Понятие и виды управленческого общения

Совместная деятельность людей предполагает контакты между  ними и обмен необходимой информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут достигать  своих целей. Любая организация, в том числе и на уровне малой  группы, обязательно имеет соответствующую  систему коммуникаций (связей), которая  обеспечивает обмен информацией  между ее членами.

Для осуществления любой  коммуникации необходимы как минимум  два человека - отправитель информации (коммуникатор) и ее получатель (коммуникант, или реципиент). Отметим, что вся  деятельность по управлению любым трудовым коллективом представляет собой  не что иное, как постоянные коммуникационные акты, участниками которых являются его члены.

В соответствии с основными  функциями современного производственного  коллектива можно назвать следующие  основные цели осуществляемых в нем  коммуникаций:

решение официальных задач  коллектива в сфере производственной или общественно-политической деятельности;

удовлетворение социальных потребностей его членов (в общении, в привязанности, в информации и  т. д.).

Исходя из направления  потока информации в организации, различают  коммуникации нисходящие - направленные "сверху вниз" (от руководителей  к подчиненным), восходящие - направленные "снизу вверх" (от подчиненных  к руководителям), и горизонтальные - осуществляемые между членами трудового  коллектива, равными по своему служебному положению.

Совокупность горизонтальных и вертикальных связей образует пирамиду коммуникаций, на вершине которой  находится руководитель наивысшего (в данной организации) ранга, а в  основании - рядовые работники, не имеющие  подчиненных. В зависимости от количества управленческих уровней выделяются "высокие" или "плоские" пирамиды коммуникаций.

Взаимодействие субъекта и объекта управления осуществляется посредством вертикальных коммуникаций (нисходящих и восходящих), которые  мы и будем рассматривать далее.

При изучении коммуникаций в организации обычно исходят  из модели К. Шеннона, в соответствии с которой можно выделить следующие  основные элементы коммуникационной цепи:

источник информации;

передатчик;

приемник;

получат ель информации.

Рассмотрим основные элементы коммуникационной цепи применительно  к организациям.

Под источником информации понимается лицо или группа лиц, составляющие определенное организационное целое  и располагающие той или иной информацией. Эти данные кодирует на основе какой-либо системы знаков отправитель  информации (коммуникатор) и передает далее сообщение соответствующему лицу или группе в целом. Иногда отправитель  информации является в то же самое  время и ее источником, однако их не следует полностью отождествлять.

Преобразование данных в  те или иные сигналы производится отправителем информации посредством  передатчика, в роли которого могут  выступать биологические органы (например, голосовые связки) или  технические устройства (например, автоматическое электротабло).

Эти сигналы поступают  к приемнику, который, как и передатчик, представляет собой биологический  орган или техническое устройство с функцией декодирования полученного  сообщения.

Коммуникационную цепь замыкает получатель информации (реципиент) - лицо или группа лиц, учитывающих так  или иначе в своей деятельности полученные сведения.

Весь путь от отправителя  информации до ее получателя называется каналом коммуникации (имеется в  виду как физическая, так и социальная среда). Следует отличать каналы от различных средств, используемых при  передаче информации. В качестве таких  средств выступают письменные документы, сообщения по телефону, радио, телевидению  и т. д. Передача информации может  быть осуществлена и непосредственным образом - когда участники коммуникации взаимодействуют на основе устной речи лицом к лицу.

Подчеркнем, что роли участников коммуникации нельзя разделить на активные (отправители информации) и пассивные (получатели информации). Последние  также должны проявлять определенную активность, чтобы адекватно интерпретировать информацию. Кроме того, отправитель  информации и ее получатель могут  меняться своими ролями в ходе коммуникационного  процесса.

Одна из первейших проблем, с которыми встречается каждый коммуникатор, заключается в необходимости  привлечь внимание реципиента к предстоящему сообщению. Можно назвать две  очевидные характеристики коммуникации, позволяющие удерживать внимание получателя информации. Это новизна и значимость для него данного сообщения. Таким образом, коммуникатору важно иметь ясное представление о том круге сведений, которым располагает будущий адресат информации, и об иерархии его ценностных ориентации.

