Внутренняя среда компании ЗАО «Александр»

Обязанности отдела сбыта:

-изучить перспективные  и текущие возможности сбыта  продукции;

-заключить договоры на  поставку продукции и оформить  договорные взаимоотношения;

-оформить документацию, связанную с отгрузкой продукции;

-обеспечить учет и  контроль выполнения договорных  обязательств;

-согласовать номенклатуру  и сроки поставки изделий;

-обеспечить контроль  отгрузки готовой продукции, составлять  заявки на железнодорожные вагоны  и платформы, контейнеры, автомобили  и другие виды транспорта.

2)Отдел закупок.

Деятельность по организации  и управлению закупками направлена на то,

чтобы компания получила необходимые  по качеству и количеству абразивные материалы, услуги в нужное время, в  нужном месте, от надежного поставщика, своевременно выполняющего свои обязательства, с хорошим сервисом (как до осуществления  продажи, так и после нее) и  по выгодной цене. Осуществление закупок (снабжения) - одна из важнейших функций  в каждой фирме.

Значение деятельности по организации и управлению закупками  можно рассматривать в двух аспектах - тактическом и стратегическом.

1. Снабжение (закупки)  в тактическом, оперативном плане  - ежедневные операции, традиционно  связанные с закупками и направленные  на избежание дефицита, отсутствия  материальных ресурсов или готового  продукта. Отсутствие товара - необходимого  количества и качества, его несвоевременная  доставка могут создать проблему  у конечного потребителя продукции  или услуги.

2. Стратегическая сторона  снабжения - собственно сам процесс  управления закупками, связи и  взаимодействия с другими отделами  компании, внешними поставщиками, потребностями  и запросами конечного потребителя,  планирование и разработка новых  закупочных схем и методов  и т.п.

Обязанности отдела закупок:

-определение потребности  в абразивных материалах;

-поиск потенциального  поставщика;

-оценка возможности закупки  в нескольких альтернативных  источниках;

-выбор метода закупки;

-установление приемлемой  цены и условий поставки;

-мониторинг товара до  момента его доставки;

-оценка продукции поставщика  и услуг.

3)Транспортный отдел

Под транспортным обслуживанием  подразумевается деятельность, связанная  с перемещением грузов, которая направлена на осуществление перевозок грузов, погрузочно-разгрузочных и складских  работ на всем протяжении от грузоотправителя до грузополучателей. Он координирует отправку железнодорожных вагонов  с отгруженной продукцией, отслеживает  прохождение вагонов до потребителей, контролирует погашение транспортных расходов и др.

Обязанности транспортного  отдела:

-Планирование маршрутов  (город, регион, область).

-Оформление заявок для  бронирования грузовых емкостей.  
-Заполнение заявления на страхование груза. При наступлении страховых

событий составление актов.

-Оптимизация процесса  доставки и экспедирования груза.  Выделение

приоритетных отгрузок.

-Оптимизация транспортных  расходов на отправки.

-Отправка и получение  грузов железнодорожным транспортом.

-Отправка и получение  грузов автомобильным транспортом.

-Получение груза от  поставщиков, отправка возвратов  поставщикам.

-Проведение маркетинговых  исследований рынка перевозок.

-Ведение первичной бухгалтерской  документации.

-Получение от транспортных  кампаний пакета документов за  оказанные услуги.

-Архивирование документов  и ведение архива.

4) Отдел маркетинга.

На данном предприятии  отдел маркетинга занимает не последнее  место, так как его работа способствует развитию деятельности организации. Предприятие  давно на рынке и укрепило свои позиции, однако появляется большое количество поставщиков абразивного материала, что создаёт огромную конкуренцию на данном рынке.

Исходя из общих целей  предприятия, целью отдела маркетинга является выработка рекомендаций по формированию и проведению сбытовой политики предприятия, а также координация  деятельности в этой области всех подразделений предприятия. Его  рекомендации по рыночной ориентации производственно-хозяйственной и  сбытовой деятельности предприятия  после утверждения руководством предприятия обязательны для  соответствующих служб, занятых  указанными видами деятельности.

