Инвентаризация как основной метод фактического контроля

Проведение инвентаризации основных средств и отражение её результатов в учёте осуществляются согласно Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Целью инвентаризации является подтверждение фактического наличия основных средств в натуре по местам их эксплуатации или нахождения данным бухгалтерского учёта.

Инвентаризация основных средств может производится не реже 1 раза в 3 года в сроки, установленные предприятием или ранее при: передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; смене материально ответственного лица; при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей; при ликвидации; в некоторых других случаях.

Инвентаризацию проводит рабочая комиссия, включающая представителя бухгалтерии.

Перед проведением инвентаризации проверяется правильность оформления первичной учетной документации по движению и наличию основных средств (инвентарные книги или карточки, технические паспорта и т.д.).

В случае основных средств выделяют два основных вида искажения:

- величина в отчетности завышена по сравнению с реальной (ошибка в учете или основные средства утрачены – уничтожены, похищены и т.д.);

- величина в отчетности занижена по сравнению с реальной (ошибка в учете или существуют неучтенные основные средства).

Причины сокрытия объектов основных средств и не отражение их в бухгалтерском учете могут быть различными:

- объекты приобретены / построены на средства «теневого оборота», которые не могут быть учтены в официальном бухгалтерском учете;

- расходы на приобретение / постройку объектов списаны за счет источников финансирования. Наиболее распространенным случаем является списание расходов в состав текущих расходов на ремонт, хотя в действительности создается объект основных средств.

- объект получен путем передачи с баланса на баланс, и документы еще не поступили в бухгалтерию, хотя акты получения объекта подписаны принимающей стороной.

Перед началом проведения инвентаризации материально ответственные лица должны написать расписку о том, что все приходные и расходные документы на основные средства сданы в бухгалтерию, принятые объекты оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

При инвентаризации основных средств инвентаризационная комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации сооружений, зданий и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают нахождение указанных объектов в собственности организации. Также проверяется наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, которые находятся в собственности предприятия.

Если при инвентаризации выявляются объекты, которые не отражены в учёте, а также объекты, по которым в регистрах бухгалтерского учёта отсутствуют или указаны неправильные данные, которые их характеризуют, то комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Оцениваются эти объекты с учетом рыночных цен, а износ определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Если в процессе инвентаризации комиссия установила, что по отдельным объектам изменилась первоначальная стоимость, например, пристройка новых помещений, надстройка этажей, которые никак не отражены в бухгалтерском учете, то комиссия должна на основе соответствующих документов определить уменьшение или увеличение первоначальной стоимости объекта и отразить в описи. При этом нужно составить акт и указать причины и лиц, которые виновны в несвоевременном отражении соответствующих изменений в учетных регистрах.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и др. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые на момент инвентаризации находятся вне места нахождения инвентаризации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и др.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

Для учета результатов инвентаризации объектов основных средств используется инвентаризационная опись (форма № ИНВ. – 1), которая утверждена постановлением Госкомстата России. Все итоги в опись заносятся ручным или автоматизированным способом. Опись составляется в двух экземплярах.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера, организации – изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д. Основные средства, которые на момент проведения инвентаризации находятся вне организации (автомашины, отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.) инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, которые не подлежат восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности. Одновременно с инвентаризацией собственных средств проверяются средства, которые находятся на ответственном хранении или арендованные. По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, которые подтверждают принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета (на основе инвентарных карточек, описей и других документов) подлежат регулированию. Они обобщаются в ведомости результатов инвентаризации.

Излишки основных средств подлежат оприходованию по рыночной стоимости: как неучтенные основные средства по Дт счета 01 «Основные средства» и отражаются на финансовых результатах хозяйственной деятельности организации по Кт счета 91 «Прочие доходы и расходы».

При недостаче и порче объектов основных средств: их остаточную стоимость списывают с Кт счета 01 «Основные средства» в Дт счета 02 «Амортизация основных средств».

При выявлении конкретных виновников недостающие или испорченные основные средства оценивают по продажным ценам, которые действовавшим в данной местности на день причинения ущерба, и списывают с Кт счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в Дт счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Разницу между рыночной ценой и остаточной стоимостью основных средств отражают по Дт счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и Кт счета 98 «Доходы будущих периодов».

Погашения задолженности её виновником соответствующую часть списывают со Дт счета 98 «Доходы будущих периодов» в Кт счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Если конкретные виновники не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то недостающие и испорченные основные средства списывают у организаций с Кт счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» на финансовые результаты у коммерческой организации (счет 91) или увеличение расходов у некоммерческой организации.

