Планирование и проектирование организаций

Организационная культура является основой производственного потенциала организации. Организационная культура – это совокупность норм, условий и ценностей, выбранных, созданных и разделяемых коллективом с целью внутренней интеграции и адаптации к внешним условиям2.

Коллектив фабрики совместно отмечает крупные профессиональные праздники, дни рождения, проводятся совместные массовые мероприятия. Данная организационная культура относится к рыночному типу.

Организационная культура выполняет ряд функций:

1. формирует определённый имидж организации её деловое кредо, которые отличают её от любой другой;
2. формирует общность всех членов организации;
3. усиливает вовлеченность в дела организации, сопричастность и преданность ей;
4. усиливает систему социальной стабильности в организации;
5. формирует и контролирует нормы поведения, целесообразные с точки зрения данной организации3.

Элементы, составляющие организационную культуру:

1. миссия организации;
2. основные цели;
3. правила поведения.

Рассмотрев элементы, функции и содержание организационной культуры мы приходим к выводу, что культура в организации находится на довольно высоком уровне.

Рассмотрев внутреннюю среду мебельной фабрики «АНТ», мы приходим к следующим выводу, что в организации действует либерально-демократический стиль управления. Осуществляя комплексный анализ организации, важно рассмотреть уровень квалификации кадров, директор и руководители отделов имеют высшее образование, другие сотрудники имеют как высшее, так и среднее профессиональное образование, технические исполнители могут не иметь никакого профессионального образования. Считаем уровень квалификации персонала средним.

Структура организации соответствует основным целям деятельности мебельной фабрики «АНТ». Среди отрицательных факторов мы видим высокую степень концентрации полномочий в руках директора фабрики, считаем необходимым провести преобразования направленные на снижение полномочий на уровне высшего звена управления. Однако, в преобразованиях нуждается не только структура организации, но и система мотивации.

 

3. Внешняя среда организации

Внешняя среда организации – это факторы окружающей среды, оказывающие непосредственное или косвенное влияние на развитие организации. К ним относят конкурентов, потребителей, поставщиков ресурсов, научно-технический прогресс, состояние экономики региона и страны, политические изменения, социально-культурную среду и др4.

Внешняя среда является источником, питающим организацию ресурсами. Организация находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Естественно, эти моменты должны быть предметом постоянного внимания со стороны менеджера. Организация может добиться успеха, только взаимодействуя с внешней средой.

В научной и методической литературе существует множество подходов к классификации факторов внешней среды, в дальнейшем мы будем руководствоваться классификацией Акимовой.

Первый уровень – деловая среда организации, которая включает конкурентов (мебельная фабрика «Карина», мебельная фабрика «Венге»,  мебельная фабрика «Мария», мебельная фабрика «Идея», компания «Мебельные технологии» и др.), потребители (население города Чита, Забайкальского края, юридические лица), поставщики (в основном представлены иностранными производителями, с ними заключены договоры и налажены тесные связи), инфраструктура (сеть транспортных коммуникаций обеспечивает возможность доставки продукции непосредственно к покупателю).

Второй уровень – макроокружение, которое включает государственное устройство (Российская Федерация – Россия есть демократическое федеративное правовое государство с республиканской формой правления5), экономические условия (покупательная способность граждан, наличие денежных средств у потенциальных потребителей).

Агрессивное влияние внешних факторов может серьёзно разрушить устойчивость мебельной фабрики как системы. Для более полной характеристики факторов внешней среды составим профиль среды.

Таблица №1. Профиль среды мебельной фабрики «АНТ»

Факторы среды	Важность для отрасли, А	Влияние на организацию, В	Направленность влияния, С	Степень важности, D=А*В*С
Конкуренция	1	3	– 1	– 3
Экономическая ситуация	3	3	+1	+9
Государственная политика	1	2	+1	+2
Потребители	2	3	+1	+6
География местоположения	1	2	+1	+2

 

По данным таблицы можно сделать вывод, что наибольшую степень влияния на организацию оказывает экономическая ситуация, которая имеет положительную направленность влияния. На втором месте по степени влияния на организацию находятся потребители, влияние которых имеет тенденцию положительного влияния на организацию. На третьем месте находится конкуренция, отрицательно влияющая на организацию. Наименьшую степень влияние на организацию оказывает география местоположения. Внешняя среда фабрики характеризуется сложностью, подвижностью и неопределённостью.

Скорость происходящих во внешней среде изменений определяет её подвижность. Мы считаем, что внешняя среда на мебельной фабрике достаточно подвижная. Можно отметить, что мебельная фабрика участвует в различных конкурсах и не раз занимало призовые места.

Неопределённость внешней среды зависит от качества информации. В настоящий момент фабрика не обладает достаточной информацией о своих конкурентах, не интересуется особенностями их продукции, однако, мы считаем, что конкурентов нужно знать в лицо.

Проанализировав внешнюю среду, мы приходим к выводу, что сильно влияет на деятельность организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ПРОЕКТ ОРГАНИЗАЦИОННОГО РАЗВИТИЯ МЕБЕЛЬНОЙ ФАБРИКИ «АНТ»

2.1 Основные цели и задачи, которые решаются при проектировании новой системы управления и стратегического планирования

Сущность проектирования состоит в конструировании желаемых состояний будущего. Организационное проектирование предполагает научно-обоснованное формирование организационных структур.

Для разработки проекта нам необходимо определить цели и задачи, решаемые при проектировании.

Цель организационного проектирования заключается в разработке предложений для модификации уже существующей организационной структуры.

Поставленная перед нами цель определяет задачи организационного проектирования:

1. решить проблемы связанные с загруженностью директора;
2. снизить количество подразделений;
3. адаптация ОСУ с основными целями деятельности организации;
4. преобразование системы мотивации;
5. повысить эффективность обратной связи между звеньями;
6. закрепить изменения в нормативных документах организации;
7. создать рациональное соотношение централизации и децентрализации;
8. обеспечить систему непрерывного образования сотрудников.

Необходимость совершенствования организационной системы вызывается целым рядом причин, в том числе:

1. при выявлении неэффективной работы руководителей высшего и среднего звена управления из-за их перегрузки, дублирования функций, сплошной системы принятия решений, возникновения конфликтных ситуаций по организационным причинам;
2. из-за повышения требований потребителей к качеству товаров и услуг, к срокам поставки, к методам продаж, оказанию сервисных услуг и т.п.;
3. из-за ужесточения конкуренции производителей товаров и услуг, увеличения разнообразия методов «ценовой» и «неценовой» конкуренции;
4. при разработке и внедрении новых технологий, техники в процессы производства продукции, организации производства, труда и управления, компьютеризации производства6.

В последствии организация рассматривается нами как комплексная система, нуждающаяся в преобразованиях.  

Определив основную цель и задачи проектирования мы преступаем к созданию проекта организационной структуры управления.

2.2 Проект организационной структуры мебельной фабрики «АНТ»

Результатом нашей работы мы видим новую организационную структуру, которую получим, произведя ряд действий и изменений существующей структуры. В приложении №2 приведена схема проекта новой организационной структуры управления, которая разработана в соответствии с поставленными целями и задачами проектирования и отвечает изменяющимся требованиям внешней среды.

Изменение организационной структуры оправдано тем, что с внедрением нововведений происходит снижение степени загруженности на уровне высшего руководства. Основное содержание структуры не подлежит радикальным изменениям.

 

 

 

Схема №2. Организационная (новая) структура управления

 

 

 

 

 

В создаваемой организационной структуре мы не производим внедрение новых структурных подразделений, а укрупняем уже имеющиеся. Как и ранее организационная структура остаётся линейно-функциональной, однако, мы решили более эффективным вынести отдел сбыта на уровень директора. Отдел сбыта в данных условиях приобретает особые функции и становится консультативно-совещательное подразделение при директоре фабрики, то есть является штабом. Внедрение штаба несёт за собой следующие позитивные моменты: более качественная подготовка планов по сбыту продукции, повышение степени специализации деятельности сотрудников отдела. Среди негативных моментов можно выделить снижение персональной ответственности сотрудников за результаты работы, однако, эту проблему легко решить введением рейтинговой системы (составляется сводная таблица, в которой на каждого сотрудника показывается соответствующее количество совершенных сделок).

Как было сказано ранее, новая организационная структура ориентирована на укрупнение подразделений. Предполагаем объединить экономический отдел и бухгалтерию, ввиду смежности осуществляемых функции. Сформированный экономический отдел будет иметь следующие полномочия: организация учёта и отчётности, расчёты по зарплате, начисление и перечисление платежей в гос. бюджет, составление финансовых планов, составление сметы использования экономических фондов, контроль по выполнению финансовых обязательств.

К заместителю по экономическим вопросам предъявляются следующие требования:

1. высшее образование по экономической специальности;
2. способности работать в стрессовой ситуации;
3. способности к обработке массивного количества информации и на её основе принимать взвешенные решения;
4. знание компьютерных технологий на уровне уверенного пользователя;
5. способности руководить коллективом  и заставлять людей совершать необходимые действия.

Требования к главному бухгалтеру:

1. высшее экономическое образование;
2. знание законодательства о бухгалтерском учёте;
3. знание компьютерных технологий на уровне уверенного пользователя.

Требования к рядовым сотрудникам отдела по экономическим вопросам:

1. высшее экономическое либо юридическое образование;
2. знание компьютерных технологий на уровне уверенного пользователя;
3. стрессоустойчивость;
4. желание работать.

Начальник отдела по экономическим вопросам (он же заместитель по экономическим вопросам – обозначен на схеме организационной структуры) находится под непосредственным руководством директора фабрики, осуществляет функции по определению основных направлений деятельности отдела и осуществлению их исполнения, одновременно производя контроль на всех этапах работы отдела, составляет сводный отчёт по отделу и непосредственно отчитывается по проведённой работе перед директором фабрики. Главный бухгалтер непосредственно подчиняется заместителю по экономическим вопросам и осуществляет функции по контролю бухгалтерской отчётности и начислению зарплат.