Розроблення проекту проведення презентації

Захопленість глядачів у  залі багато в чому визначає вибір  засобів аудіо-візуальної підтримки. Невеликі групи гостей презентації  цілком можуть бути задоволені таблицями, схемами, плакатами: вони добре видно  з близької відстані, прочитуються публікою без втрат інформації.

Для великих залів підходить  слайд-проектор, що дозволяє оптимально збільшити і "картинку", і підпис до неї. Для презентацій, розрахованих на тривалий час, підходять (крім вже  перерахованих коштів) відеоролики.

Якщо презентація не обмежується  одноразовим заходом, а розрахована  на повторення в різних місцях (містах), то виникає потреба у створенні  відеосюжету, що відображає основні  моменти живої дії. З такими відеоматеріалами перед різними аудиторіями виступає хто із представників фірми (організації), відкриваючи показ та відповідаючи на питання.

Відеосюжет готується  незалежно від першої "живий" презентації. Він включає виступ оратора з PR-зверненням, блок інтерв'ю (з фахівцем, рядовим (типовим) споживачем, "людина з вулиці", тобто представником  потенційної споживчої групи), частина  матеріалів видеозабеспечення, спеціально переснятого для цього сюжету, рекламні вставки.

Аудіоефекти необхідні для  презентації музичних проектів, створюються  спеціально для даного відеоролика. Закадровий текст читає диктор-професіонал, музичний супровід, шумове оформлення – справа звукорежисера і відповідних консультантів.

Приміщення для презентації  повинно бути обладнане мікрофонами. Проблема технічного обладнання залу – одна з найважливіших. У розпорядженні організаторів презентації обов'язково мають бути мікрофон, відеопроектор, а якщо потрібно, то й техніка для демонстрації матеріалів або музичного супроводу з допомогою CD або DVD. Про це слід подбати заздалегідь, а напередодні заходу все ретельно перевірити. Без використання проектора сьогодні і презентація не презентація, а просто виступ. При підготовці презентації потрібно думати про аудиторії, про тих людей, на яких вона має справити враження. Потрібно в першу чергу відійти від стереотипів, повсякденною невиразною подачі інформації. Показовим є приклад Джеймса Альфаро, менеджера з маркетингу ноутбуків ThinkPad компанії IBM. Виступаючи перед технічними журналістами, перенасиченими маркетинговими матеріалами, Джеймс показує всього чотири або п'ять слайдів – пара з яких прості до примітиву, ще на парі зображені які-небудь графіки зростання ринку. Зате весь стіл у нього зайнятий різними комплектуючими, мобільними телефонами, сенсорами, тяганиною і т. д., з допомогою яких він влаштовує захоплююче подання, буквально на пальцях показуючи переваги продукції компанії. Це набагато переконливішим і наглядней, змушує слухачів не відволікатися про подающейся інформації, а навпаки активно брати участь у ній. Також дуже відволікає увагу аудиторії технічні неполадки, тому потрібно заздалегідь налаштувати механізм і хоча б раз повторити.

Важливою характеристикою  проектора є світловий потік, зазвичай відображається в люменах. Чим яскравіше буде освітлення в  тих залах, де ви збираєтеся виступати, тим більше потужний проектор вам  буде потрібно. Вважається, що для виступу  перед невеликими групами людей (діагональ екрану близько двох метрів) при неяскравому, але ще що дозволяє без напруги вести записи освітленні, світловий потік проектора повинен  становити близько тисячі люмен. Іноді ви ніяк не можете вплинути на освітлення – в цьому випадку бажано взяти проектор могутніше. Важливо пам'ятати про те, щоб дозвіл комп'ютера збігалася з дозволом проектора, тільки тоді можна уникнути неякісного спотвореного. Особливо такі спотворення помітні на текстових елементах (наприклад, "короткі" шрифти). А це не подобається глядачам - кому на підсвідомому, а кому і на свідомому рівні. З тієї ж причини оптимальним дозволом для проектора можна вважати 1024x768, таке ж дозвіл краще встановити і на моніторі при підготовці презентації. Якщо ваш доповідь супроводжується звуковим поруч (наприклад, програється відеоролик), краще не розраховувати на малопотужний динамік, який є в більшості проекторів, потрібно заздалегідь потурбуватися про активними колонками для комп'ютера або пошукати підсилювач. Багато хто, якщо не всі проектори оснащуються додатковими можливостями управління – як правило, для цього потрібно встановлювати на ноутбук поставляється в комплекті з проектором програмне забезпечення і використовувати, крім відеокабелю, додатковий кабель, що підключається до порту USB. Невеликі клопоти з лишком окупаються зручністю управління презентацією безпосередньо з пульта дистанційного керування, яким, як правило, комплектуються всі проектори.

