Управление временем руководителя

 Наряду с вышеперечисленными  основными методами планирования  дня можно выделить также несколько  дополнительных полезных правил¹⁷:

- Восполнение потерь времени.  Правило гласит, что если в  конце рабочего дня требуется  ещё 30 - 40 минут для завершения  задачи, то лучше остаться и  закончить её. Если же в конце  дня уже все выполнено, но  осталось время, то начинать  новые дела не стоит. 

- Перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности. Данная методика позволит  избегать авралов в работе.

- «Закрытые часы». В  течение дня желательно, а руководителю  просто необходимо (как минимум  4 часа в неделю), планировать и  создавать для себя периоды  времени, когда никто не может  вас физически отвлечь - время  уединения. 

- Поиск альтернатив. Непрерывный  поиск альтернатив (как сделать  работу быстрее и лучше) - это  главный источник роста эффективности.  Поэтому нужно постоянно совершенствовать  свои бизнес процессы.

- Согласование временных  планов. После определения своих  планов, в которых задействованы  другие люди нужно незамедлительно  оповестить их об этом.

- «Три тележки». Заключается  в смене видов деятельности  в течение дня: утром вы начитаете  одно дело, проработав над ним  час-полтора, переключаетесь на  следующее, потом на третье. В  течение дня по очереди работаете  с каждым из дел, добиваясь  к вечеру завершения каждого.  Таким образом, достигается разнообразие  в деятельности, нет скуки, и  к вечеру все запланированные  дела выполнены.

 

 

 

 

 

 

 

3 Проектирование рациональной организации рабочего дня руководителя

 

3.1 Классификация затрат рабочего времени

 

 

Для проведения анализа результатов  учёта рабочего времени  необходимо  провести классификацию затрат  времени, при которой все затраты  разбиваются на группы с целью  последующего определения структуры  затрат времени и общей эффективности  труда.     

 Общепринятая классификация  затрат рабочего времени следующая ¹⁸

Все рабочее  время подразделяется на время работы и время перерывов.     

 Время работы = время  выполнения производственного задания  + время выполнения работы, не  предусмотренной заданием.    

 Время выполнения производственного  задания = подготовительно-заключительное  время (подготовка себя и рабочего  места к работе; приведение в  порядок себя и рабочего места  после работы) + оперативное время  (собственно время выполнения  работы) + время обслуживания рабочего  места (время, которое рабочий  тратит на поддержание рабочего  места в состоянии готовности, для производительной работы).    

 Оперативное время  = основное время + вспомогательное  время. 

(Например, при выполнении  печатных работ на компьютере  основное время — это набор  текста, а вспомогательное — проверка  ошибок).    

 Время обслуживания  рабочего места = время технического  обслуживания и время организационного  обслуживания. (Например, при осуществлении  ввода данных в компьютер время  технического обслуживания будет  состоять в настройке программы  под конкретное задание, а время  организационного обслуживания  — в классификации бумажных  носителей и учете их ввода).     

 Время выполнения работы, не предусмотренной заданием = случайная  работа (затраты, не предусмотренные  заданием, но вызванные производственной  необходимостью) + непроизводительная  работа (время, которое рабочий  тратит на работу, которая не  является его основной операцией).     

 Время перерывов = время  регламентированных перерывов + время нерегламентированных перерывов.      

 Такая классификация  наиболее приемлема для целей  нормирования. При нормировании  все перечисленные затраты рабочего  времени делятся на нормируемые и ненормируемые. При этом, основным методом анализа является сравнение фактических затрат времени по каждому виду работ с нормативными. Проблема в том, что на многие управленческие работы нормативы отсутствуют, а иногда их просто невозможно установить. В таких случаях часто используют метод сравнения фактических затрат времени данного руководителя со средними затратами времени других руководителей того же уровня.     

 Нормируемые затраты  рабочего времени включают:

подготовительно-заключительное время;

оперативное время;

время обслуживания рабочего места;

время перерывов, предусмотренных  технологией;

время на отдых и личные надобности.    

 Ненормируемые затраты  рабочего времени:

потери времени по организационно-техническим  причинам (аварии, устранимые недостатки организации труда);

нарушения трудовой дисциплины.     

 Чем больше выявлено  ненормируемых затрат рабочего  времени, тем больше резервы  повышения производительности труда.      

 Следует отметить, что это обобщённая  структура затрат рабочего времени,  поэтому каждое предприятие должно  само определять соответствующую структуру в целях адекватного анализа временного ресурса.  

 

3.2 Учёт и анализ затрат  рабочего времени руководителя абонентной службы «Ярославльводоканал»

 

Рассмотрим технику учёта затрат  рабочего времени на примере  построения фотографии рабочего  дня руководителя службы «Ярославльводоканал» с целью выявления причин потерь времени с последующей разработкой организационно-технических мероприятий по их предупреждению и устранению. В Таблице 3 приведены данные о затратах рабочего времени на осуществление управленческой работы руководителя абонентной службы «Ярославльводоканал», полученные в результате составления фотографии рабочего дня  от 20.03. 2013 г.

