Проектирование автоматизированной системы "Склад"

При разработке данной АС были определены следующие  этапы:

• формулировка задач и требований к АС – 2 недели;
• исследование предметной области (анализ данных, процессов и тд.) - 1 неделя;
• построение модели работы АС – 1 неделя;
• разработка модели базы данных – 2 недели;
• разработка интерфейса пользователя – 2 недели;
• реализация АС – 2 недели;
• отладка и тестирование системы – 2 недели;
• составление сопроводительной документации – 2 недели.

7 Порядок контроля

Для проверки правильности работы системы необходимо провести тестирование всех ее функций. Проверка правильности работы программы  должна осуществляться с помощью  тестовой базы данных, определенного  набора тестов и проверки правильности формирования всех выдаваемых документов (отчетов).

1  Анализ деятельности торгового склада

1. Описание деятельности торгового склада

Основной задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование  хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней  среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию  событий, например оформление и выполнение заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т.д. Эти  задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными  исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т.д.) и связаны с оформлением  и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных  операций регистрируются в соответствующих  журналах. Автоматизация этих процессов  позволит хранить информацию в одной  базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная автоматизированная система будет реализована для  кладовщиков. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом материалов и готовой продукции на складах, а также текущей выпиской расходных документов и опиской вновь поступивших материалов.

Автоматизированная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались вручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры – это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически будут внесены все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов. 

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах,  если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы  за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении  итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая автоматизированная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором  его искать, нужно будет перелистать  всю кипу документов и просмотреть  каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции  и значительно сократит объем  подходящих документов или сведет к  одному единственному искомому документу.

За счет сокращения времени  на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять  не только свою работу, но и взять  на себя ряд других обязанностей.   

Создание  собственной автоматизированной системы  позволит учесть все особенности, т.е. разрабатывается только то, что нужно, и как нужно.

Склад продукции  осуществляет процедуру хранения продукции  для сторонних лиц, заинтересованных в этом. Склад должен выполнять  следующие функции: прием, учет, хранение и отгрузку продукции, приемка продукции, сортировка, комплектация потребителям, определение потребности в транспортных средствах, механизированных погрузочных средствах, таре и рабочей силе для отгрузки продукции, согласование планов и условий поставок продукции с основного производства и по договорам со сторонними организациями, организация приемки продукции сторонними организациями, координация деятельности по закупке и продаже продукции с наличием свободных складских площадей, подготовка отчетов об объемах продукции, а также участие в рассмотрении поступающих на предприятие претензий.

Затем склад  готовой продукции должен предоставить создание условий для сохранности  продукции, находящейся на временном  хранении, организацию рационального  хранения, внутренней транспортировки, упаковки и подготовки продукции  к отправке, обеспечение сохранности  продукции, подготовка справок о  состоянии запасов готовой продукции, составление документации (актов, сведений, справок, переписки) о порче продукции, обеспечение высокого уровня механизации  и автоматизации транспортно-складских  операций, применения компьютерных систем и нормативных условий организации  и охраны труда, разработка расценок на хранение продукции со сторонними организациями, контроль над режимами и способами хранения готовой продукции.

Склад обязан вести учет продукции, находящейся  на временном хранении, составление  карточек, кладовых книг, описей, приходных  и расходных накладных, ордеров  по учету прихода, расхода, наличия, остатков продукции на складе, учет выполнения заказов по отгрузке и  разгрузке готовой продукции, составление  отчетов о загрузке складских  площадей.

Рассмотрим  типичные бизнес-процессы складского учета на не автоматизированном гипотетическом складе. Такое рассмотрение проводится с целью выявить недостатки существующей системы складского учета, а так  же показать необходимость автоматизации  склада.

Процедура принятия продукции на склад:

1. Продукция приходит на склад в сопровождении экспедитора и приходной накладной.
2. Контролер на складе, проверяет приходную накладную, и регистрирует ее в книге учета входящих документов (накладных).
3. Осматривает входящую продукцию, и если с ней все нормально принимает ее на склад, передавая экспедитору товара выписку (документ) о том, что товар принят на хранение.
4. Грузчики отвозят товар в свободное место хранения, и контролер делает запись в книге учета о том, где хранится вновь поступившая продукция.

В ходе работы склада, он нуждается в инвентаризации, которая включает в себя такие  стадии как: ответственный работник по переучету продукции, в сопровождении  книги переучета, отправляется на склад  и в ручную осматривает и переписывает данные о товаре и его количестве; после этого данные сверяются  в книге учета товаров, лицами ответственными за документы отчетности на складе и составляется соответствующий  отчет, по данным переучета продукции.