2.4. Культурно-розважальна  программа презентації

Значна складова успіху презентації – її привабливою, комфортна обстановка. При наявності можливості (насамперед, фінансової) незайвим буде організувати невеликі кави-брейки для учасників презентації .

Вони проводяться в  середині презентації, щоб розслабитися і відпочити за чашкою смачної кави. Для проведення паузи виділяється окремий зал, у якому подається чайно-кавовий стіл. Меню кава-брейк залежить від вашої фантазії, а так само ваших смаків. На кава-брейк може бути безліч різних видів смачного чаю або кави, десерти, всілякі смачні тістечка і тортики. Загалом, все, що можна вжити за чашкою чаю або кави. При складанні меню варто врахувати і час року, тому що, наприклад, влітку, краще зробити упор на соки, мінеральну воду, на столах повинно бути велика кількість різноманітних фруктів, при бажанні, можна навіть подати морозиво, а взимку краще поставити калорійні десерти і гарячі напої. Сервіровка чайного столу включає в себе такі столові прилади як чашка блюдце, тарілка під десерт, чайна ложечка. Чайний стіл може бути декорований за вашим бажання – красива скатертина, квіти, ікебани, оригінально складені серветки. Час проведення кава-брейк залежить від тривалості заходи, під час якого проводиться така пауза. Якщо ж семінар триває цілий день, то слід влаштувати два перерви, у першій половині дня кави брейк, а в другій ланч, вже з холодними закусками і живильної їжею. Зазвичай регламент проведення 15-30 хвилин, за цей час можна і поспілкуватися з колегами і відпочити від напруженої розумової діяльності і заодно смачно поїсти.

Правда, це можливо здійснити  лише при обмеженій кількості  гостей. Якщо ж учасників презентації  багато, то краще вибрати приміщення, де є буфет або кафе.

Також після презентації  може бути організован фуршет. Фуршет ("шведський стіл") – це різноманітні страви та закуски, сервіровані для самообслуговування, без обмеження набору і кількості.

Фуршет гарний як для ділових, так і неофіційних зустрічей, він користується заслуженою популярністю на презентаціях та подібних заходах. Під час заходу гості вільно розташовуються в залі і переміщаються по ньому, самі вибирають страви та напої, розставлені на фуршетних столах, що дає можливість вільного спілкування "без краватки" з великою кількістю людей, на відміну від більш офіційного банкету, де кожен "прикутий" до місця і має можливість розмовляти тільки з низкою садячим. Фуршет, мабуть, найпростіший спосіб надати заходу неофіційний відтінок і розрядити обстановку.

У меню прийнято включати холодні  та гарячі закуски, гарячі другі страви, десерти і гарячі напої. Закуски  і страви подаються невеликими порціями "під вилку" – так, щоб можна було обійтися без ножа, пробуючи частування тільки за допомогою вилки, спеціальних шпильок або просто руками. Салати можна подавати в тарталетках, на тостах або в валованах.

Столи установлюються у формі  літери "Т" або "Ш" або "П" залежно від розмірів приміщення. Фуршет передбачає вільне переміщення гостей. Якщо місця не багато, то столи розташовують уздовж стіни. Важливо, щоб гості на заході могли вільно вибирати частування і пробувати його не заважаючи один одному. Столи накриваються скатертиною і драпірують фуршетними спідницями декорують невисокими букетами квітів. Крім столів, якщо дозволяє приміщення, при організації фуршету передбачають столики для напоїв, попільничок, використовуваної посуду.

Безперечно, за допомогою кави-брейку та фуршету можно успішно доповнити ділову атмосферу заходу атмосферою дружнього спілкування, ща обов`язково позитивно вплине на кінцевий результат презентації.

3. ПРОЕКТУВАННЯ ПРЕЗЕНТАЦІЇ ТОВАРУ НА ПРИКЛАДІ

Добрий вечір, пані та панове.

(Можливо для когось він добрий а для когось – немає. Презентує не знає, що цим людям сказали, коли запрошували в цей зал. Але він поставити деяку крапку над "I", щоб вони знали, про що далі говорити. Так сказати максимально налагодити прямий зв'язок і розташувати до себе і до тієї інформації, яка подається).

