Анализ формальной и неформальной организации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ  – УПИ имени первого Президента России Б.Н. Ельцина

ФАКУЛЬТЕТ ГУМАНИТАРНОГО образования

КАФЕДРА СОЦИОЛОГИИ И СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ УПРАВЛЕНИЯ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ДОМАШНЯЯ  РАБОТА

ПО ТЕОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ

АНАЛИЗ  ФОРМАЛЬНОЙ И НЕФОРМАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

 

 

 

 

 

Преподаватель        С.В. Ольховикова

Студент гр.      

 

 

 

Екатеринбург

2009 

Анализ формальной организации

Название  организации: Территориальный отраслевой исполнительный орган государственной  власти Свердловской области – Управление социальной защиты населения г. Краснотурьинска.

Организационная структура Управления

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Тип организационной структуры Управления – линейно-функциональный,  т.к. имеется один руководитель, а также происходит разделение структуры по направлениям деятельности и функциям.

Проанализируем  степень формализации организации. Для этого будем анализировать  следующие элементы формализации:

1. Функции

Функции руководителей и специалистов отделов прописаны в должностной инструкции Управления.

         Начальник Управления. Назначается на должность и освобождается от должности Министерством социальной защиты населения Свердловской области. Начальник Управления несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач и осуществление им своих функций.

         Начальник Управления:

• руководит на принципах единоначалия деятельностью Управления;
• координирует и контролирует деятельность подведомственных ему учреждений;
• утверждает структуру аппарата Управления и положения о структурных подразделениях Управления;
• назначает на должность и освобождает от должности работников Управления, распределяет обязанности между руководителями структурных подразделений;
• заключает договоры, открывает и закрывает расчетные и иные счета в учреждениях банков;
• издает в пределах своей компетенции приказы;
• осуществляет иные полномочия, предусмотренные действующим законодательством.

          Заместитель начальника Управления: подчиняется непосредственно начальнику Управления. Организует работу по ряду направлений деятельности Управления и отвечает за ее результаты, в отсутствие начальника Управления исполняет его обязанности.

Основные  цели, функции и задачи структурных  подразделений также прописаны  в Положении об Управлении. Кратко они представлены в таблице 1.

Таблица 1

Характеристика  структурных подразделений

Наименование подразделения	Цель	Решаемые задачи	Функции
Отдел назначения и выплат пособий и компенсаций	Исполнение законов социальной направленности	Назначение и выплата пособий  и компенсаций	Организация своевременного назначения и своевременная выплата пособий  и компенсаций
Отдел бухгалтерского учета и отчетности	Исполнение законов социальной направленности	Полное и своевременное освоение выделенных лимитов бюджетных обязательств	Своевременное перечисление денежных средств  на счета клиентов, бухгалтерский  учет и контроль
Отдел семейной политики и льгот	Исполнение областных целевых  программ в сфере семейной политики, разъяснения законодательства о  льготах населению	Проведение фестивалей и конкурсов  согласно областных целевых программ на территории города в сфере семейной политики. Ведение федерального и областного реестра льготников.	Организация взаимодействия субъектов  исполнения областных целевых программ, фестивалей и конкурсов, осуществление  регистрации и учета льготников федерального и областного уровней.

 

Распределение должностных обязанностей внутри структурного подразделения  представлено в таблице 2.

Таблица 2

Распределение должностных обязанностей внутри структурного подразделения

Наименование  должности	Цель	Решаемые задачи	Функции	Уровень квалификации
Ведущий специалист	Организация работы отдела	Исполнение социальной направленности	Контроль, методика руководства, тех. учеба	1 категория
Специалисты группы приема граждан	Удовлетворять потребность  граждан	Назначение мер социальной поддержки	Исполнитель	1 и 2 категории
Специалисты назначения и  выплат	Удовлетворять потребность  граждан	Формирование выплатных  документов	Исполнитель	1 и 2 категории
Специалисты группы контроля	Качественное формирование личного дела получателей	Контроль за назначением всех видов выплат	Исполнитель	1 категория

 

Все перечисленные функции каждого  структурного звена Управления четко  зафиксированы и подробно расписаны  в Должностной инструкции УСЗН г. Краснотурьинска. Предписанные функции строго исполняются сотрудниками Управления.

Время работы УСЗН г.Краснотурьинска: пн-чт с 8.00 до 17.00, пт – с 8.00 до 16.00. Обеденный перерыв, согласно «Порядку организации работы», предусмотрен с 12.00 до 13.00 ежедневно. Данный распорядок дня соблюдается в Управлении.

Таким образом, в данной организации присутствует такой элемент формализации, как наличие функций, четко определенных для работников.

2. Регуляторы

Основными  регуляторами деятельности Управления выступают:

• Положение об Управлении, где прописаны функциональные полномочия начальника, зам. начальника и работников отделов.
• Должностная инструкция Управления.
• «Порядок организации работы», утвержденный начальником УСЗН. Порядок определяет организацию приема посетителей, ведение делопроизводства, структуру и функции отделов.

Формой  отчетности в УСЗН являются отчеты каждого отдела, составляемые ими  в конце каждого месяца и предоставляемые  на подпись начальнику.

