Контроль и ревизия

1.Контроль и ревизия кассовых операций.

Взаимоотношения между  организациями, возникающие в ходе осуществления хозяйственной деятельности, основываются на различных денежных расчетах в процессе заготовления, производства и реализации товаров, продукции, работ или услуг. При этом денежные средства в организациях могут находиться в форме наличных денег в кассе, храниться в банке на расчетных счетах, на специальных счетах, а также, использоваться в виде аккредитивов, лимитированных и других чеков. Расчеты наличными деньгами между организациями носят ограниченный и строго регламентированный характер.                                                                                                                                                                                                                                                                                 

Нарушение порядка ведения  кассовых операций может привести к  наложению на организацию крупных  штрафных санкций и, как следствие, ухудшению ее финансового положения. Кроме того, сохранность наличных денежных средств во многом зависит от уровня постановки учета и контроля на предприятии. Поэтому необходимо уделять значительное внимание вопросам бухгалтерского учета и контроля за ведением операций с наличными денежными средствами.

Ревизия позволяет выявить  существующие в организации недостатки в учете наличных денежных средств  и денежных документов, устранить  их и избежать в будущем. На основании  заключений и рекомендаций ревизор  бухгалтер имеет возможность внести исправления в регистры бухгалтерского учета и не повторить их в будущем.

1.1 Контроль кассовых операций

Важнейшим объектом бухгалтерского учета, заслуживающим  особого внимания являются кассовые операции.

Такое положение существует, в частности, потому что данные операции связаны с наличными деньгами и вероятность злоупотреблений здесь максимальна.                                                                                                                        Основные задачи контроля денежных средств, кассовых операций состоят в том, чтобы выявить состояние сохранности денежных средств, правильность и законность их использования, подлинность и достоверность совершения денежных операций, отраженных в бухгалтерском учете, соблюдение кассовой дисциплины, полноты оприходования, целевого использования и условий хранения денежных средств. Кассовые операции проверяются по кассовой книге, прошнурованной, пронумерованной, опечатанной и заверенной подписями. В ней фиксируются все факты поступления и выдачи наличных денег, по результатам которых на конец дня выводятся остатки денежных средств в кассе. Так как кассир ведет кассовую книгу в двух экземплярах под копирку (второй (отрывной) экземпляр служит отчетом кассира и сдается в бухгалтерию), то при проверке они должны совпадать. Кроме того, следует помнить, что в кассовых документах должны отсутствовать малейшие подчистки, помарки, а в кассовых ордерах – и оговоренные исправления, которые здесь не допускаются.

       Для контроля учета кассовых операций руководитель может сверить суммы поступающих и расходуемых денежных средств по каждому отчету кассира с суммами, зафиксированными в бухгалтерских регистрах. Как правило, каждому кассовому отчету соответствует одна строка журнала-ордера и ведомости по счету 50 «Касса», при этом в ведомости фиксируются поступления денежных средств (приходные кассовые ордера), в журнале-ордере – выдача денег (расходные кассовые ордера). Кроме того, может быть подвергнута проверке арифметика (полная или частичная) при подсчете оборотов. На конец отчетного периода сальдо является разницей суммы оборотов поступления и выдачи наличных денег и полученная сумма в кассе денежных средств, заносится в актив баланса по строке «Касса».

 На небольших предприятиях часто главный бухгалтер выполняет обязанности кассира, но при невнимательном обращении руководителя с печатью и образцами своей подписи возможны некоторые злоупотребления: оформление документов на выдачу денег и передача средств подставному лицу. При имеющемся свободном доступе к кассовым документам и бухгалтерским регистрам можно легко осуществить подтасовку и оформление несуществующих документов. Во избежание этого, а также для взаимного контроля рекомендуется поручить обязанности кассира другому лицу и не ставить печати и подписи на незаполненных бланках.

Кроме того, следует проверить работу бухгалтера на предмет правильного  отнесения затрат по выплате средств  из кассы на себестоимость. Наличие  таких фактов влечет за собой обнаружение  скрытой от налогообложения прибыли.

При этом следует помнить, что с кредита счета по учету средств в кассе на затраты производства не должны относиться суммы выплаченных премий, пособий по соцстраху и других выплат, производимых за счет специальных фондов, а также единовременных поощрений и пособий работникам за выполнение важных заданий, по поводу ухода на пенсию и другие, материальной помощи – данные затраты должны быть отнесены на уменьшение прибыли, оставленной в распоряжении предприятия после уплаты налогов.

