Проектирование системы электронного документооборота в SAP R/3 для автоматизации договорной работы группы компаний «САПРАН»

Получение акта, отражение  факта актирования в графике  поставок, прикрепление скан-копии акта к карточке договора (функция № 2.5)

Входящие события:  Акт  подписан контрагентом и передан  в бухгалтерию

Роли: Бухгалтер

Описание функции: Бухгалтер  сканирует полученный акт, прикрепляет  скан-копию к карточке договора. Бухгалтер сверяет фактическую  дату поставки в графике поставок и дату, указанную в акте, при  необходимости корректирует дату в  графике поставок. После этого  устанавливает отметку о получении  оригинала акта.

Результат функции: факт актирования  отражен

7.1.3 Процесс корректировки плановых  дат

Отправка уведомления  Исполнителю по договору (функция  № 3.1)

Входящие события:  Наступила  дата рассылки

Описание функции: Сообщение  о необходимости актуализировать  график оплат формируется автоматически

Результат функции: Сообщение  отправлено Исполнителю по договору, Владельцу договора  и в финансовую службу

 

 

 

Корректировка прогнозных дат в графике оплат (функция  № 3.2)

Входящие события:  Отправлено уведомление о необходимости  актуализировать график оплат

Роли: Исполнитель по договору

Описание функции: Исполнитель  по договору корректирует прогнозную дату в графике. Если Исполнитель  по договору владеет информацией  о том, что оплата была перечислена  заказчиком, но факт оплаты не отражен  в графике оплат, Исполнитель  по договору может 

обратиться в финансовую службу с просьбой проверить поступление  оплаты.

Результат функции: График оплат  актуализирован.

7.1.4 Процесс отражения факта  оплаты

Отражение оплаты по договорам в графиках оплаты (функция  № 4.1)

Входящие события:  Получена банковская выписка

Роли: Бухгалтер

Описание функции: Сотрудник  бухгалтерии отмечает фактическую  дату оплаты в графиках оплат по договорам (доходным и расходным)

Результат функции: Факт оплаты отражен.

7.1.5 Процесс закрытия договора

Перевод договора в статус «Закрыт» (функция № 5.1)

Входящие события:  Договор  исполнен, все оплаты проведены.

Роли: Сотрудник договорного  отдела.

Описание функции: Сотрудник  договорного отдела вручную устанавливает  статус «Закрыт» в карточке договора.

Результат функции: Договор  переведен в статус «Закрыт».

 

 

7.1.6 Процесс создания нового  проекта

Отправка заявки на создание нового проекта в справочнике  проектов (функция № 6.1)

Входящие события: Требуется  создать новый проект в справочнике проектов 

Роли: Инициатор создания проекта 

Описание функции: Инициатор  создания проекта отправляет заявку на создание нового проекта в справочнике. В заявке необходимо указать наименование контрагента, название проекта, этапы  проекта.

Результат функции: Заявка на создание проекта в справочнике  проектов отправлена в договорной отдел.

Создание нового проекта в справочнике проектов (функция № 6.2)

Входящие события:  Заявка на создание проекта отправлена в  договорной отдел

Роли: Сотрудник договорного  отдела

Описание функции: Сотрудник  договорного отдела открывает справочник проектов и создает новый проект и этапы, на основе информации указанной  в заявке. Номер проекта формируется  автоматически после сохранения записи. Сотрудник договорного отдела сообщает Инициатору создания проекта  номер нового проекта.

Результат функции: Создан проект в справочнике проектов

7.2 Диаграмма процессов

Диаграммы процессов модели TO-BE приведены в приложении В 

8 Разработка инфологической модели

Цель инфологического  моделирования – обеспечение наиболее естественных для человека способов сбора и представления той информации, которую предполагается хранить в создаваемой базе данных. Поэтому инфологическую модель данных пытаются строить по аналогии с естественным языком. Основными конструктивными элементами инфологических моделей являются сущности, связи между ними и их свойства (атрибуты).

Сущность – любой различимый объект, информацию о котором необходимо хранить в базе данных.