Для адекватного понимания  какого-либо сообщения необходима определенная общность "тезаурусов" отправителя  информации и ее получателя. В данном случае под тезаурусом понимается вся  совокупность информации, которой располагает  данный человек. Большие различия в  запасе и характере информации препятствуют эффективным коммуникациям. Так, известно, что члены каждой профессиональной группы имеют свой специфический  язык, широко используемый в практике их трудовой деятельности. С одной  стороны, наличие такого языка помогает специалистам быстрее обмениваться информацией друг с другом, с другой стороны, использование ими элементов  своего профессионального жаргона  в общении с представителями  других профессиональных групп отрицательно сказывается на взаимопонимании  участников данных коммуникаций.

Эффект коммуникации зависит  также от ряда социально-психологических  факторов, сопутствующих процессу передачи и восприятия информации. [8; c.72]

Эффективным коммуникациям  в производственном коллективе могут  препятствовать различные помехи. Иногда отправитель информации неправильно  ее кодирует, например, выражает свое сообщение  несоответствующими словами. Процесс  передачи информации также может  сопровождаться помехами, в итоге  чего информация поступает к получателю в искаженном виде. Это бывает, например, тогда, когда информация проходит через  большое число иерархических  уровней организации. По данным американских авторов, в устном сообщении при  каждой последующей передаче теряется около 30% информации. Отметим, наконец, что человек, которому адресована информация, может просто ее неправильно понять.

Западные исследователи  уделяют много внимания рассмотрению различных барьеров на пути коммуникаций в организациях (К. Роджерс, Ф. Ротлисбергер). Так, когда речь идет о коммуникациях "лицом к лицу", главным барьером называют тенденцию к преждевременной  оценке сообщения, его одобрению  или неодобрению, вместо того чтобы  сохранять нейтральную позицию  в процессе обмена мнениями. К возможным  барьерам, препятствующим эффективным  коммуникациям, относят также различия в образовании, опыте, мотивации  и другие.

При рассмотрении путей информации в социальной среде различают  формальные (официальные) и неформальные (неофициальные) каналы. Формальные каналы установлены административно в  соответствии с должностной организационной  структурой производственного коллектива. Они связывают людей в этой структуре как по вертикали, так  и по горизонтали.

К неформальным каналам коммуникаций относятся все те, которые не совпадают  с официально установленными. Можно  выделить две основные причины, побуждающие  работников использовать неформальные каналы:

потребность членов организации  в социальных контактах, которая  в пределах системы официальных  коммуникаций никогда не удовлетворяется  полностью;

низкая эффективность  отдельных элементов официальной  системы.

Вывод: Эффективность процесса взаимодействия субъекта и объекта управления в значительной степени зависит от того, насколько адекватно они понимают друг друга. Характер взаимодействия людей и те социальные роли, которые они выполняют, входят в число важнейших факторов, обусловливающих познание человека человеком. При этом для каждого из взаимодействующих лиц в своих партнерах по деятельности важны, прежде всего, те компоненты их облика и поведения, которые наиболее значимы для достижения целей совместной деятельности. Контакты между субъектом и объектом управления как членами производственного коллектива сопровождаются процессами межличностной перцепции.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

На основе изучения вышеизложенной темы были сделаны следующие выводы: Любое управление как система состоит из двух подсистем: управляемой подсистемы, которая и является объектом управления, и управляющей подсистемы - подсистемы, осуществляющей управление в системе. Управляемая и управляющая подсистемы взаимосвязаны каналами передачи информации, которые рассматриваются абстрактно, независимо от их физической природы. Воздействие субъекта на объект управления может осуществляться только при условии циркулирования определенной информации между управляющей и управляемой подсистемами. Процесс управления независимо от его содержания всегда предполагает получение, передачу, переработку и использование информации. Управление любой системой в простейшем виде может быть рассмотрено в виде контура управления, как совокупность двух взаимодействующих подсистем - субъекта управления (управляющей подсистемы) и объекта управления (управляемой подсистемы). Управление - есть процесс воздействия субъекта на объект в целях перевода его в новое качественное состояние или поддержания в установленном режиме.

В самом общем виде управление предстает как определенный тип  взаимодействия, существующий между  двумя субъектами, один из которых  в этом взаимодействии находится  в позиции субъекта управления (СУ), а второй - в позиции объекта  управления.