Таблица 3 - Данные о затратах рабочего времени  по элементам работы и перерывов  руководителя отдела продаж

Наименование  элементов труда или затрат рабочего времени	Затраты времени, мин.
1. Деловая  переписка	13
2. Составление  плана рабочего дня	6
3. Телефонные  разговоры с абонентами	43
4. Анализ  отчётов от сотрудников	50
5. Подписание  договоров	12
6. Разработка  на основе полученных отчётов  рекомендаций по работе службы	102
7. Доведение  рекомендаций до сведения сотрудников	24
8. Совещание  с руководителями других служб	30
9. Поиск  новых каналов сбыта, установление  деловых контактов и договорённостей	58
10. Ежедневный  просмотр текущей информации	22
11. Приём клиентов по вопросам  заключенных договоров	40
12. Отдых	20
13. Выезд  к абонентам:       13.1Рабочее  время     13.2Время затраченное в дороге	46 20 26
14. Написание  отчёта о текущем состоянии  деятельности службы	36
Итого:	502

 

     

  Исходя из данных таблицы 3, проведем индексацию затрат рабочего времени, результаты которой отразим в таблице 4.     

  Индексация затрат рабочего времени  по видам: 

ВР –  время работы;

ОТЛ –  время на отдых;

ПНР –  время перерывов из-за нарушения режимов работы или недостатков в организации производства;

ПНД – время перерывов из-за нарушений  трудовой дисциплины.     

  Индексация затрат рабочего времени  по содержанию труда: 

О – время основной работы;

ПЗ - подготовительно-заключительное время;

ОРМ –  время на обслуживание рабочего места.     

  Индексация затрат рабочего времени  по характеру деятельности:

А-О – время административно-организационной работы;

Т - время  творческой работы;

Ф-Л  – время формально-логической работы;

И – время технической или исполнительской  работы.    

 

Таблица 4 - Классификация затрат рабочего времени  руководителя

отдела продаж (см. Приложение А)

№ п/п	Наименование элементов  труда или затрат рабочего времени	Время, мин.	Индексы затрат времени
			По виду	По содержанию труда	По характеру деятельности
1	Деловая переписка	13	ВР	О	Ф-Л
2	Составление плана рабочего дня	6	ВР	ПЗ	Ф-Л
3	Телефонные разговоры  с абонентами	43	ВР	О	Ф-Л
4	Анализ отчётов от сотрудников	50	ВР	О	Т
5	Подписание договоров  с абонентами	12	ВР	О	А-О
6	Разработка на основе полученных отчётов рекомендаций по работе службы	102	ВР	О	Т
7	Доведение рекомендаций до сведения сотрудников	24	ВР	О	А-О
8	Совещание с руководителями других служб	30	ВР	О	Т
9	Поиск новых каналов сбыта, установление деловых контактов  и договоренностей	58	ВР	О	Т
10	Ежедневный просмотр текущей  информации	22	ВР	О	Ф-Л
11	Прием клиентов по вопросам заключенных договоров	40	ВР	О	Ф-Л
12	Отдых	20	ОТЛ	*	*
13	Выезд к абонентам	46	ВР	О	И
13.1	Рабочее время	20	ВР
13.2	Время, затраченное в дороге	26	ПНР
14	Написание отчёта о текущем  состоянии деятельности абонентской  службы	36	ВР	ПЗ	И
	Итого, мин.	502	ВР-456 ПНР – 26 ОТЛ-20	0-460 ПЗ-42	О-А- 36 Т- 240 Ф-Л- 124 И- 82

 

 

     

 Проведем анализ затрат рабочего  времени: 

1. Экстенсивность использования  рабочего времени.

Определяется  коэффициентом экстенсивного использования  времени, который отражает общее использования предоставляемого рабочего времени , где Ф - общий фонд рабочего времени; П - потери рабочего времени;

К_э = (Ф - (ПНР+ОТЛ+ПНД)) / Ф = 1 – (ПНР+ОТЛ+ПНД) / Ф;

К_э = 1 - (20+26) / 502 = 91%;     

 По результатам проведения хронометража  других сотрудников организации  было установлено среднее значение  данного коэффициента, которое составляет 94%. Это значение и принято за нормативное. Таким образом, общее рабочее время данного менеджера организовано достаточно рационально, отклонение от  нормы составляет 3%.

2. Интенсивность  использования рабочего времени.

Определяется  коэффициентом интенсивного использования, который определяет рациональность структуры использования рабочего времени в сравнении с нормативной

Исходные  данные для расчёта отражены в  таблице 5.  

Таблица 5 - Рациональность использования рабочего времени руководителя абонентской службы «Ярославльводоканал»

№ п/п	Наименование  показателя	Формула	Расчетное значение	Нормативное значение (среднее)
А.     1.1.            1.2.	По содержанию труда: Коэффициент времени  подготовительно-заключительной работы, Кпз Коэффициент времени  основной работы, Ко	Кпз=ПЗ/ (ПЗ+О+ОРМ)	42/(42+460) = = 0,0837	0,04
		Ко=О/ (ПЗ+О+ОРМ)	460/(42+460) = = 0,9163	0,95
Б. 2.1.	По характеру  деятельности: Коэффициент времени  организационно-административной работы, Коа	Коа=ОА/ О	36/460 = 0,078	0,08
2.2	Коэффициент времени  творческой работы, Кт	Кт=Т/ О	240/460 = 0,52	0,50
2.3.	Коэффициент формально-логической работы, Кфл	Кфл=ФЛ/ О	124/460 = 0,27	0,35
2.4.	Коэффициент исполнительской  работы, Ки	Ки=И/ О	82/460 = 0,18	0,10

 

 

К_и = 1 -  | (0,0837-0,04)+(0,9163-0,95)+(0,078-0,08)+(0,52-0,50)+(0,27-0,35)+(0,18-0,10) | = 0,74 (74%)