Предложения по совершенствованию делопроизводства в сфере туризма

Как известно, программное  обеспечение (ПО) – это компьютерные программы и данные, предназначенные  для решения определенного круга  задач и хранящиеся на машинных носителях. Системное ПО – основа работы компьютера, операционная система (Windows и др.), затем  к нему добавляется прикладное ПО – набор различных компьютерных программ, выбор которых зависит  от специфики деятельности (текстовые  и графические редакторы, программы  для работы со звуком и изображением и т.д.). Прикладное ПО обычно делят  на стандартное, которое можно использовать на большинстве предприятий независимо от сферы деятельности, и специальное / специализированное ПО.

К специальному ПО в отрасли туризма относят  комплексные системы автоматизации  деятельности туристской фирмы. Программные  комплексы «Мастер-Тур», «САМО-Тур» и «САМО-ТурАгент», TurwinMultiPro, «Jack», «Сам себе тур», «Туроператор», «Тур1», «1С-Рарус: Турагентство».

Основной функционал перечисленных программ сводится к  формированию и реализации тура, а  именно:

• осуществление  разнообразных операций для работы с данными;

• оптимизация  и автоматизация управления туристическим  предприятием с учетом контроля процесса продаж, изменений конъюнктуры рынка  и т.д.;

• формирование различных туристических программ: групповых или индивидуальных, по одной или нескольким странам;

• определение  порядка расчета тура;

• оперативное  оформление заказов;

• автоматическое комплектование турпакета и формирование прайс-листов;

• создание справочников по любому сегменту туристского продукта;

• контроль загрузки рейсов и отелей с учетом квот мест;

К стандартному ПО относят пакеты офисных программ, а также компьютерные системы, позволяющие  автоматизировать внутреннюю деятельность любого предприятия. Для туристической  фирмы эти системы позволяют  вести справочные базы данных по клиентам, партнерам, гостиницам, транспорту, посольствам, а также вести учет туров и  платежей, прием заказов и работу с клиентами, формирование выходных документов, обеспечивать формирование бухгалтерской отчетности и импорт-экспорт  данных в специализированные бухгалтерские  программы, такие, как 1С и др.

С течением времени  требования к автоматизации деловых  процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации  отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных  продуктов, то теперь основной вопрос – организация комплексной системы  оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы –  это основные информационные ресурсы  любой организации, не только в сфере  туризма, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях  и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот – это непрерывный  процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации  и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск  нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих  при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях – полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления в туристской отрасли. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учёта.

Системы электронного документооборота (системы управления электронными документами) формируют  новое поколение систем автоматизации  предприятий. Основными объектами  автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком  их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и  структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и  их обработку. Данный подход к автоматизации  предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия  в рамках единой концепции и единого  программного инструментария. Классифицировать СЭД можно по нескольким признакам (рис. 1).

Конечных приложений автоматизации документооборота можно  насчитать огромное количество. Вот  несколько примеров:

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие);

электронный архив  документов;

согласование  и утверждение ОРД;

контроль исполнения документов и поручений;

автоматизация договорного процесса;

управление библиотекой  книг (bookmanagement);

библиотека регламентов  управленческих процедур;

оформление командировок;

организация внутреннего  информационного портала предприятия  и его подразделений;

система контроля выполнения должностных инструкций.

Рисунок 1. Классификация  СЭД 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Рис.3     Анкета заполняется на туриста, который подписывает и оплачивает  Договор о реализации туристического продукта с турфирмой (далее именуемый «Турист»). Анкета заполняется на Туриста на основании документа, удостоверяющего личность туриста   (паспорт гражданина РФ или загранпаспорт гражданина РФ)  в соответствии с законодательством РФ и информации о туристе. Все поля Анкеты являются обязательными для заполнения. Руководство по заполнению Анкеты:

                   АНКЕТА КЛИЕНТА/ ВЫГОДОПРИОБРЕТАТЕЛЯ – ФИЗИЧЕСКОГО ЛИЦА

Основание, свидетельствующее  о том, что клиент действует к выгоде другого лица, агентский договор, договор поручения, договор комиссии, договор доверительного управления (ПУТЕВКА, ЗАЯВКА, БРОНЬ) (графа заполняется только для выгодоприобретателей).	"Бронь №……...... от ….../….../……..."
Фамилия, имя, отчество туриста	ФИО туриста  полностью на русском языке
Дата  рождения	Дата рождения
Место рождения	Заполняется со слов клиента
Гражданство (подданство)	ГРАЖДАНСТВО ТУРИСТА (страна)
Место жительства (регистрации)	Информацию  о месте жительства можно заполнить  со слов клиента
Место пребывания	МЕСТО ПРЕБЫВАНИЯ ТУРИСТА (информацию о месте пребывания можно заполнять со слов клиента, либо если он совпадает с адресом, повторить)
Почтовый  адрес	ПОЧТОВЫЙ АДРЕС (информацию о почтовом адресе можно  заполнять со слов клиента, либо, если он совпадает с адресом места  жительства, повторить)
Сведения  о документе, удостоверяющем личность (наименование, серия и номер, орган, выдавший документ, дата выдачи документа, код подразделения (если имеется))	ПАСПОРТ ИЛИ  ЗАГРАН.ПАСПОРТ ТУРИСТА  Загранпаспорт  № ...... выдан ..../..../….... " ,   (наименование, серия и номер, выдан когда, кем)
Сведения  о документе, подтверждающем право  иностранного гражданина или лица без  гражданства на пребывание (проживание) в РФ (номер документа, дата начала срока действия права пребывания (проживания), дата окончания срока  действия права пребывания (проживания))	Указывается в  случае, если турист иностранный гражданин  или лицо без гражданства  - если клиент - гражданин РФ указать "нет", - если клиент - нерезидент указать данные документа, подтверждающие право на            пребывание в РФ
Данные  миграционной карты (для иностранных  граждан): номер карты, дата начала срока  пребывания и дата окончания срока  пребывания.	ДАННЫЕ МИГРАЦИОННОЙ КАРТЫ ТУРИСТА (иностранных граждан) - если гражданин  РФ указать "нет"   - если клиент - нерезидент указать данные     миграционной карты
Относите  ли Вы себя к иностранным публичным  должностным лицам?	ДА / НЕТ
Идентификационный номер налогоплательщика (если имеется)	ИНН ТУРИСТА
Номера  контактных телефонов и факсов (для  физических лиц, если имеются)	ТЕЛЕФОН (заполняется  со слов клиента)
Адрес электронной почты (если имеется)	Если есть
Дата  заполнения анкеты	Дата заполнения

 

____________________/_________________________/

Подпись                                          Ф И О                 Анкету подписывает ПЛАТЕЛЬЩИК

Рис. 3 Анкета регистрации клиента

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Подытожив вышесказанное, делаем краткие выводы.

Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, и можно выделить две составные его части: документирование деятельности и организация работы с официальными документами, которые взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Далее хотелось бы подчеркнуть  следующие моменты:

в работу с документами  в организации в той или  иной степени втянуты все работники, независимо от того, к какой категории  они относятся - к руководителям, специалистам, техническим исполнителям. Различие заключается в характере  работы с документами;

от технологии организации  работы с документами и от качества создаваемых документов зависит  не только оперативность и эффективность  управленческих решений, но и общие  показатели результатов деятельности организации;

без налаженного  делопроизводства трудно построить  эффективное управление;

классификация позволяет  выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить  их в инструкциях, организовать документы  в делопроизводстве.

Таким образом, классификация  документов - это распределение документов по группам или видам на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

 

Список  использованной литературыСС

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
2. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства / Ю.М. Аксенов. - М.: ИНФРА, 2001. - 272 с.
3. Андреева В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. - М.: Интел-Синтез, 2001. - 192 с.
4. Волошин Н.И. Менеджмент туризма: Туризм как объект управления / Н.И. Волошин, Н.В. Исаева, Е.Н. Ильина, Л.В. Курило. - М.: Финансы и статистика, 2004. - 304 с.
5. Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии / В.Г. Петелин. - М.: Ось-89, 2001. - 112 с.
6. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В. Стенюков. - М.: Изд-во ПРИОР, 2002. - 128 с.
7. Терентьева Е.В. Развитие документационного обеспечения в сфере туризма России: Автореферат / Е.В. Терентьева. - М.: ВНИИДАД, 2006. - 27 с.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Приложения 

( отдельно)