Планирование времени руководителей и специалистов

Введение

   Время - это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги; самый негибкий элемент нашего существования. Фактор времени - это ресурс, который тем  дороже обходится руководителю, чем  неэффективнее он его использует. Порой руководителю или специалисту, чтобы работать значительно эффективнее, не требуется больше профессиональных знаний и способностей, чем у него есть в данный момент. А надо только усовершенствовать свои практические навыки в работе, устранить имеющиеся  недостатки, позаботиться о более  эффективном использовании рабочего времени.

   По  мнению специалистов, время в организации  стоит на одном месте с основными  фондами, рабочей силой, сырьем. Но, если оборудование можно купить, сырье  и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго  разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные  в это время возможности, невозможно выполнить дела, если условия, в которых  они решаются, поменялись. Рабочее  время большинства современных  руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все  же часто не удается завершить  все намеченные дела к заданному сроку.

      Цель реферата: изучить планирование и эффективность рабочего времени руководителя. 
 
 
 

   1. Фактор времени в организации труда

   Предпосылками планирования времени являются тщательное документирование и контроль за его использованием, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять на те или иные работы, а также согласование своих действий с подчиненными и коллегами.

   Этот  процесс исходит из следующих  моментов:

   1. Реальность, точное определение  сроков выполнения работ и  необходимого для этого времени.  Для этого работы делятся на:

   — периодически повторяющиеся с определенным циклом, или ритмом (здесь возможна максимальная степень точности);

   — повторяющиеся не периодически, например командировки (здесь возможно достаточно точное планирование);

   — работы и задачи, ранее не выполнявшиеся (их трудно предусмотреть, а поэтому  нужно резервировать достаточное  время, в том числе и за счет сокращения его для других работ и перенесения несрочных на более поздние сроки).

   2. Резервирование времени для проведения  конкретных видов работ (совещаний,  участия в комиссиях, личных  беседах и консультациях, приема  посетителей, повышения квалификации, командировок, обхода организации  и пр.).

   3. Установление для регулярно повторяющихся  и рутинных работ строго определенного  время выполнения.

   4. Увязка работ между собой, группировка  и объединение близких работ,  так чтобы они выполнялись  друг за другом.

   5. Учет индивидуальной работоспособности  сотрудников, утомляемости

   Элементы  системы организации труда

   К числу элементов организации  труда руководителей и специалистов, раскрывающих ее содержание, следует  отнести:

   - организацию труда в коллективе (разделение труда, регламентация  труда по содержанию, регламентация  труда по времени), выбор систем  и методов работы;

   - специфические проблемы организации  личного труда (планирование и  распределение рабочего времени,  управление потоком посетителей,  индивидуальный рабочий стиль,  рациональное ведение корреспонденции  и т.д.);

   - организацию использования средств  вычислительной и оргтехники;

   - мероприятия по охране труда,  обеспечивающие безопасные условия  как для самого исполнителя,  так и для окружающих его  людей;

   - мероприятия по укреплению дисциплины  труда и устранению потерь  рабочего времени;

   - создание материальной и моральной  заинтересованности в улучшении  как индивидуальных, так и коллективных  результатов труда;

   - повышение квалификации и культурно-технического  уровня работающих;

   - регламентирование труда и отдыха;

   - производственную эстетику, устройство, оснащение рабочих мест и правильное  их обслуживание.

   Перечисленные выше общие для любого объединения  работников элементы системы организации  труда на различных предприятиях и в разных социально-экономических  условиях реализуются по-разному. Однако их успешная реализация во многом базируется на умении руководителей и специалистов правильно организовать свой труд.

   Важным  критерием эффективной организации  труда руководителя (специалиста) является устранение дефицита рабочего времени. Дефицит времени - это одна из тех  проблем, которые больше всего тревожат руководителей и специалистов разных рангов, так как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль. Время представляет собой ресурс, которым каждый руководитель (специалист) обладает в абсолютно равных количествах. Для каждого руководителя или  специалиста в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым располагает. В этой связи  решающее значение для устранения недостатков  в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование  руководителем (специалистом) своего рабочего времени.

   Необходимость учета затрат рабочего времени сегодня  признается практически всеми руководителями и специалистами. На практике, однако, мало кто из них реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке и бесплановости в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде. Основная причина того, что  учет затрат рабочего времени не находит  широкого применения в практике работы руководителей (специалистов), состоит  в отсутствии навыков к этому.

   Проектирование  рациональной организации труда  руководителя (специалиста) требует  учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем и изучения структуры его затрат. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы. Без учета и анализа использования рабочего времени составленные руководителем планы личной работы оказываются оторванными от реальных условий. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

   2. Изучение организации труда

   Для изучения содержания труда и структуры  затрат рабочего времени руководителей  могут быть использованы следующие  методы: анкетный и устный опросы, наблюдения.

   Анкетный  и устный опросы проводятся с целью  изучения существующего состояния  организации труда и использования  рабочего времени, а также для  изучения мнения сотрудников о необходимости  проведения специальных мероприятий, способствующих повышению эффективности  и улучшению условий труда.

   Рационализация  трудовых процессов, установление технически обоснованных норм времени основывается на всестороннем изучении производственных и управленческих процессов, исследовании взаимодействия элементов, их составляющих, выявлении потерь и нерациональных затрат рабочего времени.

   На  практике изучение затрат рабочего времени  руководителей и специалистов наиболее часто осуществляется с помощью  специальных наблюдений, результаты которых служат для: совершенствования  организации труда и производства; разработки норм и нормативов времени; выявления потерь и непроизводительных затрат рабочего времени; установления причин невыполнения или перевыполнения норм.

   Наблюдения  для изучения затрат рабочего времени  различаются по видам, методам и  способам проведения, а также по способам регистрации и формам записи результатов. В зависимости от цели изучения затрат рабочего времени различают  следующие виды наблюдений: фотография рабочего времени, хронометраж и  фотохронометраж. Характеристика данных видов наблюдений представлена в  табл. 1. В практике нормирования труда  сегодня наиболее часто используется метод фотографии рабочего времени.

   Таблица 1

   Виды  наблюдений и их характеристика

   Независимо  от используемого вида наблюдения, его практическая реализация предполагает осуществление следующих этапов: подготовка к наблюдению; проведение наблюдения; обработка данных; анализ результатов и подготовка организационно-технических  предложений в соответствии с  целью проводимых исследований. Содержание работ на каждом из этапов во многом зависит от выбранного объекта или  метода наблюдений.

   После завершения наблюдения зарегистрированные данные должны быть систематизированы  и проанализированы в соответствии с целью проводимого исследования. Содержание анализа - это область  организации личной работы руководителя (специалиста). Технические приемы и  средства анализа базируются на аппарате математической статистики, элементах  графических методов и основаны на суммировании данных о затратах времени по различным статьям  номенклатуры работ.

   Для обеспечения возможности анализа  затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Классификационные  группы затрат рабочего времени руководителя (специалиста) определяются в зависимости  от выбранного критерия. В качестве критерия могут выступать следующие  факторы: характер выполняемых работ; функции руководства коллективом; место выполнения работы; форма работы; методы выполнения управленческих операций. 

   Используя данные о структуре затрат, можно  провести анализ соответствия фактических  затрат рабочего времени планируемым, а также определить потери рабочего времени с точки зрения достижимости намеченных целей. Нетрудно определить пропорцию, в которой время расходуется на получение необходимой информации, распределение заданий и передачу полномочий, проведение совещаний, телефонные разговоры, на прочие вопросы, не подлежащие классификации. Можно определить, сколько времени тратит руководитель на каждый вид работы, связанный с установившейся практикой или с решением повторяющихся задач, и сколько на одноразовые действия, собственно административную работу.

   В процессе аналитической работы по изучению затрат рабочего времени важно получить ответы на ряд вопросов, которые  приведены ниже.

   Сколько времени тратится на выполнение специально выделенных работ? Для этого необходимо просуммировать время, потраченное  на выполнение важнейших работ по дням и за весь период наблюдений. Выделенные важнейшие задачи могут быть важными  для конечных или промежуточных  результатов работы или стоять под  особым контролем руководителя.