Содержание
Виды экономической информации.
Управленческая деятельность
любого предприятия связана с бизнес-информацией,
которая сопровождает и отражает все процессы
производства, распределения, обмена и
потребления материальных благ. Экономическая
информация является важнейшей составной
частью бизнес-информации. По отношению
к функциям управления экономическая
информация подразделяется: а) на нормативно-справочную;
б) плановую; в) учетную; г) аналитическую.
Нормативно-справочная
информация представляет собой
экономические, технологические, материальные
и трудовые нормативы, такие как тарифные
ставки, оклады, ставки налогообложения,
ставки отчисления во внебюджетные органы,
адресные и банковские данные и другие
данные, которые используются при решении
задач учета. Нормативно-справочная информация
поступает извне и является исходным материалом
для последующей обработки, используется
многократно, и после первоначального
ввода длительное время хранится в системе
управления.
Плановая
информация отражает явления
и события, которые должны быть совершены
в будущем (стратегическое планирование,
тактическое планирование), в системе
управления реализуется прямой
связью. В процессе продвижения с верхнего
уровня управления к нижнему, она становится
более объемной, детальной и охватывает
все более короткие временные периоды.
Плановая информация в зависимости от
функционального уровня структуры управления
предприятием подразделяется: а) на прогнозную;
б) перспективную; в) технико-экономическую;
г) оперативно-календарную.
Учетная информация отражает уже совершившиеся
события в хозяйственной деятельности
предприятия, в системе управления реализуется
обратной связью. На нижнем оперативном
уровне управления учетная информация
представляет собой количественные показатели,
на уровне бухгалтерского учета получает
стоимостную оценку, идентифицируется,
накапливается и обобщается и передается
для дальнейшего укрупнения и обобщения
в верхние уровни управления.
Аналитическая информация возникает в процессе обработки
плановой, учетной и нормативно-справочной
информации при оценке производственно-хозяйственной
и финансовой деятельности предприятия
за определенный период времени.
Каждый хозяйственный
субъект (предприятие, организация, фирма)
с точки зрения кибернетики представляет
собой объект регулирования с присущим
ему информационным процессом (рис. 2.1).
Управление предприятием и все бизнес-процессы
основываются на информации.
В систему управления поступает информация,
которая разделяется на два информационных
потока: а) обрабатываемую информацию;
б) необрабатываемую информацию.
По отношению к системе управления
информация подразделяется на входную
и выходную. Входная информация поступает
в орган управления извне. По отношению
к процессу управления входная информация
подразделяется на внутреннюю и внешнюю.
Общая структура экономической информации
показана на рис. 2.2, источники возникновения
информации – на рис. 2.3.
Внутренняя
информация включает совокупность
данных, возникающих в экономическом объекте
в форме учетно-статистической отчетности
и оперативной информации (отчеты, договора,
заявки, заказы и т. д.). Внутренняя информация
содержит объемные характеристики работы
объекта, и показывает достигнутые результаты
и отклонения от нормального функционирования
объекта, т. е. имеет прямую и обратную связь.
Она имеет полный, достоверный и своевременный
характер. Внутренняя информация состоит
из первичной информации (информации,
поступающей непосредственно от объекта
управления) и вторичной информации (информации, полученной
в результате обработки первичной информации).
Внешняя информация объединяет сведения о состоянии
внешней среды окружения экономического
объекта (информация о рынке, конкурентах,
поставщиках, информация от вышестоящего
руководства и пр.). Внешняя информация
часто имеет вероятностный, противоречивый
характер. Это различные директивы вышестоящих
организаций, информация от поставщиков
и покупателей, информация банка, информация
о ценах на продукцию на рынках сбыта и
пр.
Внешняя информация состоит:
– из осведомляющей информации;
– директивной информации.
Осведомляющая информация поступает от
вышестоящих органов, фирм, предприятий
и организаций, связанных с объектом управления:
подрядчиков, транспортных организаций,
финансовых институтов (банки, пенсионные
фонды, страховые компании), территориальных
органов государственной власти.
Рис. 2.2. Общая структура экономической
информации
Рис. 2.3. Источники возникновения
и потоки информации
Директивная информация исходит
от вышестоящих органов в зависимости
от характера подчиненности в виде приказов,
распоряжений, указаний, директив.
Системы
обработки данных.
Комплекс взаимосвязанных методов
и средств сбора и обработки данных, необходимых
для организации управления объектами.
