Контрольная работа по "Теория организации"

Вариант №2.

Вопрос 1. Раскройте классификацию  систем по нескольким основаниям.

Понятие «система» можно классифицировать по различным основаниям. В зависимости  от происхождения системы делятся  на естественные и искусственные (создаваемые, антропогенные). Естественные системы - это системы, объективно существующие в действительности, в живой и неживой природе и обществе. Эти системы возникли в природе без участия человека. Например: атом, молекула, клетка, организм, популяция, общество, вселенная и т.п. Искусственные системы - это системы, созданные человеком. Например: холодильник, самолет, предприятие, фирма, город, государство, партия, общественная организация и т. п. Кроме того, в литературе некоторые авторы выделяют и третий вид систем - смешанные системы, куда относятся эргономические (машина - человек-оператор), автоматизированные, биотехнические, организационные и другие системы.

По объективности существования  все системы можно разбить  на две большие группы: реальные (материальные или физические) и  абстрактные (символические) системы. Реальные системы состоят из изделий, оборудования, машин и вообще из естественных и искусственных объектов. Абстрактные системы, по сути, являются моделями реальных объектов - это языки, системы счисления, идеи, планы, гипотезы и понятия, алгоритмы  
и компьютерные программы, математические модели, системы наук. Иногда выделяют идеальные или концептуальные системы - системы, которые выражают принципиальную идею или образцовую действительность (образцовый вариант имеющейся пли проектируемой системы). Также можно выделить виртуальные системы - не существующие в действительности модельные или мыслительные представления реальных объектов, явлений, процессов (могут быть как идеальными, так и реальными системами).

По степени централизации выделяют централизованные и децентрализованные системы. Централизованной системой называется система, в которой некоторый элемент играет главную, доминирующую роль в функционировании системы. Такой главный элемент называется ведущей частью системы или ее центром. При этом небольшие изменения ведущей части вызывают значительные изменения всей системы: как желательные, так и нежелательные. К недостаткам централизованной системы можно отнести низкую скорость адаптации (приспособления к изменяющимся условиям окружающей среды), а также сложность управления из-за огромного потока информации подлежащей переработке в центральной части систем. Децентрализованная система - это система, в которой нет главного элемента. Важнейшие подсистемы в такой системе имеют приблизительно одинаковую ценность и построены не вокруг центральной подсистемы, а соединены между собой последовательно или параллельно. Например, армейские структуры представляют собой ярко выраженные централизованные систем, интернет же является практически идеальной децентрализованной системой.

По однородности и разнообразию структурных элементов системы  бывают гомогенные, или однородные, и гетерогенные, или разнородные, а также смешанного типа. В гомогенных системах структурные элементы системы  однородны, т. е. обладают одинаковыми свойствами. В связи с этим в гомогенных системах элементы взаимозаменяемы. Например, гомогенная компьютерная система в организации состоит из однотипных компьютеров с установленными на них одинаковыми операционными системами и прикладными программами. Это позволяет заменить вышедший из строя компьютер любым другим без дополнительной настройки и переучивания конечного пользователя. Понятие «гомогенная система» широко используется при описании свойств газов, жидкостей или популяций организмов. Гетерогенные системы состоят из разнородных элементов, не обладающих свойством взаимозаменяемости. Например, если университет в обычном понимании является гомогенным образованием, т. е. реализует подготовку по высшему и послевузовскому образованию (которые близки как по учебным программам, так и по методам их преподавания), то университетский комплекс представляется собой гетерогенную систему, в которой проводится подготовка по программам начального, среднего, высшего послевузовского образования.

Вопрос 2. На примере конкретной организации  выделите факторы ее внутренней и  внешней среды.

Любая организация находится и  функционирует в среде. Внутренняя среда является источником ее жизненной  силы. Она заключает в себе потенциал, необходимый для функционирования организации. Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания.

