Специфика организации пресс-конференций

Автономное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования Ленинградской области

«Государственный институт экономики, финансов, права и технологий»

 

Кафедра: гуманитарных и  социальных дисциплин

Дисциплина: связи с  общественностью

 

Реферат

                                                        На тему: Специфика организации  пресс-конференций.

 

Выполнила: Студентка 302  группы

                     Факультета: Менеджмента, соц. раб. и туризма

Проверил:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Гатчина

2013

Содержание

Введение

1. Пресс-конференция сущность и значение.
2. Специфика организации.
3. Этапы организации.
4. Практический анализ организации пресс-конференции.

Заключение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В современном мире существует множество  потоков информации, также существует множество способов ее передачи. Конечно, самым популярным средством распространения информации является пресса. Но самым эффективным методом передачи информации прессе и другим СМИ является пресс-конференция.

Актуальность исследования заключается в том, что количество коммуникаций в общественной и деловой жизни постоянно возрастает. В особенности в современном мире получила распространение такая форма коммуникации, как пресс-конференция, которая практикуется органами власти, общественными организациями, коммерческими предприятиями и частными лицами.

Получив огромное распространение  пресс-конференции, как метод общения  со средствами массовой информации, дают положительные результаты. Успешно проводятся они и сейчас. Поэтому знание специфики организации пресс-конференций, всегда будет актуально для начинающих специалистов.

Цель работы - выявить основные этапы подготовки пресс-конференции и важные моменты для ее успешного проведения.

В задачи входит: дать определение пресс-конференции, рассказать об особенностях организации, описать этапы подготовки, привести сравнительный пример.

Объектом исследования является пресс-конференция.

Предмет исследования – подготовка, организация и проведение пресс-конференции. 

Пресс-конференции - это наиболее распространенный и эффективный способ организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого играет пресса и другие СМИ.

Важное преимущество пресс-конференций  состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений). Ну а приглашение признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, дает дополнительную возможность для комментирования предлагаемой информации.

Обычно инициаторы проведения пресс-конференции - руководители и специалисты различных  структур, организации и компании. Иногда инициаторами бывают работники  СМИ, которые под давление различных групп общественности желают получить развернутое, квалифицированное и официальные ответы на интересующий вопрос.

Немаловажную роль в этом играют и такие детали как подбор места  проведения, цветовое и звуковое оформление, разработка дизайна сувениров и другой сопутствующей продукции.

1.Пресс-конференция сущность  и значение.

Пресс-конференция – это PR-мероприятие, целью которого является прямой личный контакт объекта паблик рилейшнз с представителями СМИ для демонстраций чего-то или кого-то и ответов на вопросы.

Пресс-конференцию никогда не следует  собирать только для того, чтобы  обнародовать документ или информацию, которую с таким же успехом  можно передать с помощью пресс-релиза. Она является также эффективным  средством выдачи информации, "не для протокола", когда ее не стоит распространять в печати и когда предпочтительнее личные информационные контакты журналистов с официальными лицами. Инициаторами пресс-конференций обычно выступают органы власти, организации, "важные" персоны, но они могут проводиться и по инициативе самих журналистов, заинтересованных в профессиональных комментариях тех или иных событий. Таким образом, цель пресс-конференции - это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

Пресс-конференция. Формальное, строгое  мероприятие с четким сценарием. Строгое расположение мест в зале: президиум с местами для докладчиков и местами для журналистов напротив. Задача мероприятия – презентация целого блока новой информации для журналистов специалистами разного уровня.

Также существуют близкие к пресс-конференции мероприятия:

Брифинг - краткая, сжатая во времени инструктивная встреча журналистов с представителями официальной структуры (государственного учреждения) называется обычно брифингом. Брифинг проводится как по итогам завершившейся работы (события), так и по ходу самого процесса выработки управленческого решения, позиции, оценки.

Пресс-рели́з — сообщение для прессы; информационное сообщение, содержащее в себе новость об организации (возможно и частном лице), выпустившей пресс-релиз, изложение её позиции по какому-либо вопросу и передаваемое для публикации в СМИ.

Как правило, содержит официальную  позицию организации в виде реакции на тот или иной информационный повод. Официальные государственные органы иногда выпускают пресс-релизы в форме «ответов на вопросы».

«Круглый стол». Формальное, строгое  мероприятие с долей импровизации. Презентация социально значимой, важной для данного сектора проблемы, обсуждение этой проблемы заинтересованными сторонами. Цель – повышение экспертного статуса компании в профессиональном сообществе и обществе в целом. Формат мероприятия поощряет вопросы и свободное общение. Приглашенные –независимые эксперты, аналитики, журналисты, партнеры. Результат – выход развернутых обзорных материалов и увеличение количества обращений со стороны журналистов за комментариями. Также может быть презентацией собственного исследования, разработки или проекта, значимость которых выходит за рамки узко корпоративных интересов.

Пресс-ланч. Неформальное мероприятие  с относительно произвольным сценарием. В ходе мероприятия гости (представители  компании и журналисты) могут обсудить различные проблемы, связанные с  компанией, в ходе завтрака или обеда.

Пресс-тур. Централизованная поездка  представителей целевых СМИ на объект компании за ее счет.