Но эти факты на данном этапе  могут быть выявлены лишь в исключительных случаях выплаты соответствующих средств без их начисления (в остальных случаях проверить соответствующие операции по счетам 70 «Расчеты по оплате труда», 73 «Расчеты по прочим операциям», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», а также по счетам учета затрат не производство).

1.2Ревизия кассовых операций.

        Учет кассовых операций осуществляется согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ, утвержденному Решением Совета Директоров ЦБ РФ 22.09.93 № 40 (далее — Порядок). Данный документ действует в отношении предприятий, учреждений и организаций независимо от их организационно-правовых форм и сферы деятельности (п. 1 Порядка). Однако Центробанк распространил его действие также на индивидуальных предпринимателей (Указания Банка России от 17.07.2006 № 08-17/2540). Поэтому предприниматели должны вести учет кассовых операций в соответствии с Порядком и осуществлять кассовые операции согласно установленным требованиям. 
        Чтобы осуществлять расчетно кассовые операции наличными деньгами, все организации и индивидуальные предприниматели должны иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме (п. 3 Порядка). Прием наличных денег производится с обязательным применением контрольно-кассовой техники. 
       Документальное оформление кассовых операций осуществляется в соответствии с постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88. Учет кассовых операций отражается в унифицированных формах, утвержденных данным документом. Осуществляя кассовые операции, организации и  индивидуальные предприниматели заполняют:

-приходный кассовый ордер (форма  № КО-1);

-расходный кассовый ордер (форма  № КО-2);

- журнал регистрации приходных  и расходных кассовых документов (форма № КО-3);

-кассовая книга (форма № КО-4);

-книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5);

        К приходным кассовым операциям относятся действия, связанные с получением наличных денег в кассу. Кассовые операции по приему наличных денег ведутся в соответствии с пунктом 13 Порядка. При приеме денежных билетов и монет кассиры обязаны руководствоваться установленными Центробанком России Признаками и правилами определения платежности банковских билетов (банкнот) и монет Банка России (Приложение № 1 к Порядку). Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя организации или индивидуального предпринимателя. О приеме денег выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписями главного бухгалтера и кассира, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата. 
       Кассовые операции по выдаче денежных средств оформляются согласно пункту 14 Порядка. Наличные деньги выдаются из касс по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам с наложением на них штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег подписываются руководителем либо индивидуальным предпринимателем, главным бухгалтером или лицами на это уполномоченными. 
      Все расчетно кассовые операции наличными деньгами учитываются в кассовой книге (п. 22 Порядка). Каждая организация или индивидуальный предприниматель ведут только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя или индивидуального предпринимателя и главного бухгалтера. 
       Ведя учет кассовых операций, руководители или индивидуальные предприниматели обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи в временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из банков и сдаче в банк. Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс прописаны в Приложении № 3 к Порядку. 
      Контроль кассовых операций, а также ответственность за соблюдение Порядка возлагается на руководителей либо индивидуальных предпринимателей, главных бухгалтеров и кассиров.В сроки, установленные руководителем или индивидуальным предпринимателем, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассовых операций и кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе (п. 37 Порядка). Ревизия кассовых операций и кассы производится на основании приказа руководителя или индивидуального предпринимателя, которым назначается комиссия.Если в организации или у индивидуального предпринимателя осуществляется автоматизация кассовых операций, дополнительно проверяют правильность работы программных средств, с помощью которых обрабатываются кассовые операции и документы (п. 37 Порядка). При желании организации и индивидуальные предприниматели могут установить видеоконтроль кассовых операций. 
Ревизия расчетов с подотчетными лицами

 
1) Ревизия командировочных расходов. Для отражения расчетов с командированными  лицами используются следующие  регистры синтетического и аналитического  учета:

-Главная книга;

-Журнал-ордер №7;

-Журнал ордер №1;

-Кассовая книга.

Ревизор проверяет правильность оформления и использования типовой формы  командировочного удостоверения: наличие  необходимых реквизитов, указание цели командировки, наличие отметок о  прибытии и выбытии, заверенных печатью организации, в которую командирован работник. Ревизор проверяет правильность определения срока командировки, законность ее продления, правильность подсчета дней (полных суток) пребывания в командировке, правильность возмещения документально подтвержденных расходов (проезд, жилье, суточные). Дополнительные расходы (сауна, питание) должны быть санкционированы руководителем. Ревизор проверяет наличие и правильность ведения журнала регистрации командировок лиц, отбывающих и прибывающих в командировки в данную организацию.

