План строительства бассейна в программе Ms Project 2007

Чтобы определить равномерность загрузки ресурсов, нужно открыть уже знакомое нам представление (Лист ресурсов). В нем все ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, а в колонке (Индикаторы) рядом с их названиями отображается специальный значок

Превышение доступности ресурса заключается в том, что для выполнения назначенной работы ресурсу требуется больше времени, чем у него есть. Существует несколько причин, способных привести к этому. Самой распространенной среди них является назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно. Другим вариантом может быть увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса. Наконец, назначение ресурса из-за изменений в плане может приходиться на дни, когда ресурс недоступен.

Выровнять загрузку ресурсов можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи или назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях либо изменив даты их начала и окончания. Наконец, учтя работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.

Для выравнивания загрузки ресурсов в MicrosoftProject можно воспользоваться автоматизированными средствами, а можно перераспределить загрузку вручную. Как правило, используются оба способа, поскольку команда автоматизированного выравнивания использует только второй из перечисленных методов выравнивания и поэтому обычно не может выровнять загрузку всех ресурсов.

 

Автоматическое выравнивание загрузки ресурсов

Диалоговое окно выравнивания загрузки ресурсов открывается с помощью команды меню (Сервис > Выравнивание загрузки ресурсов). В разделе (Вычисления для выравнивания) определяются общие параметры выравнивания загрузки

Переключатели (Выполнять автоматически) и (Выполнять вручную) определяют, как будет осуществляться выравнивание: непосредственно при создании назначений (первый вариант) или при нажатии кнопки (Выровнять) в этом диалоговом окне (второй).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

График ресурсов.

 

Чтобы определить на сколько процентов перегружен ресурс воспользуемся графиком ресурс:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8.Анализ проекта

8.1 по методу  PERT

Сохраним проект в файл.

Выведем на экран панель инструментов для PERT-анализа: Вид/Панели инструментов/Анализ по методу PERT.

Нажать кнопку Лист ввода PERT – на экране таблица ввода оценок длительности

Введем значения согласноданным: длительность=ожидаемой длительности, оптимистическая всегда меньше, а пессимистическая больше.

 

Нажать кнопку Вычислить по методу PERT на панели инструмен­тов. Результат – изменятся значения длительностей всех задач.

Проанализировать оптимистический, ожидаемый и пессимистический варианты проекта последовательным нажатием кнопок ^ Диаграмма Ганта – оптимистическая оценка

– Диаграмма Ганта – ожидаемая оценка

 – диаграмма Ганта – пессимистическая оценка.

 

 

 

 

 

 

8.2 Анализ критического пути проекта

1. Открыть диаграмму Ганта. Запустить мастер форматирования диаграммы Ганта (Формат/Мастер диаграмм Ганта). 
2. Кнопка Далее – установить переключатель Критический путь – кнопка Готово– кнопка Форматировать. Результат – все критические работы выделены красным цветом. 

 
3.Критической оказалась все работы проекта.Изменим даты проекта,чтобы у них был временный резерв

 

 

 

 

 

 

 

8.3 Анализ стоимости проекта.

Обычно после того, как проведен анализ, принимается решение относительно оптимизации плана. Если общая стоимость проекта и распределение затрат соответствуют ожиданиям, то оптимизация может не потребоваться, но так случается нечасто. Как правило, приходится оптимизировать план: сокращать или увеличивать затраты на задачи или ресурсы определенного типа. Иногда приходится выполнять одновременно обе операции, например, сохраняя общую стоимость проекта, уменьшить затраты на программирование и увеличить затраты на тестирование. Рассмотрим приемы уменьшений и увеличения затрат на проект или его составляющие.

Уменьшение затрат

Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи. Поэтому уменьшить затраты можно, уменьшив один или несколько определяющих факторов.

Для выполнения работ, которые необходимо удешевить, можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать таблицы норм затрат с более низкими ставками у назначенных ресурсов. Первый вариант опасен снижением качества проекта, поскольку более дешевые ресурсы часто имеют более низкую квалификацию.

