Организация работы туроператора через meet-компанию

     Презентативная  форма аутгоингового туроперейтинга является высшей стадией развития туроперейтинга, характеризующаяся наличием у туроператора представительства на курорте (как  частного лица, так и целого отделения, филиала). Разумеется, смысл открывать  зарубежное представительство есть только в случаях, когда туроператор  наиболее плотно сотрудничает с данным курортным направлением, обеспечивая  крупные туристические потоки с  завидной регулярностью. В функции  представителя или представительства аутгоингового туроператора на зарубежном курорте входят: встреча и проводы прибывающих туристов, их расселение в отелях согласно выписанным менеджерами туроператора ваучеров, организация экскурсионных программ и досуга отдыхающих.

     К позитивным чертам представительства  можно отнести максимальную оперативность  текущей работы и расчетов, отсутствие необходимости общаться на иностранном  языке, максимальная степень доверия  и контроля качества туров непосредственно  во время их исполнения. С другой стороны, содержание зарубежного представительства или представителя — довольно дорогостоящее удовольствие, не всегда приветствуемое местными властями курортов. У зарубежного представительства всегда меньше возможностей в установлении низких цен на услуги хотельеров, чем у местных meet-компаний, которые зачастую являются крупными туроператорами с большими блоками мест во многих отелях курорта.

     Meet-компании—это, соответственно, иностранные принимающие  или инкаминговые туроператоры. Применение в туроперейтинге  услуг иностранных встречающих компаний позволяет избежать трудностей, связанных с бронированием отелей, трансферов, экскурсионных программ (т.е. всех входящих в состав турпродукта услуг поставщиков).

     Репрезентативная  форма сотрудничества аутгоингового  туроператора с иностранным курортом заключается в доверении «наземного обслуживания» своих туристов иностранному партнеру, так называемой meet-компании (или встречающей стороне). 
 
 
 
 
 

     1.1 Сотрудничество  туроператора с  иностранной meet-компанией. 

     Большинство операторов прибегают к пользованию  услугами meet-компаний. В собственном  сотрудничестве обе эти стороны  выбирают различные схемы, основываясь  на реальных возможностях туроператора, стратегиях его рыночного и конкурентного  поведения, профиле работы туроператора. Все схемы сотрудничества оператора  с иностранным партнером можно  условно разбить на три категории: работа по разовым заявкам, работа на условиях квотирования и туристический  кредит.

     Разовые заявки - есть наиболее простая в  организации и наименее рискованная  для туроператора форма взаимного  сотрудничества, при которой туристический  оператор заказывает организацию «наземного обслуживания» под конкретного  и реального клиента, который уже внес предоплату за турпакет. В этом случае оператор обязан сделать предварительный запрос наличия мест в интересующем клиента отеле на определенные даты. В случае подтверждения meet-компанией заявленных условий тура, оператор обязан оплатить в указанный в подтверждении заявки срок всю необходимую сумму денежных средств, в рублях или валюте, после чего meet-компания высылает оператору ваучер (документ на поселение), который вместе с подтверждающими личность документами турист и предъявляет в аэропорту курорта сотрудникам meet-компании.

     К примеру, туроператор, имеющий собственный блок на чартерном рейсе в Анталию, активно сотрудничает с турецкой meet-компанией, приобретая у нее полное «наземное обслуживание». В случае работы по разовым заявкам, оператор запрашивает информацию о наличии мест в анталийских отелях. Клиент выбирает средство размещения, форму трансфера (индивидуальный или групповой), оплачивает турпакет, после чего оператор высылает meet-компании заявку (в которой прописываются все условия «наземного обслуживания» туриста, а также номер рейса прибытия и вылета). Подтверждением заявки от имени иностранного партнера является выписанный им на фамилию туристов ваучер, в котором отражаются условия «наземного обслуживания» (наименование отеля, категория номера, система питания, сроки нахождения туриста на курорте, форма трансфера, личные данные туриста). Ваучер, в отличие от русскоязычной путевки, выдаваемой оператором, прежде всего, является основным документом на расселение в Анталии. Именно ваучер (а не путевку) турист подает представителям встречающей стороны вместе с удостоверяющими его личность документами. Расселение и трансферы на месте отдыха производятся согласно обозначенным в ваучере условиям.

