Анализ хозяйственной механизма библиотек

 

1.2 Хозяйственный механизм библиотеки

 

Библиотечный анализ является важнейшим инструментом не только текущего контроля библиотечной деятельности, но и ее перспективного планирования перспективным анализом называется анализ результатов библиотечной деятельности с целью определения  их возможных значений в будущем.

Успешно действовать  в непрерывно изменяющейся ситуации способна та библиотечная система, которая  не просто следит за переменами, а использует новейшую информацию для оперативной  корректировки своей деятельности. План в этом случае будет тем, чем ему и надлежит быть: документом, в котором определяются порядок, последовательность, сроки и затраты на выполнение взаимосвязанных действий, направленных на достижение намеченного конечного результата. Во что бы то ни стало держаться плановых заданий при внешних или внутренних изменениях – дело заведомо бесперспективное и нерентабельное. Планы не должны быть жесткими, т.е. они должны корректироваться и быть скользящими.

Каждая отдельная библиотека выполняет свою определенную функцию  в зависимости от ее типа, вида, территориального положения и др. Каждая библиотека является элементом системы библиотек.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.Анализ хозяйственной  механизма библиотек.

 

2.1 Планирование

 

Планирование хозяйственной  деятельности предвидется и подготавливается на известный период программ социально-экономического развития библиотечной системы. Принципы планирования: научность, комплексность, непрерывность, реальность, гибкость. Методы планирования: балансовый, нормативный, технико-экономических расчетов, экономико-математический.

Материальное стимулирование. Это система экономических мер, которые обеспечивают материальную заинтересованность работников в улучшении показателей общественного производства.

 

2.2 Финансовое обеспеченье

 

Финансовый механизм, приводящий библиотечное дело в действие, формируется в рамках решения следующих задач:

1) организации и управления  доходным потенциалом библиотек;

2) управления расходными  обязательствами в части предоставления  услуг;

3) реализации эффективного  механизма финансового стимулирования  развития библиотечного дела.

Любая система взаимодействует с микро- и макросредой. Библиотечные учреждения действуют в определенной окружающей среде, и чем сложнее, динамичнее эта среда, чем более глубоким, масштабным и частым изменениям она подвергается, тем более гибким и адаптационным должен быть механизм финансового обеспечения.

Экономические спады, финансовые изменения, чередование политической, социальной стабильности с периодами  неустойчивости, информационно-технологические  и структурные изменения заставляют библиотечные учреждения непрестанно приспосабливаться к меняющимся условиям окружающей среды, расширять виды услуг, изыскивать дополнительные источники финансирования. В качестве одного из механизмов, реагирующих на изменение конъюнктуры спроса на услуги, учитывающей микро- и макросреду, являются маркетинговые исследования.

Важно, чтобы библиотечные учреждения реагировали на происходящие и предстоящие изменения окружающей систему среды с позиций системного подхода - в противном случае возрастает элемент случайности. В этой связи  следует определить сущность окружающей среды и характер ее построения.

Факторы окружающей среды  разделяются на контролируемые (управляемые  и направляемые ею) и неконтролируемые (находящиеся за пределами ее властных полномочий).

Элементы макросреды иногда определяют как неконтролируемые, поскольку хозяйствующие субъекты не могут контролировать в полной мере и

управлять составляющими  макросреды. К факторам макросреды относятся: демографические, экономические, природные, политико-правовые, социально-культурные, научно-технические элементы.

При исследовании макросреды библиотек города выявлена тесная взаимосвязь  и взаимозависимость между факторами  макроокружения. Причем степень воздействия  одного и того же фактора макросреды на различные библиотеки может зависеть от уровня финансовой обеспеченности не только библиотечных учреждений, но и в целом региона и населения (потребителей услуг). Поэтому библиотечные учреждения должны самостоятельно прогнозировать воздействие каждого фактора, выделяя те, которые в перспективе представляют угрозу для устойчивого развития библиотечного дела, и те, что могут открыть дополнительные возможности для оказания услуг.