Кроме того, это может привести к увеличению сроков исполнения задач. Второй вариант подходит в большей степени, но возможность его использования зависит от условий предоставления ресурсов для проектных работ. Также можно попробовать отказаться от использования некоторых ресурсов для исполнения определенных работ. Но в таком случае возрастает нагрузка на других участников проекта, что может привести к изменению длительности задач или снижению качества.

При сокращении трудозатрат нужно определить, какие работы имеют наиболее низкий приоритет и менее важны для достижения проектных результатов. Эти работы и нужно удалить из плана проекта. Как правило, сокращение трудозатрат приводит к снижению качества проекта, но, если сокращаемые задачи лежат на критическом пути, может привести и к сокращению сроков выполнения проекта.

В проектах обычно не так много задач с фиксированными затратами. Если же они есть, то можно попробовать найти способы сокращения этих затрат, хотя, так как эти затраты относятся к внепроектной деятельности, это не всегда получается. Сокращение этих затрат в некоторых ситуациях может повлиять на качество проекта.

Увеличение затрат

Если у проекта или его части оказывается дополнительный бюджет, который можно использовать, то увеличить затраты можно за счет увеличения объема работ, увеличения числа используемых ресурсов или их стоимости.

Добавив работы, можно улучшить качество проектных результатов, например, осуществив их дополнительный контроль. Использовав дополнительные ресурсы, можно быстрее завершить проект или сделать больший объем работы. Наконец, если привлечь к исполнению работ специалистов более высокого уровня с более высокими ставками, можно улучшить качество и уменьшить длительность выполнения работы.

 

8.4. Оптимизация стоймости проекта

1. Добавим в проект суммарную задачу: Сервис/Параметры – установить флаг ^ Суммарная задача проекта – Ok. 
2. Переключимся в диаграмму Ганта, а в ней выберем таблицу затрат: Вид/Таблица/Затраты Результат – в столбце Общие затраты суммарная задача проекта содержит общую его стоимость, а фазы – стоимость каждой фазы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8.5 Анализ рисков (слишком длинные задачи, задачи с большим количеством ресурсов, задачи с большим количеством зависимостей).

Фильтр для отображения слишком длинных задач.

Создать фильтр для задач с ограничением Длительность >4 

Проект/Фильтр/Другие фильтры/Создать.

 

После применения фильтра останутся только те задачи, которые длятся больше 4 дней

Фильтр задачи с большим количеством ресурсов

А вот автоматически отобрать задачи с большим числом ресурсов нельзя, поскольку в MS Project нет специального столбца «внутренней» таблицы, в котором было бы указано число ресурсов, назначенных на задачу. Поэтому нам, как обычно, придется воспользоваться настраиваемым полем Переименуем поле задач Number2 (Число2) в Число ресурсов и поместим в него формулу Len ([Resource Names]) (Len ([Названия ресурсов]))

Функция Len определяет длину текстовой строки, переданной ей в качестве параметра. В нашем случае этой строкой является значение поля Resource Names (Названия ресурсов). Чем больше ресурсов назначено на задачу, тем длиннее строка и тем больше будет значение поля Число ресурсов.

Этот метод сравнения задач довольно груб, поскольку не гарантирует точного сравнения числа ресурсов. Точно определить число назначенных на задачу ресурсов можно лишь с помощью макроса (функции этого не позволяют).

После завершения настройки поля отсортируем задачи по этому полю. Для этого с помощью команды меню (Проект > Сортировка > Сортировать по) откроем диалоговое окно сортировки и выберем созданное поле в качестве критерия. Сортировать задачи будем по убыванию, чтобы задачи с наибольшим числом ресурсов оказались в верхней части списка, и сбросим флажок (Сохранить структуру), чтобы сортировка осуществлялась в рамках всего проекта, а не в рамках отдельных фаз.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Задачи с большим количеством зависимостей

Чем больше у задачи зависимостей, тем выше риск, что ее исполнение будет задержано из-за того, что одна из предшествующих задач не уложится в срок. Особенно опасно, если несколько предшествующих имеет задача, расположенная на критическом пути, поскольку в случае ее задержки увеличится длительность проекта.

