Системный подход к управлению организацией в современных условиях

3) Потребители. Существование строительной организации зависит от её способности находить потребителя результатов её деятельности и удовлетворять его запросы.

Необходимо удовлетворять потребности покупателей, влиять на взаимодействие ОАО «МегаСтрой» с поставщиками материалов и трудовых ресурсов. От реакции на конкуренцию зависят такие внутренние факторы, как условия работы, оплата труда и характер отношений руководителей с подчиненными.

Фирма существует и тем более процветает до тех пор, пока есть потребитель, пока она удовлетворяет его потребности. Это утверждение справедливо не только для бизнеса. Основная цель государства - оказывать услуги своим гражданам по обеспечению территориальной целостности, по обеспечению их прав и свобод и многое другое. То, что граждане являются потребителями и заслуживают к себе соответствующего отношения, к сожалению, иногда не очевидно в повседневных соприкосновениях с государственной бюрократией. Тем не менее, в период выборов использование рекламы и личных встреч с избирателями служит ясным указанием на то, что кандидаты в будущие хозяева кабинетов рассматривают граждан как потребителей услуг государственных организаций.

4) Конкуренты. Это  один из внешних факторов, влияние  которого невозможно оспаривать. Руководство ОАО «МегаСтрой» четко понимает, что если не удовлетворять нужды потребителей так же эффективно, как это делают конкуренты, то долго на рынке товаров или услуг не просуществуешь. Иногда не потребители, а именно конкуренты (качеством своей продукции и своими затратами на их производство) определяют, какие продукты деятельности организация сможет продать и по какой цене.

Следует понимать, что потребители - не единственный объект соперничества организаций. Они ведут борьбу за влияние на все факторы внешней среды - трудовые ресурсы, материалы, капитал, за право на использование новых технологий. [5].

 

4 ВНУТРЕННЯЯ  СРЕДА ОРГАНИЗАЦИИ И СОДЕРЖАНИЕ  ЕЕ ЭЛЕМЕНТОВ

ОАО «МегаСтрой» существует в определённой среде. Перерабатывая ресурсы, оказывает услуги, которые поставляются на рынок, обеспечивая покупателей соответствующей информацией (свойства товара, места продажи, гарантии). С рынка фирма получает деньги и информацию (объёмы и темпы продаж, данные о товарах, конкурентах). Фирма взаимодействует с поставщиками, финансовыми органами, посредниками (торговыми агентами, транспортными компаниями), рекламными агентствами, изучает общественное мнение. Работает в определённой стране, в которой существуют определённая экономическая и политическая ситуация, уровень научно-технических достижений, культурные и иные традиции. Для эффективного управления необходимо понимать действие факторов среды, уметь определять их влияние и предвидеть это влияние. Факторы среды принято называть переменными.

Под внутренними переменными понимают ситуационные факторы внутри организации.

1) Цель – конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться организованная группа. Цель определяет направление движения. У строительной организации могут быть разные цели, но независимо от вида фирмы её главными общими целями будут направленные на выживание, прибыль, перспективы. Цели: стратегические, тактические, «сиюминутные». Цели подразделений координируются менеджерами в рамках общей цели.

2) Задача – предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки. Каждая должность включает ряд задач. Они делятся на 3 категории:

- Работа с персоналом (мастер участка работает с людьми);

- Работа с предметами  и средствами (токарь – с предметами);

- Работа с информацией (работа бухгалтера связана с  информацией).

Наиболее трудная работа менеджера с людьми.

Задачи решаются для достижения целей.

3) Структура – логическое взаимоотношение уровней управления строительной организацией и функциональных подразделений, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достичь целей организации.

Важным понятием является сфера контроля – это число лиц, непосредственно подчинённых одному руководителю. Она может быть широкой (руководитель контролирует большое количество подчинённых) и узкой (каждому руководителю подчиняется немного людей).

Сфера контроля определяет тип организационной структуры: широкая сфера контроля – даёт плоскую структуру управления; узкая сфера контроля – многоуровневую структуру. Какая сфера контроля и структура – зависит от специфики строительной организации, её целей и решаемых её проблем.

4) Технология – сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления преобразований в материалах, информации и людях.

Технология – это средство преобразования сырья (будь то люди, информация или физические материалы) в искомые продукты и услуги.

5) Люди (персонал) – по важности на первом месте. Цели организации достигаются через труд людей. Для успешного руководства надо знать, чем определяется поведение отдельных людей и в группах.

В менеджменте все внутренние переменные взаимосвязаны: изменение целей ведёт к уточнению задач, а также может повлечь изменение технологии и структуры управления.

Внутренняя жизнь строительной организации ОАО «МегаСтрой» состоит из большого количества различных действий, подпроцессов и процессов, несмотря на их большое разнообразие, можно выделить 5 групп функциональных процессов, охватывающих деятельность любой организации и являющихся объектом управления со стороны менеджмента:

1) Производство;

2) Маркетинг;

3) Финансы;

4) Работа с кадрами;

5) Эккаунтинг (учёт и анализ хозяйственной деятельности);

Менеджмент осуществляет управление функциональными процессами, протекающими в организации, формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду строительной организации ОАО «МегаСтрой». [5].

 

5 НАДСИСТЕМА И ПОДСИСТЕМА

Надсистема:

Система, по отношению к которой рассматриваемая система является подсистемой

Подсистема:

Часть системы (подмножество элементов и связей между ними) обладающая свойствами системы.

Ключевые подсистемы организации.

Каждая из школ управления внесла свой заметный вклад в понимание различных внутренних факторов или переменных, определяющих развитие строительно-монтажных организаций. Однако развитие именно теории систем помогло создать концепцию организации как целостности, состоящей из взаимозависимых частей.