Решения, влияющие на рыночную ориентацию предприятия, все подразделения  предприятия принимают на основе рекомендаций и по согласованию с  отделом маркетинга. Все подразделения  предприятия обязаны предоставлять  отделу маркетинга любую информацию о характере и результатах  своей деятельности. В свою очередь  отдел маркетинга обязан предоставлять  всем другим подразделениям предприятия  информацию, необходимую для рыночной ориентации их деятельности.

Обязанности отдела маркетинга:

-работа с системой  внутренней информации;

-приобретение, хранения  и предоставление информации  из внешних источников;

-сбор информации о  рынке и конкурентах;

-исследование рекламы.

-оценка конъюнктуры  рынка, постоянный анализ результатов  коммерческой деятельности предприятия  и факторов, на них влияющих; разработка  прогнозов продаж и рыночной  доли предприятия, проведение  ситуационного рыночного анализа;

- выработка целей и стратегий рыночной деятельности предприятия на внутреннем и внешнем рынках в целом и в отношении отдельных видов товарной продукции, относительно продуктовой и ценовой политики, выбора рациональных каналов товародвижения и методов продвижения продуктов;

-разработка для  предприятия в целом и отдельных  товарных групп долгосрочных  и текущих планов маркетинга  и координация в данной области  деятельности подразделений предприятия;

-выработка рекомендаций  по установлению контактов с  внешними организациями;

2.3 Функциональные  обязанности сотрудников ЗАО  «Александр»

Директор - Управляет фирмой, контролирует деятельность и взаимодействие структурных подразделений, занимается ведением переговоров с крупными поставщиками и клиентами. Управляет развитием внешнеэкономических связей предприятия. Организует всю работу предприятия, несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива, представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, издает приказы по предприятию в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников.

Заместитель директора - Наряду с директором определяет политику и стратегию развития предприятия. Участвует в составлении заказов и договоров на поставку товаров, контролирует их исполнение. Проводит анализ структуры товарных запасов, динамики товарооборота по отдельным группам товаров. Отвечает за рекламу изготовляемой продукции, налаживание сбыта, связь с другими предприятиями, ведёт контроль и анализ финансового состояния фирмы. Отвечает за управление процессами снабжения и сбыта. В его подчинении находится транспортное управление, занимающееся организацией и осуществлением перевозок.

Бухгалтер - также является заместителем директора по экономическим вопросам. Ведёт учёт хозяйственных средств и анализирует финансовое состояние предприятия, следит за точными и своевременными выплатами налогов и денежных обязательств. Обеспечивает соблюдение кассовой и расчётной дисциплины, не допускает нецелевого использования средств и обеспечивает порядок хранения бухгалтерских документов. Руководит работой по планированию и экономическому стимулированию на предприятии, проводит анализ результатов деятельности предприятия, производит финансовые расчеты с заказчиками и поставщиками, связанные с приобретением необходимой продукции.

Офис-менеджер (секретарь) - выполняет функции помощника генерального директора в полном объеме, следит за контролем документопотоков, решает организационные вопросы с партнерами компании, выполняет хозяйственно-административные функции. Выполняет работу с банковскими выписками, ведёт учет основных средств компании, занимается начислением заработной платы. Осуществляет подбор кадров, проводит собеседования с нанимающимися на работу. Составляет и оформляет трудовые договоры и контракты, ведет личные дела работников.

Менеджеры по продажам - Занимаются поиском новой и развитием существующей клиентской базы, ведением переговоров, составлением и заключением контрактов с клиентами. Осуществляют работы по анализу рынка.

Менеджеры по закупкам - Занимаются обработкой и размещением заказов, контролируют своевременные поставки продукции. Занимаются сбором информации о специальных предложениях и акциях поставщиков и производителей-партнеров. Занимаются согласованием оптимальных цен по конкретным сделкам. Работают с поставщиками, контролируют ценообразование.

Менеджеры отдела маркетинга - отвечают за удовлетворение потребностей компании в исследовании клиентов, продуктов и услуг, конкурентов, уделяя основное внимание параметрам потребителей, продуктов и услуг, моделям потребления. Участвуют  в маркетинговых проектах связанных  с ценообразованием, сегментацией рынка, продвижением продуктов и услуг, их доставкой, пакетированием продуктов  и услуг, анализом предпочтений потребителя, прогнозом продаж и каналов реализации, открытием новых рынков, оценкой  эффективности рекламы, деятельностью  конкурентов, и т.д.

