Специфика организации пресс-конференций

 

3.1 Планирование пресс-конференции.

Уже на этом этапе надо решить вопросы о том, какие ресурсы (кадровые, информационные, финансовые и пр.) могут понадобиться на проведение конференции. Определить сроки, создать информационный повод, который одновременно интересен публике и СМИ, и в то же время согласуется с общей стратегией компании.

Общие рекомендации: стоит рассмотреть  другие методы PR, пресс-конференции  подходят не для каждого информационного  повода. Иногда быстрее и дешевле  сделать обычную рассылку пресс-релизов. А порой одной пресс-конференции  не достаточно, чтобы осветить событие, и нужно запланировать серию таких событий. По срокам необходимо выделить неделю.[27]

3.2 Выбор даты и времени проведения конференции.

Возможно несколько вариантов:

пресс-конференция должна быть проведена  в конкретный день;

если есть возможность выбрать день, то необходимо постараться избежать совпадения по времени с другими мероприятиями, важными для прессы и иной общественности (выступлениями политических деятелей, событиям в культурной и спортивной жизни и т. д.).

Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.

Утренние газеты не любят публиковать  материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых  сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-00. Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус пресс-конференции и увеличивает выход материалов в СМИ.

 

3. 3 Выбор подходящего помещения.

Помещение не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в бизнесцентрах отелей, местных пресс-клубах, общественных зданиях, расположенных в неудаленных от представителей СМИ районах [13].

Подготовка пресс-конференции предусматривает  согласование ряда организационно-технических  и творческих вопросов. Прежде всего, необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Подготовка зала для пресс-конференции - одна из важнейших задач, которая  стоит перед организаторами при планировании подобного мероприятия. Ведь зачастую именно от местонахождения, степени оснащенности конференц-зала, а также от профессионализма персонала, сопровождающего пресс-конференцию, зависит то, какое количество представителей прессы будет присутствовать.

События предопределяют место проведения пресс-конференций, подразделяют эти  встречи журналистов с главными действующими лицами на некоторые разновидности.

Оперативные пресс-конференции проводятся в спешном порядке, на месте события (происшествия), вслед за подведением итогов голосования, окончания переговоров и пр. «Летучие» пресс-конференции возникают по инициативе самих журналистов при молчаливом согласии их «визави».

Неофициальный характер таких пресс-конференций  специально оговаривается, т.к. последующие заявления, разъяснения властей уточняют трактовку события, дополняют его новыми подробностями, включают анализ ситуации.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных помещениях (пресс-клубы, конференц-залы, дома и клубы журналистов, пресс-центры и т.п.).

Такие помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с  устроителями пресс-конференций:

• Микрофоны на столе ведущего и в зале;
• ТВ-камеры, осветительные приборы, телевизионные приемники в зале и в фойе;
• Телефонная связь (выход в город);
• Факсимильная связь;
• Технические службы (машинописное бюро, фотолаборатория, ремонт оргтехники);
• Система синхронного перевода;
• Служба аккредитации;
• Служба безопасности;
• Пожарная охрана, медпункт (или врач), буфет, киоск (газеты, журналы, канцелярские товары, сувениры).

Аренда зала для пресс-конференции  в пресс-центре, словом, решает большинство  задач по планированию и проведению пресс-конференции, стоящие перед организаторами подобного мероприятия.

3.4 Приглашение на пресс-конференцию.

Когда и как оповещать  СМИ? Приглашение на пресс-конференцию  рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения  высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи. Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько “персон” готовить фуршет или коктейль (специалисты отмечают, что чаще всего на пресс-конференцию приходит лишь одна треть приглашенных журналистов). Кстати, если фуршет или коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции. Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати.

Поэтому в целом приглашение  на пресс-конференцию должно содержать следующие элементы, которые, с одной стороны, должны привлечь, с другой, отсеять тех, для которых ее предмет не представляет профессионального интереса: цель события; где оно состоится; когда; почему нужно прийти, а не получить эту информацию просто по телефону; будут ли подаваться еда и напитки; с кем поддерживать контакт для получения дополнительной информации. При этом следует добавить, что хотя и еда, и напитки являются привлекательной стороной, они могут в сильной степени увлечь не только внимание, но и самого журналиста.

Хотелось бы привести в качестве цитаты правила проведения конференции, высказанных Фрейзером Зейтелем по поводу приглашений:

• Не ориентируйтесь на фаворитов, приглашайте представителей основных СМИ;
• Сообщите о конференции заранее по почте и повторите приглашение затем по телефону за день до события;
• Назначайте пресс-конференцию как можно пораньше в течение дня;
• О продолжительности пресс-конференции следует сообщить в самом начале, чтобы никто потом не жаловался;

Как уже было сказано, до начала пресс-конференции ее организаторы должны подготовить и разослать специальные приглашения тем представителям СМИ, которых они хотели бы видеть, на данном мероприятии. Такой выборочный подход к составу участников пресс-конференции не исключает того, что на ней будут присутствовать журналисты оппозиционно настроенных изданий.

