Система управління базами даних Microsoft Access

 

 

 

Дипломна робота

На  тему: «Система управління базами даних Microsoft Access »

 

 

 

 

 

 

         

2012

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Зміст

 1.  Вступ()

 2. Загальна частина()

  2.1.Поняття інформаційної системи

2.2.Поняття бази даних

2.3.Переваги комп’ютерної  бази даних

3. Спеціальна частина(Система управлінння базами даних Microsoft Access)

3.1. Способи управління  даними у системі Acсess

3.2. Етапи створення бази  даних у середовищі Microsoft Access

3.3. Об’єкти Access

3.4. Проектування бази  даних

3.5. Створення бази даних  в СУБД Access

3.6. Безпека даних

  4. Передові технології  і НОТ()

  4.1. Microsoft представила нову версію свого офісного пакету - Office 2013 ()

 

5. Безпечні умови праці()

5.1. Загальні стани по охороні праці()

5.2. Вимоги безпеки перед початком роботи()

5.3. Вимоги безпеки під час виконання роботи()

5.4. Вимоги безпеки після закінчення роботи()

5.5 Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях()

 

6. Список літератури()

 

7. Висновок()

 

 

 

 

 

Вступ

При розв'язуванні багатьох інформаційних задач сьогодні широко використовуються системи управління базами даних (СУБД) (DATA BASE) реляційного типу. В цих СУБД реалізується реляційна модель даних - зображення їх у табличному вигляді. Рядок такої таблиці еквівалентний запису файлу бази даних (БД), а графа - полю запису. Доступ до елемента даних здійснюється з допомогою зв'язку потрібного рядка (запису) з потрібною графою (полем).

Існує два типи систем управління БД: файлами і реляційними базами даних. В системах управління файлами (File management systems), іноді їх ще називають плоскими файловими базами даних, дані вводяться і зберігаються без індексування, а при пошуку і створенні вихідних форм обробляються послідовно. Тому ці системи недостатньо гнучкі при маніпулюванні даними. Системи управління реляційними базами даних (Relational database management systems) дозволяють користувачам маніпулювати даними більш вільно завдяки збереженню всіх даних тільки один раз і опису зв'язків між ними. Зв'язки являють собою загальні елементи даних, таких як прізвище покупця або номер його чекової книжки. Дані кожного набору інформації можна знайти, відобразити і відновити на підставі даних іншого набору.

До складу багатьох СУБД, призначених для роботи на персональних комп'ютерах, входять три основні компоненти: командна мова, інтерпретуюча система або компілятор для перетворення команд до виду, придатного до виконання, і засоби взаємодії користувача із СУБД (інтерфейс користувача).

Командна мова служить  для виконання і забезпечення потрібних операцій з даними, дає змогу створювати прикладні програми, екранні форми введення і виведення інформації, структури файлів БД і маніпулювати даними. Структура і можливості мови визначають вигляд і можливості конкретної СУБД.

У СУБД можна виконувати команди по одній або групами  в авто-матичному режимі, заздалегідь  записаними у спеціальний (програмний) файл. Команди мови СУБД записуються в текстовій формі, близкій до звичайної мови. Для того щоб персональний комп'ютер міг виконати таку команду, її треба перетворити на команду, що виконується комп'ютером.

Структура і вміст компонентів СУБД визначає її призначення і коло потенційних користувачів. Залежно від рівня підготовки і діапазону розв'язуваних завдань користувачів персональних комп'ютерів можна поділити на три групи:

– тих, яким для розв'язання своїх завдань потрібен порівняно  невеликий набір функцій пакета СУБД (створення файлів даних, введення і поновлення даних, виведення на друк нескладних вихідних документів тощо);

– тих, яким необхідно знати багато функцій пакета СУБД, у тому числі і елементи командної мови, але не потрібно створювати складні програми;

– програмістів, в завдання яких входить розробка складних прикладних програм з управління і обробки файлів БД.

Для користувачів першої групи необхідно включати до складу СУБД режим, що керується за допомогою меню. Користувачі другої групи можуть освоювати командний режим. Третя група користувачів чекає від СУБД достатньо повного набору зручних засобів для розробки складних програм.

Останні версії сім'ї СУБД Access for Windows, розроблені фірмою Miсrosoft, відповідають вимогам усіх перелічених груп користувачів.

2. Загальна частина

2.1.Поняття інформаційної системи.

При самому загальному підході інформаційну систему (ІС) можна визначити як сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів (абонентів). Таке визначення може бути задовільним тільки при самій узагальненій і неформальній точці зору і підлягає подальшому уточненню.

