Управление временем руководителя

3) «Воры времени». «Воры  времени» – это непредвиденные  дела, большинство из которых  требуют срочного решения и  не могут быть перепоручены  подчиненным. Все это отнимает  много времени и отвлекает  от действительно важных дел.  Существует много различных видов  «воров времени»:²

• Телефонные звонки.
• Заглядывающие к нам люди.
• Проблемы с компьютерным оборудованием.
• Изменение очередности работ, навязываемое коллегами.
• Недостаток организационного планирования.
• Неумение слушать других людей.
• Неудовлетворительная организационная структура.
• Исправление ошибок, которых можно было бы избежать.
• Нерешительность в деловых вопросах.
• Плохо организованные и скоординированные собрания.
• Отвлекающие факторы на рабочем месте.
• Чрезмерная офисная бюрократия.
• Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других.

3.) Причины, непосредственно  связанные с личностью руководителя

К третьей группе отнесем  факторы, которые непосредственно  зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы  снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти  факторы не позволят рационально  использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная  группа факторов, так как чтобы  эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя – это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит  себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.

Рассмотрим эти факторы:

1) Постоянная спешка. В  состоянии постоянной спешки  руководитель не успевает сосредотачиваться  на той задаче, которую он выполняет  в данный момент. Он идет по  тому пути, который первым пришёл  на ум, вместо того, чтобы подумать  о других, возможно более рациональных  способах решения данной задачи.

2) Постоянные доработки  дома. Постоянные доработки дома  порождают замкнутый круг, когда  человек не успевает в рабочее  время выполнить свои дела  и решить все проблемы, в итоге  он вынужден решать их дома  за счет своего свободного  времени, отдыха и личной жизни.  Человек не имеет возможность  полноценно жить, отдыхать и в  результате у него снижается  работоспособность, что приводит  к недоработкам и снова к  необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является  следствием неправильно организованного  рабочего времени, и разрушить  его бывает очень даже тяжело.

3) Суетливость. Суетливость  является результатом плохой  организации рабочего дня, она  также зависит от импульсивности  и особенностей человека. Суетливому  человеку тяжело выбрать, а  какое дело взяться, он часто  «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково  длительными в решении, он никак  не может выбрать, за какое  из них взяться, и из-за этого  происходит трата времени.

 

1.3Самоменеджмент как индивидуальная технология  использования рабочего времени

 

 

     Как пишет Л. Зайверт самоменеджмент (персональный менеджмент) представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время. При этом основная цель персонального менеджмента – наилучшим образом использовать свои собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни, легче преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни. То есть эффективный руководитель способен неупорядоченные работы и обусловленные внешними обстоятельствами выполнения заданий преобразовать в системный упорядоченный поток целесообразных задач, выполнение которых приведёт к достижению запланированного результата.     

 Постоянный дефицит  времени при возрастающей интенсивности  труда - явление, характерное для  большинства руководителей во  всем мире. И перед каждой экономически  развитой страной сегодня стоит  вопрос: как научиться экономить  время тех, кто реализует функции  управления. Как показывают многочисленные  исследования, руководители из-за  нехватки времени увеличивают  свой рабочий день. В итоге  им не остается времени и  сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение  здоровья, семью,  личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени – не причина, а следствие плохой самоорганизации руководителя. Если руководитель постоянно занят «горящими делами», поддаётся стихийному ходу событий, не управляет собственным временем, а зависит от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества конкретных ситуаций важные проблемы. Его действия все больше приобретают авральный характер оперативного гашения конфликтов, ликвидации сбоев, а в общем – «латания дыр». В силу огромной перегруженности наиболее важные, проблемные задачи он уже не решает. Остаются в стороне перспективные вопросы, а это, в свою очередь, порождает массу новых текущих проблем, которыми приходится заниматься, тратя на это большое количество времени.     

 Организация личного  труда руководителя не может  не учитывать индивидуальные  особенности людей. Тут нельзя  руководствоваться жесткими правилами  и нормами. Вместе с тем,  и наука, и практика управления  доказывают возможность и необходимость  эффективной организации личного  труда руководителей. В деятельности  успешно работающих руководителей  есть общие черты, которые можно  выявить, сформулировать в виде  принципов, практических советов,  целесообразных для данной сферы  менеджмента. Опыт показывает: жизнь,  личный труд руководителя на  работе и в собственном доме  могут и должны быть организованы  в систему. Систему персонального  менеджмента можно образно представить  в виде модели требований к  качествам менеджера, способного  управлять собой. Эта модель  складывается из семи блоков³:

1. Способность формулировать  и реализовывать жизненные цели.    

 Содержанием критерия  служит умение мобилизовывать собственные способности и жизненные ресурсы.

2. Личная  организованность.    

 Способность руководителя  жить и работать по системе.

3. Самодисциплина   

 Умение управлять своим поведением, личная дисциплинированность, соблюдение  строгого порядка, точность и  планомерность в работе.

4. Знание  техники личной работы.    

 Знание правил и приёмов организации  личной работы и умение ими пользоваться.

5. Способность  делать себя здоровым.    

 Хорошее состояние  здоровья, гигиена умственного труда.