Анализируя деятельность департамента жилищной политики Администрации города Кызыла можно выделить следующие факторы внешней и внутренней среды, оказывающие на него воздействие:

Внешние факторы, прямо влияющие на поведение организации, и факторы, оказывающие косвенное влияние. К первым факторам относятся законодательство и государственные и муниципальные органы власти, потребители. Ко второй группе факторов могут быть отнесены технологии, состояние экономики, социокультурные факторы. В первую очередь большое влияние на департамент оказывает федеральное, региональное и муниципальное законодательство, поскольку является основой к руководству в своей деятельности. Законодательными актами разного уровня принимаются долгосрочные целевые программы, связанные с обеспечением жильем граждан города, реализация которых непосредственно ложится на плечи департамента. Все возможные изменения в законах должны своевременно учитываться работниками для правильного их применения в целях избегания нарушения или ущемления жилищных прав граждан. Департамент также должен следовать требованиям органов государственного регулирования и контроля. Основными потребителями услуг департамента выступают граждане, проживающие на территории города Кызыла. Здесь нужно не забывать и о демографической составляющей как социокультурном факторе воздействия (уровень рождаемости и смертности, число браков и т.д.). В качестве фактора социально-культурного окружения можно выделить и средства массовой информации, которые могут формировать определенный имидж.

В качестве внешнего фактора технология отражает уровень научно-технического развития, который воздействует на департамент, например, в областях автоматизации, информатизации и др. Технологические нововведения влияют на то, как можно собирать, хранить и распределять информацию, а также на то, какого рода услуги ожидает население от департамента.

Значение для департамента имеют  общие изменения состояния экономики. Состояние экономики может сильно повлиять на возможности финансирования из бюджета как деятельности самого департамента, так и реализуемых им программ (например, на выделенные из областного и федерального бюджета средства приобретаются жилые помещения для переселения граждан из аварийного жилищного фонда города Кызыла, для детей-сирот, предоставляются субсидии молодым семьям, молодым специалистам и т.д.).

Основные переменные в самой  организации, которые требуют внимания, это цели, задачи, структура и  кадровый состав. Основной целью деятельности департамента можно считать формирование единой муниципальной политики Администрации города Кызыла в сфере жилищных отношений, которая реализуется в поставленных перед ним задачах - ведение учета граждан, предоставление жилых помещений, заключение договоров, приватизация, расселение аварийных жилых домов и т.д. Структура департамента с выделением отдельных подразделений построена в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать поставленных целей (например, отдел учета граждан, нуждающихся в жилых помещениях, отдел учета и распределения муниципального жилищного фонда с секторами заключения договоров и расселения граждан, отдел приватизации и социального найма и т.д.).

Люди являются основой любой  организации. Люди в организации  создают ее продукт, они формируют  культуру организации, ее внутренний климат, от них зависит то, чем является организация.

Вопрос 3. Перечислите и опишите  основные характеристики информации.

Важнейшими характеристиками информации являются ее структура и форма. Структура  информации - это то, что определяет взаимосвязи между ее составными элементами. Фундаментальным свойством информации является свойство системности. Как известно, системой называют такую совокупность, которая обладает такими свойствами, которыми не обладает ни один из входящих в нее элементов в отдельности. Соединение разрозненных информационных сигналов порождает систему, обладающую качественно более высокой содержательной ценностью. Другой стороной информации является форма ее представления. Среди основных форм могут быть названы: символьно-текстовая (информация, представленная совокупностью букв, цифр, знаков и т. п.); графическая (изображение и т. п.); звуковая.

Среди наиболее важных характеристик экономической информации, отражающих предъявляемые к ней требования, могут быть названы корректность, ценность, достоверность, точность, актуальность, полнота. Информация является корректной, если она обладает такими формой и содержанием, которые обеспечивают ее однозначное восприятие всеми потребителями. Под ценностью понимают свойство информации, отражающее, в какой степени она способствует достижению целей и задач ее потребителя (например, управляющей системы). Свойство достоверности связывает содержательную сторону информации как отражения некоторой объективной реальности с самой реальностью, а точность определяется мерой близости (удаленности) их друг от друга. Понятие актуальности информации неявно подразумевает возможность изменений во времени состояния того объекта, к которому она относится. Актуальность информации отражает ее адекватность действительному состоянию референтного объекта. Полнота информации отражает ее достаточность или недостаточность для принятия управленческого решения.