Атрибут – поименованная характеристика сущности. Его наименование должно быть уникальным для конкретного типа сущности, но может быть одинаковым для различного типа сущностей. Атрибуты используются для определения того, какая информация должна быть собрана о сущности.

Ключ – минимальный набор атрибутов, по значениям которых можно однозначно найти требуемый экземпляр сущности. Минимальность означает, что исключение из набора любого атрибута не позволяет идентифицировать сущность по оставшимся атрибутам.

Связь – ассоциирование двух или более сущностей. Если бы назначением базы данных было только хранение отдельных, не связанных между собой данных, то ее структура могла бы быть очень простой. Однако одно из основных требований к организации базы данных – это обеспечение возможности отыскания одних сущностей по значениям других, для чего необходимо установить между ними связи. Так как в реальных базах данных часто содержатся сотни и тысячи сущностей, то между ними может быть установлено более миллиона связей. Наличие такого множества связей и определяет сложность инфологических моделей.

Инфологическое моделирование  подразделяется на два уровня: логический и физический.

Логический уровень подразумевает, что мы мыслим в понятиях реального мира и непосредственно из него берем объекты для моделирования. Объекты, на которые мы ссылаемся на логическом уровне, должны получать имена из естественного языка. На логическом уровне не имеет значения, например, какая СУБД будет использоваться, является ли некоторое число целым или действительным, как лучше индексировать таблицу.

Физический уровень определяет то, как определения сущностей  из логического уровня будут отражены в реальной базе данных, с помощью  какой СУБД она будет реализована, какие типы данных будут использоваться по умолчанию и так далее.

Логическая модель

Жизненный цикл договора включает в себя следующие этапы:

• Подготовка спецификации, проекта договора
• Внесение информации в систему
• Согласование пакета документов
• Подписание обеими сторонами
• Принятие к действию подписанного договора
• Исполнение обязательств по договору
• Закрытие договора

Диаграмма инфологической модели приведена в Приложении Г.

В таблице 3 описаны сущности, которые будут использоваться при  разработке базы данных.

Таблица 3 – Сводная таблица сущностей

Имя сущности		Описание
Логический уровень	Физический уровень
Карточка «договор»	ZTRCM_AGR	Карточка «Договор»
Тип документа	ZTRCM_DOC_TYPE	Справочник «Тип документа»
Вид документа	ZTRCM_DOC_KIND	Справочник «Вид документа»
Филиал	ZPROJ_BRANCH	Справочник филиалов
Валюта договора	TCURC	Справочник валют
Деловой партнер	BUT000	Справочник деловых партнеров
Платежные реквизиты	BUT0BK	Справочник платежных  реквизитов
Условия оплаты	ZTRCM_PAY_COND	Справочник условий оплат  по договору
График оплат	ZTRCM_PAYMENT_P	План платежей
График поставок	ZTRCM_DELIVERY_P	План поставки
Проект	ZPROJ	Справочник проектов
Этап проекта	ZPROJST	Справочник этапов проектов
Пользователь	USR02	Справочник пользователей

 

Атрибуты сущностей

Каждая сущность обладает определенным набором атрибутов. Атрибут  – какая-либо характеристика понятия  или предмета, смысл которого отражает сущность.

Существуют атрибуты, уникальным образом определяющие каждый экземпляр  сущности. Такие атрибуты называются ключами.

Первичный ключ (РК) – атрибут, уникальным образом определяющий экземпляр родительской сущности, сущности в которой он создан.

Внешний ключ (FK) - атрибут, который  определяет родительскую сущность в  дочерней.

Для каждой сущности определим  набор атрибутов.

Таблица 4 содержит набор  атрибутов для сущности «Карточка  «договор».

