Особенности деловой переписки

Иная  форма обращения применяется  в письмах, адресованных высшим должностным  лицам органов государственной  власти и управления. В этом случае часто указывается должность, а не фамилия:

Уважаемый господин Мэр!

Уважаемый господин Министр!                   

Такая форма  может применяться и при обращении  к руководителям (президентам, директорам, председателям и т.п.) организаций, обществ:

Уважаемый господин президент!

Уважаемый господин председатель!

Уважаемый господин директор!            

При обращении  к лицам одного профессионального  круга возможно использование следующей  формы:

Уважаемые коллеги!           

Это же обращение  может носить более эмоциональный  характер при употреблении выражения  Дорогие коллеги! Нейтральный тон письма сохраняется, если оно начинается таким обращением: Коллега, ...

Во вступлении, как правило, формулируется причина  составления документа, указываются основания подготовки письма. Другими словами, вступление содержит ссылку либо на документ, являющийся поводом или юридическим основанием для письма, либо на факты и события. Действенность писем во многом определяется именно вступлением, оно либо пробуждает интерес корреспондента, или не затрагивает его. Очень важно эту особенность психологии человека учитывать при составлении писем, направляемых впервые, т.е. без предшествующей истории деловых отношений. Например:

На основании Положения о  порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденного  постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг № 03-33/по от 16 июля 2003 г                                                      

          или: 

          На состоявшемся 12 мая 2004 года совещании в Департаменте потребительского рынка и услуг Мэрии Москвы было принято решение о проверке...

Нужно обратить внимание на то, что при упоминании в тексте письма другого документа (первый пример), следует приводить  данные об организации-авторе, дате составления, регистрационном номере, заголовке к тексту. Это сразу дает понять, о каком конкретном документе идет речь.

Основная часть содержит доказательства, описанные события, его анализ и т.д. Иначе говоря, в основной части обосновывают вопрос, изложенный в письме. Аргументы, которые содержатся в этой части письма, позволяют в заключении сделать выводы, сформулировать предложение, просьбу, согласие или отказ в зависимости от назначения письма. Например:

При проведении проверки расчетов по платежам в бюджете с ГНИ № 26 обнаружилось, что по состоянию  на 17 июля 2007 года Вами не уплачен налог. Задолженность составляет... 

или:

Мы изучили возможности нашей  будущей совместной деятельности в регионе и хотели бы отметить, что годовой оборот товаров может составить лишь...           

Заключение включает в себя выводы, просьбы, предложения, рекомендации и т.д. Часто именно по заключению можно определить разновидность письма. Например, в заключении письма-просьбы будет содержаться ключевое слово просим, письма-предложения – предлагаем или более развернутое выражение будем рады, если Вы примете наше предложение... и т.д.

Заключительную  часть письма заканчивает формула  вежливости. Она располагается на 2-3 интервала ниже текста перед подписью.

Наиболее  распространенная формула вежливости: С уважением. Например:

С уважением,

Генеральный директор                             /подпись/              А.Г.Григорьев                  Следует отметить, что в последнее время многие фирмы используют элементы стиля, характерные для переписки с зарубежными партнерами. Такой стиль, на наш взгляд, вполне оправдан, т.к. предполагает, в частности, большее разнообразие формул вежливости. Могут быть использованы, например, такие их формы:

Надеемся на продолжение нашего сотрудничества;

Мы заинтересованы в Вашем положительном  ответе;

Будем благодарны за быстрый ответ;

Искренне признательны за Ваше содействие;

Заранее благодарю за скорый ответ  и т.д.

Текст письма может содержать не три, а две  части или же состоять из одной.

Если  письмо состоит из двух частей, то в  первой содержится обоснование, причина, мотивировка написания письма, во второй – выводы, просьбы, предлагающие решения и т.д. Например:

Мы провели анализ условий нашей  посреднической деятельности по реализации Ваших товаров в регионе. Ваши предложения нас заинтересовали, однако мы хотели бы получить дополнительные данные.

Просим уточнить сроки поставки товаров и форму расчета с  потенциальными покупателями.

В отдельных  случаях письмо может состоять из одной заключительной части. В этом случае не даются пояснения, обоснования, а сразу излагается просьба, предложение, напоминание или отказ:

Напоминаем, что для включения  Вашей фирмы в число участников выставки необходимо до 15.10.2007 направить в оргкомитет следующие документы...

