Компьютерные информационные технологии

Для поля НазваниеИздательства также создаем список подстановки. Для этого выделяем данный столбец и нажимаем кнопку «Столбец подстановок». В открывшемся окне «Создание подстановки» отмечаем, каким способом столбец подстановки будет получать значения для выбора (использовать значения из таблицы или запроса) и нажимаем кнопку «Далее». В открывшемся далее окне выбираем таблицу (Издательства), а затем поле подстановки (Код). Задаем подпись, которую содержит столбец подстановки – НазваниеИздательства и нажимаем кнопку «Готово».

Вводим данные в созданные таблицы. Результат заполнения таблиц приведен в Приложении 1.

После создания таблиц необходимо установить связи между ними с помощью  окна Схемы данных. Оно вызывается с помощью команды главного меню Сервис – Схема данных. Из появившегося диалогового окна можно добавить требуемые таблицу в область данных, между которыми следует установить связи. Создание связей между таблицами типа один-ко-многим осуществляется путем перетаскивания полей из одной таблицы в другую. При этом можно задать такие параметры, как обеспечение целостности данных, каскадное обновление и удаление связанных полей. Результат создания схемы данных приведен в Приложении 2.

 

 

2.2 Создание формы

 

На следующем этапе выполнения контрольной работы создаем многотабличную форму для просмотра, редактирования и ввода данных.

Для создания формы с помощью  мастера необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных нужно выбрать Формы   в списке Объекты.
2. Далее требуется нажать кнопку Создание формы с помощью мастера.
3. В диалоговом окне Создание форм выбрать имя таблицы или другого источника записей, содержащего данные, на которых должна быть основана форма. В качестве источника данных следует использовать таблицы Издательства и Сведения о книгах для создания подчиненной формы.
4. Нажать кнопку OK.
5. Следуя инструкциям мастера задать нужные параметры формы, такие как вид представления данных (главная таблица – Издательства), внешний вид (табличный), стиль (стандартный), имя формы.
6. Сохраняем и распечатываем форму.

Результат создания формы приведен в Приложении 3.

 

 

2.3 Создание запросов

 

На следующем этапе выполнения работы следует, используя запросы, выбрать сведения о книгах, стоимость которых не меньше стоимости, вводимой с клавиатуры (запрос с параметром). Результирующая таблица должна содержать поля: НазваниеИздательства, НазваниеКниги, Автор, ГодИздания, Тираж, Стоимость. Подготовить отчет по полученной информации.

В MS Access для формирования запросов будет использоваться конструктор  запросов. Это интерактивное средство для выбора данных из одной или нескольких таблиц. При формировании запроса необходимо указать критерии выборки записей в исходной таблице. При этом вместо того, чтобы печатать предложения на специальном языке, нужно просто заполнить бланк запроса, который располагается в окне конструктора запросов. Метод формирования запроса путем заполнения бланка прост для изучения и понимания. Он способствует эффективному использованию возможностей MS Access пользователями, имеющими даже минимальный навык работы с приложением или не имеющими его вовсе.

Для создания запроса на выборку  данных необходимо открыть окно Конструктора запросов и добавить в рабочую область таблицу Сведения о книгах. После этого требуется добавить в рабочую область поля НазваниеИздательства, НазваниеКниги, Автор, ГодИздания, Тираж, Стоимость. В строке Условие отбора поля Стоимость необходимо ввести следующее выражение:

>=[Введите стоимость  книги]

Сохранили созданный запрос под  именем Запрос1. Окно конструктора запроса и результат его выполнения приведены в Приложении 4.

На следующем этапе выполнения работы следует, используя запросы, подсчитать общую стоимость книг, выпущенных каждым издательством. Результирующая таблица должна содержать поля: НазваниеИздательства, Город, СтоимостьВыпущенныхКниг. Подготовить отчет по полученной информации.

Для создания данного запроса необходимо открыть окно Конструктора запросов и добавить в рабочую область таблицы Издательства и Сведения о книгах. После этого требуется добавить в рабочую область поля НазваниеИздательства, Город. Затем следует выполнить команду главного меню Вид – Групповые операции. В строке Поле свободного столбца ввести следующее выражение с использованием пункта Построить в контекстном меню:

СтоимостьВыпущенныхКниг: Sum([Тираж]*[Стоимость])

Сохранили созданный запрос под именем Запрос2. Окно конструктора запроса и результат его выполнения приведены в Приложении 4.

 

 

2.4 Создание отчета

 

Создание отчетов осуществляется также, как и создание форм.

