Системный подход и системный анализ

Первостепенной  задачей системного анализа является определение глобальной цели развития организации и целей функционирования. Имея конкретные, четко сформулированные цели, можно выявить и проанализировать факторы, способствующие либо препятствующие скорейшему достижению этих целей.

Конечной целью  системного анализа является разработка и внедрение выбранной эталонной модели системы управления.

В соответствии с главной  целью необходимо выполнить следующие исследования системного характера:

1) выявить общие тенденции  развития данного предприятия  и его место и роль в современной  рыночной экономике;

2) установить особенности  функционирования предприятия и  его отдельных подразделений;

3) выявить условия, обеспечивающие  достижение поставленных целей;

4) определить условия,  препятствующие достижению целей;

5) осуществить сбор необходимых  данных для проведения анализа  и разработки мероприятий по  совершенствованию действующей  системы управления;

6) использовать передовой  опыт других предприятий;

7)изучить необходимые  сведения для адаптации выбранной  (синтезированной) эталонной модели  к условиям рассматриваемого  предприятия.

Особенность системного анализа  — сочетание различных методов  анализа с общей теорией систем, исследованием операций, технических  и программных средств управления. При этом одним из распространенных инструментов, часто используемых при  применении метода системного анализа, является метод «дерева» целей.

В целях повышения эффективности функционирования предприятия необходимо реализовать как минимум три цели:

1.1. «Внедрение новой техники»;

1.2. «Совершенствование организации  производства»;

1.3. «Совершенствование системы  управления».

В результате проведения системного анализа необходимо дать предложения  по обоснованию целесообразности рационализации системы управления. На основе таких  предложений выполняются следующие  работы:

1.Принимается решение о внедрении выбранной модели системы управления;

2.Разрабатывается регламентирующая документация;

3.Разрабатывается конечная схема процесса управления;

4.Разрабатываются конкретные  организационно-технические мероприятия  по совершенствованию управления  предприятием;

5. Выбираются конкретные  научно обоснованные методы управления;

6. Формируется новая корпоративная  культура.

Таким образом, системный анализ сводится к уточнению сложной проблемы и ее структуризации в серию задач, решаемых с помощью экономико-математических методов. Затем следует нахождение критериев и методов оценки эффективности решения поставленных задач, детализация целей (деление целей на подцели) и оптимизация управления.

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Система управления  как объект исследования

Изучая систему управления как объект исследования, необходимо выделять требования, предъявляемые  к системам управления, по которым  можно судить о степени организованности систем, К таким требованиям относятся:

- детерминированность элементов  системы;

- динамичность системы;

- наличие в системе  управляющего параметра;

- наличие в системе  контролирующего параметра;

- наличие в системе  каналов (по крайней мере, одного) обратной связи.

Соблюдение этих требований должно обеспечивать условия эффективного уровня функционирования органов управления. Рассмотрим подробно эти требования.

В системах управления детерминированность (первый признак организованности системы) проявляется в организации взаимодействия подразделений органов управления, при которой деятельность одного элемента (управления, отдела) сказывается  на других элементах системы. Если в организационной структуре управления, например, есть отдел, действия которого не влияют на другие подразделения, то такой отдел не реализует ни одну из целей функционирования организации и является лишним в системе управления.

Вторым требованием системы  управления является динамичность, т.е. способность под воздействием внешних  и внутренних возмущений оставаться некоторое время в определенном неизмененном качественном состоянии.

Любые воздействия среды  оказывают возмущающее действие на систему, стремясь нарушить ее. В  самой системе также могут  появиться возмущения, которые стремятся  разрушить ее «изнутри». Например, в  организации нет достаточного количества квалифицированных кадров, отсутствует  по разным причинам ряд ответственных  работников, плохие условия работы и т.д. К внешним возмущениям следует отнести указы вышестоящих организаций, изменения ситуаций на рынке, экономические и политические факторы.

Под воздействием таких внешних  и внутренних возмущений орган управления любого уровня вынужден перестраиваться, приспосабливаться к изменившимся условиям.

