Проектирование системы электронного документооборота в SAP R/3 для автоматизации договорной работы группы компаний «САПРАН»

 

 

2 Общая характеристика объекта автоматизации

САПРАН – это группа компаний, специализирующаяся на внедрении  ИТ решений для бизнеса на различных платформах. Сегодня компания насчитывает около 300 сотрудников, около 30 из них – непроизводственный персонал. Офисы САПРАН расположены в Москве, Санкт-Петербурге и Киеве. Начиная с 2008 года компанией САПРАН реализовано около 100 проектов, ежегодный рост оборотов от оказания сервисных услуг удваивается на протяжении последних трех лет. По итогам 2012 года САПРАН входит в 100 крупнейших и в 10 самых быстрорастущих ИТ компаний России. Организационно-штатная структура группы компаний Сапран приведена на рис.1. Инициатором заключения договора может выступать любое подразделение. Документ должен быть обязательно утвержден финансовым отделом, бухгалтерией и юридическим отделом. Только после утверждения всеми вышеперечисленными отделами документ поступает на подпись директору.

В настоящее время согласование документов не автоматизировано, оно  происходит по электронной почте  бессистемно. При этом возможна потеря комментариев и замечаний от согласующих, не ведется версионность проектов договоров. Подписанные документы хранятся в виде скан-скопий на сетевом ресурсе.

 

 

 

2.1 Организационно-штатная структура

Организационно-штатная  структура приведена на рисунке 1.

Рис.1 Организационно-штатная  структура

 

3 Анализ известных подходов к решению проблемы

Сегодня существует большое количество готовых решений по автоматизации документооборота и договорной работы в частности. Но в организации уже внедрена ERP-система SAP R/3. Электронный документооборот необходимо организовать именно в системе SAP R/3 для того, чтобы сократить расходы на лицензии, на поддержку и администрирование системы, обеспечить интеграцию системы электронного документооборота с системой управления персоналом и системой бухгалтерского учета и отчетности.

Традиционно при автоматизации  бизнес-процессов компании выделяются два вида информации, что соответственно приводит к внедрению двух классов  систем:

• Системы обработки структурированной информации – класса ERP(SAP);
• Системы для обработки неструктурированной информации – скан-копии документов и сами документы как таковые – системы класса ECM.

В настоящий момент времени SAP представляет несколько функциональностей, предназначенных для обработки неструктурированной информации:

1. DMS – Document Management System
2. RCM – Record and Case Management System
3. ECM – SAP xECM by OpenText

Необходимо отметить, что если первые два решения являются частью SAP ERP ECC, то третье, хоть и является тесно  интегрированным в SAP ERP- представляет собой отдельную платформу. Для автоматизации электронного документооборота конкретной организации следует выбирать из компонентов, входящих в стандартную платформу, с целью уменьшения эксплуатационных расходов Заказчика.  Так как DMS является хорошо известной и давно внедряемой на рынке компонентой, остановимся на RCM - достаточно недавно появившейся в линейке продуктов SAP и еще не завоевавшей широкого признания в России, как со стороны фирм интеграторов, так и со стороны клиентов. Тем не менее, SAP  RCM обладает всеми традиционными возможностями современных систем электронного документооборота. Она охватывает практически все аспекты в области управления документами и позволяет организовать эффективную документационную поддержку бизнес-процессов компании в соответствии с требованиями государственных стандартов, нормативных документов и принятых в компании принципов работы в существующих регламентах. Необходимо отметить, что RCM построена с использованием методологии SOA. Это позволяет ей обладать достаточной гибкостью, в отличии от DMS.

 

 

 

 

 

 

4 Средства разработки системы

На сегодняшний день существуют два основных подхода к разработке программного обеспечения информационных систем, один из которых называется функционально-модульный или структурный. В его основу положен принцип  функциональной декомпозиции, при котором структура системы описывается в терминах, иерархии ее функций и передачи информации между отдельными функциональными элементами. Второй, объектно-ориентированный использует объектную декомпозицию. Структура системы описывается в терминах объектов и связей между ними, а поведение системы описывается в терминах обмена сообщениями между объектами.

При разработке ПО ИС с использованием структурного подхода система разбивается  на функциональные подсистемы, которые  в свою очередь, делятся на подфункции, те - на задачи и так далее. Процесс разбиения продолжается вплоть до конкретных процедур. При этом автоматизируемая система сохраняет целостное представление, в котором все составляющие компоненты взаимосвязаны. При разработке системы "снизу-вверх", от отдельных задач ко всей системе, целостность теряется, возникают проблемы при описании информационного взаимодействия отдельных компонентов.

В структурном анализе  используются, в основном, две группы средств, иллюстрирующих функции, выполняемые системой и отношения между данными. Каждой группе средств соответствуют определенные виды моделей (диаграмм), наиболее распространенными, среди которых являются следующие: SADT, DFD, ERD.

Перечисленные модели в совокупности дают полное описание ИС независимо от того, является ли она существующей или вновь разрабатываемой. Состав диаграмм в каждом конкретном случае зависит от необходимой полноты  описания системы.

Главным преимуществом объектно-ориентированного подхода является согласованность моделей деятельности организации и моделей проектируемой системы, от стадии формирования требований до стадии реализации. Объектно-ориентированный подход обладает рядом преимуществ, таких как:

• объектная декомпозиция дает возможность создавать ПС меньшего размера путем использования общих механизмов. Использование объектно-ориентированного подхода существенно повышает уровень унификации разработки и пригодность для повторного использования программ, а также проектов;
• объектная декомпозиция уменьшает риск создания сложных систем ПО, так как она предполагает эволюционный путь развития системы на базе относительно небольших подсистем;
• объектная модель позволяет в полной мере использовать выразительные возможности объектных и объектно-ориентированных языков программирования.

