Разработка базы данных информационно-справочной системы «Парикмахерская

2. «день недели» – запрос на выборку – запрос, который  выводит фамилии мастеров, работающих в заданный день недели. Источник данных – таблица «график», «мастера». Выходные данные – День недели, ФИО мастера. Для выполнения необходимо ввести День недели.

3. «поиск телефона» – запрос на выборку – запрос, который выводит номер телефона нужного мастера по его ФИО. Источник данных – таблица «мастера». Выходные данные – ФИО мастера, Домашний телефон мастера. Для выполнения необходимо ввести ФИО мастера.

4. «расчет стоимости работ за месяц» – запрос на выборку – выдает информацию о расчете суммарной стоимости работы мастера Х за месяц У. Источник данных – таблицы: «услуги», «мастера», «оказанные услуги». Выходные данные – ФИО мастера, SUM-стоимость работ.

5. «группировка услуг» – запрос на выборку – выдает информацию суммарной стоимости оказанных услуг с группировкой по виду услуг. Источник данных – таблицы: «услуги», «оказанные услуги». Выходные данные – Наименование услуги, SUM-стоимость работ.

6. « архив старый мастер» – запрос на создание таблицы –создает таблицу для хранения данных о старых мастерах. Источник данных – таблица «мастера». Выходные данные – все поля таблицы «мастера».

7. «добавление в архив» – запрос на добавление – запрос, который копирует данные в таблицу «мастера». Источник данных – таблица «старый мастер». Выходные данные – все поля таблицы «мастера».

7. «удаление мастера» – запрос на удаление – запрос, который удаляет из таблицы «мастера» определенного мастера. Для выполнения необходимо ввести ФИО мастера ( которого необходимо удалить из списка «мастера»)

8. «обновление графика работы мастеров» – запрос на обновление – запрос, который обновляет данные графика работы мастеров. Источник данных – таблица «график», «мастера». Выходные данные – все поля таблицы «график работы». Для выполнения необходимо ввести Время работы мастера, День недель, ФИО мастера, Код мастера, Код графика.

  9. «сумма оказанных услуг по дням недели» – перекрестный запрос – расчет суммарной стоимости услуг, оказанных всеми мастерами парикмахерской, по дням недели. Источник данных – таблицы: «мастера», «оказанные услуги», «услуги». Выходные данные – ФИО мастера, оказанные услуги.

Тексты запросов на языке SQL приведены в приложении Е.

 

Отчет – эффективный способ представления данных в виде печатного документа, который по сравнению с формами предоставляет пользователю больше возможностей в изображении и группировании данных, подсчете итоговых значений.

1.отчет «прейскурант услуг» выводит информацию об услугах парикмахерской, их описание и стоимость. Источник данных – таблица «услуги».

2. отчет «ведомость» выводит информацию оказанных услуг за месяц с группировкой по видам услуг, мастерам и дате. Источник данных- запрос «ведомость». Для выполнения необходимо ввести Месяц

3. отчет «график работы» выводит  информацию графика работы мастеров. Источник данных- таблица «оказанные услуги».

4. отчет «диаграмма расчет стоимости  за месяц» выводит на экран диаграмму  стоимости работ какого-либо мастера за месяц. Для выполнения необходимо ввести Месяц

Виды отчетов представлены в  Приложении Д.

 

Макрос – набор из одной или более стандартных макрокоманд (группы макрокоманд), выполняющих определенные операции над объектами. С помощью макроса решаются те задачи, которые приходится выполнять постоянно или несколько раз подряд.

Макрос «ПечатьОтчетов», разработанный в программе parikmaherskaya.mdb, предназначен для автоматизации просмотра и печати отчетов.

Макрос «отмена», предназначен для  отмены действия. Макрос «справка»  дает информацию о разработчике .

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 4. Руководство пользователя

4.1 Назначение  и условия применения

База данных предназначена для информационно-справочной системы «парикмахерская»:

1) сведения о услугах, выполняемых мастерами, их стоимости; информация о мастерах и их графике работы ;

2)вывод в удобной форме данных по следующим запросам пользователя:

• хранение данных о предлагаемых услугах (название, стоимость, описание услуги),
• об оказанных услугах (кто оказал, что сделано, когда),
• список мастеров и график их работы; поиск телефона нужного мастера по его ФИО;
• выборка фамилий мастеров, работающих в заданный день недели;
• выборка ФИО мастеров, выполнявших заданный вид работ в заданном интервале времени;
• расчет стоимости работ мастера Х за месяц У;
• расчет суммарной стоимости оказанных услуг, оказанных всеми мастерами парикмахерской, по дням недели ( перекрестный )

      3)автоматизация обработки информации при следующих бизнес-операциях:

• оказание услуги (ввод данных об оказанной услуге);
• планирование работы мастеров ( ввод или изменение графика работы на неделю),
• коррекция стоимости услуг в прайс-листе (групповое изменение цен с заданным коэффициентом);
• передача устаревших документов в архив.

       4)вывод следующих данных на печать:

• прейскурант услуг;
• ведомость оказанных услуг за месяц с группировкой по видам услуг, мастерам и дате;
• расписание работы мастеров,
• диаграмма.

Для успешной работы системы  программы необходимы следующие  условия:

1. операционная система Windows 98 и выше;
2. СУБД Microsoft Access 98 и выше;
3. оперативная память 32 Мб и более;
4. принтер формата А4 или А3.

 

 

4.2 Описание операций

После того как произошла  загрузка  БД,  в главной кнопочной  форме необходимо выбрать нужный режим работы, выбирая соответствующий  пункт меню:

• Ввод данных;
• Поиск и редактирование данных;
• Отчеты;
• Справка;
• Перейти к базе данных;
• Выйти из MS ACCESS.

