Проектирование системы электронного документооборота в SAP R/3 для автоматизации договорной работы группы компаний «САПРАН»

Сотрудник бухгалтерии после  получения банковской выписки отмечает в графиках оплаты, которые были получены или произведены по договорам, указывает фактическую дату оплаты.

5. Закрытие договора, перевод в статус «Закрыт».

Когда все обязательства  по договору выполнены обеими сторонами, договор полностью исполнен и  все оплаты по договору произведены, необходимо перевести договор в  статус «Закрыт». Статус карточки договора изменяется вручную сотрудником  договорного отдела.

6. Создание нового проекта в справочнике проектов.

Для ведения управленческого  учета необходимо ввести такую аналитику  как «Проект». Проект открывается при получении нового заказа. Каждый проект оформляется отдельным договором. Таким образом, аналитика «Проект» должна быть обязательной для доходных договоров. Для ведения этой аналитики необходимо предусмотреть новый справочник и описать процесс ведения справочника.

 

7.1 Описание функций

7.1.1 Процесс создания, согласования  и перевода карточки в статус  «Действующий»

Передача информации в договорной отдел (функция № 1.1)

Входящие события:  Функция  начинается при появлении договоренностей  с контрагентом, при которых вероятность  заключения договора очень высока.

Роли: Владелец договора.

Описание функции:  При  появлении договоренностей с  контрагентом, при которых вероятность  заключения договора очень высока, необходимо зарегистрировать в Системе  карточку договора с графиками оплат  и поставок. Сразу после регистрации карточки, данные из графиков оплат и поставок будут доступны в отчетах по платежам и поставкам для последующего формирования БДДС и БДР финансовой службой.

Результат функции: Сотрудник  договорного отдела получает информацию, необходимую для регистрации  карточки договора в статусе «Проект».

Проверка наличия  информации о контрагенте и проекте  в системе (функция № 1.2)

Входящие события:  Получена информация или проект договора от Владельца договора

Роли: Сотрудник договорного  отдела

Описание функции: Сотрудник  договорного отдела проверяет, заведена ли  информация о контрагенте  и проекте (если договор проектный) в справочники в Системе.

Результат функции: В результате выполнения функции может потребоваться  создание контрагента и/или проекта.

 

 

Создание контрагента  (функция № 1.3)

Входящие события:  Требуется  создать нового контрагента или  внести изменения в существующую запись

Роли: Бухгалтер

Описание функции: Бухгалтер  создает нового контрагента в  справочнике деловых партнеров  или вносит изменения в существующую запись  на основании информации, полученной от Владельца договора.

Результат функции: В справочнике  деловых партнеров создана запись нового контрагента

Создание карточки договора, формирование графиков (функция  № 1.4)

Входящие события:  Необходимая  информация о контрагенте и проекте  заведена в систему

Роли: Сотрудник договорного  отдела

Входящие/исходящие документы: Спецификация (только для доходных договоров), Заполненная заявка на создание карточки договора.

Описание функции: Сотрудник  договорного отдела создает карточку договора, заполняет все известные  реквизиты. После заполнения реквизитов формирует график оплат и график поставок в соответствующих компонентах карточки.   Сохраняет карточку договора.

Результат функции: Карточка договора создана, статус карточки «Проект».

Прикрепление  проекта договора. Актуализация графиков. Отправка на согласование (функция  № 1.5)

Входящие события:  Создана  карточка договора в статусе «Проект» и получен проект договора  

Роли: Сотрудник договорного  отдела

Входящие/исходящие документы: Проект договора

Описание функции: Проект договора может быть получен от контрагента  или сформирован по типовой форме. Если проект договора получен от контрагента, то сотрудник договорного отдела прикрепляет проект договора в компонент «Соединенные объекты». Если проект договора сформирован по типовой форме, то он будет прикреплен в компонент «Соединенные объекты» автоматически.

Получив или сформировав  проект договора, сотрудник договорного  отдела проверят реквизиты и графики  на соответствие условиям, описанным  в проекте договора. При необходимости  актуализирует их и отправляет договор  на согласование.

При отправке карточки проектного договора на согласование проверяется  наличие спецификации в компоненте «Соединенные объекты». Если спецификация не прикреплена, то отправить проектный  договор на согласование невозможно.

Результат функции: Договор  отправлен на согласование в финансовую службу, карточка договора переведена в  статус «На согласовании».

Согласование  юридической службой (функция № 1.6)

Входящие события:  Договор  отправлен на согласование в юридическую  службу

Роли: Юрист

Описание функции: Сотрудник  юридической службы получает на согласование проект договора. Он проверяет содержание проекта договора на соответствие законодательным  нормам.

Результат функции: Договор  согласован юридической службой  и отправлен на согласование в  финансовую службу.

Согласование  финансовой службой (функция № 1.7)

Входящие события:  Договор  отправлен на согласование в финансовую службу

Роли: Сотрудник финансовой службы

Описание функции: Сотрудник  финансовой службы получает задачу по согласованию договора. Он просматривает  проект договора, условия оплат и  поставок, проверяет заполнение графиков оплат и поставок.

Сотрудник финансовой службы может выполнить задачу по согласованию договора с одним из следующих  результатов: согласовать, согласовать  с комментариями, отклонить, отправить  на доработку, делегировать, назначить  доп.участника.

Результат функции: Договор  согласован финансовой службой, отправлен  на согласование в бухгалтерию

Согласование  бухгалтерией (функция № 1.8)

Входящие события:  Договор  отправлен на согласование в бухгалтерию

Роли: Бухгалтер

Описание функции: Бухгалтер  получает задачу по согласованию договора.  Он проверяет расчет суммы НДС, реквизиты  сторон, указанные в проекте договора, графики оплат и поставок. Он может  выполнить задачу по согласованию договора с одним из следующих результатов: согласовать, согласовать с комментариями, отклонить, отправить на доработку, делегировать, назначить доп.участника.