6. Эмоционально-волевой  потенциал.    

 Способность управлять своей  волей, воспитывать в себе оптимизм  и жизнерадостность.

7. Самоконтроль.   

 Способность контролировать  процессы своей деятельности  и её результаты.             

 Главные потери времени  мы несем из-за нашего собственного  промедления, нерешительности, отсутствия самодисциплины, неумения вовремя сказать «нет», неправильного делегирования части своих полномочий подчиненным, из-за неумения отделить главное от второстепенного, от постоянной жизненной

неорганизованности, неспособности поддерживать свою работоспособность, незнания техники личной работы. Мы естественно, не можем управлять самим временем. Но мы можем управлять своими делами с учетом фактора времени. Отметим, что в управлении самим собой нужны те же умения, что и в руководстве другими людьми, - планировать, организовывать, делегировать, стимулировать, координировать и контролировать. Эти функции лежат в основе самоменеджмента, без этого невозможно эффективно работать. Естественно, что эти функции находятся в определённой взаимозависимости, и каждая задача, стоящая перед руководителем, согласно самоменеджменту решается посредством этих функций, а именно ⁴:

1. постановка цели – анализ и формирование личных целей;
2. планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
3. принятие решений – принятие решений по предстоящим делам;
4. реализация и организация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач;
5. контроль – самоконтроль и контроль итогов (корректировка целей);
6. информация и коммуникация – пронизывает остальные функции, поскольку коммуникации как обмен информацией необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.

 

     Постоянное следование данным  функциям при реализации стоящих  перед менеджером задач поможет  сберечь самый дефицитный и  важный ресурс – время. Разумная самоорганизация позволит руководителю получить следующие преимущества самоменеджмента:

- выполнение  работы с меньшими затратами;

- лучшая  организация труда;

- лучшие  результаты труда;

- меньше  спешки и стресса;

- больше  удовлетворения от работы;

- большая  мотивация труда;

- рост  квалификации;

- меньшая загруженность  работой;

- меньше  ошибок при выполнении своих  функций;

- достижение профессиональных  и жизненных целей кратчайшим  путём.

 

 

 

2 Методология  учёта и анализа использования  времени

 

2.1 Принципы эффективного  использования времени

 

 

    Для повышения результативности управленческого труда каждому менеджеру необходимо придерживаться следующих правил личной организованности и самодисциплины ⁵:

1. Точно  определить свою цель.     

 Определив изначально конечное  желаемое состояние, легче найти  кратчайший путь к достижению поставленной цели. Постановка цели означает взгляд в будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и активности на том, что должно быть достигнуто. Чётко сформулированная цель побуждает к действиям, является мотивом, определяющим активность личности. Знать свои цели и последовательно к ним стремиться означает концентрировать свою энергию на действительно важных делах, вместо того чтобы напрасно тратить свои силы. При этом любая цель должна быть: конкретна, измерима, реальна, определены временные границы.

Цели  обязательно должны фиксироваться на бумаге. При этом записанные долгосрочные цели становятся зримым ориентиром.

2. Составить  план операций.    

 В рамках общего  планирования планирование времени  занимает не менее важную часть.  Планирование своего времени  является необходимым звеном  в достижении успеха руководителя  в жизни и на работе в  частности, что означает достижение  поставленных целей. Оно ориентируется  на стратегические долгосрочные  цели, которые в свою очередь  подразделяются на оперативные  частичные цели. Каждому менеджеру  необходимо фиксировать не только  свои долгосрочные и среднесрочные  жизненные цели, но и дневные  планы выполнения работ. 

3. Расставить  приоритеты.        

 Важной составляющей  эффективной деятельности руководителя  является его умение принять  решение о том, каким из задач,  стоящих перед ним, следует  придавать первостепенное, второстепенное  и т. д. значение в практике  повседневной работы. Каждый день  руководителю приходится принимать  решение об установлении приоритетов  решаемых задач и проблем. В  этой связи актуальным для  любого руководителя является  умение сознательно устанавливать  однозначные приоритеты, последовательно  и системно выполнять задачи, включенные в план, с соответствующей  очерёдностью выполнения.

4. Придумать себе стимулы.     

 Каждый человек лучше  делает то, что хочет делать. В  связи с этим  возникает задача превратить свои занятия из «надо» в «хочется», и продуктивность деятельности повысится автоматически.

5. Устанавливать твёрдые  сроки.    

 Работа всегда отнимает ровно столько времени, сколько ей посвящается. Соответственно, если не задать определённые временные пределы, то она может длиться дольше, чем требуется. Здесь есть важные моменты:

- сроки  должны быть реальными;

- необходимость  твёрдо держаться срока.

6. Научиться быть решительным.     

 Главное здесь  - не откладывать дело со дня на день, не откладывайте «на потом». Если выполнять все дела своевременно, они не потребуют излишнего расходования времени и сил. Разумеется, необходимо следить и за тем, чтобы рутинные, сиюминутные дела не заслоняли от по-настоящему важных задач и целей. От медлительности до потери времени всего один шаг, поэтому ни в коем случае не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня.

7. Научиться говорить  «нет», соизмеряя свои дела  и цели.