ІС  здавна знаходять (в тому чи іншому вигляді) досить широке застосування в життєдіяльності людства. Це пов'язано з тим, що для існування цивілізації необхідним є обмін інформацією - передача знань, як між окремими членами і колективами суспільства, так і між різними поколіннями.

Найдавнішими  і найпоширенішими ІС слід вважати  бібліотеки. І, дійсно, здавна в бібліотеках  збирають книжки (або їх аналоги), зберігають їх, дотримуючись певних правил, створюють  каталоги різного призначення для полегшення доступу до книжкового фонду. Видаються спеціальні журнали та довідники, що інформують про нові надходження, ведеться облік видачі.

Ще  один приклад. На великому сучасному  підприємстві в тому чи іншому вигляді повинна існувати інформаційна система. Для забезпечення якісного управління потрібно знати (можливо з різним ступенем оперативності) об'єм запасів тієї чи іншої сировини, скільки і якої вироблено продукції, скільки споживається електроенергії, який цех що виробляє і що потребує, та багато іншої інформації, яка стосується виробничих питань. Крім цього, профспілкам необхідні відомості про потреби співробітників у соціально-побутовій, медично-оздоровчій сферах, тощо. Для обробки всіх таких даних потрібні певні організаційні і технічні засоби, тобто ІС.

До  цього моменту мова йшла про інформаційні системи без врахування способу  їх реалізації. Найстаріші ( у моральному і у фізичному розумінні) системи  повністю базувалися на ручній праці. Пізніше їм на зміну прийшли різні механічні пристрої для обробки даних (наприклад, для сортування, копіювання, асоціативного пошуку, тощо). Наступним кроком стало впровадження автоматизованих інформаційних систем (АІС), тобто систем, де для забезпечення інформаційних потреб користувачів використовується ЕОМ зі своїми носіями інформації. В наш час - епоху інформаційного вибуху - розроблюється і впроваджується велика кількість самих різноманітних АІСів з дуже широким спектром використання.

2.2. Поняття бази даних.

Зауважимо, що в літературних джерелах існує  багато описів поняття бази даних, що зовні значно відрізняються один від одного, акцентуючи увагу на тій чи іншій рисі об'єкта опису, але по своїй суті вони достатньо близькі.

База  даних (БД) -- це сукупність взаємозв'язаних даних, що зберігаються разом. Основними та невід'ємними властивостями БД є такі:

- для  даних допускається така мінімальна надлишковість, яка сприяє їх оптимальному використанню в одному чи кількох застосуваннях;

- незалежність  даних від програм;

- для  пошуку та модифікації даних  використовуються спільні механізми;

- як  правило, у складі БД існують  засоби для підтримки її цілісності та захисту від неавторизованого доступу

Такі  системи проробляють операції різної складності, пов'язані з керуваннями даних у спільній базі з інтерфейсом і різною кількістю її користувачів.

Виходить, за своєю природою система керування базами даних (СУБД) є посередником між базою даних і її користувачами.

На  сьогодні, розроблене і успішно експлуатується на ПК приблизно двадцять СУБД –  вони, окрім своїх основних функцій, пропонують клієнтам інтерактивні засоби для зручної взаємодії з базою даних і написані на «розумних» мовах програмування.

Функції СУБД

Із усіх функцій  систем керування базами даних можна  виділити декілька основних.

Отже, СУБД відповідають за:

• пошук потрібних даних
• фізичне розміщення власне самих даних і їх описів
• відновлення і оновлення баз даних відповідно до змін у реальному світі (підтримка актуального стану)
• захист даних від злому, некоректних змін і забороненого доступу
• регулювання одночасних запитів до бази від декількох користувачів (така функція виконується за допомогою спеціальних прикладних програм).

 

 

Система зберігання даних.

Процес  зберігання всієї інформації в базі представлений логічною структурою у формі спеціальних моделей, підтримуваних системами керування БД. До таких моделей належать:  
- ієрархічна (дані представляються у вигляді деревоподібної структури)

 

 

 

 

 

- мережна  (представлення даних у вигляді  вільного графу) реляційна (англ. Relation (відношення) - описує набори родових понять і ознак даних у базі)

- об’єктно  – орієнтована (зберігання в  базі не тільки даних, але  і методів їх обробки у вигляді  програмного коду).

За  характером використання СУБД поділяються  на:

• персональні (сукупність мовних і програмних засобів, які потрібні для створення й керування базами даних - VISUAL FOXPRO, ACCESS)
• загальні (використовують різні операційні системи і містять у собі сервер бази даних і клієнтську частину - ORACLE, INFORMIX).

В комп’ютері , наприклад, можна зберігати прізвища та адреси друзів, або клієнтів. Можливо , ви зберігаєте усі свої листи, і вони сгруповані по адресатам, а можливо, у вас є набір файлів з фінансовими даними: отриманими, або виставленими рахунками, витратами по чековій книжці, або балансам.