Микросреда библиотечных учреждений характеризуется имеющейся  экономической системой, т.е. организационно-структурным  комплексом и уровнем спроса населения на библиотечные услуги. Микросреда может быть исследована с разных точек зрения. В одном измерении можно проанализировать имеющиеся производственные ресурсы и конечный производимый продукт - это услуги, в другом - развитие организационной структуры, финансовой деятельности с целью расширения оказываемых услуг, в третьем - соответствие предоставляемых услуг постоянно развивающимся потребностям пользователей библиотек.

Население является важнейшей  составляющей микросреды среды библиотечных учреждений. Знание конкретных нужд, потребностей читателей позволяет разрабатывать органам управления библиотеками более обоснованные планы экономического развития.

Развитие библиотечных учреждений во многом, если не в решающей степени, зависит от хозяйственной деятельности предприятий и предпринимателей, расположенных в пределах региона. Если система развивается в результате поступления налогов, хозяйствующих субъектов региона и менее зависит от дотаций, субвенций, трансфертов, получаемых с федерального бюджета, соответственно можно рассчитывать на стабильное поступление бюджетных средств для обеспечения устойчивого развития библиотек.

Главной управляющей  силой, действующей в микросреде, является библиотечное учреждение. В  данном случае управляющие структуры включают службы: маркетинга, финансовую, планово-экономическую, производственную, по управлению материально-техническими ресурсами, социологического исследования и др. Деятельность всех этих подразделений позволяет формировать планы социально-экономического библиотечного учреждения.

Определив макросреду и  приспособив к ней микросреду, используя квалифицированные кадры, систематически анализируя и планируя, внедряя эффективные методы управления, библиотечные учреждения могут развиваться  экономически устойчиво. Инструментом для изучения микро- и макросреды является маркетинг.

Основным источником финансирования является областной  бюджет

Статистика и учет – традиционные направления библиотечной деятельности, которым в прежних  условиях централизованного руководства придавалось фундаментальное значение.

В условиях командно-административной системы библиотеки были нацелены на выполнение показателей, устанавливаемых  вышестоящими управленческими структурами. Такой практике была подчинена вся  информационная система библиотеки, ориентированная на удовлетворение требований центральных органов и статистического учета, контроля за выполнением плана. Она лишь отслеживала непосредственный процесс библиотечной работы, фиксировала события и факты библиотечной действительности. Даже аналитическая функция принадлежала не самой библиотеке, а методическому центру, который сводил отчетные данные в сводки, передаваемые «наверх». Эта система не предоставляла результативную информацию, необходимую для оперативного и эффективного управления библиотекой.

По мнению И.И. Макаровой, библиотечная статистика получила новый  импульс развития с конца 80-х годов  прошлого века, когда произошло переосмысление её значения, роли и содержания в  соответствии с реалиями действительности. В эти и последующие годы признавались проблемы методологического и организационного характера: неполнота и недостоверность статистики, неразработанность вопросов использования статистики в реализации управленческих функций учета и планирования, отсутствие научно обоснованной системы показателей, методики статистической работы, отрыв библиотечной статистики от базовых положений статистической науки, недостаточное внимание статистической подготовке библиотечных кадров и др.

В системе управленческого  учета статистике принадлежит определяющее место, так как именно она, абстрагируясь от случайного, выявляет типичное, характерное, закономерное. Особенность статистики заключается в том, что она говорит языком цифр, отображающих библиотечную жизнь во всем многообразии ее проявлений. При этом руководителя должны интересовать прежде всего выводы, которые можно сделать на основе анализа надлежащим образом собранных и обработанных цифровых данных.

Статистика исследует  количественную сторону явлений  библиотечной действительности (комплектование фонда, библиотечное обслуживание, справочно-библиографическая работа, поиск информации и т. п.) в неразрывной связи с их качественным содержанием в конкретных условиях места и времени.

В 2000 г. вышел ГОСТ 7.20-2000 Библиотечная статистика, в соответствии с которым ведется учет всех показателей работы библиотеки.