Назначение пресс-конференций - способствовать адресному распространению информации (новостей, документов, фотографий) среди редакций СМИ. Они ускоряют поступление информации в редакции, отличаясь авторитетностью источников новостей, достоверностью сведений. 
Коментированность предлагаемой информации достигается, во-первых, приглашением признанных авторитетов в своей области, лично заинтересованных в сообщении максимально полных сведений, а во-вторых, самим регламентом пресс-конференции, предусматривающим уточняющие вопросы журналистов, снабжение их пресс-релизами, фотографиями, текстами речей и выступлений.

Крупные компании, где работа с  прессой поставлена на профессиональном уровне, регулярно проводят специальные мероприятия. Естественно, такие мероприятия должны быть хорошо организованы, чтобы они не нанесли вред репутации компании. На таких мероприятиях всегда много прекрасных возможностей наладить дружеские контакты с журналистами. Основные цели общения делового человека со СМИ таковы:

• презентация своих разработок, своего проекта или своих личных способностей с прицелом на карьерное продвижение, повышение личной стоимости на рынке специалистов;
• презентация своих разработок для инвесторов, партнеров, потребителей;
• противодействие конкурентам, борьба с конкурентами за симпатии общественного мнения (за симпатии партнеров, инвесторов, потребителей);
• укрепление личной, корпоративной репутации, репутации производимого продукта;
• формирование косвенных условий, способствующих успеху личному, корпоративному или успеху продукта.

2.Специфика организации.

Организация пресс-конференции - требует  много времени и сил. От того, насколько  удачно расположен арендованный конференц-зал, насколько он оснащен, как организована работа персонала, обслуживающего пресс-конференцию, как спланировано проведение кофе-брейков или фуршета, зависит в значительной степени то количество представителей прессы, которое прибудет к Вам на пресс-конференцию и, конечно их реакция. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения информации с помощью вопросов.

Пресс-конференция устраивается не для того, чтобы провести шоу, а для того, чтобы донести до общества и журналистов некоторую сумму идей. «И конечно, я был заинтересован, чтобы президенту были заданы те вопросы, отвечая на которые он бы изложил те вещи, какие считает необходимым»[28]. При организации пресс-конференции необходимо решить несколько задач:

• какой будет информационный повод для пресс-конференции. Информационный повод (сформулированное в прошедшем времени сообщение о прошедшем событии, законченном этапе деятельности, принятом решении и пр.)
• выбор ньюсмейкера (персона либо организация, имеющая возможность и право сообщать новость)
• как собрать журналистов;
• когда проводить пресс-конференцию.

 

       Главная задача при подготовке пресс-конференции — это формирование информационного повода. Данный процесс является самым сложным и длительным моментом процесса подготовки любого новостного мероприятия.        

Информационный  повод — это то, что делает событие интересным, неординарным, значимым и привлекательным, прежде всего для читателя, зрителя, слушателя. «Если Ваш подвод не тянет на Новость, или Вы не готовы сделать все на высшем уровне, пресс-конференция может сработать против Вас»[26].        

Грамотно  составленный информационный повод  — основа успешного мероприятия. Для эффективного формирования информационного  повода необходимо:       

• владеть текущей общественной, политической и экономической ситуацией;       

• иметь функциональную базу данных СМИ, которая позволяет быстро составить «медиа-карту»;        

• правильно определить целевую группу СМИ;       

• определить цель мероприятия, его задачи, ожидаемый результат;       

• определить возможные риски и критические моменты;       

• определить тему мероприятия.       

Существуют  несколько факторов, которые помогут  выделить информационный повод среди  других:        

• повод должен быть интересным для всех целевых групп, вовлеченных в проект;       

• его формулировка должна быть краткой и емкой;       

• повод должен соответствовать текущему политическому, экономическому, социальному и культурному контексту;       

• он должен иметь необычную подачу или эмоциональный оттенок;       

• чем более событие персонализировано, тем выше вероятность, что оно станет новостью;        

• чем больше в событии негативного, тем выше вероятность, что оно станет новостью;        

• лидеры общественного мнения скорее становятся предметом новостей.

Для привлечения журналистов используют несколько приемов и стратегий. Во-первых, большое значение имеют  личные связи и хорошие отношения  с журналистами: гораздо легче журналисту отказать малознакомому человеку, которому он ничем не обязан, чем давнему знакомому, с которым его связывают хорошие отношения.

Во-вторых, если событие, по которому собирается пресс-конференция не дотягивает до информационного повода или политика, ее собирающего, нельзя назвать ньюсмекером, то приглашают «специального гостя» -- человека, выступление которого само по себе уже информационный повод.

В-третьих, по завершению пресс-конференции  организаторы обычно устраивают для приглашенных журналистов и репортеров небольшое угощение (коктейль, фуршет и т.п.). Цель данного мероприятия создание неформальной обстановки для более эффективного общения руководителей и специалистов компании с представителями СМИ и деловых кругов.

3. Этапы организации.

Что необходимо учитывать при проведении пресс-конференции:

• место - можно приглашать тех, для кого не составляет трудности добраться;
• содержание - следует приглашать тех, кому профессионально близко содержание события;
• визуальная сторона - что, кроме «говорящих голов», смогут увидеть журналисты, особенно телевизионщики;
• время - время не должно совпадать с другими событиями того дня, а также учитывать будущий выход газеты.