Система управління базами даних Microsoft Access

3.4 Проектування бази даних

   Перед  тим як створювати таблиці,  форми та інші об'єкти, потрібно  задати структуру бази даних.  Добра структура бази даних  є основою для створення адекватної  вимогам, ефективної бази даних. Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об'єкти, їх властивості та зв'язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.

3.5Створення бази даних в СУБД Access:

1.Створення таблиці в режимі  конструктора

 

 

 

 

 

2. Режим Конструктора дозволяє задавати імена полів, тип даних і визначати його властивості

 

3. Необхідно задати ключове поле

Ключове поле - це поле, яке єдиним чином визначає кожний запис у таблиці.

 

Щоб задати ключове поле треба виділити поле і натиснути на кнопку        на панелі інструментів або виконати команду Правка, Ключове поле.

 

4. Після збереження таблиці її можна відкрити або в режимі Конструктора, або в режимі Таблиці (кнопка Відкрити)

 

 

5. Режим Таблиця дозволяє вводити, редагувати, переглядати і змінювати структуру таблиці

 

 

6. Створення зв'язків між даними декількох таблиць

   Щоб створити зв'язки між таблицями клацаємо по кнопці                     на панелі інструментів або виконуємо команду Сервіс, Схема даних.

 

7. Створення форми за допомогою майстра

9. На панелі Створення форм за допомогою перемикачів вибрати спосіб розміщення полів на Формі (наприклад, в один стовпець) і стиль оформлення.

 В результаті з'явиться вікно форми в стовпчик і вигляд форми можна змінювати в режимі Конструктора

  

10. Створення запиту в режимі конструктора

Запит на вибірку

11. У вікні запиту вибираємо і додаємо таблиці і імена полів, які будуть задані умовою.

У рядку Умова відбору: вводимо умови для обраних полів.

Запит з параметром

12. Щоб створити запит з параметром виконуємо команду Запит, Параметри.

У діалоговому вікні вводимо значення параметра і тип даних.

 

Для перегляду запиту у вікні бази даних виділяємо Запит і клацаємо по кнопці Відкрити.

 

 

 

13. Створення звіту за допомогою майстра

 

 

14. На панелі Створення звіту вибрати у вікні Таблиці та запити вихідну таблицю або запит, а у вікні Доступні поля: - поля для звіту

 

15. На панелі Створення звіту за допомогою перемикачів вибрати вид макета для звіту (наприклад, ступінчастий) і стиль оформлення.

 

 

 

В результаті з'явиться вікно звіту та вид звіту можна змінювати в режимі Конструктора

 

 

3.6Безпека даних.

 

Необхідною  умовою успішного функціонування баз  даних є потужне забезпечення її цілісності. Як уже було сказано, СУБД відповідають за захист даних  від усіляких несподіванок. Безпека  забезпечується шифрування даних за допомогою спеціального прикладного  програмного забезпечення, захистом паролями і керуванням рівнями доступу до бази даних.

Отже, бази даних є важливою частиною інформаційних  систем, призначених для зберігання й використання даних. Для керування  даними в цих базах і забезпечення доступу до них були написані алгоритми  для майбутніх систем керування  даними - програмного середовища, призначеного для створення загальної бази даних, підтримки її актуального стану і забезпечення повного або обмеженого доступу користувачів до неї їй даним.

4.Передові технології 

Microsoft представила нову версію свого офісного пакету - Office 2013

17 липня  2012 року глава Microsoft Стів Балмер представив попередню версію(Customer Preview) нового Microsoft Office.

Однією  з головних особливостей нової версії є інтуїтивний дизайн, що прекрасно  функціонує як при сенсорному управлінні, так і при використанні стилуса, миші або клавіатури на нових пристроях на базі Windows, включаючи планшети. Новий Office інтегрований з соціальними мережами і дозволяє використати сучасні сценарії перегляду документів, створення заміток, організації зустрічей і спілкування за допомогою Об'єднаних комунікацій. Продукт надаватиметься передплатникам в якості хмарного сервісу.

«Microsoft робить рішучі кроки, — сказав Стів Балмер під час прес-конференції в Сан-Франциско. — Новий, сучасний Office надасть безпрецедентну продуктивність і гнучкість як приватним користувачам, так і бізнесу. Це хмарний сервіс, і він повністю розкриває свої можливості при використанні на облаштуваннях Windows 8«.