В MS Project нет поля, содержащего информацию о том, сколько у задачи предшествующих задач. Но для получения необходимых сведений можно создать новый фильтр. Фильтр – это сохраненный набор условий и значений, согласно которым происходит отбор информации в представлении. Работа с фильтрами осуществляется через меню Проект ® Фильтр

В MS Project включено большое количество встроенных фильтров, есть возможность создавать и собственные фильтры. Для создания собственного фильтра следует в диалоговом окне Другие фильтры, вызываемом с помощью команды меню Проект ® Фильтр ® Другие фильтры щелкнуть по кнопке Создать…

В центре диалогового окна находится блок Фильтр, в котором определяются критерии отбора данных. Поскольку критерий может состоять из нескольких условий, для их ввода предназначена таблица, состоящая из нескольких столбцов. Каждая строка соответствует одному условию.

Первый столбец И/Или определяет связь условий внутри критерия: должны ли строки, отбираемые фильтром, соответствовать всем условиям (И), или достаточно соответствия хотя бы одному из них (Или). При наличии в таблице единственного условия это поле заполнять не нужно.

Во втором столбце Имя поля определяется на основании какого столбца будет осуществляться фильтрация. Название поля выбирается в списке, в котором представлены все названия полей из внутренней таблицы соответствующего типа.

В третий столбец Проверка (Test) вносится логическое условие для выбора.

Последний столбец Значения (Values) определяет, с каким значением при проверки сравниваются данные из столбца Имя поля. Данные в этот столбец могут вноситься как вручную, так и выбираться из списка имен полей.

Все задачи, являющие предшествующими для данной задачи, перечислены в поле Предшественники (Predecessors), причем номера предшествующих задач разделены точками с запятой. Таким образом, если в поле Предшественники встречается хотя бы одна точка с запятой, то у задачи есть как минимум два предшественника. То есть фильтр будет обрабатывать те задачи, у которых встречается хотя бы одна с запятой (рисунок 11).

После того как фильтр создан, его необходимо применить к нужному представлению. Для наших целей удобно использовать Сетевой график или диаграмму Ганта.

После того, как задачи с несколькими зависимостями обнаружены, нужно определить, как снизить риск их задержки. Снизить риск можно, увеличив длительность одной или нескольких предшествующих задач за счет их более раннего начала (если это возможно). Кроме того, можно увеличить запланированную длительность задачи, если ограничения по длительности проекта позволяют это сделать.

 

8.6. Анализ ресурсных рисков (неопытные сотрудники, ресурсы с большим объемом работ, ресурсы со сверхурочной работой).

 

Цель анализа ресурсных рисков заключается в том, чтобы определить ресурсы и назначения, увеличивающие вероятность срыва проекта. Например, рискованно привлечение недавно принятого на работу сотрудника, поскольку у нас нет опыта работы с ним и мы не знаем, сможет ли он справиться с поставленными задачами. Другой риск – использование одного сотрудника в слишком многих задачах, поскольку проект становится зависимым от одного сотрудника, и если он станет недоступным, то проект может провалиться.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Использование неопытных сотрудников

Часто случается так, что для проектных работ привлекаются сотрудники, недавно вступившие в 0рганизацию. П0ск0льку еще нет опыта использования этих сотрудников в пр0ектах, это представляет 0пределенный риск. Нужно 0пределить задачи, где задейств0ваны эти сотрудники, и 0писать риск их использования. При разраб0тке стратегии смягчения риск0в эти риски нужн0 будет проанализировать и 0пределить, как их уменьшить.

Чтобы выделить сотрудников без 0пыта раб0ты, настроим столбец Flag2 (Флаг2), назвав его 0пыт есть, и определим отображение красного индикатора для тех случаев, когда значением поля является N0 (Нет), и зеленого – когда значением является Yes (Да). Добавим настр0енн0е поле в представление Resource Sheet (Лист ресурсов) и устан0вим в нем значение N0 (Нет) для тех ресурсов, у которых нет опыта раб0ты.