Результат функции: Договор  согласован бухгалтерией

Согласование  исполнительным директором (функция  № 1.9)

Входящие события: Договор отправлен на согласование исполнительному директору

Роли: Исполнительный директор

Описание функции: Исполнительный директор получает на согласование проект договора. Он проверяет проект договора, графики и комментарии предыдущих согласующих. Исполнительный директор может назначить доп.участника, делегировать согласование договора, отклонить, отправить на доработку, согласовать или согласовать с комментариями.

Результат функции: Проект договора согласован исполнительным директором

Подписание договора с контрагентом (функция № 1.10)

Входящие события:  Договор  согласован бухгалтерией

Роли: Владелец договора

Входящие/исходящие документы: Договор, подписанный контрагентом

Описание функции: Владелец договора получает задачу по согласованию договора, проверяет проект договора, прикрепленный карточке, этапы и  сроки выполнения, указанные в  проекте договора, сформированные графики  оплат и поставок.

Владелец договора отправляет согласованный бухгалтерией и финансовой службой проект договора контрагенту.

Если у контрагента  есть замечания и он не готов подписать  предложенный проект договора, то Владелец договора указывает комментарии, полученные от контрагента, или прикрепляет  в компонент «Соединенные объекты» проект договора с правками контрагента. После этого выполняет задачу по согласованию договора с вариантом  «Отклонить», для того, чтобы Сотрудник  договорного отдела получил комментарии  к проекту договора, возможность  внести изменения и отправить  договор на повторное согласование.

Если у контрагента  нет замечаний, то  Владелец договора передает на подписание (контролирует передачу и подписание) контрагенту  согласованный с нашей стороны  проект договора. Проект договора может  быть подписан сначала с нашей  стороны, а после передан на подписание контрагенту.

Результат функции: Договор  подписан контрагентом, карточка договора переведена в статус «Согласован»

Передача оригинала  в договорной отдел (функция № 1.11)

Входящие события:  Договор  подписан со стороны контрагента

Роли: Владелец договора

Описание функции: Владелец договора передает (контролирует передачу) оригинал договора, подписанного контрагентом, в договорной отдел.

Результат функции: Оригинал договора передан в договорной отдел

Передача на подписание и перевод договора в статус действующий (функция № 1.12)

Входящие события:  Оригинал договора передан в договорной отдел

Роли: Сотрудник договорного  отдела

Описание функции: Если договор, подписанный контрагентом, еще не подписан с нашей стороны, то Сотрудник  договорного отдела удостоверяется, что договор не был изменен  при подписании и подписанная  Контрагентом версия соответствует  электронной версии.

Далее, Сотрудник договорного  отдела передает на подписание договор  и Лист согласования к нему, в  котором указаны замечания и  комментарии согласующих, на подпись  Генеральному директору (директору  юр.лица, с которым заключен договор).

После того, как оригинал договора подписан обеими сторонами, сотрудник  договорного отдела сканирует документ, прикрепляет скан-копию к карточке договора и переводит договор  в статус «Действующий».

При переводе договора в  статус «Действующий» производится проверка заполнения обязательных атрибутов, в т.ч. внешнего номера договора, даты заключения, исполнителя по договору, наличия обновленной Спецификации (для доходных проектов). 

После заключения договора Спецификация может быть обновлена: сотрудник Договорного отдела должен запросить у Владельца договора обновленную спецификацию. При отсутствии обновленной Спецификации сохраняется исходная версия, прикрепленная к договору на шаге Передача информации в договорной отдел (функция № 1.1)

Результат функции: Договор  переведен в статус «Действующий»

7.1.2 Процесс исполнения доходных  и расходных договоров

Формирование  заявки на акт (функция № 2.1)

Входящие события:  Работы по этапу проекта T&M завершены

Роли: Сотрудник, ответственный  за исполнение договора. Как правило, руководитель или директор проекта, далее Исполнитель по договору

Описание функции: Если в  договоре указан способ закрытия T&M, то Исполнитель по договору через корпоративный портал должен проверить и актуализировать сумму в графике поставок перед тем, как делать заявку на акт. К заявке на акт должны быть приложены листы учета рабочего времени, подписанные заказчиком.

Результат функции: Сумма  в графике поставок актуализирована.

Формирование  заявки на акт (функция № 2.2)

Входящие события:  Работы по этапу проекта Fix Price завершены  или сумма в графике поставок договора T&M актуализирована

Роли: Исполнитель по договору

Описание функции: Исполнитель  по договору оформляет заявку на акт  через корпоративный портал, указывая этап проекта, дату акта и перечень работ. Дата завершения работ, указанная  в заявке, будет автоматически  проставлена в поле «фактическая дата» в графике поставок.

При оформлении заявки на акт  формируется письмо в бухгалтерию  со всей, указанной в заявке, информацией.

Результат функции: Информация, указанная в заявке, передана в  бухгалтерию.

Формирование  акта (пакета документов) (функция № 2.3)

Входящие события:  В  бухгалтерию поступила заявка на акт

Роли: Бухгалтер

Описание функции: Бухгалтер, на основании информации, указанной  в заявке, выставляет акт (формирует  пакет документов) и отправляет его  контрагенту для подписания.

Результат функции: Акт выставлен  и отправлен контрагенту

Подписание акта контрагентом (функция № 2.4)

Входящие события: Акт  выставлен и отправлен контрагенту

Роли: Исполнитель по договору

Описание функции: Исполнитель  по договору контролирует подписание акта контрагентом и возврат подписанного акта

Результат функции: Акт подписан контрагентом и передан в бухгалтерию.