Зараз ми будемо говорити про  партнерство. Я навмисно ставлю саме таке формулювання, тому що всі ті люди, які перебувають зараз в залі, ті, які запросили вас, це мої партнери. Я їм не начальник, не спікер, я – одна з співтовариства партнерів.

Є якийсь старший. Демократія має деякі обмеження і обмеження. Так от, наш старший партнер – це транснаціональна корпорація. Ми займаємося бізнесом разом з нею.

Що ж це за копрорация?

Можете собі уявити: відносно нова, молода компанія, яка народилася на початку 90-х років займалася  досить звичайним лінійним бізнесом. У 95-м року різко змінила стиль  бізнесу і за п'ять років, всього за п'ять років, захопила ключові ринки світу: від Сходу – Китай, Японія, Корея, Індонезія, до Заходу – США, Канада, Бразилія. Всього за п'ять років такого зростання, вибух, якщо завгодно, мільярдні обороти. Назва корпорації "Тяньши" - "Небесний Лев". Розташована в Китаї. Основні виробництва – зона впровадження високих технологій У-Цинь під Пекіном, 10 дочірніх компаній, розкиданих по всьому світу від Сіетла до Малайзії.

До складу корпорації входять  свої дослідницькі центри, свої лабораторії  і свій університет. Це корпорація, співзасновниками якої держава Китай, Моз та Інститут харчування, що для  мене, коли я робив свій вибір, стало  досить важливим чинником - дуже важливо  знати, з яким партнером ти працюєш, наскільки він надійний. Я моту припустити, що в світі бізнесу  може статися все, що завгодно: розориться або підніметься та чи інша компанія, стане більш або менш надійним той чи інший партнер, але мені дуже важко уявити, що з географічної карти світу пропаде така держава, як Китай, а отже, корпорація "Тяньши". Образно кажучи, - партнер, за спиною якого варто мільярдне держава, на яку працюють найкращі уми держави, тому що корпорація користується не тільки своїми розробками, але і розробками Моз та інших державних установ Китаю. Паралельно корпорація виконує близько 5-і державних програм, пов'язаних з охороною здоров'я. Ось це – наш партнер.

Чим займається корпорація, і чому ми працюємо з нею?

Дуже важливо, коли ти починаєш чим займатися, чітко уявляти, що ти можеш зробити, наскільки це потрібно, які у цієї справи перспективи.

Уявіть собі одну просту картину. Ми чудово знаємо, що там, де ми живемо, тривалість життя падає, нас  стає менше насправді, нація старіє. Причини мені не треба пояснювати, достатньо проаналізувати здоров'я свого оточення. Своє здоров’я в тому числі. І стане зрозуміло, чому так. Дивна річ, у розвинених країнах, якщо ми візьмемо Японію і США, близько 80% населення споживають такі продукти, як харчові добавки. Я не хочу вдаватися в теорію харчових добавок. Насправді в Японії та США тривалість життя росте, і переважна частина населення споживає БАД з тією або іншою періодичністю. Якщо ми подивимося на себе, то харчові добавки використовують лише 3-4% населення, і тривалість життя падає. З одного боку, це не дуже добре - всього 3-4%, а з іншого боку, якщо ми займаємося бізнесом, ми повинні бачити той ринок, що лежить перед нами. Це величезний, ще не освоєний ринок. І це зростаючий ринок. Зокрема, завдяки нашій діяльності.

Ось корпорація, ось те, чим  вона займається. Але на нашому ринку  досить багато продукції даного класу. Подивіться, в аптеках з'являється  все більше і більше продукції  різних виробників, у тому числі, і  вітчизняних. Чому саме "Тяньши"?

Чи бачите, якщо вже займатися, то що-то хорошим. Все, що відбувається у світі в цій області, своїм  корінням сягає в класичну східну медицину. Навіть якщо хто ще не стикався з продукцією подібного класу, у  нього на слуху фрази "китайська", "тибетська", "східна медицина". Це щось, що не підлягає обговоренню, незалежно  від того, що ми про це думаємо. Ті ж, хто зустрічалася з подібною продукцією, чудово знають, що розробники продукції  завжди посилаються на рецепти китайської та східної медицини. Це так. Але "Тяньши" в даний час – єдина компанія, яка в змозі виробляти саме ті самі класичні композиції в промислових масштабах. Це продукція, яка хороша і ефективна вже тисячі років, особливо хороша останні кілька років у виконанні корпорації "Тяньши".