таблиці, гасла, і транспаранти, слайд-фільми, ТБ-кліпи, відеоролики та ін.) впливає  на аудиторію ну, якщо це підключення  доцільно. При цьому не потрібно прагнути до максимального використання набору відеозасобів, - в кожній ситуації ефективні лише деякі з них. Та й витратна частина кошторису обов'язково внесе необхідні уточнення: чи варто замовляти найдорожчі зразки комп'ютерної графіки, відеороликів?

Допоміжна роль аудіовізуальних  матеріалів, якщо про це не забувають  господарі презентації, якраз і  має поставити їх на місце. Вони в  жодному разі не повинні пригнічувати, відтісняти на задній план значення основного події – усного PR-звернення. При цьому друковані відеоматеріали (графіки, таблиці та ін.) у момент звернення до них оратора підключають раціональну сферу свідомості, аналітичні здібності людини, його абстрактне мислення. Відеоролики, слайд-фільми активізують як раціональне, так і емоційний свідомість.