     В случае, когда туроператор имеет  значительные рыночные возможности, уверен в отправке определенного количества туристов регулярно, он может перейти на квотированную форму работы с meet-компанией. Смысл квоты в этом случае сводится к тому, что meet-компания до определенного момента времени (например, за три-пять дней до заезда следующей группы туристов) держит на брони определенное количество мест в отелях различной категории или в конкретных отелях для клиентов туроператора. При такой схеме сотрудничества оператор уверен в гарантированном предоставлении ему «наземного обслуживания» и может не тратить силы и время на дополнительный запрос информации о наличии мест в средствах размещения на курортах. В отличие от блочной покупки туроператором комнат в гостиницах, квота в предложениях meet-компаний не оплачивается заранее и имеет довольно мягкие условия (например, возможность отказа от всей квоты или ее части за определенное количество дней до прибытия туристов без штрафных санкций).

     Квоты бывают нескольких видов:

• безотзывные и отзывные (безотзывные квоты предполагают невозможность отказа от них без наступления штрафных санкций, применяются meet-компаниями в пиковые сезоны и в отношении наиболее популярных и известных отелей);
• разовые или цикличные (разовая квота применяется однократно в отношении конкретного планируемого заезда, цикличная же квота обычно распространяется на более длительных срок, охватывающий более одного заезда туристов на место отдыха);
• строго и свободно фиксируемые (строго фиксируемая квота применяется в отношении конкретного отеля или отелей — например.

     Туристический кредит — есть распространенная форма  взаимного сотрудничества между  туроператорами и meet-компаниями, имеющими значительный и многолетний опыт совместной работы (когда обе стороны  уверены в порядочности друг друга). Целью туристического кредита является значительное упрощение расчетов между  сторонами, а также различные  скидки на стоимость услуг meet-компаний.

     Смысл туристического кредита — в переводе определенной части валютных средств  на счета иностранного партнера (сумма  устанавливается на основании планирования объема работы туроператора, может  колебаться от десятков тысяч до миллионов  долларов) до начала сезона (формируется  депозит оператора). Дальнейшая работа сторон строится на погашении этого туристического кредита meet-компанией (она организует «наземное обслуживание» поставляемых оператором туристов в зачет оплаченной им суммы). Ежемесячно, или даже чаще, в зависимости от объемов совместной работы, стороны составляют акт объема выполненных работ, в котором определяется сумма стоимости услуг, оказанных meet-компанией оператору и величина остатка на депозите оператора. Остаток на депозите, не «погашенный» туроператором (то есть, если он отправил клиентов на сумму, меньшую, чем размер туристического кредита), может либо возвращаться по окончании сезона, либо автоматически переноситься на будущий сезон.

     Также организация туристического кредита  выгодна в экономическом смысле. Поскольку эта форма предоплаты даже называется «кредитом», она подразумевает плату за пользование meet-компанией этой существенной суммой, получаемой ей от туроператора в самое «горячее» время (перед самым сезоном, когда инкаминговый иностранный оператор также оплачивает свои собственные блоки в отелях). Эта плата осуществляется в форме существенных скидок на услуги meet-компаний для туроператора, обеспечившего ее туристическим кредитом.

     Следовательно, туристический кредит, хотя и требует  значительных финансовых вложений туроператора, позволяет туроператору торговать услугами иностранных хотельеров и перевозчиков по наиболее конкурентным ценам, а также значительно упрощает международные расчеты между сторонами (не требуется проводки денежных средств и составления сложной бухгалтерской отчетности). 

     1.2 Договор туроператоры  с meet-компанией 

     Отношения между туристическим оператором и meet-компанией документируются  посредством оформления договора о  взаимном сотрудничестве сторон. В  этих договорах определяется статус (права и обязанности) как туроператора, так и его иностранного партнера.