Существуют различные модели, описывающие внутренние переменные ли подсистемы менеджмента. Эти внутренние переменные часто называют социотехническими подсистемами организации, потому что они включают социальный компонент (людей) и технический компонент (другие внутренние переменные).

Далее приведена модель пяти ключевых подсистем строительно-монтажных организаций. Охарактеризуем кратко каждую из этих подсистем.

Подсистема управления состоит из следующих составляющих:

• Управление и принятие правил, канонов организации;

• Управление внутренней средой организации;

• Координация и связь;

• Принятие решений.

Техническая подсистема состоит из следующих составляющих:

• Рабочий (производственный) процесс;

• Разделение труда;

• Определение полномочий;

• Оборудование/ сооружения;

• Технологии; материалы.

Человеческая/ социальная подсистема состоит из следующих составляющих (или факторы, определяющие состояние этой подсистемы):

• Мотивация и мораль;;

• Возраст/пол/национальность;

• Физический аспект;

• Вероисповедание/ ценности;

• Число сотрудников и доступность человеческих ресурсов в целом для организации.

Политическая подсистема состоит из следующих составляющих:

• Формальные каналы коммуникации (общения, переговоров);

• Неофициальные каналы коммуникации;

• Культура организации/ стиль менеджмента/ власть и ее источники;

• Контроль за ресурсами (в смысле источника власти).

Контрольная подсистема состоит из следующих составляющих:

• Структура управления информационными системами;

• Бухгалтерский учет/ финансовые системы;

• Критерии производительности, эффективность

• Система поощрений.

О применении рассмотренных моделей

Ключевым моментом в использовании рассмотренной модели ОАО «МегаСтрой» как открытой системы, а также модели ключевых подсистем организации, как и в случае рассмотренной выше 7-компонентной модели развития организации, является анализ соответствия различных компонент или частей модели друг другу и стратегии развития строительно-монтажной организации в целом.

При диагностике и оценке состояния строительно-монтажной организации могут использоваться как более детальные опросные листы, включающие элементы количественного анализа (например, при анализе эффективности финансово-хозяйственной деятельности компании), так и качественные экспертные оценки, полученные на основе проведения опроса мнения сотрудников (специалистов) компании, и, по возможности, с привлечением независимой экспертизы. [2].

6 УПРАВЛЯЮЩАЯ, УПРАВЛЯЕМАЯ И ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМЫ

Строительная организация ОАО «МегаСтрой» является сложной социальной системой, состоящей из двух элементов - управляющего и управляемого. Будучи подсистемой организации в целом, управляющий элемент одновременно сам представляет весьма сложное образование, которое мы будем называть системой управления.

Она характеризуется определенной конфигурацией структуры, степенью централизации или децентрализации, формализации и регламентации, стабильностью или изменчивостью, открытостью или закрытостью.

Под управляющей подсистемой системы управления можно понимать ту ее часть которая вырабатывает, принимает и транслирует управленческие решения, обеспечивает их выполнение, а под управляемой ту, которая их воспринимает и реализует на практике. В условиях иерархичности управления большинство его звеньев, в зависимости от конкретной ситуации, могут принадлежать то к управляющей то к управляемой подсистеме.

Во главе управляющей подсистемы находится ее направитель (центральное звено), персонифицирующий управленческие воздействия. Он может быть индивидуальным (руководитель) или коллективным (совет директоров акционерного общества).

В состав управляющей подсистемы включаются также механизмы ее воздействия на управляемую - планирование, контроль, стимулирование, координация и пр.

К управляемой подсистеме относятся элементы объекта управления, которые воспринимают управляющее воздействие и преобразуют в соответствии с ним поведение объекта, а также механизм взаимодействия этих элементов (личные интересы, цели работников, их взаимоотношения и т.п. ).

Чтобы взаимодействие между управляющей и управляемой подсистемами было эффективным необходимо выполнение ряда условий.

Управляющая и управляемая подсистемы должны быть совместимыми друг с другом, чтобы их взаимодействие не порождало негативных последствий, которые могли бы привести к невозможности выполнять ими свои задачи.

В рамках единства управляющая и управляемая подсистемы должны обладать относительной самостоятельностью. Центральное звено управления не в состоянии предусмотреть все необходимые действия в конкретных ситуациях из - за удаленности от места событий, незнания деталей, интересов объекта и его возможных психологических реакций, особенно в непредвиденных обстоятельствах.

В рамках системы управления между ее управляющей и управляемой подсистемами существуют самые разнообразные связи: непосредственные и опосредованные; главные и второстепенные; внутренние и поверхностные; постоянные и временные; закономерные и случайные. Через эти связи осуществляется действие механизма управления, под которым понимается совокупность средств и методов воздействия на управляемый объект в целях его активизации, а также мотивов поведения персонала как его важнейшего элемента (интересов, ценностей, установок, устремлений).

Система управления строительно-монтажной организации должна быть эффективной, что предполагает: оперативность и надежность, качество принимаемых решений; минимизацию связанных с этим затрат времени; экономию общих издержек и расходов на содержание аппарата управления, улучшение технико - экономических показателей основной деятельности и условий труда, долю работников управления во всем персонале организации.

Информационные системы

Широко используемое понятие "информационные системы" практически не имеет единого концептуального определения. При этом система – это совокупность взаимодействующих друг с другом элементов, образующих определенную целостность, единство.

Информационная система (ИС) - материальная система, организующая, хранящая и преобразующая информацию. Основным предметом и продуктом труда в такой системе является информация. Таким образом, можно говорить, что Информационная система – это система, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации.