Организация как функция управления

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Жизнь человека – бесконечная цепочка его деятельности, которая бывает индивидуальной и коллективной, физической и интеллектуальной, инициативной и принудительной, экономической, политической, организационной и т.д.

Возможна ли была бы эта деятельность, если бы она не была организована? Чтобы деятельность организовать, необходимо, прежде всего, представить себе ее результат, уметь контролировать ее ход, иметь в деятельности свой интерес.

Значит, деятельностью надо управлять, при этом всякая деятельность человека нуждается в управлении. Усложняется деятельность – возрастает роль управления, и чем сложнее труд – больше задействовано работников, острее конкуренция, грандиознее планы, сложнее проблемы – тем больше управление превращается в профессиональное.

Управление присуще как обществу, так и отдельным его элементам – городу, организации, коллективу. Необходимость управления вытекает из потребностей людей общаться и обмениваться продуктами своего труда, а также из объективного процесса деления труда на производственный и согласующий.

 

 

1. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ЧЕЛОВЕКА И ПОТРЕБНОСТЬ В УПРАВЛЕНИИ

Первый шаг в понимании сути управления состоит в осмыслении того, что управление есть вид деятельности, который выделился в процессе разделения труда. Общие закономерности управления выявлены кибернетикой – наукой об общих принципах и методах управления сложными системами в природе, обществе, технике. Управление есть элемент и одновременно функция организованных систем различной природы – технических, биологических, социальных, обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание режима, реализацию цели деятельности.

В настоящее время существует несколько подходов в понимании сути управления:

– управление как организация производственной деятельности, где главную роль играет технология производства;

– управление как движение информации от входа системы к выходу, превращение ее от исходной в командную;

– управление как единство управляемой и управляющей подсистем с отлаженной обратной связью;

– управление как специфический вид деятельности, возникший как потребность и необходимое условие успешной деятельности.

Таким образом, управление – это целенаправленное воздействие, необходимое для согласования совместной деятельности людей. Воздействие – это влияние на деятельность человека, которое согласует его труд с деятельностью других людей и ведет к достижению общей цели. Воздействия могут быть и в виде принуждения (приказ, распоряжение), и в виде рекомендаций. Считается, что оно может быть формальным и неформальным, прямым и опосредованным, жестким и мягким, случайным и плановым, принудительным и мотивирующим и т.д. Успех управления определятся искусством выбора вида воздействия. Каково же содержание понятие «управление»?

 

2. МЕСТО ФУНКЦИЙ В УПРАВЛЕНЧЕСКОМ ПРОЦЕССЕ

 

Изучение процесса управления с точки зрения его функций – это ключ к раскрытию содержания управленческой деятельности. Управление как целенаправленное воздействие, необходимое для согласования совместной деятельности людей предусматривает выполнение различных видов деятельности.

Функция понимается как исполнение, как круг деятельности. Основные функции управления – это такие виды деятельности, которые отражают в своей совокупности содержание и реальность воздействия на объект управления. Можно сформулировать следующее определение:

функция управления – объективно обусловленный вид управленческой деятельности, являющийся содержательным компонентом процесса управления.

Смысл функции состоит в выражении содержания управленческого воздействия.

Функции управления занимают определенное место в структуре управленческих отношений, к которым относятся: субъект и объект управления, законы и принципы управления.

Возникновение функций управления, как уже отмечалось, есть результат разделения общего управленческого труда, что позволило на определенное время значительно повысить его эффективность. Степень разделения общественного труда всегда являлась ведущим фактором развития производства. Для простого труда достаточно общего управления, однако по мере развития производства это простое звено специализируется, т.е. выделяются специализированные виды труда и специализированные функции управления им.

Один из первых исследователей функций управления Анри Файоль не дал их четкого определения.

Он выделил 14, основных выделил пять: предвидение, планирование, организация, координация и контроль. М.Х.Мескон, представитель американской школы менеджмента, выделил четыре основных функции управления – планирование, организация, координация и контроль.

Планирование – это гипотезы, концепции, прогнозы, программы, планы.

Организация – это процесс, система, структура, технология, ресурсы, информация, методы.

Координация – это согласования, сбалансирование, равновесие, резервирование.

Контроль – это нормы, правила, инструкции, технологии, анализ.

В настоящее время в теории управления общепризнанными являются следующие положения:

– выделение в управлении отдельных функций есть объективный процесс, обусловленный развитием производства и усложнением процесса управления;

– научной основой формирования и развития функций управления является разделение общественного труда вообще и в управленческой сфере в частности;

– движущей силой трансформации функций управления была и остается необходимость повышения эффективности производства.

Теория управления устанавливает, что необходимо различать функции управления, функции органов управления и конкретные функции управленческого персонала. Функции управления первичны и являются исходными для определения функций органов управления и персонала. Все функции управления взаимосвязаны, взаимообусловлены и отражают внутреннюю логику системы управления.

В зависимости от специфики отрасли хозяйствования функции управления могут реализоваться в разном объеме и различными субъектами управления. Полнота реализации функций зависит от их ресурсного обеспечения. Функции дифференцируются по уровням управления, и в разных странах по названию и содержанию существенно отличаются друг от друга. Реализуются функции в системе управления.

 

3. ОРГАНИЗАЦИЯ КАК ФУНКЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Для достижения поставленных целей и реализации намеченных планов необходима организация. Основной задачей организации как функции управления является формирование структуры объекта и обеспечение его всем необходимым для нормальной работы.

Для специалиста в области управления организация как функция – это сознательно формализованная структура должностных обязанностей с распределением заданий, полномочий, ролей, ответственности, ресурсов и т.д. Совместная работа отдельных работников будет эффективной только тогда, когда каждый хорошо понимает свои функции.

Организация как функция управления должна содержать:

– наличие целей, что является результатом реализации функции планирования;

– четкое определение и распределение обязанностей, зафиксированное в должностных инструкциях;

– систему обеспечения исполнителя ресурсами, в том числе и в первую очередь информационными;

– формы предоставления определенной свободы действий исполнителям.

Организационная деятельность – это, прежде всего процесс группировки различных видов деятельности, необходимых для достижения поставленных целей: кто и что делает, кто кому подчиняется, кто где получает информацию, кому отдает результаты и т.д.

Существует два основных принципа рациональной организации как управленческой функции:

принцип единства целей, суть которого состоит в том, что организация деятельности работников должна способствовать их сотрудничеству в достижении общей цели;

принцип эффективности, заключающийся в том, что организация деятельности работников должна способствовать достижению цели в заданные сроки с наименьшими затратами.

При этом возможно говорить об индивидуальной эффективности, отражающей уровень выполнения задач конкретным специалистом; о групповой эффективности, которая отражает уровень выполнения задач группой специалистов; общей эффективности работы организации, отражающей в себе синергетический эффект.

Организация как функция управления выполняется непрерывно, многие вопросы решаются одновременно по горизонтальному и по вертикальному уровню. Упрощенно этот процесс выглядит следующим образом: –

установление общих целей для данного периода; –

подготовка конкретных планов работ; –

формирование ресурсного обеспечения для выполнения мероприятий плана; –

наделение исполнителей полномочиями; –

координация деятельности исполнителей.

Теория управления, рассматривая «организовывание» как функцию управления, рассматривает вопросы диапазона и уровней управления. В каждом конкретном случае должно быть определено, каким количеством подчиненных может и должен управлять руководитель. Существует три уровня управления – высший, средний и низший. По мере увеличения уровня управления повышается сложность управления, ответственность за принятие решений, повышаются требования к руководителю, усложняется координация. Устойчивой тенденцией последних лет стало стремление организаций к уменьшению количества уровней управления, что объясняется следующими причинами: наличие большого количества уровней дорого обходится организации, усложняет взаимосвязи и искажает информацию, усложняет управленческий контроль.

Расчеты и исследования показали, что на высшем уровне число подчиненных должно быть в диапазоне 4-8, на низшем – 15-20. Что влияет на диапазон управления? Это прежде всего умение четко делегировать полномочия, обеспеченность техническими средствами передачи информации, наличие способностей у подчиненных работать групповыми методами. Считается, что в группах более 10 человек происходит деление коллектива на подгруппы, увеличивается число разногласий и согласований и сложность принятия решений.

Количество уровней управления влияет на такой элемент теории управления, как управляемость.

Управляемость – реакция управляемой системы на воздействия управляющей. Это характер восприятия коллективом решений, принимаемых руководителем. Существует различные виды реакции на управленческое воздействие: бездействие, формальное безынициативное действие, противодействие, активность, дополнительная деятельность, энтузиазм. Все это проявление низкой или высокой управляемости, которая зависит, безусловно, и от принятой системы мотивации, и от профессионализма руководителя. Теория управления определяет: чтобы поднять качество управления, надо, прежде всего, поднять управляемость, которая будет выше там, где управление носит инновационный, стратегический, демократический и профессиональный характер.

В начале ХХ столетия организационным проблемам уделялось особенно много внимания, что связано с социальными революциями в странах Европы. В России науку об организации создавал А.А.Богданов, дав ей название «тектология». Поборником научной организации труда в России был П.М.Керженцев, создавший лигу НОТ, организовав несколько всероссийских конференций по проблемам организации труда. Был создан Центральный институт труда, возглавляемый А.К.Гастевым, просуществовавший три года.

Однако руководители российского государства уникально понимали роль руководителя. Вот, например, что писала «Экономическая газета» в середине 60-х годов: «Если будешь искать директора, который знает все машины, то толку не будет. Если директор настоящий коммунист, то он через три месяца будет знать что нужно. Директор – это, прежде всего большой политический работник на предприятии. Если он правильно организует массы, советуется с массами, опирается на массы, то он любое задание выполнит». Такая политика и привела в России к командно-административному типу управления, когда организаторским мастерством считалось умение договориться, получить меньше заданий и больше ресурсов.

Таким образом, взаимоотношения людей нуждаются в организации в рамках любых форм собственности. Рациональная, или научная организация – это наличие четких целей, определение основных обязанностей при определенной свободе действий, своевременное обеспечение информацией. Основной принцип рациональной организации – единство целей.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

На протяжении веков рассмотренный механизм управления в обществе работал. Вся масса населения делала то, что им предписывали (показывали) управленцы. Это происходило в точном соответствии с законом синхронизации, согласно которому все особи в живых системах делают то, что делают одновременно 5-10% их сородичей. Люди здесь не являются исключением.

Однако в наше время управление по господствующей библейской концепции становится невозможным. Дело в том, что в ХХ1 веке впервые наступает такой момент, когда неизменный период смены поколений (в среднем 25-30 лет) превысил длительность постоянно уменьшающего периода смены господствующих в обществе технологий. Сейчас необходимо пополнять свои знания непрерывно.

Нельзя научиться на всю жизнь, надо постоянно переучиваться.

Отсюда - необходимость, по крайней мере для развитых стран, смены механизма управления. От его организации в прошлом с четко отделяемыми субъектами и объектами управления необходимо переходить к системам, где бы субъект и объект управления были слиты друг с другом, существовали бы не в борьбе, а в единстве друг с другом. Чем более развито (в смысле методологического образования) общество, сообщество, группа, тем более этот переход становится возможным и необходимым.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

1. Беляев, А.М. Производственный менеджмент: Учебник для бакалавров / И.Н. Иванов, А.М. Беляев, В.В. Лобачев; Под ред. И.Н. Иванов. - М.: Юрайт, 2013. - 574 c.
2. Гайнутдинов, Э.М. Производственный менеджмент: Учебное пособие / Э.М. Гайнутдинов, Л.И. Поддерегина. - Мн.: Вышэйшая шк., 2010. - 320 c.
3. Ситников, С.Г. Производственный менеджмент на предприятиях электросвязи: Учебное пособие для вузов / С.Г. Ситников. - М.: Гор. линия-Телеком, 2013. - 276 c.
4. Фатхуддинов, Р.А. Производственный менеджмент : учебник / Р.А. Фатхуддинов. – 4-е изд. – М., 2011.
5. Управление организацией : учебник / под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Соломатина. – 2-е изд. – М. : Инфра-М, 2010.
6. Фатхуддинов, Р.А. Организация производства : учебник / Р.А. Фатхуддинов. – М. : Инфра-М, 2010.
7. Шемякина, Т.Ю. Производственный менеджмент: управление качеством (в строительстве): Учебное пособие / Т.Ю. Шемякина, М.Ю. Селивохин. - М.: Альфа-М, НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 272 c.