Office розкриває свій потенціал на Windows 8

• Повністю сенсорний. Office працює на сенсорних пристроях так само природно, як і при використанні клавіатури і миші. Використайте динамічний інтерфейс, щоб творити, редагувати і переглядати документи одним дотиком до екрану.
• Барвистий. Використайте стилус, щоб створювати контент, робити замітки або діставати доступ до нових функцій. Пишіть електронні листи від руки і автоматично конвертуйте їх в текст. Використайте стилус замість лазерної указки при роботі з презентаціями. Прикрашайте документи і c легкістю виправляйте помилки.
• Нові додатки Windows 8. OneNote і Lync - перші офісні застосування в стилі Metro для Windows 8. Ці застосування створені для використання на сенсорних екранах і планшетах. Нове меню OneNote робить простим і зручним роботу з новими можливостями додатків на сенсорних екранах.
• Входить в Windows RT. Office Home і Student 2013 RT, які містять нові версії додатків Word, Excel, PowerPoint і OneNote, будуть включені в пристрої на базі ARM Windows 8, включаючи Microsoft Surface.

Office в хмарі

• SkyDrive. Office за умовчанням зберігає ваші документи на SkyDrive. Таким чином, ваші файли завжди з вами, і ви можете працювати з ними на планшеті, ПК або смартфоні. Ваші документи також залишаються доступні в режимі оффлайн і синхронізуються при підключенні до мережі.
• Роумінг. При вході в обліковий запис Office ваші персональні налаштування, включаючи найчастіше використовувані файли, шаблони і навіть ваш словник користувача, стають доступні практично на усіх ваших пристроях. Office пам'ятає, на чому ви востаннє зупинилися, і дає вам можливість повернутися до цього місця в один клик.
• Office на вимогу(Office on Demand). Підписавшись на Office, ви можете отримати доступ до нього, навіть якщо ви знаходитеся далеко від вашого комп'ютера, скориставшись повнофункціональними застосуваннями на будь-якому доступному вам комп'ютері на базі Windows, що має вихід в Інтернет.
• Новий сервіс, доступний по підписці. Новий Office доступний по підписці як хмарний сервіс. Передплатники автоматично отримують усі майбутні оновлення на додаток до існуючих хмарних сервісів, таким як дзвінки по Skype або додаткове місце для зберігання в SkyDrive. Передплатники дістають можливість встановити Office для усіх членів сім'ї і для усіх використовуваних ними пристроїв.

Office для спілкування

• Yammer. Це безпечна і конфіденційна соціальна мережа для підприємств. Ви можете оформити безкоштовну підписку і негайно почати використати усі переваги соціальних мереж. Yammer також пропонує можливість інтеграції з Microsoft SharePoint і Microsoft Dynamics.
• Залишайтеся на зв'язку. Стежте за подіями колег, статусом документів і сайтами на SharePoint. Переглядайте і додайте нові фотографії, відео, а також інформацію з вашого Office у власну стрічку новин, щоб залишатися в курсі подій і ділитися з колегами своїми новинами.
• Візитні картки. У вашому розпорядженні комплексний вид ваших контактів, що включає усю наявну інформацію про людину і доступний у будь-якому застосуванні Office. Зокрема, візитна картка містить інформацію про присутність людини онлайн і доповнена фотографіями, оновленнями статусу, контактною інформацією, а також новинами про останні активностях в Facebook і LinkedIn.
• Skype. Новий Office надається разом з Skype. При оформленні підписки ви щомісячно отримуєте 60 хвилин для спілкування в Skype з будь-яким містом світу. Інтегруйте ваші контакти з Skype в Lync і насолоджуйтеся спілкуванням без кордонів.

Office розкриває нові сценарії

• Цифрові замітки. Бережіть ваші замітки під рукою в хмарі і переміщайте їх між різними пристроями за допомогою записника OneNote. Задійте найбільш зручні для вас засоби - робіть замітки від руки, використовуючи стилус і клавіатуру, або працюйте з усіма засобами одночасно, легко перемикаючись між ними.
• Читання і коментарі. Режим рецензування в Word пропонує сучасний і зручний у використанні режим читання, в якому вид документу автоматично адаптується під великі і маленькі екрани. Збільшуйте і зменшуйте зображення, вбудовуйте відео в документи, переглядайте коментарі до документів і перевертайте сторінки одним торканням.
• Зустрічі. Новий режим доповідача в PowerPoint надає в розпорядження промовця навігаційну сітку, де тільки він може бачити поточний і наступні слайди, а також час свого виступу і замітки на слайдах. Збільшуйте зображення, робіть замітки і перемикайте слайди за допомогою одного торкання екрану або руху стилуса. Lync включає можливість проведення відео-конференцій HD- якості, а також демонстрації презентацій, загального доступу до заміток в OneNote і віртуальну дошку для мозкового штурму.