Нужно сказать, что нет строгих и однозначных  требований к порядку расположения составных частей делового письма. В ряде случаев письма начинаются с заключительной части, т.е. с существа вопроса, а затем объясняют или обосновывают свои предложения, решения и т.д. Считается, что такой прием даже облегчает восприятие текста письма. Например:

Просим Вас ускорить отправку оборудования в соответствии с договором от 08.05.2007  № 17/9.

Если условия договора не будут  выполнены, мы будем вынуждены предъявить штрафные санкции в размере...

Текст писем  делится на абзацы, которые являются его простейшими компонентами. Абзацем  должна выделяться каждая отдельная  мысль (аргумент) или тема текста. Она служит показателем перехода от одной мысли или темы к другой и значительно облегчает восприятие информации.

Средняя длина абзаца – 4-6 предложений. Однако в тексте деловых писем часто встречаются абзацы, состоящие из одного предложения. Независимо от длины абзаца следует помнить, что он является внутренне замкнутой смысловой единицей. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. В середине абзаца не может быть фразы,        логически не вытекающей из предыдущего контекста. Нарушение этого требования затрудняет процесс письменной коммуникации.

Каждый  абзац выделяется в документе  абзацным отступом. Абзацы связного текста не нумеруют.

Содержание делового письма может быть представлено  не только связным текстом. Иногда авторам приходится аргументировать свои предложения, просьбы и т.п. с помощью систематизированных данных. Они могут иметь как словесное, так и числовое выражение. Такие данные рекомендуется представлять в виде таблицы.

Таблица – перечень сведений (числовых данных), приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Форма таблицы используется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличная форма позволяет представить информацию в более компактном виде, её применяют для лучшей наглядности и удобства использования данными.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Практическая часть.

 

 

МОУ «Средняя общеобразовательная  школа № 58»

Ул.Камерный переулок 42, 644117

Тел. 56-14-04

 

13.01.08_ № 78_____

На № ___от _______

 

О предоставлении

учебного пособия

 

Уважаемый Михаил Анатольевич!

    

     В связи с наступлением  второго полугодия просим Вас  поставить нам учебное пособие,  список прилагается.

Приложение: список учебной литературы.

 

 

С уважением

Директор школы                                                                    М.А.Даниленко

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МОУ «Средняя общеобразовательная  школа № 58»

Камерный переулок,644117

Тел: 56-14-04

 

14.03.2008  № 65__ _                                                  Председателю Совета

На ____ от _________                                                 директоров ОАО «Альфа» 

                                                                                       г-ну О.М.Проклову

 

 

 

 

Уважаемый Олег Михайлович!

   

 Искренне поздравляю Вас  с избранием председателем Совета  директоров акционерного общества  «Альфа».

     Ваш опыт и высокая  профессиональная подготовка послужат  Вашей компании в системе внешнеэкономических связей.

     Надеемся на сохранение  и развитие взаимовыгодного сотрудничества  наших организаций.

     Желаем Вам крепкого  здоровья, успехов и процветания!

 

 

 

С уважением

Директор                                                                                         М.А.Даниленко

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Деятельность любой организации, будь то школа,  коммерческая фирма, специализируемая на торговле или на рекламе, или завод, производящий какую-то продукцию и потом торгующий ею, невозможна без деловой переписки. Информация, содержащаяся в деловых письмах, необходима для стабильной деятельности организации. На основе информации, поступающей из коммерческих писем, принимаются соответствующие решения. Таким образом, поставленные цели работы достигнуты, задачи выполнены.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Организация работы с документами /Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М,: ИНФРА-М, 2003. – 592с.

 

2. Пащенко В.Г., Пенза. Языковые формулы в деловой переписке. // Журнал Бухгалтера, – май 2004 (№ 5). – С.9-17

 

3. Санкина Л.В., Быкова Т.А.Деловая переписка организации. – М,: МЦФЭР,2004. – 256с. – [Приложение к журналу «Справочник секретаря и офис-менеджера», № 3 – 2004]. – С.3-119.

 

4. Составление и оформление служебных  документов: Практическое пособие  для коммерческих фирм  /Под ред. проф. Кузнецовой Т.В. – М.:ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1997. – 200с.

 

5. Справочник по деловой переписке.  – М.:Мэрия Москвы, Научно-внедренческая фирма «Межрегионсервис», 1996. – 250с.