Менеджеры транспортного  отдела - функции менеджера по транспорту заключаются в координации транспортировки абразивной продукции для достижения оптимального соотношения затрат и качества услуг, организации транспорта для импортных и экспортных поставок, выборе поставщиков транспортных услуг, внедрении время- и ресурсосберегающих процедур.

2.4 Анализ внутренней  среды ЗАО «Александр»

Высшей, основной целью деятельности предприятия в условиях рыночной экономики является максимизация прибыли. Однако на определённых этапах развития и функционирования организации  существуют и промежуточные цели, например:

- обеспечить безубыточную  работу;

- завоевать большую долю  на рынке товаров и услуг;

- регулировать товарное  предложение в соответствии со  спросом;

- расширить рынок сбыта  в страны СНГ;

- получить выход на  мировой рынок;

- развивать связи с  родственными западно-европейскими фирмами;

- обеспечить максимальный  рост показателей;

Каждая из этих промежуточных  целей всегда выступает средством  для достижения основной (главной) цели.

Для того, чтобы целенаправленно воздействовать на изменение торговой конъюнктуры, ЗАО «Александр» собирает информацию о состоянии и перспективных изменениях ситуаций на отраслевых и региональных рынках, о возможностях поставщиков, а также исследует и прогнозирует спрос на товары.

Информацию для анализа  рынка закупок организация получает из внутренних источников (поставщики, с которыми ведётся или велась работа), и из внешних источников (данные о статистике товарооборота  и розничных или оптовых ценах, путеводители по закупкам, ярмаркам, каталоги и проспекты по продажам и т.п.).

Для предприятия очень  важно глубоко изучать вопросы  поставок товаров. Нужно не только оценить  долю каждого поставщика в общем  объёме поставок, но и постоянно  иметь информацию об объёмах и  сроках поставок, о количестве товаров, учитывать политику и стратегию  промышленных предприятий и других поставщиков в ценообразовании  и использовать её в своих интересах.

В условиях развития рыночных отношений особое внимание ЗАО «Александр»  уделяет оперативному и практически  повседневному анализу различных  сторон маркетинговой деятельности предприятия. Одно из основных его направлений  -это анализ спроса на продаваемую продукцию.

Ценовая политика ЗАО «Александр»  строится на установлении цен на 10% ниже, чем у конкурентов. Цены на продукцию определяются исходя из требований рыночного спроса и складывающейся структуры затрат.

Особое значение придается  поставкам продукции по договорам. Предприятие реализует свою продукцию  крупным заводам других отраслей промышленности. ЗАО «Александр»  принимает представителей предприятия-заказчика  или отправляет своих представителей к нему, с целью согласования цен, условий поставки товара, заключения контракта и решения иных сопутствующих  вопросов.

Мелкие партии продукции  реализуются предприятиям малого и  среднего бизнеса. С крупными производителями  ЗАО «Александр» заключает долгосрочные договора по сложившимся хозяйственным  связям.

Основной показатель хозяйственной  деятельности ЗАО «Александр» - оптовый  товарооборот. Он отражает переход  товаров из сферы производства в  сферу обращения и их движение внутри сферы обращения.

На предприятии ведётся  оперативный контроль, как за отгрузкой, так и за реализацией товаров. Для склада устанавливаются планы  и графики поставки товаров отдельным  покупателям на месяц, по декадам, а  нередко и отдельным дням. На основании  данных товарно-транспортных накладных  и других документов в специальных  таблицах определяют фактические объёмы отгрузки товаров за день (пятидневку, неделю) и нарастающим итогом с  начала месяца.

По этим данным можно установить отклонения от плана по поставке товаров  и принять оперативные меры по улучшению товароснабжения. На основании  данных выписок из счетов в банке  и приложенных к ним документов ЗАО «Александр» оперативно контролирует ход поступления денежных средств  за реализованные товары, выполнение плана и динамику товарооборота. Эта информация используется при  оперативном анализе издержек обращения, финансовых результатов, платёжеспособности предприятия.

ЗАО «Александр» контролирует полноту ассортимента и добивается постоянного наличия товаров  на складе. Организуя завоз товаров, ЗАО «Александр» контролирует, соблюдают ли заводы изготовители договорные обязательства по поставкам товаров соответствующего ассортимента и качества, строго в обусловленные сроки.