С. о. д. основываются на применении ЭВМ
и других современных средств информационной
техники, поэтому их также называют автоматизированными
системами обработки данных (АСОД). Без
ЭВМ построение С. о. д. возможно только
на небольших объектах. Применение ЭВМ
означает выполнение не отдельных информационно-вычислительных
работ, а совокупности работ, связанных
в единый комплекс и реализуемых на основе
единого технологического процесса.
С. о. д. следует отличать от
автоматизированных систем управления
(АСУ). В функции АСУ включается прежде
всего выполнение расчётов, связанных
с решением задач управления, с выбором
оптимальных вариантов планов на основе
экономико-математических методов и моделей
и т. п. Их прямое назначение — повышение
эффективности управления. Функции же
С. о. д. — сбор, хранение, поиск, обработка
необходимых для выполнения этих расчётов
данных с наименьшими затратами. При создании
АСОД ставится задача отобрать и автоматизировать
трудоёмкие, регулярно повторяющиеся
рутинные операции над большими массивами
данных. С. о. д. — это обычно часть и первая
ступень развития АСУ. Однако С. о. д. функционируют
и как независимые системы. В ряде случаев
более эффективно объединять в рамках
одной системы обработку однородных данных
для большого числа задач управления,
решаемых в разных АСУ; создавать С. о.
д. коллективного пользования.
Первые С. о. д. начали создаваться
в США в 50-х гг. 20 в., когда выяснилась нецелесообразность
использования ЭВМ для решения отдельных
задач, например расчёта заработной платы,
учёта товарно-материальных ценностей
и т. п., и необходимость комплексной обработки
данных, вводимых в ЭВМ.
В СССР функционирует ряд крупных
С. о. д., чаще всего входящих в АСУ как основная
часть. Таковы системы, созданные на крупных
промышленных предприятиях: «Фрезер»,
«Калибр», ЗИЛ, Львовский телевизионный
завод, Донецкий завод им. XV-летия ЛКСМУ
и др. С. о. д. получают распространение
не только на промышленных предприятиях,
но и в плановых и статистических органах,
в министерствах и банковских учреждениях,
в материально-техническом снабжении
и торговле. Их внедрение создаёт предпосылки
для развития АСУ.
Опыт создания и эксплуатации
С. о. д. позволил определить основные принципы
их построения и методы разработки. Важнейшим
из них является принцип интеграции. Он
состоит в том, что обрабатываемые первичные
данные вводятся в С. о. д. один раз; решаемые
в С. о. д. задачи взаимно увязываются т.
о., чтобы первичные данные и данные, являющиеся
результатом решения одних задач, использовались
как исходные для возможно большего числа
др. задач. Тем самым устраняется дублирование
операций сбора, подготовки и контроля
данных и обеспечивается их комплексное
использование, что приводит к снижению
удельных затрат на получение необходимой
информации и повышению эффективности
С. о. д.
С принципом интеграции тесно
связан принцип централизации обработки
данных. При создании С. о. д. большая часть
информационных работ изымается из ведения
соответствующих подразделений и концентрируется
в едином информационно-вычислительном
центре (ИВЦ) или небольшом числе таких
центров. При этом на ИВЦ создаются крупные
массивы данных, которые могут быть предметом
комплексной (интегрированной) обработки.
Для ведения и оптимального использования
этих массивов в составе С. о. д. создаются
специальные информационно-поисковые
системы — автоматизированные банки данных
(АБД). В АБД поступают данные многократного
применения, и здесь в соответствии с графиком
работы С. о. д. из них комплектуются рабочие
массивы под решаемые задачи, а также выдаются
справки по запросам. Централизация обработки
данных при создании С. о. д. предполагает
обычно перестройку организационной структуры
управления.
Принцип системной организации
технологического процесса состоит в
том, что при создании С. о. д. необходима
комплексная механизация и автоматизация
операций на всех этапах сбора и обработки
данных, сопряжения применяемых технических
средств по пропускной способности и другим
техническим параметрам. В противном случае
единый технологический процесс разрывается
и эффективность С. о. д. резко снижается.
Разработке С. о. д. предшествуют
возможно более детальное обследование
и анализ управляемого объекта, задач
и структуры управления, содержания и
потоков информации. На основе анализа
материалов обследования разрабатывается
информационная модель С. о. д., фиксирующая
связь между задачами обработки данных
и новые потоки информации. По определяемым
на основе информационной модели С. о.
д. объёмам перерабатываемых, хранимых
и передаваемых данных производится выбор
технических средств и разрабатывается
технология С. о. д. Обязательным условием
успеха в создании С. о. д. является участие
наряду со специалистами руководящих
и др. работников, непосредственно занятых
решением задач управления на всех этапах
разработки и внедрения С. о. д.
Первичная
информация в информационных системах.