С целью обеспечения быстрого перестроения системы в условиях изменения среды в системе  управления должен быть элемент, фиксирующий  факт появления возмущения; система  должна обладать минимально допустимой инерционностью, чтобы своевременно принимать управленческие решения, в системе управления должен быть элемент, фиксирующий факт упорядочения состояния системы в соответствии с изменившимися условиями. В  соответствии с этими требованиями в структуре управления предприятием должен быть отдел совершенствования  структуры управления.

Под управляющим параметром в системе управления следует  понимать такой ее параметр (элемент), посредством которого можно управлять  деятельностью всей системы и  ее отдельными элементами. Таким параметром (элементом) в социально управляемой  системе является руководитель подразделения  данного уровня. Он отвечает за деятельность подчиненного ему подразделения, воспринимает управляющие сигналы руководства  организации, организует их выполнение, несет ответственность за выполнение всех управленческих решений.

При этом руководитель должен обладать необходимой компетенцией, а условия работы - позволять выполнить  данное поручение. Следовательно, условие  наличия управляющего параметра  можно считать выполненным, если внешнюю информацию воспринимает руководитель организации, который организует работу по выполнению поручения, распределяет задания в соответствии с должностными инструкциями при наличии условий, необходимых для выполнения поручений.

Несоблюдение данного  требования, т.е. наличия управляющего параметра, приводит к принятию субъективных управленческих решений и так  называемому волевому стилю руководства. Это требует четкой организационной структуры и распределения обязанностей между руководителями подразделений, наличия должностных инструкций и прочих документов, регламентирующих их деятельность.

Следующим, четвертым требованием, предъявленным к системам управления, следует назвать наличие в  ней; контролирующего параметра, т.е. такого элемента, который постоянно  контролировал бы состояние субъекта управления, не оказывая при этом на него (или на любой элемент системы) управляющего воздействия. Контроль субъекта управления предполагает курирование  обработки любого управляющего сигнала, поданного на вход данной системы. Функцию  контролирующего параметра в  системе управления, как правило, реализует один из сотрудников аппарата управления. Например, подготовку плана  важнейших работ курирует главный  специалист по экономике. На уровне министерства такие функции осуществляют кураторы по определенным проблемам в управлениях. Любые управленческие решения в  системе управления должны проходить  только через элемент выполняющий  функции контролирующего параметра.

Наличие прямых и обратных связей (пятое требование) в системе  обеспечивается четкой регламентацией деятельности аппарата управления по приему и передаче информации при  подготовке управленческих решений.

 

ГЛАВА2. Анализ предприятия как объекта управления с точки зрения системного подхода

2.1. Внутренняя  среда предприятия ООО «Окна Самары»

Открытое акционерное  общество «Окна Самары» занимается производством и установкой пластиковых окон. Компания возникла на Самарском рынке 19 августа 2007 года. На сегодняшний день, в состав компании входит три выставочных зала. ООО «Окна Самары» владеет собственным производством, которое оснащено немецкой и итальянской техникой. Комплекс услуг фирмы включает установку оконных и дверных блоков, отделку внутренних откосов с утеплением из сендвич панелей, все виды остекления. Помимо этого «Окна Самары» предоставляют эксклюзивную услугу по отделке внутренних откосов пластиковыми подоконниками. Это фирма, которая оказывает полный комплекс услуг по отделке балконов и лоджий «под ключ», начиная от сварочных работ, непосредственно остекления и заканчивая внутренней отделкой стен. Компания работает как с частными, так и с крупными корпоративными клиентами, среди которых известные многим « Почта России», «Саратов-Лада», автосалоны «OPEL», « Сберегательный банк», и др. Уровень прибыли выше среднего на городском уровне рынка .

Целью данной организации является получение прибыли. Главной задачей является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли и удовлетворение социальных и экономических интересов общества и собственников имущества предприятия.

Среднесписочная численность  работающих за 2011 г. составила 30 человек. Структура состава работников показана на Рис. 2

 

Рис. 2. Структура состава работников компании « Окна Самары»

Организационную структуру  ООО «Окна Самары» можно представить в таком виде (Рис.3).