 
2)Ревизия хозяйственных расходов.

 
Ревизия подотчетных сумм тесно  связана с ревизией кассовых операций и проводится чаще всего одновременно.

Ревизию расчетов с подотчетными лицами целесообразно начинать с установления остатков задолженности этих лиц на конец ревизуемого периода. Для этого проводят инвентаризацию подотчетных сумм. 
Проверяется соответствие сумм, выданных подотчетным лицам из кассы организации путем сличения данных журналов-ордеров №1 и №7 за каждый месяц, а также соответствие сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и данными Главной книги за каждый месяц. 
Проверяется соответствие сумм в представленных оправдательных документах и отраженных в авансовых отчетах, а также аналитических данных журнала-ордера №7 с авансовыми отчетами за конкретный период. 
Проверяются расходы на закупку материальных ценностей по оправдательным документам, правильность их заполнения (накладные, счета, товарные и кассовые чеки, приходные и расходные кассовые ордера, акты закупки). 
 
Ревизор обращает внимание на контроль в бухгалтерии выдачи денег подотчетным лицам только в пределах потребности.

 
Необходимо проверить, не числится ли задолженность по подотчетным  суммам на конец проверяемого периода  за лицами, которые на момент ревизии  уволены из организации.Ревизор проверяет, не было ли незаконных закупок материалов и инвентаря по завышенным ценам у частных лиц без накладных и товарных чеков. Если указанные ценности сразу списывались на издержки обращения, то проверяют обоснованность такого списания.Чаще встречаются нарушения: 
· Выдача денег под отчет лицам, не являющимся работниками организации; 
· Выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся по ранее полученным авансам;   
· Выдача денег на хозяйственные расходы лицам, не указанным в утвержденном списке организации;

· Несвоевременное предоставление отчета об израсходованных подотчетных  суммах.

3) Ревизия представительских расходов.

При такой ревизии  проверяется правильность их оформления. Включение представительских расходов в себестоимость продукции (работ, услуг) разрешается только при наличии первичных учетных документов, в которых указаны дата и место проведения деловой встречи (приема), приглашенные лица, участники со стороны организации, конкретное назначение и величина расходов. 
 
К документам по оформлению представительских расходов относятся программа приема с указанием состава участников, плановая смета расходов, отчет о производственных расходах, первичные учетные документы, подтверждающие такие расходы (товарные и кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, авансовый отчет).

Фактические расходы, отнесенные на себестоимость продукции для  целей налогообложения, не должны превышать  предельных размеров, установленных  Минфином РФ.

2. Контроль и ревизия  операций по счетам в банках.

2.1 Контроль операций  по счетам в банках.

Ревизия выступает одним  из важнейших методов финансового  контроля и представляет проверку финансово-хозяйственной  деятельности предприятий и организаций  за отчётный период.

Ревизия по времени осуществления  относится к последующему контролю и проведению путём сплошной или выборочной проверки совершённых хозяйственных операций по данным первичных документов, записей в учётных регистрах и отчётности. Она объединяет в себе фактический и документальный контроль, что позволяет наиболее полно и глубоко проверить результаты производственной и хозяйственно-финансовой деятельности предприятий (объединений), организаций и учреждений, эффективность использования находящихся в их распоряжении материальных, финансовых и трудовых ресурсов.В ходе ревизии изучаются все стороны хозяйственно-финансовой деятельности проверяемых предприятий, организаций и учреждений, что не является обязательным, при осуществлении других способов хозяйственного контроля.                                                                                                                                     В отличие от других способов хозяйственного контроля - ревизия имеет чёткий правовой статус, определяющий границы её распространения, сроки проведения, права и обязанности лиц, проводящих ревизию и должностных лиц, деятельность которых проверяется, порядок оформления и рассмотрения результатов ревизии.

Следовательно, ревизия - это способ последующего контроля за производственной и хозяйственно-финансовой деятельностью предприятий (объединений), организаций и учреждений, в процессе, которого устанавливаются законность, достоверность и экономическая целесообразность совершённых хозяйственных операций, ведения бухгалтерского учёта в соответствии с действующими положениями и нормативно-законодательными актами, а также достоверность учётных и отчётных показателей.