Эффективность взаимодействия субъекта и объекта управления в  значительной степени зависит от того, насколько адекватно они  понимают друг друга. Характер взаимодействия людей и те социальные роли, которые  они выполняют, входят в число  важнейших факторов, обусловливающих  познание человека человеком. При этом для каждого из взаимодействующих  лиц в своих партнерах по деятельности важны, прежде всего, те компоненты их облика и поведения, которые наиболее значимы для достижения целей совместной деятельности. Контакты между субъектом и объектом управления как членами производственного коллектива сопровождаются процессами межличностной перцепции.

Таким образом, вся совокупность социальных взаимодействий может рассматриваться  как взаимодействие субъекта и объекта  управления. . К субъекту управления предъявляются повышенные требования: компетентность, наличие именно управленческого (административного) склада ума, который, с одной стороны, готовится всей системой воспитательных и образовательных  средств, а с другой - предполагает и природную одаренность. Необходимым  условием принятия субъектом эффективного управленческого решения и осуществления  разумного контроля за его исполнением  является, как уже говорилось, высокое  качество информации, ее полнота, своевременность  и оперативность, а также переработки. Все это предполагает глубокие и  всесторонние знания субъектом существенных свойств, состояний, тенденций движения управляемого им объекта, а также  условий его существования. В  этом и заключается компетентность управляющего органа или лица. Объектом управления, в какой бы форме и  на каком бы уровне он не выступал (будь то предприятие, организация, учреждение или даже общество в целом), реально  и фактически являются люди: коллективы или отдельные личности, которые  наделены соответствующими человеческими  качествами - умом, волей, талантом, а  потому способны принимать соответствующие  решения и выполнять их.

 

 

 

Список литературы

1. Афанасьев В.Г. Человек  в управлении обществом. М., 1977.

2. Потеряхин А. Л. , Психология  управления, Киев, 1999 г.

3. Пикулькин А. В. Система  государственного управления: Учебник  для вузов. - 2-е изд., перераб. и  доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.

4. Федосеев В.Н., Капустин  С.Н. Управление персоналом организации.  Учебное пособие., 2003.

5. Менеджмент / Под ред.  Ж.В. Прокофьевой. - М.: Знание, 2000.

6. Глущенко Е. В., Захарова  Е. В., Тихонравов Ю. В. Теория  управления: Учебный Курс. - М.: Вестник, 1997.

7. Кнорринг В. И. Теория, практика и искусство управления: Учебник. - М.: ИНФРА - М, 1999.

8. Румянцева З. К. Общее  управление организацией. Теория  и практика: Учебник. - М.: ИНФРА - М, 2001.

9. Франчук В. И. Общая  теория управления. - М.,1994.

10. Шипунов В. Г., Кишкель  Е.Н, Основы управленческой деятельности: управление персоналом, управленческая  психология, управление на предприятии. - М.: Высш. шк., 2000.

11. Бурганова Л. А. Теория  управления: Учебное пособие. - М.: ИНФРА  - М, 2005.

12. Шипунов В.Г., Кишкель  Е.Н. Основы управленческой деятельности. М., 1996.

 

Приложение 1

Функциональные виды управленческого  общения

Вид общения	Состояние управленческого  решения	Направление перемещение  информации
Приказ	Управленческое решение  принято	Информация поступает  от начальника к подчинённому
Беседа	1. Управленческое решение  не принято, имеется необходимость  в его выработке. 2. Управленческое решение  принято и доведено исполнителю,  появилась потребность в дополнительном  организационном или морально-психологическом  воздействии на подчинённого. 3. Сложились обстоятельства, в которых необходима корректировка  ранее принятого и доведённого  исполнителю управленческого решения.	Информация идёт в двух направлениях от подчинённого к начальнику и наоборот.
Совещание	Имеется несколько вариантов  управленческого решения, необходимо определить оптимальное.	Информация перемещается в двух направлениях
Отчёт	Управленческое решение  принято и ранее доведено исполнителю	Информация идёт от подчинённого к начальнику
Переговоры	Необходимо принятие или  выработка совместного управленческого  решения двумя и более субъектами управления.	Информация поступает  в любом направлении, в соответствии с количеством участников и их статусом.