Прессу можно либо очаровать, либо завоевать, либо взять измором. Последнее  всего легче. Первое приглашение  послать за неделю, второе за 3 дня  до пресс-конференции. Не следует экономить: пусть их разнесет курьер и передаст «лично в руки». Не позднее чем за сутки необходимо сделать контрольный обзвон. Во-первых, узнаете, получено ли вообще Ваше приглашение, во-вторых, напомните о себе и, в конце концов, сможете рассчитать, сколько участников следует ждать.

Представителям ежедневных изданий  приглашения для участия в  пресс-конференции рекомендуется  высылать примерно за неделю до ее проведения, с тем, чтобы у них было несколько  дней для планирования собственной  работы и подготовки к мероприятию. Если в работе пресс-конференции предполагается участие журналистов из ежемесячных и ежеквартальных изданий, то сроки рассылки приглашений должны быть скорректированы соответствующим образом.

В самом приглашении следует  указать:

• место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;
• общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;
• фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов.

В приглашении не рекомендуется  слишком подробно перечислять и, тем более, комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы  не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

Средства массовой информации, получившие приглашения для участия в пресс-конференции, но не приславшие на нее по каким-либо причинам своих представителей, не должны лишиться возможности рассказать о данном событии на своих страницах, радио- или телеэфире. Поэтому организаторы пресс-конференции обычно рассылают в упомянутые СМИ все необходимые материалы, а также тексты или тезисы основных выступлений участников пресс-конференций.

 

Руководители СМИ ежедневно  получают большое количество приглашений  для своих сотрудников на ту или  иную пресс-конференцию. Некоторые  приглашения вызывают у них интерес, а другие они просто игнорируют. Именно поэтому организаторам пресс-конференций необходимо учитывать, что количество разосланных приглашений далеко не всегда будет совпадать с количеством посетивших ее журналистов и репортеров. В любом случае целесообразно продумать и организовать группу по приему и регистрации гостей и участников, пребывающих для участия в работе пресс-конференции. Группа размещается за столом с надписью «Регистрация участников» у входа.

Функции группы:

• поприветствовать пришедшего;
• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных;
• выдать комплект раздаточных материалов и сувениры;
• представить (при необходимости) директору предприятия или ответственному за проведение пресс-конференции;
• указать дорогу или даже проводить в конференц-зал.

Это тем более полезно для  оценки действенности пресс-конференции  по результатам анализа публикаций о ней в тех или иных изданиях и соответствующих репортажей в  других СМИ.

 

3.5 Последние приготовления пресс-конференции. Завершающий этап

Все приготовления должны быть закончены  по меньшей мере за 30 минут. У входа  установлены столы для регистрации; журналисты проходят регистрацию, получают пресс-релизы, списки участников, другой раздаточный материал.

Докладчики рассаживаются на определенном возвышении; перед ними поставлены таблички с именами и должностями (надписи сделаны крупным шрифтом  и видны с задних рядов).

Сотрудники, задействованные в  пресс-конференции, должны иметь беджи - нагрудные таблички-идентификаторы, содержащие полное имя, должность и название организации.

Ведет пресс-конференцию назначенный  ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ. По просьбе  представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. Написанные полностью  фамилия, имя, отчество и повторенные  на обратной стороне таблички (чтобы  участники пресс-конференции без  проблем могли найти свое место за столом), - наиболее приемлемый вариант. На стене за столом участников располагается логотип организатора пресс-конференции. Логотип как бы закрепляет ваши авторские права на данную пресс-конференцию.

Каждому участнику пресс-конференции желательно предоставить минеральную воду, стакан, бумагу и ручку для записей. Ньюсмейкеры появляются после, того как основная часть представителей СМИ займет свои места.

Каждый журналист должен получить максимум информации в письменном виде для упрощения процесса написания будущих материалов. Такой набор может включать в себя:

• Пресс-релиз;
• Информационный листок об официальных лицах, которые будут выступать;
• Копии речей, произнесенных на пресс-конференции;
• Буклет о компании или о спонсоре события;
• Фотографии. [6]

Все это укладывается в специальную  папку с двумя кармашками. Можно  ее напечатать по заказу, можно наклеить на обычную папку стикер с логотипом  компании. В одном из кармашков - визитная карточка. Основной элемент  такого комплекта - буклет. Он обычно включает короткие сведения об организации (история создания фирмы, главные направления деятельности, будущие планы). Положите также, если есть, копии предыдущих статей о вас. Это поможет сделать журналистам расширенный материал.

Необходимо продумать продолжительность вступительной речи модератора (ведущего), последовательность выступлений участников, количество времени, отводимого на вопросы-ответы. Постарайтесь, чтобы перед пресс-конференцией ньюсмейкеры и журналисты не общались.