Трудовой договор

В номенклатуру дел нужно включать все дела, заводимые в организации, кроме печатных изданий (в том числе заявления работников, справки с места работы, журналы и книги учета, переписку между структурными подразделениями и со сторонними организациями, например, с пенсионным фондом, военкоматом и т.д.). Дела и документы ограниченного доступа с грифом «ДСП» - для служебного пользования (содержащие коммерческую или банковскую тайну, другие документы с конфиденциальной информацией) - также следует включать в номенклатуру дел [6, с. 21].

Следует, включать в номенклатуру дела, заводимые в филиалах, представительствах, других территориально удаленных подразделениях организации. Также подлежат включению в номенклатуру заголовки дел временно действующих комитетов, комиссий, а также представительных органов работников. Например, профсоюз - это самостоятельное юридическое лицо, то он сам формирует свою номенклатуру дел и ведет архив. Кроме того, в номенклатуру дел организации включают заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых она является. Большинство документов хранится в организациях и в бумажном, и в электронном виде. Некоторые документы создают и ведут лишь в электронном виде, не распечатывая бумажную форму. Если не включить их в номенклатуру дел, то она будет давать неполную информацию о деятельности организации. Поэтому в конце каждого раздела номенклатуры нужно перечислить, какие дела ведутся в электронном виде. Единицей измерения в данном случае могут быть файл и все необходимые для его поиска и идентификации реквизиты. В некоторых организациях электронные документы фиксируют в виде последнего раздела номенклатуры или формируют отдельную номенклатуру только для них. Форма номенклатуры дел структурного подразделения содержится в Приложении 8 к Основным Правилам работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Она оформляется на общем бланке организации (правила оформления общего бланка установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст). Основная часть номенклатуры представлена в табличной форме, содержащей пять граф [6, с.22]:

- индексы дел;

- заголовки дел (томов, частей);

- количество дел (томов, частей);

- сроки хранения дел (томов, частей) и номера статей по  Перечню;

- примечание.

В кадровой службе за основу можно взять такую последовательность расположения заголовков дел в номенклатуре:

- штатное расписание и  изменения в нем (обычно в кадровой  службе хранятся копии, а оригиналы  находятся в службе документационного  обеспечения управления вместе с приказами по основной деятельности);

- локальные нормативные  акты (правила внутреннего трудового  распорядка и другие);

- приказы (по основной  деятельности и по личному  составу);

- документы, являющиеся основаниями  к изданию приказов (справки, заявления, объяснительные и докладные записки, акты и т.п.);

- трудовые договоры (а  также изменения к ним, соглашения  о расторжении трудовых договоров);

- учетные документы работников (личные карточки, личные дела, журналы  регистрации приказов, договоров  и т.п.);

- персональные документы  работников (трудовые книжки, копии паспортов и других личных документов, справки об установлении инвалидности и т.п.);

- планы и отчеты кадровой  службы;

- переписка со сторонними  организациями (с военкоматом, пенсионным  фондом и т.п.);

- документы временных  комиссий, комитетов, рабочих групп и т.п.

К составлению заголовков дел существуют определенные требования (п. 3.4.9 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)). Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка», «входящие документы», «исходящие документы» и т.д.). Заголовок дела составляют из сочетания следующих элементов:

- названия вида документа (приказы, положения, протоколы и  т.д.) или, если в состав дела  входят разные виды документов, наименования рода заводимого дела (переписка, документы);

- автора документа (названия  организации или структурного  подразделения);

- корреспондента или адресата (названия организации, которой будут  адресованы или от которой  будут получены документы);

- краткого содержания  документов дела (сути документа, например «по вопросам аттестации рабочих»);

- названия местности (территории), с которой связано содержание  документов дела;

- дат (периодов), к которым  относятся документы дела;

- отметок о том, что дело сформировано из копий документов, а не оригиналов.

Каждое дело не должно превышать 250 листов или иметь толщину более 3 - 4 см. Поэтому при большом объеме документов, относящихся к одному делу, допускается формирование томов, частей. Если предполагается, что дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание общего заголовка: например, «Приказы об увольнении работников. Т. 1. 01.01.2015 - 30.06.2015».

Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством 2014 г., начинается с 1 января 2015 г. Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений по тому же принципу. Форма этого документа приведена в Приложении 7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Разделами номенклатуры дел организации являются названия ее структурных подразделений, которые располагают в том порядке, в каком они утверждены в соответствии с нормативными документами организации (например, в штатном расписании): администрация, секретариат, бухгалтерия, отдел кадров и т.д. В самом конце перечисляют документы временно действующих комитетов, комиссий, профсоюзных организаций (если они не являются самостоятельными юридическими лицами).

Последовательность расположения заголовков дел должна быть одинаковой во всех разделах номенклатуры организации (например, организационно-распорядительная документация, затем - планы, отчеты и т.д.).

Порядок согласования сводной номенклатуры:

- первым ставит подпись  руководитель службы делопроизводства  или лицо, ответственное за документационное  обеспечение управления;

- затем ее визирует  руководитель архива или лицо, ответственное за архив организации;

- после этого номенклатуру  согласовывают с экспертной комиссией (ЭК) с составлением протокола  заседания экспертной комиссии;

- и, наконец, направляют на  согласование с экспертно-проверочной  комиссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения (это относится к организациям, являющимся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, и делается не реже одного раза в 5 лет).

Согласованная номенклатура дел передается на утверждение руководителю организации. Утвердить номенклатуру дел можно двумя способами: с помощью грифа утверждения на самом документе или издав соответствующий приказ. Если номенклатура дел - явление для организации не новое, то, конечно, удобнее использовать гриф утверждения. В том случае, если она вводится впервые или претерпела существенные изменения, лучше утвердить ее с помощью приказа: таким образом можно дополнительно привлечь внимание всех структурных подразделений и обязать их формировать дела в соответствии с новой номенклатурой. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки из ее соответствующих разделов для использования в работе [6, с.23].

Номенклатуру дел изготавливают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр помещают в дело и хранят в службе документационного обеспечения управления, второй используют в качестве рабочего, третий является учетным документом в ведомственном архиве (при его наличии), четвертый остается после согласования в государственном архиве (в случае необходимости согласования), другие экземпляры отправляют в структурные подразделения (в виде выписок соответствующих разделов).

Вопрос 3

В целях обеспечения сохранности ценностей, принадлежащих райпотребсоюзу, с кассиром РПС необходимо заключить договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Задание:  Составьте и оформите договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

Недостающие реквизиты оформите произвольно.

Решение:                                ДОГОВОР

О ПОЛНОЙ ИНДИВИДУАЛЬНОЙ МАТЕРИАЛЬНОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

 

                                                                                          Райпотребсоюз

        -------------------------------------------------------------,

                                                                      (наименование организации)

                                                                                                              

                                                                                                             Карпова

далее именуемый "Работодатель", в лице руководителя              --------------

Алексея Ивановича                                                                              (фамилия,

-------------------- или его заместителя ________________________,

   имя, отчество)                                             (фамилия, имя,

                                                 отчество)

                                                                        устава

действующего на основании ---------------------------------------,

                                                             (устава, положения, доверенности)

                                                          кассир

с одной стороны, и -----------------------------------------------

                                (наименование должности)

                   Федорова Валентина Сергеевна

------------------------------------------------------------------

                    (фамилия, имя, отчество)

именуемый в  дальнейшем  "Работник",  с другой стороны,  заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. Кассир, в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих, несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям:

  а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

2. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в т.ч. локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.

3. Определение размера ущерба, причиненного  Работником Работодателю, а также  ущерба, возникшего у Работодателя  в результате возмещения им  ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной  ответственности, если ущерб причинен  не по его вине.

5. Настоящий Договор вступает  в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.

6. Настоящий Договор составлен  в двух имеющих одинаковую  юридическую силу экземплярах, из  которых один находится у Работодателя, а второй - у Работника.

7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.