Главным же достоинством объектно-ориентированного подхода является то, что объектно-ориентированные  системы более открыты и легче  поддаются внесению изменений, так  как их конструкция базируется на устойчивых формах.

В настоящее время на практике количество CASE-средств, поддерживающих объектно-ориентированный подход, невелико по сравнению с поддерживающими структурный подход. В том числе, диаграммы, отражающие специфику объектно-ориентированного подхода, гораздо менее наглядны и плохо понимаемы непрофессионалами. Примерами объектно-ориентированных CASE-средств являются: Rational Rose фирмы Rational Software, Sybase PowerDesigner и Paradigm Plus фирмы Computer Associates, предназначенные для автоматизации этапов анализа и проектирования ПО.

Основное различие между  традиционными структурными методологиями  проектирования и более новыми объектно-ориентированными методологиями находится в их первичном фокусировании: Структурные  методы проектирования фокусируются на функциях системы: "Что она делает". Объектно-ориентированные методы фокусируются на данных (объектах) системы: "Что  делается с АСУ". Объектная ориентация может предоставить инструментальные средства, обеспечивающие более высокое качество программного обеспечения.

В настоящее время на российском рынке представлено достаточно большое  количество CASE-систем, многие из которых позволяют, так или иначе, создавать описания (модели) бизнес-процессов предприятий. Очевидно, что выбор системы в значительной мере определяет весь дальнейший ход проекта. Рациональный выбор системы возможен при понимании руководством компании, и ее специалистами нескольких аспектов:

1. целей проекта;

2. требований к информации, характеризующей бизнес-процессы  и необходимой для анализа и принятия решений в рамках конкретного проекта;

3. возможностей CASE-систем  по описанию процессов с учетом  требований п.2.

Современные CASE-средства, поддерживающих структурный подход, охватывают обширную область поддержки многочисленных технологий проектирования ИС: от простых  средств анализа и документирования до полномасштабных средств автоматизации, покрывающих весь жизненный цикл ПО.

BPwin – мощное CASE-средство системного анализа деловой и производственной активности, позволяющее отслеживать соответствие структуры бизнеса, документооборота, финансовых потоков жестким и динамичным требованиям современной экономики.

ERwin – средство проектирования баз данных. Отличительной чертой ERwin/ERX является высокая степень обеспечения согласованного взаимодействия между средствами создания баз данных и средствами разработки приложений. ERwin поддерживает все наиболее популярные реляционные СУБД, включая Oracle; Sybase; Informix; Microsoft SQL Server; FoxPro; InterBase; Paradox; Access и др. Одна и та же модель может быть использована для создания нескольких баз данных или для переноса приложения с платформы одной СУБД на другую. ERwin можно использовать совместно со многими популярными средствами разработки приложений.

Sybase PowerDesigner – комплексное решение для решения задач анализа деловой и производственной активности, задач проектирования баз данных, сочетающее в себе возможности BPWin и ERWin.

Aris Toolset - предоставляет визуальный инструментарий для обеспечения наглядности моделей. Также инструментарий поставляется с набором референтных моделей, заранее разработанных для типичных процессов в различных отраслях. Кроме того, в ARIS предусмотрена возможность создания сценариев автоматизации составления различных аналитических отчётов, нормативных документов, новых моделей. Каждый сценарий представляет собой подпрограмму, запускаемую в ARIS Business Architect (либо Toolset — более ранней версии) или непосредственно на сервере ARIS. Сценарии пишутся на специальном языке программирования — SAX Basic.

Продукт ARIS используется в различных  проектах по реинжинирингу и оптимизации  бизнес-процессов, ИТ-проектах типа внедрения  и эксплуатации ERP-систем, в частности, есть проработанное интеграционное решение для SAP R/3. Также программное обеспечение ARIS составляет основу пакета Business Process Analysis Suite корпорации Oracle. Технически инструментарий ARIS достаточно простой для изучения, имеет интуитивно понятный интерфейс. Модели легко копируются и вставляются в файлы документов (например, формата doc) в виде рисунков. При этом инструмент обладает обширным функционалом: от описания до стратегического планирования

Для моделирования бизнес-процессов  организации было выбрано CASE-средство ARIS Toolset.

Язык программирования –  ABAP/4, так как это внутренний язык программирования системы SAP R/3. Язык реализует работу с внутренними структурами данных, интерфейсом пользователя SAP R/3, транзакциями, отчётами, интерфейсами загрузки и выгрузки данных. Используется исключительно для бизнес-приложений и промежуточного программного обеспечения компании SAP. Имеет возможности для объектно-ориентированного программирования. Имеет сборщик мусора. 

5 Анализ информационных потоков

Информационные потоки –  это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому (Преобразование информации не рассматривается в качестве информационных потоков).

Система информационных потоков  – совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Существующий документооборот организации осуществляется посредством электронной почты и передачи документов на бумажных носителях.

Среди главных недостатков  системы информационных потоков  организации, следует назвать:

• несвоевременность предоставления информации;
• потеря информации;
• высокие трудозатраты на поиск договоров, счетов, документов и других скан-копий;
• отсутствие централизованного хранилища проектов документов с актуальными версиями, а также историческими версиями с внесенными замечаниями;
• трудоемкость формирования типовых документов;
• трудоемкость осуществления массовых и типовых операций;
• необходимость передачи документов в бумажном виде или по электронной почте, при этом возможна их потеря или несвоевременная передача;
• непрозрачность процесса согласования, невозможность отследить степень готовности документа к подписанию;
• недостаточная степень разграничения доступа к конфиденциальным документам.

Важной задачей становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения  документов, автоматизация передачи информации.