ПРОЦЕССЫ СБОРА ДАННЫХ
Для регистрации любой хозяйственной
операции, т.е. для получения первичных
(исходных) сведений о процессах, протекающих
в объекте управления, необходимо выполнять
такие действия, как идентификация, измерение,
привязка ко времени.
Идентификация. Идентификатором
называется комбинация символов, сопоставленная
с объектом идентификации и однозначно
отличающая его от любого другого объекта.
Образно говоря, идентификатор — это уникальное
имя объекта.
Идентификация — это действие, процесс,
в результате которого устанавливают
(узнают, определяют) идентификатор объекта.
Применительно к автоматизированной системе
обработки данных следует различать две
стороны этого процесса. Во-первых, необходимо
узнать (определить, распознать) значение
идентификатора объекта. Во-вторых, требуется
это значение представить в машинной форме,
т.е. ввести в СОД.
Для повышения эффективности СОД важно
найти способы идентификации, которые
позволяли бы получать идентификатор
сразу в машиночитаемой форме.
Измерение. Собственно
измерение — процесс, суть которого хорошо
известна. Однако конкретные формы его
весьма разнообразны, так как они зависят
от вида, физической сущности объекта
измерения, требуемой точности измерения,
подлежащих измерению количеств и т. д.
Привязка ко времени. Этот элемент
формирования документов и сообщений
выполняется либо самым традиционным
способом (человек смотрит на календарь,
на часы и вручную заносит данные в документ),
либо с помощью специальных устройств,
которые автоматически заносят дату и
время в документ или на носитель.
ТРЕБОВАНИЯ К ПРОЦЕССУ СБОРА
ПЕРВИЧНЫХ ДАННЫХ
Процесс получения первичных данных
имеет ряд характерных черт, которые необходимо
учитывать при создании любой СОД. Пренебрежение
Ими может привести к тому, что программы
и производительная вычислительная техника
не принесут желаемого результата.
Прежде всего следует учитывать, что
сбор данных есть обычный трудовой процесс,
и как таковой он требует затрат сил, времени
и определенной квалификации.
Чтобы СОД объективно отражала результаты
хозяйственной деятельности, первичные
документы должны точно описывать хозяйственные
операции, т.е. первичная информация должна
быть достоверной и своевременной.
Достоверность. Ошибки
в данных могут возникнуть вследствие
разнообразных причин: погрешности измерений,
ошибки при записи измерений в промежуточный
документ, ошибки при считывании данных
из промежуточного документа при вводе
их с клавиатуры, преднамеренное искажение
данных, ошибки при идентификации объекта
и субъектов хозяйственной операции и
др. Любая ошибка приводит к тем или иным
нежелательным последствиям, в том числе
и к материальным потерям.
Трудоемкость. Трудозатраты
на сбор первичной информации весьма значительны.
Для их сокращения предпринимаются различные
меры. Частично эта цель достигается попутно
с реализацией мер по повышению достоверности
данных. Так, замена процедуры ввода идентификаторов
с клавиатуры их считыванием с магнитных
карт или считыванием штрих-кодов одновременно
снижают и трудоемкость этой операции.
Для снижения трудозатрат используются
и разнообразные аппаратные средства,
обеспечивающие удешевление процессов
измерения и счета. Конкретные формы таких
средств в решающей степени определяются
видом объектов, подлежащих измерению
и счету.
СРЕДСТВА СОСТАВЛЕНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ
ДОКУМЕНТОВ
Для документального оформления информации,
обращающейся в информационной системе,
используются разнообразные приемы и
средства: пишущая ручка (перьевая, шариковая
и т.п.), пишущие машинки, бланки и др.
Многие документы оформляются в нескольких
экземплярах, так как в них заинтересованы
сразу несколько человек. Чтобы получить
много экземпляров документа, используются
разные приемы и средства: копировальная
бумага, копировально-множительная техника.
На сегодня в мире известны и используются
сотни моделей копировально-множительных
устройств, различающихся принципом действия,
функциональными возможностями и эксплуатационными
характеристиками.
СРЕДСТВА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА
ДАННЫХ
Для систематизации и хранения
бумажных документов применяют
разнообразные средства оргтехники.
Несмотря на кажущуюся архаичность
многих из них, они будут необходимы
в делопроизводстве, пока не совершится
полный переход к безбумажным
информационным системам (примечательно,
что разработчики операционных систем
и прикладных программ охотно заимствуют
термины из сферы традиционного документооборота:
«книга», «папка», «картотека», «стеллажи»).
В хорошо организованном документохранилище
каждая папка закреплена за определенным
местом, стеллажу придана систематизированная
опись-путеводитель.