     При этом meet-компания обязана:

• предоставлять полную и ясную стартовую информацию (каталог предложений meet-компаний, цены и тарифы, описание отелей, экскурсионных программ и т.д.);
• своевременно сообщать туроператору о всех возможных изменениях условий совместной работы (изменение цен, графиков заездов, рассылка специальных предложений);
• регулярно оповещать туроператора о наличии свободных и горящих мест в предлагаемых отелях;
• оперативно (в течение определенного в договоре срока) подтверждать заявки туроператора, высылать последнему ваучеры на расселение;
• организовывать «наземное обслуживание» согласно заявленных условий;
• своевременно проводить сверку выполненных работ, высылая соответствующие акты туроператору;
• выплачивать туристическому оператору комиссионное вознаграждение в установленном договором размере (обычно от 10 % от стоимости «наземного обслуживания»).

     В обязанности туроператора входят:

• осуществление заблаговременного (не позднее указанного в договоре срока, исключением могут быть только продажи «горящих туров») бронирования в установленной договором форме (форма заявки на бронирование);
• сообщать meet-компании информацию о личностях туристов (фамилии, имена, паспортные данные), номер рейса прибытия и вылета;
• информирование туриста о реалиях нахождения на местах отдыха, нюансах расселения, встрече и проводах;
• своевременное перечисление денежных средств за «наземное обслуживание» своих туристов meet-компании;
• оплачивать штрафные санкции (особенно при работе по схемам квотирования);
• Важным пунктом договора о сотрудничестве туроператоров является поведение сторон в случае отказа туристов от поездки после бронирования и оплаты туроператором «наземного обслуживания». Обычно в этом случае уплаченные оператором meet-компании деньги за минусом штрафа (при отказе менее чем за определенный договором срок) остаются на депозите оператора и идут в зачет будущим клиентам или группам.

     1.3 Достоинства и недостатки работы туроператора с meet-компанией 

     К достоинствам организации работы туроператора посредством услуг meet-компании можно  отнести следующие:

• текущая информация о предложениях хотельеров, наличии мест, описание отелей и т.д. исходит из одного источника (meet-компании), что существенно облегчает работу менеджеров оператора (не требуется знание иностранных языков, трудного мониторинга предложений нескольких десятков отелей и транспортных организаций);
• работа с meet-компанией сулит значительно меньшие издержки, чем прямая организация туров (нет необходимости в длительных и частых телефонных переговорах, командировках и т. д.);
• определение единого ответственного за качественное предоставление оплаченных оператором услуг лица (в данном случае, это будет ответственный менеджер meet-компании);
• экономическая выгода - возможность приобретать услуги «наземного обслуживания» у крупных зарубежных инкамоператоров, которые, по причине наличия у них жестких блоков мест в ряде местных отелей, имеют значительные скидки на услуги хотельеров. Зачастую приобретение услуг отеля напрямую выходит значительно дороже, чем при покупке их у meet-компании;
• упрощение или значительное облегчение процедуры международных переводов валюты. В случае прямой организации туров оператор вынужден рассчитываться со многими зарубежными поставщиками туристических услуг. Эти расчеты требуют наличия не только валютного счета у оператора, но и соответствующих бухгалтерских проводок, строгой отчетности, наличия полной договорной базы и, зачатую, разрешения контролирующего финансового или налогового органа на перевод значительных валютных сумм за рубеж. Перечисленные сложности организации работы исчезают при организации работы оператора через meet-компанию. В этом случае валютные расчеты ограничиваются одним иностранным получателем платежей, требуется всего лишь один договор о сотрудничестве сторон.
• Кроме того, необходимо учесть, что многие зарубежные meet-компании могут иметь свои полномочные представительства на территории страны аутгоинг-оператора, что позволяет избегать переводов средств за рубеж и даже наличных расчетов в национальной валюте туроператора. К примеру, ведущая meet-компания, специализирующаяся на приеме российских туристов в Турции, - «Тrеk-Тravel (турецкий инкам туроператор) уже довольно давно имеет собственных представителей в Москве и некоторых регионах России. Это позволяет российским туроператорам, работающим на турецком направлении, легко рассчитываться за наземное обслуживание своих туристов посредством рублевых внутрироссийских переводов или даже наличными.