Заработная  плата начисляется работникам по основному виду за отработанное время, количество и качество выполненных  работ:  тарифным ставкам, окладам, премии за сверхурочные и т.д. Работникам УСЗН вводятся поощрения в целях эффективности труда, усилении материальной заинтересованности каждого работника в наиболее полном и качественном выполнении своих функциональных обязанностей, внедрения научных достижений и передовых методов труда. Основные показатели премирования также четко прописаны.

Таким образом, второй элемент формализации присутствует в рассматриваемой организации: мы видим наличие основных регуляторов  деятельности работников УСЗН, а также  регламентированную систему начисления заработной платы и дополнительных премий.

3. Связи

Начальник УСЗН распределяет обязанности между  структурными подразделениями, издает в пределах своих полномочий приказы. Согласно Положения, при отсутствии начальника УСЗН, полномочия делегируются зам. начальника УСЗН, согласно утвержденного перечня. По этому поводу издается соответствующий указ по Управлению.

Кроме того, в обязательном порядке в Управлении еженедельно проводятся аппаратные совещания. Целью совещаний является отчет о проделанной работе, поставленных задач и сроков их исполнения.

Таким образом, мы видим наличие всех трех необходимых  элементов формализации в организационной  структуре УСЗН г. Краснотурьинска. Можно сделать вывод о высокой  степени формализации в данной социальной организации.

Проанализируем путь формализации УСЗН г. Краснотурьинска. Возникновению УСЗН в современном виде предшествовал ряд указов и постановлений Правительства Свердловской области, города Краснотурьинска, в которых определялись принципы структуры Управления, основные цели деятельности, функции и круг решаемых задач. Таким образом, формированию организации предшествовало создание программы ее деятельности, создание Положения об Управлении. Такой путь формализации называется конструирование.

В итоге  можно сделать вывод о высокой  степени формализации в Управлении социальной защиты населения г. Краснотурьинска, поскольку его структура, функции, полномочия, характер связей и принципы делопроизводства закреплены документально и обязательны для исполнения каждым сотрудником Управления.

 

Анализ неформальной организации

1. Анализ внеформальной организации

В Управлении социальной защиты населения г. Краснотурьинска отсутствуют внеформальные связи. Причина тому высокая степень формализации данной организации. Все сотрудники взаимодействуют строго согласно Должностной инструкции по иерархии власти.

2. Социально-психологические организации

Всякая  социальная организация, независимо от задач и целей, вкладываемых в  ее программу, является также специфической  формой общения. Во всякой социальной организации спонтанно складывается система межличностных отношений, возникающих как неизбежный результат более или менее длительного общения работников. Проанализируем сложившуюся систему социально-психологических связей между сотрудниками отдела назначения и выплат социальных пособий и компенсаций.

 

 

3. Групповой анализ

Макрогруппы.

Общее количество сотрудников Управления по состоянию  на 01.01.2009 года составляет 35 человек.

Разделим  персонал УСЗН г. Краснотурьинска на макрогруппы:

Основные демографические категории

1. По половому признаку

Большинство сотрудников Управления – женщины (33 человека из 35). Мужчин всего двое: заместитель начальника Управления и водитель.

2. Возрастной признак

26 – 29 лет – 2 человека

36-37 лет –  5 человек

40-43 года  – 9 человек

49-54 года – 12 человек

57-60 лет –  4 человека

62 года –  3 человека

Социально-профессиональные категории  общества

Общее количество сотрудников Управления по состоянию  на 01.01.2009 года составляет 35 человек. Из них 30 человек занимают должности  государственной гражданской службы Свердловской области и 5 человек  – технические и обеспечивающие должности. Начальник УСЗН, а также его заместитель являются при этом управляющими.

Массовые  союзные организации

В УСЗН г. Краснотурьинска отсутствуют профсоюзные, спортивные и иные массовые союзные  организации. Причина – малая  численность сотрудников и отсутствие заинтересованности в создании подобных организаций.

 

Проанализируем  специфику и проблемы в Управлении. Проанализируем особенности женского коллектива. Женские коллективы более конфликтны, чем мужские, в них особую роль играет сложившийся микроклимат, а также взаимные симпатии и антипатии. Вместе с тем женские коллективы более адаптивны по сравнению с мужскими. В коллективе наблюдается явное постарение кадров. Очень мало молодых сотрудников. На сегодняшний день большинство сотрудников еще не пенсионеры, но, если не будут вливаться молодые кадры, то скоро большинство составят люди пенсионного возраста. 19 человек из 35 старше 50 лет, и с этим связаны особенности коллектива. Пожилые коллективы менее конфликтны, эмоционально сдержаны, рациональны. Как показало социологическое исследование, проведенное в УСЗН, для сотрудников пенсионного возраста и предпенсионного возраста важна возможность комфортного проведения обеденного перерыва (развоз по домам).

Таким образом, на сегодняшний день в Управлении очень мало молодых сотрудников, в основном же преобладают люди в  среднем и предпенсионном возрасте. Если будет продолжаться такая тенденция, основная часть сотрудников будет стареть, а молодые кадры так и не придут, то Управление столкнется с проблемой постарения кадров. Попытки решить имеющиеся проблемы с молодыми кадрами отсутствуют. Необходимо привлекать молодые кадры путем повышения престижа Управления в глазах населения. Материальное стимулирование также играет большую роль, но, поскольку данное учреждение государственное, подобная политика должна исходить от государства.