Попри те, що повна лінійка пропозицій і  тарифні плани будуть оголошені  восени, Стів Балмер розповів про три нові варіанти підписки на Office 365. Коли продуктова лінійка стане доступна користувачам, кожен новий варіант підписки включатиме нові версії додатків Office 2013: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher і Access. Окрім цього, передплатники отримають право на оновлення версій продуктів, а також право на їх використання на п'яти ПК або Mac і мобільних пристроях.

Отже, три  нові випуски хмарного сервісу Office :

• Office 365 Home Premium — призначений для приватних користувачів і сімейного використання. Цей сервіс також включає додаткові 20 Гб простору в SkyDrive і 60 хвилин міжнародного спілкування по Skype щомісячно.
• Office 365 Small Business Premium — створений для малого бізнесу. Цей сервіс включає електронну пошту бізнес-класу, загальний доступ до календарів, інструменти для створення портальних рішень, а також можливість проведення веб-конференцій HD— якості.
• Office 365 ProPlus — створений для корпорацій, що бажають мати просунуті бізнес-можливості, гнучкістю в розгортанні і управлінні Office за допомогою хмари.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Висновок

Вирішуючи деяку задачу з використанням  електронної таблиці або документу  текстового процесора, ви одночасно  визначаєте дані та задаєте необхідні  функції і формули. Для нескладних задач з невеликими об’ємами даних такий шлях досить раціональний . Але з мірою накопичування інформації стає все трудніше працювати з великим числом електронних таблиць, або текстових файлів.

 

Причини переходу до використання СУБД

 

Причина 1.У вас дуже багато окремих  файлів, або деякі з них мають  занадто 

багато інформації, що заважає роботі з даними. До того ж працювати  з такими об’ємами даних не дозволяють обмеження по пам’яті програми або системи.

 

Причина 2. Ви використовуєте дані різними способами: для інформації по конкретним домовленостям (наприклад рахунки-фактури), для залікового аналізу (наприклад,щоквартальні звіти про обсяги продаж) або для прогнозування окремих ситуацій. Тому ви мусите розглядати дані з різних сторін, що суттево заважає створенню єдиної структури представлення даних,що задовольняє всі ваші потреби.

 

Причина 3.Є необхідність в використанні одних і тих же даних кількома спеціалістами. Скажімо, введеням, оновленням та аналізом інформації займаються різні люди. Якщо в електронну таблицю або документ вносити зміни одночасно може тільки одна людина, то з таблицею в базі даних можуть працювати одразу декілька користувачів. При цьому гарантується, що вони завжди мають справу з останніми версіями даних.

 

Причина 4. Ви повинні забезпечити  захист даних від несанкціонованого  доступу, підтримувати їх цілісність та контролювати введені значення,так як до даних мають доступ багато користувачів,а ця інформація використовується в роботі вашої фірми та взаємозв’язані.

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

   

 

Література:

1.Вейскас.Д, В26 Ефективна робота з Мicrosoft Access 97 –Тернопіль,1999. – 976 ст.

2. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні техноло-гії: підручник / за ред. В. А. Баженова. – К.: Каравела, 2003. – 464 с. – С. 274 – 297.

3. Інформатика: Комп‟ютерна техніка. Комп‟ютерні техноло-гії: посібник / за редакцією О. І. Пушкаря. – К.: ВЦ «Акаде-мія», 2001.– 696с. – С. 450 – 542.

4. Баженов В.А. Інформатика: Комп‟ютерна  техніка. Комп‟ютерні технології: підручник / В. А. Баженов. – 2-ге видання – К.: Каравела, 2007.– 640с. – С. 364 – 463.

5. Тхір І. Л. Посібник користувача ПК / І. Л. Тхір, В. П. Галу-шка, А. В. Юзків. – 2-ге видання. – Тернопіль: СМП «Ас-тон», 2002. – 718с. – С. 633 – 650.

6. Дибкова Л. М. Інформатика  і комп‟ютерна техніка: навч. посіб. / Л. М. Дибкова. – 2-ге вид., перероб. і доповн. – К.: Академвидав, 2007. – 416с. – С. 223 – 241.

7. Степанов А. Н. Информатика:  учебник для вузов / А. Н.  Степанов. – 5-е изд. – СПб.: Питер, 2007. – 765 с. – С. 589 – 620.

8. Інформатика та комп‟ютерна  техніка: навч.-метод. посібник / за редакцією О. Д. Шарапова. – К.: КНЕУ, 2005.– 534с. – С. 380 – 387, 474 – 483.

9. Берлинер Э. М. Microsoft Office 2003 / Э. М. Берлинер, И. Б. Глазырина, Б. Э.Глазырин. – М.: ООО «Бином-Пресс», 2004. – 576с. – С. 447 – 478.

10. Харитонова И. А. Самоучитель  Office Access 2003 / И. А. Харитонов. – Спб.:Питер, 2004. 464с. – С. 20 – 143.