При инвентаризации нематериальных активов (НМА) необходимо проверить наличие документов, подтверждающих права организации на его использование, правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе. Нематериальные активы, принятые на учет, организация включает в состав своего имущества.

При оформлении инвентаризации нематериальных активов используется инвентаризационная опись НМА (типовая форма № ИНВ – 1а). Опись составляется комиссией в одном экземпляре. В инвентарных описях фиксируется фактическое наличие объектов НМА по наименованиям и по назначению.

Для отражения результатов инвентаризации НМА по которым выявлены отклонения от учетных данных, составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации основных средств (типовая форма ИНВ – 18). Сличительная ведомость составляется бухгалтером и хранится в бухгалтерии.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием НМА и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

1.Излишки НМА приходуются по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты. При этом выясняется, когда и по распоряжению кого были приобретены неучтенные объекты нематериальных активов и куда списаны соответствующие расходы;

2.Недостача объектов НМА относится за счет виновных лиц.

Если виновные лица не установлены или суд отказался во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи объектов НМА списываются на финансовые результаты организации.

Выявленные в ходе инвентаризации излишки нематериальных активов принимаются к учету в составе внереализованных доходов и отражаются проводкой: Дт 04 «Нематериальные активы»; Кт 91 «Прочие доходы и расходы».

По недостающим объектам нематериальных активов списывается сумма накопленной амортизации: Дт 05 «Амортизация нематериальных активов»; Кт 04 «Нематериальные активы».

Затем списывается недостача объектов нематериальные активов по остаточной стоимости:

Дт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»; Кт 04 «Нематериальные активы».

Если виновное лицо установлено и признало свою вину, то сумма недостачи относится на счет данного виновного лица по остаточной стоимости объекта. Для этих целей в бухгалтерском учёте используется счёт 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчёт «Расчеты по возмещению материального ущерба». Данная операция отражается записью:

Дт 73 « Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба»; Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего объекта НМА также относится на счет виновного лица и одновременно эта сумма отражается в составе будущих доходов организации на счете 98 «Доходы будущих периодов», на субсчете «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»

В счет погашения причиненного ущерба виновное лицо может внести денежные средства в кассу организации, на расчетный счет организации в банке или эти суммы могут быть удержаны из его заработной платы: 

Дт 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»; Кт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба».

Одновременно сумма доходов будущих периодов в части, пропорциональной поступившему платежу, включается в состав прочих доходов организации: Дт 98 «Доходы будущих периодов», субсчет «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей»; Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы».

При отсутствии виновного лица недостача списывается в состав внереализованных расходов: Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие расходы»; Кт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Сумма нанесенного ущерба от недостачи нематериальных активов списывается на убытки: Дт 99 «Прибыли и убытки»; Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Сальдо прочих доходов и расходов»

Сумма внереализованного дохода, полученная в результате возмещения работником суммы недостачи, списывается:

Дт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчёт «Сальдо прочих доходов и расходов»; Кт 99 «Прибыли и убытки».

3. Порядок проведения инвентаризации сырья и материалов

Ежегодно в установленное время или по мере необходимости на предприятиях проводят инвентаризацию товароматериальных ценностей (ТМЦ). Приказом руководителя создается из специалистов служб, подразделений при участии бухгалтеров инвентаризационная комиссия.

Положение о бухгалтерских отчетах и балансах обязывает промышленные предприятия проводить инвентаризацию товарно-материальных ценностей: - не менее одного раза в год по состоянию на 1 октября отчетного года с целью объективного отражения состояния этих средств в годовом отчете; - при смене материально ответственных лиц и при стихийных бедствиях; - в случае расхождений между данными бухгалтерского и складского учета.

Основная цель инвентаризации - выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей в натуральном и стоимостном выражении.

В процессе инвентаризации проверяются: - сохранность товарно-материальных ценностей; - правильность их хранения, отпуска, состояние весового и измерительного инструмента; - порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей. 

В назначенное время комиссия закрывает склад без права выполнения операций выдачи-приема, проверяет методом просчета, замера количество числящихся ценностей на складе по факту и составляет инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей по складам (ф. № инв-3). После окончания работы ведомость поступает в бухгалтерию.

Для выявления результатов инвентаризации может использоваться книга остатков материалов, в которой предусмотрены специальные колонки для записи остатков материалов в натуре по данным инвентаризационных описей. Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей и оцениваются по фактической себестоимости. Ценности, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию с уменьшением общезаводских расходов (Дт счетов 05,06,08,12, Кт счета 26) . Недостача ценностей списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с уменьшением стоимости и количества их по счетам материальных ценностей.