Финансовый контроль

      В данном параграфе рассмотрены особенности организации финансовой политики коммерческой организации в связи со значительной информационной емкостью этого элемента системы управления финансами предприятия. Финансовая политика предприятия в наиболее узком смысле - это совокупность решений и процедур в сфере денежных отношений предприятия, возникающих на всех стадиях его создания, деятельности, реорганизации и ликвидации.

      Финансовый контроль  осуществятся в рамках финансовой  политики и призван обеспечить достаточный уровень обеспеченности финансовыми ресурсами всех подразделений предприятия.

      Финансовая политика  ЗАО «Иркутский завод розлива  минеральных вод» - это совокупность  обеспечивающих выполнение его  стоимостных целей и задач (максимизация  ценности предприятия, максимизация рентабельности капитала, максимизация прибыли при приемлемом уровне ликвидности и др.) экономических отношений (решений и процедур) по поводу: образования, распределения и использования (расходования) хозяйственных средств в результате его деятельности (а точнее, на всех стадиях создания, деятельности, реорганизации и ликвидации предприятия); формирования и изменения стоимостных оценок и пропорций активов и пассивов.

      Отметим, что финансовый  контроль в ЗАО «Иркутский  завод розлива минеральных вод» осуществляет специально созданный отдел – отдел финансового контроля, который входит в состав финансовой службы. Объектами финансового контроля в ЗАО «Иркутский завод розлива минеральных вод» являются: 1) уровень и динамика финансовых результатов деятельности предприятия; 2) имущественное и финансовое состояние предприятия; 3) деловая активность и эффективность деятельности предприятия; 4) управление структурой капитала предприятия; 5) политика привлечения новых финансовых ресурсов; 6) управление капиталом, вложенным в основные средства (основным капиталом); 7) управление оборотными средствами; 8) управление финансовыми рисками; 9) системы бюджетирования и бизнес - планирования; 10) система безналичных расчетов (на предприятии).

      Ниже будет рассмотрены  основные направления финансового  контроля за процессом отгрузки  и оплаты готовой продукции. Процедуры  оперативного контроля выполнения  планов сбыта (планов продаж, планов  отгрузок) в ЗАО «Иркутский завод  розлива минеральных вод» осуществляются по нижеописанной схеме.

      Начальник экономического  бюро отдела сбыта (экономист  по сбыту) - лицо, осуществляющее  первичный контроль за выполнением  планов сбыта, - на основе ежедневных  рапортов об отгрузках из бюро  оперативного управления отдела сбыта и данных по расчетам за продукцию из договорно-правового бюро отдела сбыта подготавливает и ежедневно по установленному порядку передает заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом (своему непосредственному начальнику) отчеты о выполнении планов продаж за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года), а также ежедневные отчеты (рапорты) о выполнении оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок (по видам отгрузок).

      В отчетах об  отгрузке указываются плановые и фактические данные по видам отгрузки, видам транспортировки, по времени, затраченному на осуществление погрузочно-разгрузочных работ, непосредственно транспортировку и обратный пробег автотранспорта. Отчеты представляются по установленной форме, то есть являться системно построенными и в установленном порядке утвержденными формулярами внутренней отчетности. В них указываются плановые и фактические данные по установленным предметам объектов отчетности (например, объект отчетности - продажи (объемы продаж); предметы отчетности - продажи в разрезе видов продукции, регионов, групп покупателей и т.п.).

      Заместитель начальника  отдела сбыта по управлению  сбытом проводит анализ полученных  отчетов (рапорты), устанавливает причины  отклонений, выявляет виновников, принимает меры в пределах своей компетенции и ежедневно по установленному порядку передает сведения о ходе выполнения планов сбыта начальнику отдела сбыта (своему непосредственному начальнику), подготавливает и по установленному порядку (оперативно, ежедневно) передает начальнику отдела сбыта докладные записки (справки или оперативные телефонограммы) по не устраненным в оперативном порядке отклонениям, возникшим в ходе сбыта продукции с приложением необходимых подтверждающих документов (материалов), указанием причин отклонений, их виновников и принятых мер по их устранению.

      Причинами отклонений  могут быть:

      - невыполнение покупателями  договорных обязательств по своевременному  и полному вывозу продукции  со складов отдела (при условии самовывоза);

      - неподтверждение  ими готовности к приемке готовой  продукции на своих складах  в установленные договорами сроки (при централизованной доставке  или доставке транспортом организации);

      - отказ покупателей  от приемки продукции (с составлением соответствующего акта);

      - ненадлежащее выполнение  обязательств перевозчиками и  экспедиторами по своевременной  подаче транспорта под погрузку, по обеспечению количественной  и качественной сохранности готовой  продукции при ее транспортировке и разгрузке управления отдела сбыта (для осуществления оперативного учета отгрузки);

      - несвоевременная, неполная  или сверхнормативная (без согласования  с отделом сбыта) сдача готовой  продукции цехами-изготовителями  на склады отдела сбыта, отклонения от иных установленных параметров при сдаче готовой продукции, а также иные возможные причины.

      Получив данные  о ходе выполнения планов сбыта, в том числе данные по отклонениям, начальник отдела сбыта в ЗАО  «Иркутский завод розлива минеральных вод» анализирует выявленные заместителем причины отклонений, оценивает принятые в пределах компетенции последнего меры, принимает решения относительно виновников нарушений.

      Ежедневно начальник  отдела сбыта составляет и  представляет на оперативных  совещаниях руководителей организации отчеты о выполнении планов продаж (плановые и фактические данные по продажам за день, с начала декады, месяца, квартала и года) и отгрузок, оперативные сводки (рапорты) по неустраненным отклонениям, в том числе по отклонениям, для устранения которых требуется принятие мер другими подразделениями организации (при их взаимодействии с отделом сбыта). Вместе с приложенными подтверждающими материалами (документами, расчетами и т.д.) он представляет их на рассмотрение на совещаниях руководителей организации, где по неустраненным отклонениям принимаются необходимые управленческие решения. Таким образом, методом первичной отчетности осуществляется действенный оперативный контроль сбыта продукции.

      Далее рассмотрим  процедуру контролирования уровня дебиторской задолженности. Один из наиболее действенных методов внутреннего контроля за дебиторской задолженностью - метод первичной отчетности.

      Оперативный учет  в ЗАО «Иркутский завод розлива  минеральных вод» ведется методом  документальной сверки, в ходе которого осуществляется контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками) должен экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела. На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также им ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований-поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

      Также экономист  по расчетам с покупателями  расчетного бюро финансового  отдела представляет начальнику  расчетного бюро ежедневные отчеты  по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

      Данные по оплате  из финансового отдела передаются  в договорно-правовое бюро отдела  сбыта и в бухгалтерию. Работник  группы учета расчетов с дебиторами  и кредиторами бухгалтерии делает  соответствующие отметки об оплате  в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.

      Аналитический учет  расчетов с покупателями ведется  по каждому покупателю и каждому  договору с учетом каждого  предъявляемого к оплате счета  и обеспечивает получение данных  по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).

      Одновременно с  занесением данных по оплате  работником группы учета расчетов  с дебиторами и кредиторами  осуществляется бухгалтерский контроль  методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); неучтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и, соответственно, неучтенные поставки).

      Периодический контроль  регистров аналитического учета  покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, неучтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

      В целом можно  отметить, что осуществление процедур  контроля за выполнением плана  сбыта, затрат в ЗАО «Иркутский  завод розлива минеральных вод»  осуществляется достаточно эффективно. Лица, ответственные за выполнение плана продаж ведут оперативный учет и составляют оперативную отчетность. В них указываются плановые и фактические данные по установленным предметам объектов отчетности (продажи); продажи в разрезе видов продукции, регионов, групп покупателей и т.п.).

      Оперативный учет в ЗАО «Иркутский завод розлива минеральных вод» ведется методом документальной сверки, в ходе которого осуществляется контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками) должен экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела.

 

Проблемы и пути повышения эффективности системы финансового контроля

 

     В настоящее время экономический анализ производственной деятельности ЗАО «Иркутский завод розлива минеральных вод» осуществляется путем сопоставления фактических показателей производства продукции, работ и услуг за отчетный период (месяц, квартал, полугодие, год) с плановыми показателями за тот же период либо с такими же фактическими показателями за аналогичный отчетный период прошлого года или предыдущий такой же период текущего года.

      Иногда для сопоставления  с фактическими результатами  работы предприятия ЗАО «Иркутский  завод розлива минеральных вод»  используют соответствующие среднеотраслевые  показатели, показатели передового  предприятия либо группы передовых предприятий, условный расчетный эталон и др. Подобные процедуры обычно применяют при определении рейтинга предприятий или их управленческого персонала, в традиционных конкурсах на лучшее предприятие, лучший профессиональный директор, лучший менеджер, руководитель подразделения, мастер, бригадир в районе, области (край), регионе и т.п.

      Заметим, что управление  степенью выполнения производственного  плана или фактическими результатами  производственной деятельности  предприятия далеко не равнозначно управлению экономической эффективностью работы предприятия в целом. Естественно, что в условиях существенной производственной недогрузки предприятия говорить о высокой экономической эффективности его работы и об удовлетворительной конкурентоспособности его продукции не приходится. Рано или поздно такое предприятие может оказаться в числе банкротов, несмотря на то, что установленные планы успешно выполняются и перевыполняются, а темпы роста объемов выпуска продукции заметно повышаются. Другими словами, предприятие, терпящее экономическое бедствие, по показателям выполнения производственного плана и темпа роста объемов производства может числиться в передовиках.

      Таким образом, для  планомерного повышения уровня  экономического развития предприятия необходимо, систематически проводя экономический анализ результатов его производственного функционирования, изучать не только уровни выполнения установленного производственного плана и запланированной динамики экономического роста предприятия по сравнению с прошлыми или предшествующими аналогичными отчетными периодами, но и фактически достигнутые уровни экономического (производственного и коммерческого) развития предприятия в целом. Анализ полезно осуществлять в разрезе всех его структурных подразделений, включая отдельные рабочие места.

      Расчетные нормативные  и отчетные показатели должны  быть достаточно достоверными. Целесообразно, чтобы утвержденная учетная политика  предприятия предусматривала их  наличие в регулярно подготавливаемых  отчетных документах. Система управленческого учета на предприятии должна предполагать периодическую регистрацию и выдачу этих показателей тем руководителям бизнеса, которым поручено проведение экономического анализа результатов его работы и принятие обоснованных управленческих решений, обеспечивающих неуклонный прогресс в использовании имеющихся производственных ресурсов и наращивание объемных натуральных и стоимостных показателей производства.