Для выбора необходимо щелкнуть кнопкой мыши на соответствующей кнопке

 

                     Рисунок 4.1 Форма «Главная кнопочная форма»

При выборе пункта меню «Ввод  данных» открывается составная  форма «Ввод данных» (Рисунок 4.2).

 

Рисунок 4.2 Форма «Ввод  данных»

 

При нажатии кнопки «график» открывается форма «график», которая  обеспечивает ввод данных о графике  работы мастеров.

При нажатии кнопки «мастера»  открывается форма «мастера», которая  обеспечивает ввод данных о мастерах парикмахерской.

При нажатии кнопки «оказанные услуги» открывается форма «оказанные услуги», которая обеспечивает ввод данных о услугах, уже оказанных  парикмахерской.

При нажатии кнопки «услуги» открывается форма «услуги», которая  обеспечивает ввод и редактирование данных услугах, выполняемых в парикмахерской.

Кнопка «Отмена» предназначена  для закрытия формы «Ввод данных»  и возврата в главную кнопочную  форму.

 

При нажатии кнопки «Поиск и редактирование данных» на главной  кнопочной форме, открывается составная форма «Поиск и редактирование данных» (Рисунок 4.3).

             Рисунок 4.3 Форма «Поиск и редактирование данных»

 

При нажатии кнопки «работа  мастера за определенное время» выводится  диалоговое окно для ввода наименования услуги (Рисунок 4.4).

 

Рисунок 4.4 Диалоговое окно для ввода наименования услуги.

 

Для выполнения запроса  необходимо ввести наименование услуги, о которой нужно получить сведения, и нажать кнопку OK. В результате на экран выведутся данные о работе мастера.

При нажатии кнопки «работа мастера в заданный день недели» выводится диалоговое окно для ввода дня недели. (Рисунок 4.5)

Рисунок 4.5 Диалоговое окно для ввода дня недели.

Для выполнения запроса  необходимо ввести день недели, о котором  нужно получить сведения, и нажать кнопку OK. В результате на экран выведутся данные о работе мастера.

При нажатии кнопки «телефон мастера» выводится диалоговое окно для ввода ФИО мастера. (Рисунок 4.6)

Рисунок 4.6 Диалоговое окно для ввода ФИО мастера.

Для выполнения запроса  необходимо ввести ФИО мастера и нажать кнопку OK. В результате на экран выведутся данные о телефоне определенного мастера.

При нажатии кнопки «расчет  стоимости услуг» выводится  расчет суммарной стоимости оказанных услуг, оказанных мастерами, по дням недели(Рисунок 4.7).

Рисунок 4.7 расчет стоимости услуг.

При нажатии кнопки «выручка мастером за месяц» выводится диалоговое окно для ввода месяца(Рисунок 4.8).

Рисунок 4.8 Диалоговое окно для ввода месяца.

Для выполнения запроса  необходимо ввести месяц и нажать кнопку OK. В результате на экран выведутся данные о выручке за месяц.

 

При нажатии кнопки «суммарная стоимость услуг» выводится диалоговое окно суммарной стоимости услуг за месяц(Рисунок 4.9).

Рисунок 4.9 Диалоговое окно стоимости услуг.

 

Нажатие на кнопку «Отчеты» на главной форме приведет к открытию формы «Отчеты» (Рисунок 4.10).

 

 

Рисунок 4.10 Форма «Отчеты»

В группе переключателей «Выбор отчета» необходимо щелчком  левой кнопки мыши выбрать нужный отчет.

 При нажатии кнопки  «Просмотр» выбранный отчет открывается в режиме просмотра (см. Приложение Д).

При нажатии кнопки «Печать» выбранный отчет выводится на печать.

Кнопка «Отмена» предназначена  для закрытия формы «Отчеты» и  возврата в главную кнопочную  форму.

 

 

При нажатии кнопки «Справка»  открывается сообщение об авторе программы(Рисунок 4.11).

При нажатии кнопки «Перейти к базе» осуществляется переход  непосредственно к базе данных.

Кнопка «Выйти из MS ACCESS» предназначена для закрытия программы MS ACCESS.

При работе с формами  нужно придерживаться следующих правил:

1. Для просмотра информации  пользователь может использовать  кнопки перехода по записям  с типовыми рисунками на них.( Рисунок 4.12)

Рисунок 4.12Кнопки перехода.

 

2. Для ввода информации  необходимо нажать на кнопку  перехода к 
последней записи и затем на кнопку перехода к следующей записи . Сразу перейти к новой записи можно также с помощью кнопки . После выполнения указанных действий можно приступать к заполнению полей форм. Для этого необходимо установить курсор на поле, в которое 
предполагается осуществлять ввод и щелкнуть 1 раз левой кнопкой мыши. 
При правильном выполнении действий соответствующее поле формы 
активизируется, т.е. в нем появляется мигающая вертикальная черта, 
приглашающая пользователя к вводу данных. Далее пользователь может 
вносить необходимую информацию в соответствующее поле.

 

 

 

4.4 Аварийные  ситуации

При возникновении каких-либо аварийных ситуаций на экран выводятся  различного рода сообщения для пользователя. Основные сообщения представлены в  таблице.

Таблица 4.1 Обработка аварийных ситуаций.

Текст сообщений	Причина	Действия пользователя
Недопустимое значение Null	Не введены данные в обязательные поля	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в поле
Введенное значение не соответствует  маске ввода	Введено значение не соответствующее маске ввода	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с маской ввода
Введенное значение не соответствует  заданному типу данных	Введено значение не соответствующее  заданному типу данных	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с заданным типом данных
Введенное значение превышает  допустимое число символов	Введено значение, которое  превышает допустимое число символов	Щелкнуть «ОК» и ввести данные в соответствии с допустимым числом символов