 

Таблица 4 – Список атрибутов сущности «Карточка «договор» (ZTRCM_AGR)

Имя атрибута		Примечание	тип данных
Логический уровень	Физический уровень
GUID	CASE_GUID	PK	int(36)
Класс документа	DOC_CLASS		varchar(50)
Тип документа	DOC_TYPE	FK	int(2)
Вид документа	DOC_KIND	FK	int(2)
Статус документа	DOKST		varchar(50)
Филиал	BRANCH	FK	int(2)
Номер карточки	EXT_KEY		int(36)
Внутренний номер	INNUM		varchar(50)
Внешний номер	VNNUM		varchar(50)
Номер основного договора	PREV_NUM		varchar(50)
Внешний номер основного  договора	PREV_EXT_NUM		varchar(50)
Дата заключения основного  договора	PREV_DATE		datetime
Предмет договора	SUBJECT		varchar(255)
Дата заключения договора	ZKDAT		datetime
Дата начала действия	BEGDAT		datetime
Дата окончания действия	ENDDAT		datetime
Факт. дата закрытия договора	EDDATF		datetime
Пролонгация	PROLONG		bool
Владелец договора	OWNER	FK	int(100)
Исполнитель по договору	PERFORMER	FK	int(100)
Стороны
Компания	COMPANY	FK	int(36)
Реквизиты компании	C_BIK	FK	int(2)
Генеральный заказчик	CLIENT	FK	int(36)
Контрагент	PARTNER	FK	int(36)
Реквизиты контрагента	P_BIK	FK	int(2)
Платежные данные
Валюта документа	WAERD	FK	int(2)
Сумма (вал.документа)	SUMDG		int(20)
Способ закрытия	DOC_CLOSE		varchar(50)
Контактные лица
Контактное лицо 1
ФИО	FIO_1		varchar(255)
Комментарий	COMM_1		varchar(255)
Телефон	PHONE_1		varchar(255)
e-mail	EMAIL_1		varchar(255)
Контактное лицо 2
ФИО	FIO_2		varchar(255)
Комментарий	COMM_2		varchar(255)
Телефон	PHONE_2		varchar(255)
e-mail	EMAIL_2		varchar(255)
Контактное лицо 3
ФИО	FIO_3		varchar(255)
Комментарий	COMM_3		varchar(255)
Телефон	PHONE_3		varchar(255)
e-mail	EMAIL_3		varchar(255)
Контактное лицо 4
ФИО	FIO_4		varchar(255)
Комментарий	COMM_4		varchar(255)
Телефон	PHONE_4		varchar(255)
e-mail	EMAIL_4		varchar(255)

 

Таблица 5 содержит набор  атрибутов для сущности «Тип документа».

Таблица 5 – Список атрибутов сущности «Тип документа» (ZTRCM_DOC_TYPE)

Имя атрибута		Примечание	тип данных
Имя атрибута	Физический уровень
Тип документа	DOC_TYPE	PK	int(2)
Наименование типа документа	TEXT		varchar(50)

 

Таблица 6 содержит набор  атрибутов для сущности «Вид документа».

 

Таблица 6 – Список атрибутов сущности «Вид документа» (ZTRCM_DOC_KIND)

Имя атрибута		Примечание	Тип данных
Логический уровень	Физический уровень
Вид документа	DOC_TYPE	PK	int(2)
Наименование вида документа	TEXT		varchar(50)

 

Таблица 7 содержит набор  атрибутов для сущности «Филиал».

Таблица 7 – Список атрибутов сущности «Филиал» (ZPROJ_BRANCH)

Имя атрибута		Примечание	Тип данных
Логический уровень	Физический уровень
Филиал	BRANCH	PK	int(2)
Подробный текст	LTEXT		varchar(50)

 

Таблица 8 содержит набор  атрибутов для сущности «Валюта договора».

Таблица 8 – Список атрибутов сущности «Валюта договора» (TCURC)

Имя атрибута		Примечание	Тип данных
Логический уровень	Физический уровень
Код валюты	WAERS	PK	int(2)
Название валюты	TEXT		varchar(50)

 

Таблица 9 содержит набор  атрибутов для сущности «Деловой партнер».

Таблица 9 – Список атрибутов сущности «Деловой партнер» (BUT000)

Имя атрибута		Примечание	Тип данных
Логический уровень	Физический уровень
ID Партнера	ID	PK	int(2)
Наименование	NAME		varchar(255)
ИНН/БИН	INN		int(20)
КПП	KPP		<p class="Normal_0020Table" style=" margin-bottom: 0pt; line-height: 1