Учет и контроль материальных запасов

Отчетным годом считается период с 1 января по 31 декабря.

Документальное оформление движения товаров в организации осуществляется в соответствии с учетной политикой ООО «Маркет трейд» и законодательством Российской Федерации. Учет товародвижения в ООО «Маркет трейд» осуществляется автоматизировано в специализированной складской программе. Данные складской программы транспортируются в бухгалтерскую программу посредством выгрузки с периодичностью не менее 1 раза за месяц.

Применяются унифицированные первичных документов для оформления хозяйственных операций по учету товаров, утвержденные постановлением Госкомстата России от 25 декабря 2010 г. N 132.

На предприятии утвержден перечень должностных лиц, имеющих право подписи, первичных документов по учету товаров. Документы по операциям с товарами, расчетам с поставщиками имеют право подписывать: директор, главный бухгалтер, товаровед. Документы по учету результатов инвентаризации товаров подписывают члены инвентаризационной комиссии. Инвентаризация товаров проводится один раз в год. Состав комиссии - согласно приказу руководителя предприятия.

На предприятии четко установлены ответственные лица, сроки передачи и порядок движения документов по учету товаров.

 

Рассмотрим учет движения товара на предприятии.

Порядок приемки товаров и ее документальное оформление зависят от места приемки, характера приемки (по количеству, качеству, комплектности), от степени соответствия договора поставки сопроводительным документам (наличие или отсутствие) и т.д. Поступление материальных ценностей от которого производится на основании заключенных договоров на поставку продукции.

Документальное оформление поступления товаров производится согласно требованиям, изложенным в Методических рекомендациях по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли (см. Письмо Роскомторга от 10.07.1996 N 1-794/32-5).

Приемка товаров осуществляется материально-ответственным лицом, которым является заведующий складом, на основании товаросопроводительных документов поставщика, предусмотренных условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (товарной накладной, железнодорожной накладной, счетом-фактурой). С работником, принимающим товар на хранение, заключается договор о полной материальной ответственности.

При отгрузке со склада поставщика основным товаросопроводительным документом является товарная накладная по форме N ТОРГ-12, которая используется для оформления продажи товаров сторонней организации.

В товарной накладной указываются номер и дата оформления, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (единицы измерения), цена и общие суммы отпущенных товаров с учетом и без НДС.

Товарная накладная подписывается материально-ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется печатью организации-поставщика и в отдельных случаях печатью покупателя.

Накладная по форме N ТОРГ-12 при получении товара на складе поставщика составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-поставщика и является основанием для списания товаров. Второй экземпляр передается организации-покупателю и является основанием для оприходования товара.

Если товары получает материально-ответственное лицо покупателя на складе поставщика, то оно должно предъявить поставщику доверенность, которая не является первичным документом, но необходима для подтверждения полномочий материально-ответственного лица на получение товарно-материальных ценностей.

Бухгалтер организации оформляет доверенность в одном экземпляре и выдает ее получателю товаров под расписку.

Для целей правильного исчисления и зачета НДС поставщик выписывает также счет-фактуру по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 15 марта 2001 г. N189. Счет – фактура является для ООО «Маркет трейд» приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара.

Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного Налоговым кодексом Российской Федерации – части первой от 31 июля 2010 г. N 146-ФЗ и части второй от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Невыполнение требований к счету-фактуре, может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.

Счета – фактуры, полученные от поставщиков, в ООО «Маркет трейд» регистрируются в книге покупок.

Книга покупок, предназначена для регистрации счетов-фактур, выставленных поставщиками, в целях определения суммы налога на добавленную стоимость, предъявляемой к вычету (возмещению).

Счета-фактуры, полученные от поставщиков, регистрируются в книге покупок в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходования приобретаемых товаров (оказанных услуг), с указанием даты и номера счета-фактуры продавца, даты оплаты и оприходования товара, наименование и ИНН продавца, стоимость покупок, включая НДС и без НДС.

Регистрация в книге покупок счетов-фактур с одинаковыми реквизитами допускается только в случаях перечисления средств в порядке частичной оплаты.

Счета-фактуры, не соответствующие установленным нормам их заполнения, не регистрируются в книге покупок, которая должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью.