 

 

 

Рис. 3. Организационная структура компании «Окна Самары»

Управление персоналом осуществляется непосредственно генеральным директором, начальниками отделов и главным  бухгалтером.

Средний возраст работающих –37 лет.

Текучесть кадров (F) можно рассчитать по формуле:

F= число увольнений в плановый  период / Среднее число сотрудников  в плановый период.

 

 

 

Коэффициент текучести кадров по годам составляет:

2009 г. – 0,10 (0,10=3/30);       2010 г. – 0,13 (0,13=4/30);      2011 г. – 0,20 (0,20=6/30).

В 2010 году коэффициент текучести  кадров увеличился по сравнению с 20010 годом на 7% и составил 20%.

Администрацией ООО «Окна Самары» установлена заработная плата по труду каждому работнику, которая зависит от его квалификации, личного вклада и качества труда и максимальным размером не ограничивается.

 

2.2 Анaлиз внeшнeй сpeды opгaнизaции

Анализ внешней среды предприятия служит инcтpyмeнтoм, пpи пoмoщи кoтopoгo рaзpaбoтчики cтpaтeгии кoнтpoлиpyют внeшниe пo oтнoшeнию к opгaнизaции фaктopы c цeлью пpeдвидeть пoтeнциaльныe yгpoзы и внoвь oткpывaющиacя вoзмoжнocти. Анaлиз внeшнeй cpeды позволяет оргaнизaции cвoeвpeмeннo cпpoгнoзиpoвaть пoявлeниe yгpoз и вoзмoжнocтeй, paзpaбoтaть cитyaциoнныe плaны нa cлyчaй вoзникнoвeния нeпpeдвидeнныx oбcтoятeльcтв, paзpaбoтaть cтpaтeгию, кoтopaя пoзвoлит opгaнизaции дocтигнyть цeлeй и пpeвpaтить пoтeнциaльныe yгpoзы в выгoдныe вoзмoжнocти. Рyкoвoдcтвo opгaнизaции пocтoяннo cлeдит зa внeшнeй тexнoлoгичecкoй cpeдoй, чтoбы нe yпycтить мoмeнт пoявлeния в нeй измeнeний, кoтopыe пpeдcтaвляют yгpoзy caмoмy cyщecтвoвaнию opгaнизaции в ycлoвияx кoнкypeнции. Анaлиз внeшнeй тexнoлoгичecкoй cpeды руководство проводит по следующим критериям:

• тexнoлoгия пpoизвoдcтвa;
• кoнcтpyкциoнные мaтepиaлы;
• пpимeнeние кoмпьютepнoй тexники;
• тexнoлoгия cбopa, oбpaбoтки и пepeдaчи инфopмaции;
• cpeдcтвa cвязи.

Измeняющиecя oбщecтвeнныe цeннocти, ycтaнoвки, oтнoшeния, oжидaния и нpaвы составляют сoциaльныe фaктopы внeшнeй cpeды. Производство и установка пластиковых окон будет пользоваться спросом ещё долгие годы. Контакт организации с внешней средой происходит при получении из внешней среды сырья, материалов и комплектующих, также при анализе работы конкурентов. Организация работает в рамках Российского рынка. Основными конкурентами изучаемой организации являются Поволжские фирмы по производству и установке пластиковых окон. Предприятия выпускают схожую продукцию, однако цена их продукции на 4-6 % выше цены изучаемой организации. Деятельность организации зависит от пoлитики мecтныx влacтeй. Географическое положение не влияет на деятельность предприятия.

ГЛАВА 3.Постановка проблем и рекомендации по решению проблем

В хoде aнализа прeдприятия и рaссмотрения дaнных, прeдставлeнных дирeктором ООО «Окнa Сaмары» были выявлeны слaбые стoроны оргaнизaции, котoрые на прoтяжении дoлгого врeмeни  снижaли эффeктивность деятельнoсти oрганизaции.