Основными задачами библиотечной статистики являются:

- разработка системы показателей, характеризующих масштабы, темпы,

- пропорции развития библиотечной деятельности;

- создание методов расчета и взаимной увязки показателей;

- анализ факторов, обусловливающих основные тенденции развития;

- обеспечение наблюдения и контроля за библиотечной деятельностью в целях  

  своевременного выявления проблем развития;

- исследование фактических данных для прогнозирования развития тех или иных

  направлений и ситуаций.

Широкое распространение  статистических показателей и их активное использование не означает, что этого достаточно для решения  проблемы оценки библиотечной деятельности. Такой оценке характерна ограниченность и односторонность.

Большинство библиотек  регулярно собирают статистические данные о своих ресурсах и своей  работе. Многие страны имеют национальную библиотечную статистику, в ряде случаев  она достаточно детальна и четко определена. Однако существующая статистика отличается от измерения эффективности работы по следующим параметрам:

Библиотечная статистика концентрируется на позитивных данных: она учитывает число книговыдач, пользователей, объем фондов, часы работы. Она не дает информации о людях, не являющихся пользователями библиотеки, о неиспользуемой части фонда, об изданиях, «затерявшихся» на книжных полках.

Статистика регулярно  собирается в областях, где легко  получить точные данные: ресурсы (персонал, фонды, коллекции), обслуживание (книговыдача, ответы на запросы). Измерение эффективности работы требует дополнительных данных, которые более сложно получить: достаточно ли персонала на справочной службе? Соответствует ли создаваемая коллекция потребностям пользователей?

Оценка эффективности  позволяет сравнивать данные и преобразовывать  их с учетом, например, числа книговыдач на группу студентов или книговыдач по определенной тематике по сравнению  с комплектованием (фонды, тома) той  же предметной области.

Измерение эффективности работы добавляет «субъективные» данные, в первую очередь, мнение пользователей об обслуживании, к «объективным» данным.

Оно связывает результаты измерений с целями библиотеки.

Основные статистические показатели:

1. Учет читателей. Показывает  количество человек, которые пользуются документами библиотеки. Единицей учета служит формуляр читателя.

2. Учет книговыдачи.  Показывает количество документов (по отраслям знаний), использованных  читателями во всех структурных  подразделениях библиотеки. Учёт  выдачи изданий производится по числу выданных экземпляров, зарегистрированных в формуляре читателя, листке читательского требования, книжном формуляре, бланке-заказе по МБА или иной документации, принятой в библиотеке, а также в электронной базе данных (БД).

За единицу выдачи принимается:

Для книг, брошюр, отдельных  номеров журналов и газет - экземпляр;

Для изданий, объединённых в подшивку, в зависимости от запроса  пользователя – подшивка или число  экземпляров документов, которые  соответствуют запросу пользователя;

Для грампластинок –  диск;

Для компакт-дисков - диск;

Для магнитафонных лент - катушка, кассета ;

Для диафильмов - рулон;

Для диапозитивов, в зависимости  от запроса пользователя – комплект или количество экземпляров выданных кадров, которые соответствуют запросу пользователя;

Для кинофильмов - бобина;

Для видеофильмов - кассета;

Для электронных изданий  – дискета, оптический диск (CD –ROM и  мультимедиа).

Единицей учёта посещений  является одно посещение, зарегистрированное в документации, принятой в библиотеке.

Единицей учёта посетителей  мероприятий является лицо, присутствующее на мероприятии и зарегистрированное в документах, принятых в библиотеке.

Учет посещений производится путем суммирования посещений, учтённых каждым структурным подразделением библиотеки.

Единицей учета обращений  к электронной библиотечно-информационной сети является одно обращение на сервер библиотеки.

Единицей учета мероприятий  является одно мероприятие - выставка, устный журнал, обзор, день информации и т.д., зарегистрированное в дневнике работы библиотеки.

Мероприятие комплексного характера, включающее одновременно проведение различных форм (например, выставку и устный библиографический обзор) учитывается как одно мероприятие. Дополнительный учет отдельных форм массовой работы, его составляющих, не допускается.