Один  із типів баз даних – це документи, набрані за допомогою текстових  редакторів та сгруповані по темах.Інший тип–файли електронних таблиць, об’єднані в групи по характеру використання.

2.3 Переваги комп’ютерної бази даних

- Комп’ютеризована база даних – швидка. Навіть якщо у вас усього декілька сотень рахунків, то вам потрібно багато часу, щоб найти потрібну. З електронною базою даних ви найдете вірний шлях для пошуку необхідних даних на протязі декількох секунд.

- Комп’ютеризована база даних – потужна .Навіть величезна папка не зможе умістити записи про тисячі співробітників та продані товари.А електронна база даних може підтримувати на жорсткому диску вашого комп’ютера стільки записів скільки вам необхідно одну,сотню,мільйон.

- Комп’ютеризована база даних – розумна, так як може робити висновки.Тому, якщо ви використовуєте її в бізнесі, вона у повній мірі може вести ваші фінансові справи.Її можна використовувати ,наприклад, для підрахунка доходів, які ви отримуєте від буріння на шельфі, продажу автомобілів, або виробництва “кока-коли”.

III Основна частина

Система управлінння базами даних Microsoft Access

 Система управління базами даних Microsoft Access входить до складу пакета Microsoft Office. Вона дозволяє розв’язувати широке коло завдань користувачів без програмування і доступна для широкого кола непрофесійних користувачів персональних комп’ютерів. Одна з основних переваг СУБД Ассеss полягає у тому, що вона має прості та зручні засоби обробки кількох таблиць у одній базі даних. Таблиця є основним об’єктом бази даних. У одній базі даних зберігається кілька таблиць та засоби зв’язування таблиць.

 

3.1 У системі Acсess є різні способи управління даними, а саме:

- система меню;

- панелі інструментів;

- контекстивне меню;

- укажчик  миші;

- комбінації  клавіш.

СУБД Access має значну кількість спеціальних програм – “майстрів”. Є майстер таблиць, майстер кнопок, майстер форм та ін. Майстри здійснюють діалог з користувачем, у процесі якого визначаються дані, необхідні для розв’язування відповідної задачі. Для зручності роботи кожен майстер має певні етапи (кроки). Будь-який етап можна пропустити або звернутись до попередніх.

Формою видачі даних на екран  користувач може управляти. Важливо  правильно конструювати форми, оскільки саме з ними працює користувач при  введенні і редагуванні записів  бази даних. Крім того, форми можна використовувати для збирання та виведення інформації.

3.2 Етапи створення бази даних у середовищі Microsoft Access:

• визначення мети створення бази даних;
• визначення таблиць, які повинна містити база даних;
• визначення структури таблиць (полів та їх типів);
• призначення ключів таблиць та створення потрібних індексів;
• визначення зв'язків між таблицями;
• завантаження даних;
• створення інших об'єктів бази даних: запитів, форм, звітів, макросів та модулів;
• аналіз ефективності бази даних за допомогою майстра таблиць (меню сервис>анализ>таблица) та аналізатора швидкодії (меню сервис>анализ>бьістродействие).

3.3 Об’єкти Access.

Розглянемо призначення об'єктів  Access.

Таблиця призначена для збереження даних у вигляді записів (рядків) і полів (стовпців). Таблиці складають основу бази даних. Саме в них зберігається інформація, організована певним чином.

Запит - дозволяє отримати потрібні дані з однієї чи декількох таблиць, розрахувати значення деяких даних за формулами.

Форма - об'єкт, призначений, як для введення, так і для ви-ведення даних у зручному для користувача вигляді. У формі можна розмістити елементи керування, які застосовуються для введення, зображення і зміни даних у полях таблиць.

Звіт - об'єкт, призначений для друку даних.

Макроси - засоби для автоматизації роботи з формами, звітами та ін.

Модулі - програмні модулі мовою Visual Basic.

Створення бази даних завжди починається з розробки структури її таблиць. Структура повинна бути такою, щоб при роботі з базою в неї було потрібно вводити якнайменше даних. Якщо введення якихось даних доводиться повторювати неодноразово, базу роблять з декількох зв'язаних таблиць. Структуру кожної таблиці розробляють окремо. Для того щоб зв'язки між таблицями працювали надійно, і за записом з однієї таблиці можна було однозначно знайти запис в іншій таблиці, треба передбачити в таблиці унікальні поля. Унікальне поле - це поле, значення в якому не можуть повторюватися. Якщо дані в полі повторюються і необхідно видавати повідомлення про це, то для таких даних використовують ключове поле.