Вопрос 4. Проанализируйте действие законов самосохранения и единства анализа и синтеза на примере  конкретной организации.

Закон самосохранения организации  подразумевает, что каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для этого весь свой потенциал (ресурс). Анализируя действие данного закона применительно к департаменту жилищной политики Администрации города Кызыла, можно выделить период конца 2003 года, когда депутатами Кызыльского городского Совета принимался бюджет муниципального образования. Бюджет формировался в режиме жесткой экономии средств, вследствие чего одним из основополагающих аспектов было сокращение расходов на содержание органов местного самоуправления, что повлекло рекомендации со стороны руководства Администрации о рассмотрении вопроса возможности сокращения штата сотрудников всех структурных подразделений.

В целях сохранения устойчивости кадрового  состава департамента  
и, по возможности, максимального сохранения рабочих мест было принято решение вывести часть муниципальных должностей за штат, что повлекло сокращение расходов на содержание муниципальных служащих.

Суть анализа - в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза - в соединении простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря об единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности. Закон единства анализа и синтеза гласит, что каждая система стремится настроиться на наиболее экономичный режим деятельности за счет постоянного анализа своей существующей структуры и функций и синтеза новой структуры и функций. Если в организации меняются те или иные элементы (анализ), то это приводит к определенному изменению организации в целом (синтез). Для того чтобы изменить организацию (синтез), необходимо в той или иной мере изменить ее элементы (анализ).

Еще до внесения необходимых изменений  в федеральное жилищное законодательство о продлении срока бесплатной приватизации государственного и муниципального жилищного фонда, поток граждан, обратившихся в Администрацию города Кызыла и желающих реализовать свое право на приватизацию, увеличился во второй половине 2010 года почти втрое (по сравнению с аналогичным периодом прошедшего года). В целях снижения социальной напряженности граждан (боязнь «неуспеть», огромные очереди в коридорах, недовольства) руководство департамента жилищной политики Администрации города Омска приняло решение о введении временных дополнительных должностей «технических» работников для отдела приватизации и социального найма, с которыми были заключены гражданско-правовые договоры по оказанию услуг (печать договоров, копирование документов и др.), в целях решения вопроса значительного увеличения числа граждан, принимаемых в день сотрудниками отдела по вопросам приватизации жилья.

Вопрос 5. Охарактеризуйте основные этапы организационного проектирования.

В процессе организационного проектирования общепринято выделять три стадии: предпроектная подготовка, собственно проектирование, внедрение проекта. Каждый из этих этапов включает соответствующие  части, отражающие основное содержание проектирования организационных систем:

Предпроектная подготовка занимает важное место в системе проектных  работ. На этом этапе разрабатывается  общая концепция проектируемой  системы, проводится комплексное обследование (или изучение) объекта проектирования, осуществляется технико-экономическое обоснование проекта, формируется и утверждается техническое задание на проектирование.

Проектирование организационных  систем осуществляется в две стадии: технический проект и рабочий  проект. В том случае, когда при  проектировании используются типовые проектные решения, проектирование может осуществляться в одну стадию - разрабатывается технорабочий проект. На стадии технического проектирования работа ведется на основе утвержденного технического задания: разрабатываются основные положения, определяющие характер организационной системы, принципы ее функционирования, методы содержания подсистем, принимаются решения по организации информационных, материальных и финансовых потоков. В ходе разработки технического проекта широко используется имитационное и математическое моделирование для выбора и обоснования принципиальных проектных решений. Стадия рабочего проектирования предполагает разработку комплексной рабочей документации: разрабатываются все структурные схемы, выполняются необходимые организационно-плановые расчеты, формируется нормативная информационная база, разрабатываются организационные процедуры и документы, их отражающие, утверждаются должностные инструкции и положения, разрабатывается и отлаживается программное обеспечение.