Разработка информационной системы создания и согласования заявок на поставку ТМЦ

Федеральное агентство по образованию

Курсовая работа по дисциплине:

«Объектно-ориентированное и визуальное программирование»

на тему:

«Разработка информационной системы создания и согласования заявок на поставку ТМЦ (товарно-материальных ценностей) от подразделений предприятия»

Выполнила: студент гр

Дипломный руководитель:

Проверил:

Казань - 2012

Описание предметной области

На крупных предприятиях, которые имеют большое количество подразделений и филиалов в различных городах, существует рассогласованность создания и согласования заявок на поставку МТР(материально технических ресурсов). Заявочная кампания на поставку МТР крупного предприятия должна представлять собой тщательно продуманный механизм.

Данный механизм представляет собой работу с заявками на материально-технические ресурсы (МТР), сопоставление заявок с бюджетом УМТС.

Для надежной  работы данной системы требуется основательная разработка процессов и соответствующих им регламентов, и согласованная автоматизация данных процессов с использованием современных информационных систем.

Одним из определяющих факторов успешной, эффективной  работы предприятия и его конкурентоспособности является четко организованный механизм обеспечения филиалов и подразделений предприятия материально-техническими ресурсами. В связи с этим автоматизация данного процесса является главной задачей для бесперебойного функционирования предприятия.

Этапы типичной заявочной кампании

Типичная заявочная кампания состоит из следующих этапов:

Заявление первичных потребностей от подразделений. Целью этого этапа является получение информации о потребностях от непосредственных получателей. Это что-то вроде плана-максимума, при этом каждое подразделение-получатель заявляет материалы только от своего имени и оперирует только количествами материалов без цен.

Экспертный анализ потребностей специалистами по номенклатуре. На промышленных предприятиях, как правило, есть эксперты, которые отвечают за использование определенных групп материалов. Например, отдел главного механика отвечает за металлопрокат, трубы и метизы, а отдел главного энергетика — за лампы, кабели и электродвигатели. Должности этих экспертов могут называться по-разному — главные специалисты, функциональные специалисты, специалисты по номенклатуре, эксперты по номенклатуре и так далее. Именно они формируют для предприятия правила работы с определенной номенклатурой материалов и оборудования. В идеале — они же ведут номенклатурный справочник материалов. Как правило, эти специалисты работают в соответствующих функциональных подразделениях, однако на некоторых предприятиях они работают в структуре службы МТО.

В рамках заявочной кампании специалисты по номенклатуре проводят экспертный анализ потребностей с точки зрения обоснованности заявленной номенклатуры и количества материалов («интересно, зачем нам на январь 100 тонн гвоздей?»).
В зону ответственности специалистов по номенклатуре также входит контроль потребностей на соответствие унифицированной номенклатуре, некоему стандарту, принятому на предприятии («вместо отверток длиной 20 см и 25 см будем использовать отвертки длиной только 25 см»), а также выявление и устранение дубликатов номенклатурного справочника. Например, заявленные позиции «Лампа 220 В», «ЛАМПА 220 В», «лампа 220», «лампа накаливания 220 В» с точки зрения справочника — это разные номенклатуры, и задача ответственного — определить эталонную запись, а остальные запретить или даже удалить из справочника.

Установление для подразделений лимитов на списание материалов. С точки зрения потребителя, материалов на складе должно быть столько, чтобы «на всю оставшуюся жизнь хватило». Но с экономической точки зрения выгодно закупать и хранить ровно столько материалов, сколько может фактически потребить предприятие для обеспечения производства при запланированной себестоимости. Поэтому необходимо как-то ограничивать заявляемые потребности. В качестве таких ограничителей используются суммовые лимиты списания материалов в производство.

Лимиты рассчитываются для каждого подразделения компании на основе данных производственной программы на год, плановых объемов выпуска и себестоимости для каждого вида продукции. Так появляется лимит списания материалов в затраты, который планируется и контролируется плановой службой. Но для того чтобы сравнить заявленные потребности и установленные лимиты, потребности должны быть оценены в суммовом (ценовом) выражении, для чего и нужен следующий этап — расценка.

Предварительная расценка потребностей. На этапе экспертного анализа потребностей специалисты авторитетно подтвердили только то, что «данная номенклатура действительно нужна заявителю именно в таком количестве». Но с экономической точки зрения оценка не производилась, а значит, экономисты-плановики могут просто не разрешить выдать все заявленные материалы в производство из-за превышения лимита списания материалов в затраты.

Единственным подразделением, которое может условно расценить материалы, является служба МТО (материально-технического обеспечения). На практике для материалов, которые уже закупались, принимаются цены последней закупки, умноженные на некий дефлятор (коэффициент изменения цен). Для новых материалов, которые ранее не закупались, проводится, как правило, экспресс-оценка через первого попавшегося поставщика в Интернете. В результате для каждого материала, фигурирующего в заявке-потребности, появляется условная цена списания этого материала в производство, и все потребности становятся пригодными для сравнения с лимитами.

На этапе расценки специалисты службы МТО также выявляют устаревшие позиции номенклатуры, которые больше не производятся, не могут быть закуплены и отсутствуют на складах. Например, модели вычислительной техники и контрольно-измерительных приборов зачастую меняются несколько раз в год с небольшим изменением эксплуатационных характеристик. Обо всех изменениях в номенклатурном справочнике служба МТО сообщает специалистам по номенклатуре и подразделениям-заявителям, чтобы откорректировать потребность на следующем этапе.