Для создания отчета с помощью мастера необходимо выполнить следующие действия:

1. В окне базы данных нужно выбрать Отчеты  в списке Объекты.
2. Далее требуется нажать кнопку Создать отчет с помощью мастера на панели инструментов окна базы данных.
3. Выбрать имя запроса, содержащего данные, на основе которого должен быть создан отчет. В качестве источника данных следует использовать Запрос1.
4. Выбрать все поля для отображения в отчете.
5. Следуя инструкциям мастера задать нужные параметры, такие как группировка записей (по полю  Название издательства), макет (по левому краю), стиль (спокойный) и имя отчета (Отчет).

Отчет по второму запросу создается  аналогичным образом.

Результат построения отчетов приведен в Приложении 5.

 

 

 

 

 

3. Заключение

 

В результате выполнения практического задания контрольной работы были изучены основные принципы построения баз данных в MS Access, освоено создание запросов, форм и отчетов на основе введенных записей.

Очевидно, что MS Access — мощное приложение Windows; впервые производительность СУБД органично сочетается с теми удобствами, которые имеются в распоряжении пользователей Microsoft Windows.

При всем этом MS Access — не просто СУБД. Как реляционная СУБД MS Access обеспечивает доступ ко всем типам данных и позволяет  использовать одновременно несколько  таблиц базы данных. При этом можно  существенно упростить структуру данных, облегчая тем самым выполнение поставленных задач. Таблицу MS Access можно связать с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере.

СУБД Access предоставляет необходимые  средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать реляционные базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. Мощность и доступность MS Access делают эту систему лучшей из СУБД, представленных сегодня на рынке компьютерных программ.

 

 

 

 

 

4. Список литературных источников

 

 

1. К. Дж. Дейт Введение в системы баз данных — 8-е изд. — М.: «Вильямс», 2006. — С. 1328.
2. Джон Кауфельд , Microsoft Office Access 2003 для "чайников": Пер. с англ. — М. : 2006. — 320 стр. с ил., Издательство «Диалектика».
3. Скотт Фаллер, Ред Гилген Использование Microsoft Office, профессиональный выпуск. Пер. с англ./ Джим Бойс – К.; М.; СПб.: Издат дом “Вильямс”, 1998. – с. 1120.

 

 

 

 

Приложения

 

 

Приложение 1

 

 

 

Издательства
Код	НазваниеИздательства	Город
1	Ратуша	Витебск
2	София	Полоцк
3	Высшая школа	Минск
4	Красный Октябрь	Москва

 

 

Сведения о  книгах
Код книги	Название  Издательства	НазваниеКниги	Автор	ГодИздания	Тираж	Стоимость
4	Высшая школа	Математика	Иванов	01.01.2006	100	200
5	Высшая школа	Геометрия	Иванов	02.01.2006	200	500
6	Высшая школа	Линейные уравнения	Иванов	03.02.2007	300	400
7	Высшая школа	Информационные  технологии	Иванов	03.03.2007	500	1000
8	Красный Октябрь	Капитал	Маркс	04.04.2006	50	20
9	Красный Октябрь	Экономика	Маркс	04.03.2007	70	30
10	Ратуша	История Витебска	Петров	05.08.2008	60	40
11	Ратуша	История ВКЛ	Петров	11.08.2006	250	150
12	Ратуша	История Беларуси	Петров	08.02.2005	80	75
13	Ратуша	Новейшая история	Петров	07.07.2007	130	120
14	София	Лингвистика	Сидоров	09.12.2006	50	50
15	София	Логистика	Сидоров	08.07.2009	45	80
16	София	Древняя Греция	Сидоров	02.03.2005	20	90
17	София	Древний Рим	Сидоров	03.03.2006	40	60
18	София	Финикия	Сидоров	08.07.2005	90	70
19	София	История Средневековья	Сидоров	08.12.2006	30	70

 

Приложение 2

 

 

 

 

 

Приложение 3

 

 

 

 
Приложение 4

 

 

 

 

 

 

Запрос1
НазваниеИздательства	НазваниеКниги	Автор	ГодИздания	Тираж	Стоимость
Высшая школа	Геометрия	Иванов	02.01.2006	200	500
Высшая школа	Линейные уравнения	Иванов	03.02.2007	300	400
Высшая школа	Информационные  технологии	Иванов	03.03.2007	500	1000
Высшая школа	Математика	Иванов	01.01.2006	100	200

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Запрос2
НазваниеИздательства	Город	СтоимостьВыпущенныхКниг
Высшая школа	Минск	740 000,00р.
Красный Октябрь	Москва	3 100,00р.
Ратуша	Витебск	61 500,00р.
София	Полоцк	18 700,00р.

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 5