Отгрузка  товаров со склада проходит следующие  стадии:

1. Получатель товара подает накладную на отгрузку товара.
2. Контролер проверяет эту накладную и регистрирует ее в книге учета входящих документов.
3. Далее контролер дает указание работникам склада на поиск нужной продукции и отгрузки ее.
4. Затем получатель товара проводит его осмотр, на счет того нужный ли товар отгрузили и в нужном количестве.
5. Контролер регистрирует в книге учета факт отгрузки товара.
6. Далее контролер выдает получателю груза сопроводительный документ по отгрузке товара.
7. Далее происходит непосредственно отгрузка товара техническими средствами.

Формирование  документов отчетности о движении продукции  на складе: работники в этой сфере  собирают все документы, входящие исходящие, все данные учета операций и товаров; обрабатывают их в ручную и формируют  документы итоговой отчетности; обрабатывают их в ручную и формируют документы  итоговой отчетности.

Как видно  из этой ситуации, на складе не автоматизировано ничего, работники проводят все операции учета документов, а так же учета  результатов переоценки вручную, формирование документов отчетности о движении товаров и всех операций на складе так же происходит в ручную. Вся эта рутинная работа с бумагами отнимает очень много времени и сил, и склад работает не достаточно эффективно.

2. Обоснование актуальности разработки автоматизированной системы «Склад»

Системы автоматизации склада в своем  развитии прошли долгий путь эволюции: от простейших программ для контроля материальных потоков склада до современных  адаптируемых WMS платформ, включающих в себя облегченные модули для  контроля производства, дополнительную функциональность по управлению транспортом  и даже финансово-аналитические  модули, анализирующие рентабельность и себестоимость работы цепочки  поставок. WMS системы в своей истории  проходили через те же этапы, что  и другие программные платформы.

Современные системы управления складом WMS, по сути, являются своего рода складскими ERP системами. Преимущества и недостатки такого развития можно оценить по-разному, эта  тема является предметом горячих  дискуссий. Однако расширение и взаимное пересечение различных систем (Автоматизации  склада WMS, Планирования ресурсов предприятия ERP, Планирования дистрибуции DRP, Управления цепью поставок SCM, Расширенного планирования APS, Управления производством MES), намного  усложняет процесс выбора информационной системы для компании, которая  стремиться решить свои операционные проблемы. Хотя, WMS системы автоматизации  склада продолжают расти и расширяться, изначальная функциональная основа осталась прежней. Назначение WMS - это  операционное управление грузовыми  потоками склада. Адресные процессы размещения товара, комплектации заказов и пополнения зон отбора - вот главная идея системы автоматизации склада.

В зависимости  от поставщика решения, реализация основных и сопутствующих функций по управлению складом может существенно различаться, однако общим остается принцип построения логики процессов размещения, комплектации, приема, отгрузки на базе концепций «товар», «место хранения», «количество», «единица измерения», «заказ».

Минимальная функциональность системы автоматизации  склада:

• инструменты для обеспечения адресного хранения;
• поддержка определяемых пользователем параметров для адресации операций, мониторинг исполнения заданий в режиме реального времени;
• встроенные средства интеграции с технологическим оборудованием для сбора данных.

Системы автоматизации склада это большие, сложные, высокотехнологические продукты, которые потребуют комплексного внедрения и квалифицированных  специалистов для настройки и  последующей работы. По сути, необходимо «управлять» системой «управления» складом. Случается, что крупные  складские комплексы создают  новый информационный технологический  департамент, задача которого исключительно  поддержка системы автоматизации  склада. Внедрение WMS вместе с технологией  автоматизации действительно повысит  точность работы и сократит затраты  на работников (затраты на дополнительные ресурсы на поддержку обычно все  же меньше, чем экономия на уровне кладовщиков  и комплектовщиков). Уровень обслуживания действительно повышается, благодаря  сокращению времени подготовки и  выполнения заказов. Помимо повышения  эффективности работы склада, определяющими  критериями выбора WMS чаще всего становиться  необходимость реализации и учета  всевозможных услуг, которые не поддерживает текущая система управления складом, к примеру FiFO, кросс-докинг, автоматизированное пополнение зон отбора, волновая комплектация заказов, прослеживание партий, автоматическая идентификация, и т.д.

Проанализировав ситуацию на складе и выявив все  минусы, постараемся создать такую  систему, которая бы автоматизировала следующие операции на складе:

1. Регистрация документов осуществляется с помощью ЭВМ;
2. Для облегчения хранения, поиска и учета товаров, будем сопровождать их уникальным штрихкодом.
3. Места хранения товаров так же будут обозначены соответствующим штрихкодом, для занесения информации о месте хранения товаров.
4. Работа со штрихкодами, будет проводиться специальным прибором «Терминал» который будет связываться с БД склада и оперативно заносить туда информацию а так же считывать ее из базы данных.
5. Поиск товаров для отгрузки будет проводится путем поиска соответствующего товара в БД и просмотра информации о месте его хранении, затем для переучета, чтобы занести количество продукции будет использоваться «Терминал» для занесения информации в БД склада.
6. Формирование документов отчетности, будет производится автоматически системой по прошествии определенного промежутка времени (месяц, квартал, год).