Корректировка потребностей с учетом цен и замены номенклатуры. Самый напряженный этап заявочной кампании — это процесс «вписывания в лимиты», так как подразделения вынуждены сокращать заявленные позиции, чтобы итоговая сумма затрат была в рамках лимита. Все устаревшие позиции на этапе корректировки должны быть заменены на аналоги или вообще удалены из заявки.

Потребности после корректировки снова попадают к специалистам по номенклатуре для утверждения — по сути, это итерация второго этапа, только после уточнения номенклатуры материалов и количества позиций.

Выбор поставщика и уточненная расценка. На этапе выбора поставщика происходит уточненная расценка материалов, исходя из понятных объемов поставки и предметных переговоров с поставщиками. На некоторых предприятиях этот этап проводится уже за рамками заявочной кампании, при контрактации.

После детальной расценки заявленных материалов происходит окончательная корректировка заявок-потребностей с обязательным утверждением у специалистов по номенклатуре.

Расчет плана закупок. На финальном этапе заявочной кампании происходит расчет плана закупок. Алгоритм расчета в целом аналогичен стандартному расчету, заложенному в MRP. Далее рассчитанный план закупок передается исполнителям службы снабжения.

Разрабатываемая информационная система должна поддерживать работу с заявками на материально технические ресурсы. В ней должны быть реализованы такие возможности как,

      создание и ведение номенклатурных справочников,

      сбор и анализ сведений из подразделений об использовании остатков в текущем и будущем году,

      контроль и анализ движений ТМЦ на складах подразделений;

      формализация нормативно-справочной информации, необходимой для проведения заявочной кампании и учета движения

      составление заявок на МТР филиалами предприятия,

      сбор и анализ сведений по корректировке согласованной потребности на поставку ТМЦ,

      отправка их в головное здание,

      получение заявок предприятием,

      сведение заявок в единый свод,

      отправка заявок обратно в подразделение.

При этом заявки от головного здания будут отправляться в подразделения с установленным статусом. В зависимости от статуса заявки подразделения предприятия будут определять необходимость редактирования заявки.

Информационный комплекс является приложением, состоящим из следующих компонент:

•              база данных, развернутая на сервере СУБД;

•              приложение, функционирующее на сервере приложений;

•              пользовательские АРМ, имеющие доступ к приложению через веб-браузер.

При такой структуре клиенты обращаются к приложению посредством веб-браузера. Сервер приложений проводит аутентификацию пользователей и в случае ее успешного прохождения приложение соединяется непосредственно с БД через пользователя, определенного при установке приложения на сервер. В соответствии с правами доступа пользователей приложение обеспечивает их доступ к базе данных и выполнение необходимого функционала.

Язык программирования – Java. Среда разработки – NetBeans.  Будет WEB-приложение с использованием классов базы данных, jsp-страниц и контроллеров. Результат – web-сайт для внутренней сети.

Все данные хранятся в базе данных MySQL

Контрагенты кодируются на основании Идентификационного номера налогоплательщика, в соответствии с п. 7 ст. 84 НК РФ, ОК 007-93 классификатора предприятий и организаций, код причины постановки на учет (код КПП)

Элементы справочника материалов кодируются и классифицируются на основе кодов Общероссийский классификатор продукции ОК 005-93 (ОКП) (утв. постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 301) с присоединением дополнительного модификатора из трёх цифр к коду для обозначения различий в единицах измерения, и различных модификаций номенклатуры.

Описание классов.

Классы соответствуют названиям таблиц из БД. То есть:

Класс Request содержит данные по заявке(а точнее шапку документа заявки), такие как дата составления, id подразделения составившего заявку, сведения о сотруднике, сформировавшего заявку, дату модификации, статус заявки, id позиций заявки и т.д. Класс Request тесно взаимосвязан с классом Request_Item.

Класс Request_Item содержит сами позиции заявки, соответственно имеет такие поля: id заявки, количество позиций в заявке, объект, на который составляется заявка.

Класс Status_Request содержит данные о статусе заявки (заявка может быть согласована, возвращена на доработку или иметь статус проект).

Класс Directory класс-справочник номенклатуры ТМЦ, содержащий название конкретного материально технического ресурса. Имеет привязку к классам Object и Units.

Класс Object содержит данные о товарно-материальных ценностях, на которые возможно составление заявки.

Класс Units содержит ед. измерения.

Класс Departaments содержит данные о подразделениях, номер, месторасположение.

В  классе Users указываются логин пользователя, его пароль. Класс User связан с классом Officials, который содержит данные о должностях.

Класс Limit содержит данные о лимитах, зная которые подразделения составляют годовую и корректировочные заявки.

Класс Direction_of_the_expense cодержит данные о направлениях расхода.

Потоки данных

Диаграмма позволяет отразить последовательность передачи сообщений между объектами. Здесь не акцентируется внимание на конкретном взаимодействии, главный акцент уделяется последовательности приема/передачи сообщений.

База данных

База данных аппарата управления содержит как данные структурных подразделений, так и данные управления и играет роль консолидированной базы.

Базы данных структурных подразделений имеют унифицированную типовую структуру и содержат для совместимости идентичные базе аппарата управления логические структуры. Часть логических структур, связанная с функциональностью Системы специфичной для аппарата управления в базах данных структурных подразделений не заполняется. В дальнейшем, если не оговорено противное, под базой данных в данном документе будет подразумеваться любая из баз данных структурных подразделений или база данных аппарата управления