Контроль за правильностью ведения книги покупок осуществляется главным бухгалтером организации ООО «Маркет трейд».

Книга покупок хранится в течение полных 5 лет с момента совершения последней записи.

В бухгалтерии ООО «Маркет трейд» журнал учета полученных от поставщика оригиналов счетов-фактур не ведется, его заменяет список полученных от поставщика счетов-фактур «Приход товара за …(месяц) 2012 от ООО «Аква-люкс», формируемый в компьютерной программе за произвольный период времени. В нем отражаются номер и дата счета-фактуры, дата приемки товара на складе ООО «Маркет трейд», общая сумма по счету-фактуре. Учет счетов-фактур ведется по мере их поступления от поставщика, в хронологическом порядке.

Расчеты с поставщиками ООО «Маркет трейд» производятся через Дальневосточный банк СБ РФ платежными поручениями.

 

Таким образом, в целом документальное оформление и учет поступления товаров на счетах бухгалтерского учета в ООО «Маркет трейд» ведется грамотно.

В ООО «Маркет трейд» реализуют товары за наличный расчет и с использованием банковских карт.

Объем реализации за наличный расчет определяется суммой денежных средств, полученных от покупателей за проданные им товары. Денежные расчеты с населением производятся с обязательным применением контрольно-кассовых машин. Выручка от покупателей поступает в кассу. ООО «Маркет трейд», ее размер определяют по показаниям счетчиков контрольно-кассовых машин, зарегистрированных в книге кассира-операциониста (как разница между показаниями счетчиков на конец дня и показаниями счетчиков на начало дня). При этом выручка уменьшается на сумму денег, выданных покупателям из кассы по возвращенным чекам, имеющим разрешительную надпись руководителя и оформленным актом. Выручка от реализации сдается кассиром операционистом кассиру, что отражается в квитанции к приходному кассовому ордеру. Правильность отражения полученной выручки от реализации товаров проверяется сверкой сумм выручки, показанной в кассовом и товарном отчетах.

Моментом реализации, согласно учетной политики, является момент поступления наличных денег в кассу магазина.

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 4 - Отражение МПЗ в бухгалтерском учете

 

Содержание операций	Дт счета	Кредит счета	Сумма, руб.
Оприходованы материалы (бумага) (без учета НДС): (11800 руб. – 1800 руб.)	10	60	10000
Отражена в учете стоимость транспортировки бумаги на склад организации (без учета НДС): (1180 руб. -180 руб.)	10	60	1000
Отражен в учете НДС по приобретенным материалам и транспортным расходам (1800 руб. + 180 руб.)	19	60	1980
Произведена оплата поставщику бумаги и транспортной компании: (11800 руб. + 1180 руб.)	60	51	12980
Принят к вычету НДС, уплаченный поставщику материалов и за транспортные услуги	60, субсчет "Расчеты по  НДС"	19	1980

 

 

Таким образом, в ООО «Маркет трейд» действуют следующие правила бухгалтерского учета товарных запасов:

• моментом реализации товаров является поступление выручки в кассу магазина;
• на предприятии принята ежедневная система сдачи товарных отчетов материально-ответственными лицами;
• бухгалтерский учет ведется путем двойной записи на счетах бухгалтерского учета согласно рабочему плану счетов
• в целом бухгалтерский учет ведется в соответствии с нормативными актами по бухгалтерскому учету и налогообложению.

 

 

 

 

3 Меры по совершенствованию учета товарных запасов ООО «Маркет трейд»

 

Для эффективной деятельности ООО «Маркет трейд», сохранения и приумножения его активов необходим отлаженный механизм управления, важнейшим элементом которого является внутрихозяйственный контроль.

Для успешной работы бухгалтерии и повышения уровня внутреннего контроля предлагается разработать на предприятии график документооборота по учету товаров в виде перечня работ по созданию обработки документов, выполненный структурным подразделением с указанием ответственных лиц и сроками выполнения:

1. В настоящее время товарная накладная на отпуск товаров выписывается в двух экземплярах, один – в бухгалтерию, другой – материально ответственному лицу. Такое положение вызывает сложности, так как материально ответственное лицо передает накладную покупателю и не имеет подтверждения о приеме товаров.  В связи с этим, предлагается товарную накладную на отпуск товаров выписывать в 4-х экземплярах: первый экземпляр передается материально-ответственному лицу, второй - в бухгалтерию, третий - покупателю, четвертый - на проходную. Ответственным за выписку и исполнение накладной назначить кладовщика, сроком исполнения считать момент отгрузки. Ответственность за правильность оформления несет заведующий складом. Необходимо установить срок предоставления кладовщиком расходных накладных с отчетом при реестре ежедневно в конце рабочего дня. Проверку документов осуществляет бухгалтер по ТМЦ ежедневно.

2. В настоящее время товарный отчет составляется в единственном экземпляре, что затрудняет процедуру контроля. Предлагается товарный отчет составлять в двух экземплярах для склада и бухгалтерии. Для эффективного контроля срок предоставления установить в конце рабочего дня. Ответственным за выписку и исполнение назначить кладовщика, а ответственность за правильность оформления несет заведующий складом. Контроль за составлением товарного отчета осуществляет бухгалтер по ТМЦ.

3. Акт о списании товаров в настоящее время составляется на момент проведения инвентаризации, в связи с чем возникает путаница. Предлагается составлять акт в момент обнаружения брака, недостачи. Выписывать один экземпляр для бухгалтерии, второй для материально-ответственного лица, третий для склада. Оформляет этот акт кладовщик. Ответственность за оформление несет председатель комиссии, либо исполнительный директор. Акт о списании товаров представляется вместе с реестром в день обнаружения брака, недостачи, заведующим складом главному бухгалтеру для проверки. Главный бухгалтер осуществляет проверку не позднее, чем в день, следующий за днем обнаружения брака, недостачи.

4. Журнал учета товаров на складе необходимо вести ежедневно, а не в конце недели, как в настоящее время, в единственном экземпляре на складе. Заведующий складом контролирует правильность оформления журнала. В момент проведения инвентаризации заведующий складом представляет журнал для проверки бухгалтеру по ТМЦ, но ответственность за проверку несет председатель комиссии, либо исполнительный директор.

5. Сопроводительный реестр составлять в двух экземплярах, вместо одного, как в настоящее время. Первый для кладовщика, который несет ответственность за выписку и исполнение. Второй для бухгалтера по ТМЦ, осуществляющего проверку реестра. Ежедневно кладовщик передает сопроводительный реестр вместе с приходными и расходными документами.

Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности ведения финансово-хозяйственной деятельности, а так же достоверности учетных и отчетных данных в организации рекомендуется ввести в штат внутреннего аудитора, который будет непосредственно подчиняться директору предприятия.

Возможен прием на работу внутреннего аудитора, на постоянной основе, или по совместительству.

Внутренний аудитор должен быть квалифицированным и заслуживающим доверия, который хорошо знает специфику организации, ее структуру, объекты контроля, круг вопросов, подлежащих проверке, законодательные и нормативные акты, владеющий техникой и методикой проверок.

В этой связи на должность внутреннего аудитора целесообразно назначать высококвалифицированного специалиста с опытом бухгалтерской и экономической работы, имеющего аттестат аудитора или профессионального бухгалтера-эксперта.

Необходимо утвердить положение о внутреннем контроле, на основании которого будет действовать внутренний аудитор.

Так как положение о внутреннем контроле является важнейшим правовым актом, определяющим правовое положение, права, обязанности, организацию работы внутреннего аудитора, этот документ позволяет обеспечить особый организационный статус, независимость и обособленность внутреннего аудитора, что в первую очередь, гарантирует справедливость и беспристрастность суждений.

Положение может быть утверждено как приказом руководителя предприятия, так и решением общего собрания акционеров, как в виде самостоятельного документа, так и в составе учетной политики в качестве приложения.

В положении должно быть четко сказано, что внутренний аудитор осуществляет независимый контроль всех процессов с целью их анализа и оценки, должен действовать в соответствии с правилами и распорядком предприятия.

В состав Положения о внутреннем контроле целесообразно включить следующие направления деятельности внутреннего аудитора: