Автоматизация управленческого учета

Глава II  Технология эффективной  автоматизации бухучета.

§ 1. Постановка целей  и задач технологии

    Сегодня пользователи деловых компьютерных программ исчисляются, наверное, сотнями  тысяч. Как бы ни были хороши компьютеры и программы, среди такого количества людей всегда найдутся недовольные  результатами автоматизации. Для рынка  в целом процент неудачных проектов не столь велик. Но для каждого конкретного потребителя неудача порой оборачивается большими проблемами. Отметим, что и для поставщика программ неудачные проекты несут дополнительные хлопоты и подрывают репутацию. Проблемы и конфликты в ходе автоматизации никому не нужны. Так почему же они возникают? Анализ критических ситуаций показывает, что почти всегда виноваты не программы или компьютеры, а люди. Намного легче исправить программу, чем изменить точку зрения человека. К моменту конфликта в проект уже вложена уйма денег. Закрыть проект - значит, выбросить затраченные средства и силы на ветер. Но и дальше так продолжаться не может. К нам нередко обращаются по поводу экспертизы программы или проекта. Чаще всего с помощью экспертного заключения люди надеются доказать вину противоположной стороны. Но на самом деле, поиск виновных не разрешает проблему. Лучше всего, чтобы проблемы не возникало вовсе. Для этого очень важно уметь взглянуть на проект глазами другой стороны. Попробуем это сделать вместе. Сразу оговоримся, что случай действительно слабых и недоделанных программ мы здесь не рассматриваем. Многие потенциальные проблемы закладываются еще на этапе выбора программы или фирмы-разработчика. Приведем типичный пример. Тиражные недорогие бухгалтерские или торговые программы, имеющие наибольшую известность, рассчитаны, как правило, на небольшие и в отдельных случаях на средние предприятия. Их распространением занимаются дилеры. Такие программы всегда дешевые, иначе они не были бы массовыми. Доход от простой продажи таких программ невелик. Поэтому дилеры стараются заработать на услугах по внедрению и настройке, для чего они заключают контракт на комплексную автоматизацию. Сумма контракта обычно пропорциональна величине предприятия, и некоторые дилеры стараются заполучить клиента покрупнее - завод или даже холдинг. Но, как мы помним, программа-то рассчитана совсем на другой размер предприятия. В результате закладывается мина замедленного действия. Проблемы возникнут не сразу, а по мере ввода в эксплуатацию все новых и новых рабочих мест. Система начнет работать с непозволительными задержками. Возникнут проблемы с получением сводных результатов, с разграничением полномочий, со спецификой учета на отдельных участках и т.д. Как ни странно, но претензии заказчика могут возникнуть не к дилеру, а к разработчику и к его "плохой" программе. Но разработчик честно предупреждал в рекламе, в документации и даже в надписи на коробке, что программа ориентирована на такой-то размер и такой-то профиль деятельности предприятия. С точки зрения разработчика, виноват дилер и сам клиент. В нашей практике встречались случаи, когда корпорация ломала голову, что лучше выбрать систему R/3 или купить много программ "1С: Бухгалтерия". В первом случае проект обойдется в миллион долларов. Во втором - затраты уменьшатся на несколько порядков, а программы фирмы "1С" известны своим высоким качеством. Мы не утверждаем, что крупному предприятию всякий раз нужно покупать R/3 или "Галактику". Но выделяемые средства и рассматриваемые программы должны быть сопоставимы с масштабом поставленных задач. К числу ошибок клиента можно отнести также неуместную экономию на внедрении, настройке, обучении. Дорогостоящие программы внедряются собственными силами на протяжении долгих месяцев и в результате работают лишь на 5-10% своих возможностей. Зачастую подводит желание быть полностью независимым от разработчика. Для этого приобретаются самые гибкие программы, чтобы можно было самостоятельно настроиться на любые изменения в законодательстве. Но ирония состоит в том, что для такой настройки привлекаются случайные программисты, зависимость от которых еще хуже, чем от разработчика или официального дилера. Предположим, что выбор сделан. Выбрана и установлена достойная программа. При этом контракт предусматривает обучение, но к началу опытной эксплуатации персонал заказчика понятия не имеет, как работать с системой. Директор и главный бухгалтер сами программу не выбирали, но они были в курсе, что на проект затрачены немалые деньги. Они почти поверили в то, что автоматизация - это не модное веяние, а приносящее результат дело. Вдруг оказывается, что компьютеры и программы стоят сами по себе, а персонал работает по старинке. С точки зрения этих руководителей, во всем виноваты разработчики. Им заплачены деньги, а результата нет. По мнению разработчиков, виноват заказчик, который не только не смог организовать процесс обучения, но и вообще не желал прилагать никаких организационных усилий. Переход на компьютерный учет для крупного и даже среднего предприятия - это очень непростой процесс, требующий пересмотра буквально всех привычных операций, проведения ревизии всех документов, сверхурочной работы персонала, двойной нагрузки от параллельного ведения ручного и компьютерного учета. Без железной воли руководства такой процесс не может быть проведен в сжатые сроки. А растягивание этого процесса во времени может отбить желание к автоматизации у любого сотрудника. Каждое достаточно крупное предприятие по-своему уникально. Начиная от способа распределения учетных функций между персоналом и заканчивая тем, как территориально расположены рабочие места с компьютерами и каким образом они соединены в сеть. Автоматизация зачастую ведется поэтапно и в целях экономии предварительное полномасштабное обследование не проводится. Поэтому через год - другой после начала работ вдруг выясняется, что производительность уже выбранной системы недостаточна. Прикладная разработка вполне хороша с точки зрения набора функций, но инструментальная платформа слабовата. Разработчик утверждает, что необходимо переходить на Oracle и докупить несколько более мощных компьютеров. Но заказчик не согласен нести дополнительные расходы. Таким образом, вновь возникает патовая ситуация. Предположим, что проект доведен до логического конца. Система установлена, доработана, персонал обучен. Но накануне сдачи проекта выясняется, что, по мнению заказчика, ряд задач решен не так. Исполнитель в свою очередь утверждает, что по результатам опытной эксплуатации эти задачи были признаны полностью соответствующими требованиям технического задания. В чем же дело? Просто само задание было составлено давно и его авторы уволились. Отдельные элементы комплекса вполне удовлетворяют отдельных пользователей. Но кто-то должен принять все в целом. Для этого заказчик срочно назначает нового ответственного, который совсем не в курсе дел. Ответственный в целях подстраховки начинает придумывать новые требования, чтобы оттянуть момент подписания акта приемки. Еще чаще нам приходилось сталкиваться с проблемами, возникающими по причине смены руководства. В этом случае почти всегда меняются цели, стратегия, а иногда даже и направление деятельности. Разработчики в это время заканчивают последний этап автоматизации и неожиданно обнаруживают, что результат их труда безнадежно устарел. Надо сказать, что чаще всего новое руководство в таких случаях не имеет претензий к разработчикам, но и доводить до конца проект тоже не соглашается. Нередко оно настаивает на установке иной программы, более знакомой им по месту предыдущей работы. Персонал предприятия, потративший полгода на освоение и запуск одной программы, естественно, не хочет еще полгода осваивать другую. Кстати, чем комплексным бывает внедрение программ, тем труднее ее заменить. На одном крупном пивном заводе долгое время внедряли отечественную разработку. Разработчики вместе с аудиторами выступали при этом еще и в роли консультантов по постановке учета и финансового планирования. Проект был удачно завершен. Но через полтора года завод был перекуплен иностранцами, которые настояли на покупке западной программы вместо российской. А еще через 10 месяцев тщетных усилий по ее внедрению вновь вернулись к отечественной разработке. Как объяснили нам аудиторы, весь учет и едва ли не все управленческие технологии на заводе были построены под ту первую российскую программу. Сменить программу было невозможно без смены всей технологии учета и управления. А западную программу не выбросили. Раз или два в году с ее помощью печатали некие справки для иностранных совладельцев. Мы привели лишь несколько примеров, обозначив в каждом случае причину возникновения проблемы и мнение каждой стороны. Разобравшись с причиной любой конфликт можно преодолеть. При одном условии - для этого должна быть добрая воля обеих сторон. Но в жизни, в отличие от статьи, каждый чаще видит только свою правоту. На прошедшем недавно собрании ведущих российских разработчиков деловых программ затрагивалась, в том числе и эта проблема. Мы рассказали о наших шагах по защите интересов потребителя и нейтрализации конфликтов. Фирмы со своей стороны изъявили готовность предпринять ряд мер по предотвращению потенциальных конфликтов. Например, одна из таких мер - обмен информацией о недобросовестных дилерах. Была затронута и роль прессы в просвещении потенциальных потребителей, в знакомстве их с существующими видами программных продуктов, в объяснении важности более серьезного и ответственного подхода к автоматизации.

    Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять себе, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет - это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации. Следует осознать, что внедрение бухгалтерской программы эффективно только тогда, когда следствием внедрения является повышение эффективности и улучшение качества ведения бухучета на предприятии. Это может выражаться в: упорядочении бухучета. Если при бумажной бухгалтерии для получения какой-либо информации, например специфической выборки оборотов по субсчету счета №№№60, требовалось несколько часов работы, то на компьютере - нажал клавишу и выборка распечаталась. Увеличение количества информации, получаемой из бухучета. Раньше можно было увидеть аналитику по 41 счету только в каком-нибудь одном разрезе, сейчас, на компьютере - в нескольких. Снижение числа бухгалтерских ошибок. Это очень важный фактор, если учитывать величину штрафов и пеней за сокрытие налогооблагаемых величин, причиной которого, как правило, являются именно бухгалтерские ошибки, а не некий злой умысел. Повышение оперативности бухучета. Если раньше, при бумажном бухучете, бухгалтера не поспевали за первичной документацией и делали проводки с опозданием, а квартальный и годовой отчет сдавался в последний момент, то сейчас это прекратилось. В повышении экономичности бухгалтерского учета. Наша практика показывает, что во многих случаях, изменив применяющиеся на предприятии план и типовую корреспонденцию счетов, формы первичных документов и другие "подвластные" бухгалтерии параметры можно без использования рискованных различных схем уменьшить налогооблагаемые величины или, по крайней мере, передвинуть сроки и снизить частоту налоговых платежей. Другие факторы, зависящие от специфики каждого конкретного предприятия. Если таких улучшений не произошло, то автоматизация бессмысленна - она не принесла конечного результата, сам же по себе переход с заполнения бумажных журналов-ордеров на нажимание компьютерных клавиш улучшением не является, это просто замена. Такую ситуацию следует скорее называть "псевдоавтоматизацией". К сожалению, псевдоавтоматизация встречается часто, происходит это потому, что люди думают: "Автоматизировать - значит просто перевести на компьютер и все тут", а процесс внедрения программы в их понимании состоит в том, чтобы как-то начать заводить операции в компьютер. Последствия псевдоавтоматизации удручающи. Бухгалтерия, которая раньше была перегружена текущей работой, сейчас, "при компьютерах", тоже ничего не успевает, иногда работы становится еще больше - надо же вначале сделать все или отдельные разделы бухучета на бумаге, а потом, непонятно для чего, завести в компьютер. Руководство тоже не понимает для чего потрачены немалые деньги на компьютеры, программы и внедрение, когда в бухгалтерии как был "завал", так и остался. Таким образом, можно сказать, что автоматизация бухучета - это процесс, при котором в результате перевода бухгалтерии на компьютер повышается эффективность и улучшается качество ведения бухучета на предприятии. Значит, перед тем как принимать решение об автоматизации бухучета следует выделить, что и как эта автоматизация должна в бухгалтерии улучшить, это и будет целью автоматизации. Распространенным стереотипом является то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией, а иногда и к ее саботажу. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично - часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хозопераций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров. Еще одним распространенным заблуждением является то, что автоматизация бухучета начинается с покупки программы и затем происходит "введение данных в программу". 

§ 2. Этапы автоматизации, их характеристика автоматизированной обработки данных.

    Для того чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, о котором говорилось в предыдущем разделе, начинать необходимо с подготовки, которую условно можно разбить на пять этапов. Этап I. Оптимизация бухучета. Как уже отмечалось, автоматизация имеет смысл лишь тогда, когда она что-то улучшает в бухгалтерии, поэтому начинать надо с выявления того, как и что можно улучшить. Дело в том, что все хорошие современные программы по автоматизации бухучета - очень гибкие системы, они позволяют настраивать на нужды конкретного предприятия буквально все, начиная от плана счетов и кончая формами отчетности в налоговую инспекцию. Проводится анализ имеющейся на предприятии системы бухучета, а именно:

    1. Применяемый план счетов и  использование конкретных счетов.

    2. Применяемая аналитики по различным счетам.

    3. Использующиеся типовые проводки  для отражения типовых хозопераций.

    4. Формы и содержание первичной  документации.

    5. Формы учетных регистров.

    Анализ  производится на предмет того, что  можно изменить для улучшения  бухгалтерского учета (см. предыдущий раздел). Вот конкретный пример. Если организация оказывает услуги и реализацию учитывает по оплате, то при получении на расчетный счет реализации можно сразу же автоматически начислять не только НДС, но и налоги на пользователей автодорог и содержание ЖКХ. В результате в любой момент можно будет посмотреть кредитовый остаток по счету 67 "Расчеты по налогу на пользователей автодорог" и увидеть какая сумма уже "набежала" для уплаты по следующему сроку платежа. Информативность бухучета улучшилась. Ясно, что для проведения такой оптимизации требуется высококвалифицированный и опытный специалист по бухгалтерскому учету и налогообложению, каким является, например, аудитор или опытный главбух. Многие фирмы, внедряющие программы, как раз грешат тем, что их сотрудники прекрасно разбираются в самих программах, а вот в бухучете-то не очень, и автоматизируют они бухгалтерию в том виде, в котором она есть, не используя возможности для улучшения и даже оставляя старые ошибки. Этап II. Выбор масштабов автоматизации. Под выбором масштабов автоматизации понимается то, в каком объеме будет автоматизироваться бухгалтерия и в каком порядке будут переведены на компьютер разделы бухучета. Эта проблема тем более актуальна, чем крупнее автоматизируемая организация. Когда речь идет о небольшой фирме, где бухучет ведет Один-два бухгалтера, то проблема не стоит вообще, бухучет надо автоматизировать полностью и сразу весь, потому, что объем работ по автоматизации в малых организациях невелик. Но когда мы имеем дело с крупным предприятием, любого профиля деятельности и формы собственности, таким как большая торговая фирма, автотранспортное предприятие, фабрика, строительная организация и пр., где бухучет ведется четырьмя и более бухгалтерами, и по каждому разделу бухучета (учет реализации, расчетов с поставщиками, производства и пр.) имеется с одной стороны большой документооборот и с другой стороны много специфики и нюансов, становится понятно, что, если начинать автоматизировать все сразу, то процесс "завязнет" и результатов не будет. Поэтому для крупной организации, с учетом ее особенностей следует решить:

    1. Какие разделы автоматизировать, а какие - нет. Например, если  в отделе сбыта есть своя  программа, при помощи которой  отслеживаются расчеты с заказчиками,  то делать то же самое в рамках бухучета, наверное, не надо, бухгалтерия может ограничиться просто отражением проводок по счетам реализации, товаров отгруженных, авансов и пр. Часто встречающийся фактор, также, состоит в том, что на всех бухгалтеров не хватает компьютеров, а средств на их покупку нет, значит, какие-то разделы неизбежно будут вестись на бумаге.

    2. В каком порядке автоматизировать  разделы. Практика показывает, что  при большом объеме работ по  автоматизации лучше переводить  на компьютер отдельный раздел, осваиваться с ним, получать результат, затем переходить к другому разделу и так далее, а не стараться сделать все сразу. Очень важно спланировать порядок автоматизации разделов, чтобы не получалось так, что какой-то раздел автоматизируется, а потом его опять приходится донастраивать, чтобы он совмещался с другими, на что уйдет дополнительное время и деньги. Очевидно, что почти в большинстве случаев начинать надо с ведения главной книги, журнала хозопераций, расчета налогов и составления отчетности - то есть работы главного бухгалтера. При выборе масштабов автоматизации есть еще один аспект. Он состоит в том, что информация, получаемая, из бухучета требуется и в других структурных подразделениях предприятия, например в отделе сбыта - информация о состоянии расчетов с покупателями и отгрузке продукции, в отделе снабжения - информация об остатках на складах и их номенклатуре (аналитике), прогрессивно мыслящее руководство хочет знать о состоянии дебиторской и кредиторской задолженности (также в аналитике по должникам и кредиторам), объемах реализации и ее структуре, о структуре затрат и о многом другом. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать всю эту информацию с учетом всех специфических требований, значит нужно определить весь объем информации, требуемый для внутреннего пользования в организации и произвести настройку программы так, чтобы эта информация выдавалась, для этого производится совещание с заинтересованными службами предприятия и руководством и определяется, что конкретно и в каком виде им требуется. Если, например, отдел сбыта ведет свой учет, а руководству не до анализов реализации и затрат, то информация для них не нужна. Когда бухучет ведется коллективом бухгалтеров, то, очевидно, что программа по автоматизации бухучета будет работать в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый не своем компьютере. Поэтому важно заранее распределить, какой бухгалтер, что будет вести, т.е. провести четкое распределение функций, чтобы впоследствии, при настройке программы каждый на своем рабочем месте имел то, с чем ему предстоит работать.

    Этап III. Постановка задачи. Когда определено, что будет изменяться в бухучете (Этап I) и какие разделы в каком  порядке будут автоматизироваться (Этап II), следует четко определить, что автоматизированный бухучет будет давать на выходе. На выходе бухучет дает:

    1. Первичные документы.

    2. Учетные регистры для бухгалтерии.

    3. Регистры и информацию для  внутренних нужд предприятия  (см. предыдущий этап).

    4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты  по налогам и другим платежам.

    Постановка  задачи состоит в том, что в  письменном виде фиксируется конкретный перечень всех документов и регистров, необходимых на предприятии, которые  должен выдавать автоматизированный бухучет, и требования к ним, такие как  информация, содержащаяся в учетных регистрах, и первичке, автоматизированность заполнения первички и отчетов и пр. с учетом особенностей хоздеятельности. Например, в накладных на отпуск товаров в одной фирме требуется наличие долларового эквивалента цене, в другой фирме - величина торговой наценки, а в третьей то и другое (или ни того, ни другого). Отделу сбыта может потребоваться ведомость отгруженных товаров с указанием продажной цены товара и датой отгрузки. Постановка задачи очень важна, поскольку без ясного перечня того, что надо сделать и каким условиям это должно удовлетворять практически невозможно получить результат от автоматизации. Кроме того, если не сделать заранее четкую постановку задачи, то может получиться, что программа будет настроена таким образом, что требуемые регистры и первичные документы вообще получаться не будут (например, по причине отсутствия необходимой аналитики по счетам, которая устанавливается в самом начале автоматизации), из-за этого настройку всей программы придется заново переделывать.

    Этап IV. Выбор программного средства. Только тогда когда спланирована оптимизация бухучета, определен масштаб и порядок автоматизации и завершена постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит, нет и лучшей программы на все случаи жизни. Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом, задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальной подходящий для именно Вашего предприятия программный продукт. Как же это сделать? Пройдя вышеизложенные этапы подготовки к автоматизации, мы уже ясно представляем себе, что нам нужно от программы, поэтому выбрать ее будет легче. Начинать нужно с принятия трех решений:1. Малую или большую программу покупать? Все множество программ четко делится на программы для автоматизации малой бухгалтерии, где работают 1-3 человека и крупной, 4 и более человека (об этом уже говорилось в Этапе II при выборе масштаба автоматизации). Программы для автоматизации малой бухгалтерии сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной. К таким малым программам относятся, например, "Инфо-бухгалтер", "1С", программа "Skat" производства СКБ "Контур". Программы для автоматизации крупной бухгалтерии прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус", "RS-balance", программы СКБ "Контур" и "Бонус", систем "Галактика". 2. Под какой операционной системой будет работать программа? Не вдаваясь в технические подробности, скажем, что варианта всего два - под DOS и под Windows. Подавляющее большинство широко продающихся программ имеют версии для той и для другой операционной системы. Однозначно можно сказать, что если оптимально подходящая программа имеет обе версии, следует выбирать Windows, поскольку это современная операционная система и, с учетом развития программного обеспечения, DOS очень быстро устаревает, поскольку не дает тех возможностей, которые дает Windows. Однако если оптимальная программа не имеет версии для Windows, а менее подходящая имеет, покупайте оптимальную, пусть даже под DOS, поскольку качество автоматизации бухучета дороже, чем  современная операционная система. Версии программ, предназначенные для Windows всегда несколько дороже, чем для DOS, но их преимущества сторицей покрывают наценку. Кроме того, для работы под Windows необходимы более мощные компьютеры (об этом речь ниже) и если Windows у Вас не установлен, его придется. 3. Сетевая будет программа или нет? Это тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хозопераций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме. После того, как приняты эти три решения, круг программ, из которых надо выбирать, значительно сужается, и поступать можно двумя способами: 1. Выбирать программу самим, для этого необходимо посетить региональных дилеров различных программных продуктов, они есть по каждому продукту и практически везде, и, имея на руках постановку задачи и остальные требования к автоматизации, заранее выработанные Вами, попросить продемонстрировать Вам может ли та или иная программа делать именно то, что Вам требуется. Совершив несколько визитов, (или приглашений дилеров к себе на предприятие) Вы определитесь с оптимальной программой. 2. Обратиться к специалистам по внедрению программ, которые помогут выбрать лучший вариант.¹